長城電商全面提升中國石化物資采購電子商務系統

文/鄧云慶 杜婧博

按照國資委關于開展中央企業管理提升活動，推廣中國石化采購管理先進經驗的部署，中國石化全面梳理采購管理和電子化采購的實踐經驗，積極開展與中央企業的廣泛交流，為了更好的與中央企業共享先進經驗和成果，經中國石化黨組批準，成立北京長城電子商務有限公司（簡稱“長城電商”），全面承擔中國石化物資采購電子商務系統運維提升工作，并為中央企業推進集中采購和電子化采購提供高效服務。

2000年8月15日，以物資采購電子商務系統開通運行為標志，中國石化全面進入電子化采購新時代。經過14年的持續推進，中國石化電子化采購工作實現了快速發展。經過五次重大系統改版升級，中國石化電子商務系統功能更加完善，流程更加規范，運行更加穩定，“以人為本”的設計理念得到全面落實。

中國石化電子商務采購平臺的優勢

統一采購業務流程

中國石化首先對采購業務流程進行全面梳理，根據物資屬性和采購業務運行特點，形成了鋼材、設備、配件、煤炭4個采購業務流程。隨后對4個業務流程的共性特征進行提煉，進而整合為統一的標準采購業務流程。

梳理采購關鍵環節和主要控制點

在統一采購業務流程的基礎上，中國石化對采購業務的關鍵環節和主要控制點進行全面梳理。梳理出制訂采購計劃、編制詢價方案、編制和發送詢價書、供應商網上報價、編制采購方案、簽訂合同、接貨驗收、貨款支付8個環節，明確編制詢價方案和采購方案2個主要控制點。編制詢價方案主要是選擇采購方式和供應商范圍，編制采購方案主要是確定供應商和采購價格。中國石化將這兩個主要控制點分設，由計劃員和采購員兩個不相容崗位實施操作。

將采購管理要求嵌入系統

將統一的采購業務流程固化到系統中，業務人員只能按系統設定的權限和規定的步驟實施采購操作。

將供應商及其許可供應產品目錄導入系統，采購業務只能在網絡內選擇供應商，只能在供應商許可供應產品目錄范圍內進行交易。

將采購審批的管理要求固化到系統，對詢價方案和采購方案設置審批環節，審批通過才能操作后續業務，突出對采購業務關鍵點的控制。

將采購報價揭示的管理要求固化到系統，設計報價揭示功能，報價截止日期前，所有人員無法看到報價內容；報價揭示后，供應商不得修改報價內容，杜絕暗箱操作，實現完全密封報價。

將供應商量化考核的管理要求固化到系統，對供應商報價進行打分評價，由系統對供應商歷史得分和當次評價情況進行匯總，形成供應商綜合得分，作為選擇供應商和確定采購價格的參考依據，促進采購決策更加科學；將對物資采購的實時監控要求固化到系統，除設置計劃員、采購員和采購部門負責人等用戶外，系統還專門設置設計、生產、機動、財務、審計、監察等部門和使用單位，以及各級領導等用戶角色，用戶可以實時登陸系統，了解采購進程，監管采購業務，實現陽光采購。

將采購業務全過程搬上網

網上制訂物資采購計劃——將物資需求信息錄入系統，在網上制訂物資采購計劃，包括物資名稱、規格型號、數量、交貨期和交貨地點等信息。

網上編制詢價方案——匯總物資需求，選擇采購方式和詢價供應商范圍，經審批后形成詢價方案。

網上編制和發送詢價書——根據詢價方案，在網上編制詢價書，通過網絡向供應商發送詢價書。

供應商網上報價——供應商在網上接收詢價書，按照詢價內容進行報價后，網上遞交報價書。

網上比價和確定擬選供應商，編制采購方案——業務人員在報價截止期后揭示報價，在網上對比分析供應商報價，擇優確定擬選供應商和采購價格，經審批后形成采購方案。

網上簽訂合同——根據采購方案起草采購合同，按規定權限審批。合同執行完畢后，對合同執行情況進行評價，核銷合同。

中國石化電子商務采購平臺的主要特點

采購資源、信息資源高度集成

（1）總部、企業采購人員、供應商協同操作，信息一次錄入全程共享。包括企業采購人員編制需求訂單；企業、總部采購人員按照分工發詢價、接收報價、確定供應商和價格；供應商按照詢價要求上網報價。

（2）采購決策信息自動匯總并推送到業務操作界面。在每一條物資明細下面，系統自動提示同種物資的歷史最高價、最低價、平均價和最近一筆成交價，供業務人員參考；在確定供應商頁面，系統自動提示所有報價供應商的歷史得分，并由高到低排列，供業務人員參考，避免了“唯最低價”中選，選擇供應商更加科學理性

固化了科學理性的業務運行機制

（1）專業化分工、流程化操作。計劃員負責接收需求訂單、編制詢價方案；采購員發詢價、接收報價、確定供應商和價格；過程控制員負責排產計劃、制造進度、物流、結算付款等合同執行操作。計劃、采購、過程控制分段操作，采購權力分置，環節間相互制約，流程操作相互配合。

（2）動態量化考核、業績引導訂貨。報價揭示后，對每一筆報價進行打分；合同執行完畢后對該合同執行情況進行打分；不打分無法進行后續操作；每日零時，系統自動將打分數據傳遞到供應商系統，匯總形成每個供應商的綜合打分，然后回傳到電子商務系統；采購員在編制采購方案時按照綜合得分選擇供應商、確定價格，避免了“唯最低價中標”。

（3）框架協議采購。在研究消耗規律的基礎上，將同一時期，不同企業的相同物資需求整合起來與供應商簽訂框架協議，具體要求按框架協議形成訂單，按照訂單執行，避免一單一采購，極大提高工作效率。框架協議采購也是集中采購的更高級實現形式。

統一標準化的采購業務流程

（1）突出采購工作本質特征。超脫物資所屬專業和品種，站在更高的層面研究物資的成本構成、消耗規律、市場供求變化趨勢，采購性能價格比最優、全生命周期運行總成本最低的優質產品，是采購工作的本質要求；把需求、詢價、報價、確定供應商與價格、合同等采購關鍵環節歸納提取出來，把鋼材、煤炭、設備、配件等專業業務統一起來，把招標、詢比價、動態競價等采購方式集成起來，把采購單據標準化，形成統一的流程，達到規范業務、簡化操作、提升水平的目的。

（2）融合先進的采購理念和管理思想。專業化分工、流程化操作。按照業務屬性進行分段操作，實現權力分置、環節間相互制約與配合、流程化操作；內置供應商網絡，按照目錄制管理，網絡外供應商無法參與交易，杜絕網絡外采購；動態量化考核、業績引導訂貨。采購業務逐筆打分，按照綜合得分制訂采購決策，采購工作更加科學理性；密封報價。在報價截止期之前，采購人員無法看到報價內容；達到報價截止時點，系統自動揭示報價，任何人無法修改報價內容。營造公平競爭的良好氛圍。

（3）強化管理控制功能。按照流程引導，逐個環節流程化操作，不能縮短也不能跳過；詢價方案、采購方案等采購關鍵環節必須經過審批；每筆采購業務必須進行打分評價；采購業務得到有效管控，采購行為顯著規范。

（4）借鑒先進的做法和經驗。參照殼牌反向拍賣采購，設計了動態競價采購流程；參照三一重工全球供應商管理經驗，完善供應商管理流程；參照國家電網招標采購，優化完善招標采購流程，實現專家在線打分，在線開標。

海量的采購歷史信息

（1）多達2100萬條采購過程信息和歷史信息。隨著網上采購的持續推進，網上采購規模快速擴大、網上交易的物資品種不斷增加，14年來系統積累了需求訂單1073萬條，詢價方案148萬條，報價書269萬條，采購方案131萬條，采購合同222萬條

（2）采購數據是無形的寶貴財富。采購價格數據和供應商評價數據為采購決策提供了豐富的科學依據；需求訂單和采購合同為研究消耗規律提供了強大的參考；供應商供貨信息為采購尋源提供了有效途徑；采購歷史信息為采購監管和采購工作績效分析提供了有力支撐。

完備的物料編碼體系

物料編碼體系的建立，有力的支撐了中國石化專業化分工、流程化操作，動態量化考核、業績引導訂貨，供應商目錄制管理等管理思想的實施，促進了集中采購的深入發展，為采購情況匯總分析、采購決策制訂、采購信息共享和信息系統數據交換，系統集成奠定了重要基礎。

強大的系統功能架構和技術支撐體系

（1）系統架構先進、性能穩定。經過多年不斷的學習交流，持續不斷的改造、完善，系統功能成熟、性能穩定；系統采用流行的數據處理層、業務邏輯層、展示層三層架構，可靈活的橫向、縱向擴展，充分適應業務變化的要求；擁有解決大用戶量、大數據處理量、大并發訪問量所造成的系統性能不穩定問題的經驗。

（2）全面實現系統集成，信息資源共享。對內實現與ERP、供應商管理、儲備管理、合同管理、物資供應管理數據倉庫等采購相關系統集成； 對外實現與寶鋼、天鋼等五大鋼廠銷售系統互通互聯，共享需求、庫存、排產、物流、結算付款等信息。

（3）擁有一支懂物資采購、懂電子商務、業務精通、技術精湛的系統研發與運維團隊。

中國石化電子化采購取得的成效顯著的，首先是采購理念發生了根本性的轉變，傳統采購模式實現了徹底的變革，規范了采購業務、打造了采購陽光工程，實現了采購信息快速傳遞和廣泛共享，有效地降低了采購成本和采購費用，極大地提高了采購工作效率。未來，長城電商將繼續依托中國石化14年來的電子化采購成果，持續優化電子商務系統。一方面滿足中國石化采購管理體制，運行機制、規章制度不斷優化調整和采購業務快速發展的需要；另一方面，長城電商將一如既往為社會提供B2B電子商務網站運營服務，承擔電子化采購、供應鏈管理信息化及企業物資集中采購等業務的咨詢、為眾多企業優化資源配置、提高資源使用效率和降低資源使用成本提供支持。