制約現代檔案管理工作的問題及對策分析

張子玉

摘 要：隨著社會不斷發展與進步，對現代檔案管理工作也提出了更高的要求。該文首先對制約現代檔案管理工作的諸多問題進行了深入分析，然后詳細探討了加強現代檔案管理工作的一系列對策，以期能夠更好地做好現代檔案管理工作。

關鍵詞：制約 現代檔案管理 問題 對策 分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）06（a）-0176-01

現代檔案管理工作是開發、利用人才資源及其他信息資源的重要渠道，伴隨著時代變遷和社會發展，檔案管理工作也隨之發展著些許變化。因此，現代檔案管理工作必須與時俱進，順應時代發展需求，積極采取行之有效的措施以解決制約現代檔案管理工作的現存問題。

1 制約現代檔案管理工作的問題分析

1.1 對現代檔案管理工作的重視程度不夠

由于歷史觀念等客觀原因，長期以來，大多數工作人員對檔案管理工作重要性的認識存在一些誤區，僅僅簡單地認為檔案管理工作只是抄抄寫寫、收集、整理、保管、傳遞相關資料等事務性工作，既不是什么重點工作，更不能為單位創造經濟價值，把這項工作放到了可有可無的位置上，并未真正把檔案管理工作納入領導的議事日程，甚至某些單位根本不為員工建立人事檔案，導致員工檔案出現“斷層”現象，影響到員工后期的職稱評審和工作調動等諸多事宜。綜上所述這些現象都說明了他們對檔案管理工作不夠重視，無法滿足現代社會發展對檔案管理工作所提出的要求。

1.2 對現代檔案管理工作的經費投入嚴重不足

由于社會上檔案管理意識較為薄弱，不夠重視現代檔案管理工作的發展，因此，對現代檔案管理工作的經費投入嚴重不足，造成了檔案收集、整理較為困難，相關檔案材料的保管比較分散，歸檔工作比較遲緩，導致現代檔案管理工作在整體上達不到應有的水平。目前，已有的檔案室大部分都比較簡陋，基礎設施條件和環境較差，檔案室狹窄、潮濕，有可能發生霉變、蟲蛀等現象，出現損壞檔案的情況，甚至個別單位尚未建立自己的檔案室，缺乏相應的現代檔案管理配套設備與基礎設施，這些都會在一定程度上制約著現代檔案管理工作的發展進程。

1.3 缺乏專業的現代檔案管理工作人員

現代檔案管理工作是一項非常重要的工作，要求檔案管理工作人員具備較高素質和專業水平，然而，當前許多檔案管理工作人員的業務素質相對較低，僅僅停留在收收發發、查查找找、抄抄寫寫的初步階段，他們對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務知識不太熟悉，更不具備現代化設備的操作技能，面對現代化的檔案管理基礎設施，可能會束手無策，有時只是將檔案材料放入檔案盒，不能及時地進行分類歸檔與保管，或者沒有及時督促檔案形成部門及時移交檔案材料，容易造成員工檔案材料的缺損或者遺失，不利于現代檔案管理工作的有序開展。

1.4 現代檔案管理工作的相關規章制度不夠健全

由于對現代檔案管理工作缺乏足夠的重視，因而現代檔案管理工作的相關規章制度不夠健全，檔案管理制度存在一定程度的漏洞，檔案保管不符合基本要求，制約著現代檔案管理工作的進一步發展。在實際歸檔過程中，大多數工作人員只是將紙質文件進行歸檔而已，還沒有完善的相關規章制度對電子檔案的管理進行規范，導致電子檔案管理常常出現混亂的局面；員工的人事檔案不能及時進行歸檔，可能會導致在檔案轉遞過程中的遺失；檔案的接收、移交等手續均缺乏詳盡的工作記錄；對現代檔案管理均未進行專庫、專柜、專人管理等等，這些都需要完善、健全的現代檔案管理規章制度來加以保障。

2 加強現代檔案管理工作的對策探討

2.1 加大宣傳力度，提高對現代檔案管理工作重要性的認識

為有效推進現代檔案管理工作的發展進程，必須加大宣傳力度，提高大家對現代檔案管理工作重要性的認識，確立檔案管理工作在單位中的重要地位。一方面，要通過互聯網、廣播、報紙等多種傳媒渠道宣傳現代檔案管理的重要程度，督促企業將檔案管理工作作為一項基礎性工作來常抓不懈。另一方面，開通相應的檔案管理政策咨詢服務平臺，廣泛地向就業者宣傳檔案管理方面的相關政策與規定，并解答他們在實際中遇到的各類疑問，讓他們認識到個人檔案并不是可有可無的，而是對個人今后發展起著至關重要作用的材料。只有這樣，能提高全社會對檔案管理工作的認識，才能真正推進現代檔案管理工作的發展水平。

2.2 增加資金投入，加強現代檔案基礎設施建設

增加資金投入，加強現代檔案基礎設施建設，提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，能夠吸引到更多的優秀人才投入到現代檔案管理工作中來，進一步充實檔案管理工作人員隊伍，對于加強現代檔案管理工作的發展進程也是極為重要的。各單位要加大對現代檔案管理工作的經費預算，積極采購一些必備的檔案管理基礎設施，采用多媒體技術將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案進行存儲，增加現代檔案信息的存儲量，以進一步提高現代檔案管理工作的效率，加速現代檔案管理工作的發展進程。

2.3 加強對檔案工作人員的培訓，提高管理人員的素質

現代檔案管理工作是一項專業性和技術性很強的工作，需要檔案工作人員具備較高素質和專業技能，因此，必須加強對檔案工作人員的培訓，建立一支具備扎實專業知識、精湛業務能力、高尚職業道德與較強創新能力的現代檔案管理工作人員隊伍。在新形勢下，現代檔案管理人員應該利用業余時間不斷地加強對各種新知識、新技能與新理念的學習，不斷創新檔案管理工作思路和工作方法，進一步拓寬檔案管理服務渠道，大大提升現代檔案管理工作的水平，以適應信息化社會的發展需要。

2.4 建立健全現代檔案管理制度

要想有效解決制約現代檔案管理工作中的現存問題，就必須建立健全現代檔案管理制度，尤其是建立和完善檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案借用手續制度與檔案備份制度等等，以進一步提高現代檔案管理的質量與水平。隨著計算機及網絡技術的廣泛普及，為適應當今信息社會的發展需求，要在國家和地方層面來健全檔案管理方面的相關法律法規和規章制度，完善檔案管理部門及其工作人員的崗位職責，實現檔案管理工作業務建設的科學化、規范化與標準化，以進一步提升現代檔案管理水平。

參考文獻

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