淺談企業檔案工作科學管理法

謝晶

綏芬河市環境監測站 黑龍江綏芬河 157300

淺談企業檔案工作科學管理法

謝晶

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在當前社會經濟發展的過程中，企業之間的競爭壓力也越來越大，因此許多企業為了保障自身經濟的穩定發展，就將開始對企業檔案管理工作越來越重視，為此就采用相關的管理方法來對其進行相應的控制整理。本文通過對企業管理工作的相關內容進行簡要的介紹，討論了企業檔案工作科學管理的相關方法，以供同行參考。

企業檔案；檔案管理；科學性

隨著社會經濟的不斷發展，許多企業管理人員對企業檔案管理工作也越來越重視，這不僅關系到企業經濟的穩定發展，還包含了企業經濟發展過程中重要信息，是打過去企業經濟建設、業務活動中的重要無形財產。因此我們在對其進行管理的過程中，就要采用相關的技術手段來對其進行處理。不過，當前我國企業檔案管理工作的實際情況來看，大多數企業在企業當前管理工作中，并沒有對其進行科學化的管理，這就導致企業在檔案管理的過程中，存在著許多的問題，這就使得檔案工作無法正常它有效的進行，為此我們在對企業檔案工作進行管理的過程中，就要采用科學有效的管理手段來對其進行處理。下面我們就對企業檔案工作科學管理的相關內容進行介紹。

一、各級領導要重視支持檔案工作

在企業發展的過程中，檔案管理工作在其中十分重要的意義，它不僅是企業管理的基礎，還是現代化企業在經濟發展當中一種運營手段。因此企業管理人員來對其進行相應的控制管理的過程中，對企業檔案館工作有著十分重要的意義。而且在檔案工作中，檔案管理人員作為其主要的內容之一，我們想要使得企業檔案管理工作的質量和效益得到進一步的提高，就必須要對檔案管理人員進行人文化的管理，并且為檔案管理工作提供一個良好的工作環境，從而使得檔案管理工作人員在日常企業檔案管理工作中，有著極強的積極性，這樣就有效的解決了傳統檔案管理方法在實際應用過程中存在的相關問題。另外在現代化企業檔案管理工作中，人們為了使得檔案工作的效益得到有效的提高，人們也將一些先進的科學技術應用到其中。

二、收集收齊歸檔文件材料

在企業檔案管理工作中，對檔案文件的收集歸檔工作是十分重要的，我們必須要保障這些檔案信息管理的完整性和準確性，然而要做好相應的檔案信息收集和歸檔工作，檔案工作崗位人員必須要對各種收集方法和渠道進行了解，并且對各個管理環節的工作內容進行確定，而且還要做好相應的動態監督和檢查工作，這樣不僅使得檔案工作人員的各方面能力得到進一步的提高，還使得檔案管理工作的效率得到有效的保障，從而滿足了當前企業檔案管理工作的相關要求。

三、檔案集中統一管理

在當前檔案信息管理工作當中，人們主要是采用的集中統一管理的方法，來對其進行相應的控制這樣不僅使得企業檔案工作的質量得到了進一步的保障，還有利于檔案信息的控制管理，從而為檔案工作的有效控制打下了扎實的基礎。而且從當前我國多少企業經濟發展的實際情況來看，企業檔案管理工作的內容也十分的復雜，因此為了使得檔案工作的效率和質量都得到很好的保障，我們就要實現管理工作和管理人員的集中和統一，從而保障檔案管理工作可以順利的開展。

四、建立健全企業檔案工作管理體制

建立健全企業檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導和直接負責人，建立健全專兼職檔案管理網絡，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，“三納入四參加四同步”是《企業檔案工作規范》中明文規定企業必順建立的制度。如果一個單位沒有落實“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領導與健康發展，使檔案工作無法與企業的改革和發展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度，就無法把企業生產經營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統。

五、搞好檔案工作標準化、信息化建設

檔案工作信息化，是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化，因此，企業檔案部門要認真學習有關檔案工作標準，研究檔案工作業務規范，提高檔案管理的標準化水平，為檔案工作信息化創造條件。

六、強化檔案保管條件及措施

隨著時間的推移，檔案保護顯得愈來愈重要，我們相關的政府部門和領導人員都對檔案保護問題做出了重要指示。加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。

七、深化檔案信息開發利用

筆者通過對有關利用數據的分析與研究，認為可以采取如下3項措施，以檔案利用來帶動和推進檔案業務建設：一是對歷年來檔案利用數據分析，著力了解檔案利用所產生的社會效益和經濟效益。通過分析，可以了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，有利于進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時掌握檔案利用的新動態、新動向，及時做好跟蹤服務。三是結合數據對比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發工作，并根據歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產品簡介等編研成果，為各部門更好地利用檔案服好務。

八、結束語

總而言之，在當前我國社會經濟發展的過程中，企業如果想要使得自己檔案管理工作的質量和質量得到進一步的提高，我們就要采用科學有效的管理方法來對企業檔案工作進行有效的控制管理，從而滿足當前企業經濟運營的相關要求，以確保企業經濟的穩定發展。

[1]楊冬權.以科學發展觀為指導切實把中央企業檔案工作提高到一個新的水平，在中央企業檔案工作會議上的講話[J].中國檔案,2009(09)

[2]郭美孝.創新中發展企業檔案工作幾點思考[J].陜西檔案,2008(02)

[3]趙珊平.企業檔案工作的創新[J].檔案管理,2010(04)