淺談高校電子檔案管理建設

余涵+田敏

[摘 要]隨著信息產業的飛速發展，電子檔案管理逐漸成為高校“數字化校園”建設的重要組成部分，而實現高校檔案資源的信息化、數字化以及電子檔案管理的規范化，為教學、科研、服務來提供更優質、快捷的檔案信息，是高校檔案工作發展的目標。

[關鍵詞]高校；電子檔案；管理

電子檔案，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務的過程中形成的對國家和社會具有保持價值并歸檔保存的電子文件，它是建立在現代信息技術普遍運用的基礎上的，是人類信息化進程發展的產物。而利用計算機網絡技術來對紙質檔案進行信息資源的收集、管理，是以實現檔案信息資源共享最大化是電子檔案建立的目的之一。

一、高校電子檔案管理建設存在的必然性

（一）提高了保存社會記憶的效率

隨著電子政務建設的大力推進，各單位之間由于逐步實現政務和辦公的網絡化和現代化，而產生了大量的電子檔案。如果不及時將這些電子檔案進行保存，就容易產生損毀和丟失。保存和維護歷史的真實性是檔案館應盡的社會責任，因此就應該采取相應的技術手段來保存歷史，延續記憶。

（二）加強了檔案數字資源的建設

隨著“數字化校園”的建設步伐加快，檔案數字資源能使各部門形成的電子檔案及時接收進來，與檔案館實現數字整合，這將大大豐富了檔案信息資源，方便教職工的利用和查看。

（三）節約了檔案的管理成本

電子檔案的保管條件和運作成本都比紙質檔案低。節約了管理成本，也利于檔案館對各部門產生的電子檔案進行統一收集和管理。

（四）增強了檔案維護的安全性

電子檔案比紙質檔案更能維護檔案的安全性，有效防止檔案泄密。

二、高校電子檔案管理建設存在的問題

（一）電子檔案的重視程度不夠、認識不足

高校中建立一個完整齊全的電子檔案不單是為了應付評估的需求，更大的意義在于方便各部門、個人的查詢查閱。部分管理者習慣依賴于紙質文檔；還有些管理者為了方便，對計算機存儲文件的能力特別信賴，一旦計算機出現障礙就會造成檔案文件的丟失。與之相反，有些人對計算機完全不相信，所有的電子文檔不管重要與否統統打印，因此造成了紙張的大量浪費，也為電子文件的歸檔管理帶來了難題。

（二）電子檔案建設的資金和設備投入不足

檔案信息化建設前進步伐的最大問題就是資金。要信息化，就要購置大力設備，開設內部局域網，鏈接外部因特網，進行信息的安全維護等，而電子化產品更新換代快，后期的更替、維護、升級等都需要較大經費的支撐。

（三）電子檔案的系統管理和操作要求較高

與原有的紙質文檔相比，電子檔案為高校檔案管理帶來了極大的便利。但因為它需要與計算機和網絡緊密結合，在檔案的操作和管理規范方面與傳統的檔案管理就有一定的差異，因此就需要從事檔案管理的專業人員不僅具備專業的檔案管理專業業務知識，又要是具備計算機應用技能、數字化技術知識、網絡應用技能的復合型人才。

三、當前高校電子檔案管理建設應采取的對策

（一）加強工作領導

高校檔案是辦好學校的重要基礎工作之一，這就要求相關領導重視電子檔案的管理工作，在人力、財力、設施上給予大力支持。認真解決檔案室在工作中遇到的問題。一是電子檔案領導部門要加大對電子檔案的重視程度，強化依法治檔的意識。二是根據電子檔案的特點，制定相關的制度規定和標準來支持，例如電子文件和網絡相關的制度規定、網絡系統保密論證和驗收要求、以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸的規定，還包括計算機和應用軟件的兼容性標準和電子檔案保護及存放的溫濕度要求等。三是要做好電子文件的自動上傳收集。改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室的服務器上歸檔。四是強化培訓，引進和培養高素質的檔案工作人員。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作。五是要選擇和調配具備計算機知識的檔案人員和了解檔案知識、有一定實踐經驗的計算機人員和縮微技術人員，優化檔案部門的人員結構。

（二）加大投入力度

檔案信息化建設是一項大投入、長積累、晚見效的工作，檔案部門不創造物質財富，也無創收渠道，經費只能由財政供給。資金籌集難度很大。一是檔案部門要理直氣壯地爭取領導重視和支持，將其列入信息化工程，解決預算經費，一次難以到位的可確定基數，分年兌現。二是要加大檔案信息化建設資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設資金總量不足、供需矛盾突出的問題。三是要實現檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財政，同時，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合，注意發揮自身的主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。

（三）加強檔案信息安全保障體系建設

一是加強對電子文件歸檔工作的管理、監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。二是在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上網，在因特網上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息系統的安全運轉。

（四）加強檔案設備、安全管理監察工作

一是要建立健全規范化的電子介質操作方案，方案要詳細的規定使用、操作電子文件過程中應當遵循的程序，減少人為操作因素造成的損失；二是要建立常態化的設備、安全管理制度，定期、定時對機器設備和電子文件載體進行檢測，一旦發現問題立即補救，減少環境因素影響設備產生的損失。同時由于電子文件可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以為保證電子文件的真實性要采取專門技術措施。

參考文獻：

[1]王英瑋.檔案管理學基礎（第3版）[M].北京：中國人民大學出版社，2002.

[2]施維.高校電子檔案管理工作初探[J].山東：山東省青年管理干部學院學報，2010.