檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應用的分析

徐蕾

佳木斯技師學院 黑龍江佳木斯 154002

檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應用的分析

徐蕾

佳木斯技師學院 黑龍江佳木斯 154002

檔案管理的原理和檔案管理工作的現(xiàn)代化有著直接的聯(lián)系，雖然說檔案管理工作的相應管理方式在持續(xù)發(fā)生著相應的變化，但檔案管理始終是其中的根本，如此以來也就必須要針對檔案管理原理加以利用，檔案管理現(xiàn)代化才能夠得到更好的發(fā)展。本篇文章主要針對檔案管理原理以及檔案管理現(xiàn)代化的應用分析進行了全面詳細的探討，以期為我國的檔案管理發(fā)展作出貢獻。

檔案管理原理；現(xiàn)代化檔案管理；分析與應用

在當前全球化共同發(fā)展的背景之下，社會經(jīng)濟體系的進步開始和多個方面的因素相接駁。在這一過程中，社會不斷的針對檔案管理現(xiàn)代化提出了更多嚴苛要求。實質(zhì)上，檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，主要就是把以往較為傳統(tǒng)并且無法滿足現(xiàn)代化社會需求的管理措施，朝著更加科學合理的方式加以轉(zhuǎn)變。并且在逐漸完成轉(zhuǎn)變期間，必須要將現(xiàn)代化的管理理論加以應用，并且作為發(fā)展的基礎，以此來達到發(fā)展檔案管理的目的。下文主要針對檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應用分析進行了全面詳細的探討。

一、檔案管理原理

檔案管理工作本身屬于較長期并且極為緩慢的管理工作，正是由于檔案管理的長期性，所以必須要針對檔案保管工作加以重視。但是在實際展開檔案管理工作的過程中，有著多個不同的工作階層，并且每個不同階層所呈現(xiàn)出的特性也有所差異。從某種程度上來說，檔案管理活動本身限制了檔案在社會中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。

二、檔案管理現(xiàn)代化的背景以及必要性

檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者秉承著現(xiàn)代管理理論科學，以現(xiàn)代的管理方式與手段為基礎，利用先進的科學設備與技術，管理員充分發(fā)揮自身的主動性、創(chuàng)造性、積極性，進而對檔案的管理以往的傳統(tǒng)管理方式進行改革，讓檔案管理完成到現(xiàn)代化、智能化、系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)變。基于社會經(jīng)濟不斷進步的基礎上，現(xiàn)代科學計算機技術也得到了長足的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡信息技術逐漸的應用于各行各業(yè)的各個領域中。

在當前社會飛速發(fā)展的過程中，通過檔案管理現(xiàn)代化管理工作的執(zhí)行，實際上有著至關重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過互聯(lián)網(wǎng)電子形式的方式來對于檔案信息加以收集和管理，各個方面的信息檔案能夠更加便利的進行查閱，同時還能夠持續(xù)性的對檔案本身管理環(huán)境加以改善，最大限度的降低檔案信息所需要的存儲空間，這對于現(xiàn)代社會中大量檔案原件檔案管理起到了一定的促進作用。

三、檔案現(xiàn)代化建設的關鍵

1、系統(tǒng)管理

檔案管理現(xiàn)代化理論體系中所存在的核心實際上就是系統(tǒng)理論，要想真正的達到現(xiàn)代化管理的目的，就必須要相應的管理人員從以往陳舊的分割式管理措施之中完全脫離出來，利用一個更大的系統(tǒng)管理理論體系來管理，在這其中，要將整體性的觀念作為重要基礎，以此對整個管理系統(tǒng)加以管理。每一個區(qū)域都是整體總部門的一個構成部分，只有采取系統(tǒng)工程的思想來對其進行管理，才能夠充分發(fā)揮系統(tǒng)內(nèi)每一個分支的價值，并且將之有機的融合，從而形成有效的整體，進而提高管理的工作效率。檔案管理工作具有十分重要的意義，在國家建設中占有十分重要的位置、國家將檔案管理工作當做一項十分重要的事業(yè)進行發(fā)展。

2、加強對檔案管理的重視

各個地區(qū)要對檔案工作引起足夠的重視，將檔案管理工作進行認真嚴謹?shù)墓芾怼n案工作的主要目的就是通過管理相關的檔案材料，為社會的經(jīng)濟、文化、產(chǎn)業(yè)、科學發(fā)展提供相關的資料與依據(jù)，進而為其發(fā)展提供服務。檔案管理的工作對象就是一系列的檔案，對檔案進行管理需要一套系統(tǒng)的方式與原則。只有加強對檔案的管理，對檔案信息資源進行大力的開發(fā)，才能夠節(jié)省相應的人力與物力，從而獲得更大的經(jīng)濟效益。

3、充分發(fā)揮外向功能與內(nèi)向功能

在執(zhí)行管理工作的過程中，其中所存在的一項原則就在于外向功能。外向功能本身就是某個部分對于社會做出的貢獻，因此，任何一個部門在指向管理工作期間，都必須要對于外向功能引起重視，保證外向功能之下的內(nèi)向功能能夠保持良好的運作。此外，檔案管理工作中還包含了服務性質(zhì)，這是檔案工作的核心價值也是其運行的基礎，在這方面，相應的管理部門也要對于外向功能加以靈活運用，保證檔案以及資料內(nèi)容能夠為社會作出貢獻。

4、整分合原理與反饋原理

有關管理學家曾經(jīng)指出，在對一件工作的完成進行詳細過程的了解之后，并且將其分成每一個小的要素或部分的前提下，對其進行適當合理的排列與組織，就能夠有效地提高工作效率。這就從某個角度也可以理解為，對事物的發(fā)展過程進行詳細了解就是了解整體的面秒以及其發(fā)展規(guī)律，將整體分解為各個部分或因素就是明確其在整體的功能與價值，適當組織就是按照事物科學的發(fā)展規(guī)律在滿足最大效益的前提下對其進行合理科學的排列組合。在現(xiàn)代，高效率的管理工作就需要在整體里實現(xiàn)合理分工，進而在分工上進行有效的綜合。這也被稱之為“整分合原理”。“整分合”原理就是現(xiàn)代化管理的基本理論。從宏觀的角度上看有檔案室工作、檔案館工作、檔案教育科研等。為了將各自自身的職能最大程度的發(fā)揮，各級檔案管理部門會根據(jù)其自身的職責制定每年具體的工作目標。最終的工作目標即為管理機構的年限內(nèi)的運作達到最佳效果。是檔案部門工作前進的方向，也是對管理成果進行驗收的依據(jù)。

四、結語

綜上所述，在我國當前全球化發(fā)展的背景之下，檔案管理工作顯得越發(fā)重要，就本質(zhì)上來說，無論是檔案管理還是企業(yè)檔案，實際上對于社會的發(fā)展都起到了一定的推動作用。檔案管理工作在展開的過程中，務必要充分的對于檔案管理工作中的科學理論體系、知識體系來加以應用，促進檔案管理工作能夠得到現(xiàn)代化的建設發(fā)展。而在實際進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，還應當要針對相當?shù)臋n案保護加以強化，確保檔案的客觀真實性。只有真實、客觀的檔案管理工作，才能夠為國民經(jīng)濟發(fā)展起到一定的輔助作用。

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