略論檔案統計調查與檔案的統計整理

◎趙艷敏

略論檔案統計調查與檔案的統計整理

◎趙艷敏

檔案統計調查與檔案統計管理工作對于經濟社會發展具有不可或缺的重要作用，如何加強檔案統計調查與檔案統計管理工作，使其為全面建成小康社會，實現中華民族偉大復興的中國夢服務，對此，文中對于檔案的統計調查以及檔案的統計資料的整理進行了分析研究。文中對檔案統計調查的任務、方法及檔案統計資料進行了研究，以便于能夠為今后的檔案管理工作提供幫助。

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目前，全國正在進行全面建成小康社會，加快推進社會主義現代化發展的關鍵階段，正在為了完成黨的十八大提出的以中國夢為主要目標的國民經濟社會發展而不斷的努力，并且開展了迎接國慶六十五周年活動。完成全面建成小康社會的目標，總結幾十年來的工作經驗，編史修志，籌辦博物館，展覽館等等工作，都需要我們提供更多的檔案為他們服務。我們應當堅決貫徹執行“進一步提高檔案工作水平，積極開展檔案資料的利用工作，為社會主義事業服務”的方針，力求在較短的時期內，從現有的基礎上把我們的業務水平提高一步，更好地發揮檔案資料的作用，為社會主義現代化事業做出更多的貢獻。為此，我們應該加強檔案統計調查與檔案統計整理工作，使其為經濟發展和社會進步提供幫助。

一、檔案統計調查分析

1.檔案統計調查的主要任務。檔案統計調查的主要任務是根據管理的目的和要求，采用科學的方法，有計劃、有組織地搜索和統計資料的過程。檔案統計調查的基本任務是取得各種原始數據和資料，對其中的有關數據進行核算。根據管理工作的需要進行定期調查和不定期調查、普遍調查和專門調查，為統計資料的整理和統計分析奠定基礎。

2.檔案統計調查的方法分析。檔案統計調查的方法根據我們在檔案統計管理過程的現實情況，可以分為以下幾個方面：

（1）按照組織形式，分為統計報表和專門調查。統計報表是按照上級主管部門頒發的統一表格，由各級檔案部門根據一定的原始記錄和核算資料，按照規定的時間和程序，自下而上地提供統計資料的一種調查方式。專門調查是為了特定的目的而專門組織的調查；（2）按照調查范圍，分為全面調查和非全面調查。全面調查是對調查對象中的所有單位和所有數據進行全面搜集。普查就是一種全面的調查，非全面調查只是對象中的部分單位進行調查，局限于特定的范圍或方面。重點調查、典型調查和抽樣調查都屬于非全面調查。重點調查是在調查對象中，選擇一部分重點單位作為樣本進行調查，主要適用于那些反映主要情況或基本趨勢的調查。典型調查是從眾多的調查研究對象中，有意識地選擇若干個具有代表性的典型單位進行深入、周密、系統的調查研究。進行典型調查的主要目的不在于取得總體數值，而在于了解與有關數字相關的生動具體情況。抽樣調查是從全部調查對象中，抽選一部分單位進行調查，并據此對全部調查對象進行估計和推斷的一種調查方法。抽樣調查的目的在于取得反映總體情況的信息資料，因此，也可以起到全面調查的作用；（3）按照調查時間的連續性，分為經常性調查和一次性調查兩種。經常性調查是隨著調查對象的變化，連續不斷的進行調查。而一次性調查是調查被研究的現象在某一時間點上的發展狀態，可以按照檔案管理工作的需要，按照一定的時間間隔定期或者不定期地進行，但是在時間上是不連續的；（4）按照取得資料的方法，有直接觀察法、報告法和采訪法等。直接觀察法是調查人員到現場直接對調查對象進行觀察、登記。報告法是報告單位利用各種原始記錄和核算資料，向上級有關單位提供統計資料的方法，比如說統計報表。而采訪法是根據被調查者的答復來搜集調查資料的方法。

二、檔案統計資料的整理

檔案統計資料的整理，是對統計調查得來的資料、數據進行分組匯總，使之更加條理化、系統化，以反映統計對象的總體特征。包括統計資料的審核、統計分組、統計匯總和填寫統計表等工作步驟。

1.統計分組。統計分組是指根據檔案工作內在的特點和統計研究的需要，將統計總體按照一定的標志區分為若干組成部分的一種統計方法。其目的是把同質總體中的具有不同性質的單位分開，把性質相同的單位合在一起，保持各組內統計資料的一致性和組間資料的差異性，以便于能夠進一步運用各種統計方法研究檔案工作現象的數量表現和數量關系，從而正確地認識檔案工作的本質及其規律，并做出正確的評價。分組標志是統計分組的關鍵，分組標志選擇的是否正確，關系到能否揭示檔案工作現象本質以及能否實現統計研究的目的。所謂分組標志，是統計分組賴以劃分資料的標準或依據。分組標志主要有品質標志和數量標志兩種。

2.按品質標志分組。這是按照事物的質量或性質差異進行分組，比如將檔案館按照類型分組，利用者按職業分組等。按照品質標志分組能直接反映事物性質的差異，給人以具體、明確的印象，這種分組標志具有相對穩定性。

3.按數量標志進行分組。這方面按照事物的數量標志去分組。在進行數量標志分組時，要注意數量界限必須能夠反映各組的質量差別，這樣才能揭示現象在量變中質的變化。在檔案工作中，可以從以下幾個方面進行統計分組：一是對檔案管理的對象進行分組，即對檔案實體、設備、檔案人員、檔案機構等進行分組，比如按照檔案館類型、檔案類型、館藏檔案數量、全宗類別或全宗群分組；二是對檔案管理活動進行分組，對檔案工作的各項業務及其工作過程進行分組，比如按照要求量（調卷數）、工作效果（檢索效率）、工作方式（服務方式）等進行分組；三是對檔案利用者進行分組，比如按照職業、文化水平、年齡、性別、利用目的進行分組。

（作者單位：吉林省通榆縣草原打井隊）

（責任編輯 張雅楠）