如何做好新形勢下的檔案提供利用工作

白宇楠

哈爾濱市水文水資源勘測總站 黑龍江哈爾濱 150000

如何做好新形勢下的檔案提供利用工作

白宇楠

哈爾濱市水文水資源勘測總站 黑龍江哈爾濱 150000

自古以來人們就有保存檔案的習慣，這是為了滿足人們對各種信息資源的利用和讀取，增強檔案利用工作可以提高對海量信息的整理效果，可以為人們提供更好的服務，可以合理的珍藏有研究價值的數據。隨著科學技術的不斷進步，檔案利用工作也得到了良好的發展，各種儲藏手段的應用，提高了檔案的利用率，實現科學化的檔案管理。本文就如何做好新形勢下的檔案提供利用工作進行探討，旨在為相關人士提供參考。

檔案：提供利用；新形勢

檔案的存在就是為了滿足人們對各種文獻資料的需要，從而促進社會和個人的共同發展，為社會主義事業的發展盡一份力。檔案提供利用工作就是為了更好的服務社會而出現的，每天都會有很多新的檔案錄入檔案中心，如何對這些海量的信息進行歸納整理，科學合理的向各個部門或個人進行信息傳遞，就是檔案提供服務工作的主要工作內容了。隨著社會的不斷發展，歷史的不斷演變，各種新政策、新規定的出臺，檔案管理工作面臨著一次又一次的更新，檔案是一個國家文化內涵的基礎，是發展歷程的表現，是珍貴的物質信息文化，面對越來越豐富的檔案內容，給檔案管理工作增加了新的難度，在當前的新形勢之下，如何搞好檔案提供利用工作成為了國家關注的主要問題之一。因此，檔案提供利用工作一定要時刻追趕時代的潮流，跟上歷史的腳步，管理工作盡快適應新形勢下的改革，檔案人員要時刻保持者進步意識和更高的服務意識。只有這樣，檔案管理工作才能不斷的滿足日益變化社會，才能為人們提供更好的服務。

1、找準服務方向，增強服務態度

檔案服務工作的根本目的就是要為人們和社會提供更好的服務，因此檔案管理人員的服務方向和服務態度十分的重要，決定著提供利用工作的整體質量。有了方向之后，管理人員才能有了明確的努力目標，才能將大量的檔案資料進行有序的管理，才能有計劃的進行工作。服務態度只要是指檔案管理人員在工作工程中的認真負責程度以及對工作的積極性。熱情越高漲，積極性越高，工作的效果越好，工作的效率越高。檔案工作者是為人民大眾和社會進行服務的，所承擔的任務很重，對著責任心要求的很高，除了要有必要的專業管理知識和技能之外，更重要的是要有服務精神，深刻的理解自己所做的工作對社會發展的實際意義。檔案提供利用工作的服務方向并不是一成不變的，會隨著社會的發展進行相應的調整，目前，我國正處于快速的發展階段，科技水平和技術水平進步速度非常的快，因此，檔案管理的工作方向一定要與社會發展保持一致，順應時代的潮流，積極把先進技術手段與管理工作有機的結合起來，以經濟建設、科學研究等方面作為檔案工作的重點內容。我國開放式學習的思想也決定了檔案工作人員的思想不能停留在傳統的層面上，服務的內容要擴大化，服務的對象要多面化，不能夠只為專門機關部門服務，也不能忽略廣大人民群眾的需要。

2、掌握檔案利用者的實際需要，了解檔案的基本內容

無論經過多少年的發展，檔案在社會中一直保持著超然的地位，其利用率沒有因為歷史的變遷而出現降低。一個合格的檔案管理人員需要掌握很多方面的知識，最基本的就是要熟悉檔案的內容，這種熟悉并不是要求人們記住每一份資料的具體內容，因為人畢竟不是機器，記憶力是有限的，記憶保存時間也是有限的。而是了解每份檔案的性質和分類，以便及時的為需要者提供準確的咨詢服務。在很多人的眼中，掌握檔案利用者的實際需要是非常難的，因為檔案工作人員的服務對象面向了整個社會，不同的部門機構對檔案的需要有著完全不同的方向，雖然如此，但是只要認真觀察，還是可以發現一絲蛛絲馬跡，工作人員可以時常翻閱曾經的服務記錄，觀察不同的單位對檔案的需求大致在什么方向，這樣有助于工作人員形成立體的資料結構，對每個尋找檔案的人都能猜測出所需檔案的大概類型，便于檔案的查找和管理，減少了利用的盲目性，增加了合理性。因此，檔案工作人員在當前的社會形勢之下，要熟悉各種黨政方針政策，關注各類信息的發布情況，不斷的觀察新的社會動態，從而更好的把握時代的脈搏，為檔案利用者提供更好的服務。

3、實現檔案提供利用同現代技術的有機結合

隨著計算機網絡技術的進一步發展，對如何做好檔案提供利用工作提出了新的挑戰。只有正視這個挑戰，實現檔案提供利用同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案提供利用工作是一門專業性很強的工作。要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備的服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。過去的檔案利用工作中使用不科學、利用率低的手工檢索工具，使檔案的整理工作變得繁瑣。重復勞動多，勞動強度大，給檔案利用工作造成不便。而在高科技情況下的檔案提供利用工作。除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫外，還在計算機檢索工具上多做文章，開發編制一些標準統一、易操作、高質量、全方位的計算機檢索途徑，取代手工檢索，有效提高檔案的編目、檢索、編研工作；建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，還能及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案，對重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件。以代替檔案原件提供利用。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮了計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。雖然計算機操作既增加了準確率也節省了時間，然而現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。

4、結語

檔案提供利用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作，全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案提供利用的作用，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。在管理好檔案的基礎上。檔案提供利用也要適應社會需要的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利娟的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮檔案的作用。促進檔案事業的發展。因此，做好檔案的提供利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

[1]江微.小議檔案管理人員素質[J].才智,2010(21)

[2]劉曉珉.新形勢下檔案工作的幾點思考[J].才智,2011(03)

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