關于檔案信息化建設的幾點認識

劉穎

黑龍江省黑河市愛輝區愛輝鎮農業經濟技術服務中心 黑龍江黑河 163412

關于檔案信息化建設的幾點認識

劉穎

黑龍江省黑河市愛輝區愛輝鎮農業經濟技術服務中心 黑龍江黑河 163412

通過對檔案信息化建設的現階段情況進行分析，來對于檔案信息化建設的認識進行闡述，包含了檔案工作創新、人才管理和培養、網絡信息管理等等內容，圍繞著如何更好的為社會主義現代化建設服務而努力進行論述。

檔案信息化建設；現狀；創新服務

檔案是作為記錄性的資料，具有原始性和真實性，檔案屬性分為一般屬性以及本質屬性。社會信息化程度的不斷加速，以及信息資源的不斷膨脹，讓我們的社會和經濟發展都離不開檔案信息資源。信息技術的不斷發展也讓檔案事業步入了數字化檔案管理時代。

一、檔案信息化的現狀分析

1.擋案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門的計算機型號、規格等等存在較大的差異性，并且相互之間使用的軟件不具備共通性，因此可移植性差，用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統也是功能不全，不能夠相互的調用，因此電腦的利用率非常低，僅僅是用來檢索和存儲檔案信息，不能夠實現信息管理，這樣不利于檔案信息事業的發展。

2.我國目前不存在可以進行數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案系統和網絡建設不具備標準和規格，因此相互之間無法進行信息共享，這樣不利于檔案信息資源的共享需求。

3.標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理的基礎要求就是標準和規范，相互之間只有建立在這兩點上，才能更具有共通性和交互性。可是因為我國的歷史因素，檔案館的業務基礎非常薄弱，檔案卷宗質量不高，因此檔案著錄的細則相容性是一個很大的問題，軟件移植性差、檔案自動化標準不統一，這些問題都不是一個兩個檔案館的問題，而是所有檔案館的弊病，因此制約了檔案信息電子化進程。

4.檔案相關的技術標準以及工作程序都是以人工的角度來出發，沒有將計算機信息處理作為關鍵點，因此檔案管理的各個環節都有著自己的標準，不能夠和計算機信息處理向契合。

5.檔案信息管理人員的素質有待提高。檔案信息電子化要求檔案信息管理者具有較高的水平，這些水平的體現不光是在扎實的檔案管理知識上，還包括信息知識，計算機操作能力。目前檔案管理者的水平普遍較低，很多的人都不會使用計算機，這樣無疑是一個重大的阻礙，要想提升檔案信息建設速度，就必須先解決這些問題，提升檔案管理者的計算機能力，引入先進技術人才。過去的文盲不能夠進行檔案管理工作，現代的科盲也無法勝任信息化檔案管理工作，因此需要對檔案管理隊伍進行培訓，提升整體水平。

二、檔案管理工作的創新實踐

檔案部門目前正面臨著市場經濟、信息社會、特別是知識經濟的大潮與挑戰，以及高新技術的應用與滲透，我國建立在過去計劃經濟基礎上的和長期經驗式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論與實踐方面就有許多不相適應之處。檔案學研究作為科技知識的體現，作為活躍的生產力因素，自然應勇于承擔知識先行的職責。應采取吸收、引進、消化、滲透、移植等手段，充實與強化檔案學科自身的內涵，如合理運用科學學、創造學、成功學，協同學、運籌學以及控制論、系統論等學科成果，解決檔案學科的自身建設.解決檔案學理論的熱點、難點與焦點等新課題。又如，引進先進的科技理論與手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用等問題；解決辦公室自動化條件下文書、檔案一體化問題；解決電子文件的收集、管理與利用問題；解決檔案信息的計算機管理、聯網、進人信息高速公路等問題；同時也將解決電子文件條件下的檔案定義、全宗理論、原始憑證、法律憑證渚性質等基本理論問題。

三、檔案管理人才的培養

檔案信息事業要想獲得較大的發展，需要以人才作為依托。專業人才的培訓是為檔案事業的發展儲備人才資源，通過學術交流和培訓來提升整體檔案管理者的綜合能力。首先，科學的快速發展，使得人才的需求更加的緊迫，要求高素質人才加入到檔案管理的隊伍中來，這樣才能夠跟上時代的發展步伐，實現這一目標要求我們通過有效的舉措來培養人才、引入人才。其次，適當調整與改革人才培養的理念與模式。在學校教育中應本著“厚基礎”、“寬口徑”的原則，強調素質教育，而在在職培訓中則應強調提高技能，補充知識，更新知識的繼續教育。

四、健全檔案信息網絡系統為組織工作服務

1.是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進入九十年代以來，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業。江總書記關于“四個現代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。用現代化、科學化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。

2.是干部信息規范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理干部信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。

3.是合理使用先進的現代化力、公設備的需要。隨著科技的發展，各級組織部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。

五、結束語

檔案信息化管理，需要以標準、數字、網絡作為支撐，這需要檔案信息管理體現現代化的技術設備，同時具有先進的管理理念和思想，從固步自封的保管式工作模式進入服務型工作模式，將檔案利用推向社會，利用信息檔案管理來實現檔案的多元化利用，將國家機構的服務延伸至社會，體現黨和國家的公仆性思想，將檔案管理工作進行深化，讓其發展具有深遠的意義。