如何做好科技檔案的安全管理

李晨光

中國航空工業空氣動力研究院 黑龍江哈爾濱

如何做好科技檔案的安全管理

李晨光

中國航空工業空氣動力研究院 黑龍江哈爾濱

文章對如何做好科技檔案的安全管理作了說明。

科技檔案；安全管理

科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料，必須進行有效地安全管理。

一、提高檔案管理人員的保密意識

要站在國家安全的高度，切實重視和不斷強化檔案的保密工作。要加大檔案保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》相關知識的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。

二、加強科技檔案庫房管理

科技檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

1、檔案庫房要配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控設備等基本的防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。

2、指定專人負責庫房管理，落實“雙人雙鎖”等庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

3、增強特殊介質的安保工作。如對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質配備專用的檔案防磁柜，對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設備。

4、堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織安全檢查。及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

三、強化科技檔案日常管理監管

科技檔案部門必須在調查研究的基礎上，加強統籌規劃，做到職責明確，確保科技檔案在生成、流轉、歸檔、利用過程中的安全。首先，建立完善的檔案生成制度。科技檔案管理人員必須對每次收到的科技材料進行分類、登記和整理，保證檔案的完整、齊全。對所有檔案都必須編目成卷，以便保管和利用。為防止遺失，建立檔案移交（接收）登記簿，并認真做好登記工作。制定細致完善的檔案閱覽制度、外借制度、復印制度等利用制度。此外，要強化檔案利用制度的執行效果，借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓科技成果；科技檔案須在閱覽室借閱，原則上不外借，特殊情況要借出的，應有直接領導、項目負責人簽字，履行登記手續，填寫借閱卡及借閱簿。科技檔案使用完畢后應及時核對，檢查和維護，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項；借閱的檔案要保管好，不能丟失，發現問題應及時查明原因，進行補救并追究其責任者的責任。

四、確保科技檔案信息安全

隨著數字技術、信息技術和網絡技術對社會經濟發展輻射作用的日益增強，科技檔案管理也必須走向信息化。首先要做好科技檔案信息管理系統的設計和維護工作。科技檔案信息管理系統主要以全文內容、采編與轉換的音視頻等多媒體資料和檔案目錄為管理對象，利用海量全文數據庫技術、數據加密和壓縮存儲等技術，實現從原紙質檔案數據化、檔案接收、整理編目、檔案移交到檔案閱讀管理和檔案利用全過程的計算機管理，達到對科技檔案的目錄、文、圖、聲、像等多媒體檔案統一管理。進行系統維護時，應著重做好內外網分離工作，對內外網服務器部署好防火墻，并定期進行病毒、木馬查殺工作。其次，要加強電子檔案的安全管理。主要做好防磁、防損壞工作，并可以復制副本或異地保存。存儲在網絡數據庫中的科技檔案資料電子檔案。在借閱方面要做到了以下幾點：一是所借的電子檔案項目與正在實施的項目內容相同，并主管領導及項目負責人批準，方可借閱。二是具體情況具體分析，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式。三是嚴格控制檔案管理人員和用戶的不同權限。對檔案進行分類，不同的檔案類型給予不同密級，重要電子檔案的信息內容應進行加密處理，對案卷及圖紙、文件進行加密，每個案卷都有一個密級。閱覽科技資料電子檔案的計算機不可復制資料。四是嚴格控制檔案管理人員或者檔案用戶訪問的檔案類型。每個用戶都有一個權限級別與密級對應，只有權限級別高于或等于檔案密級的用戶才能查閱和借閱該案卷。