高校科研管理系統的應用與探索

周耀

【摘 要】 高校科研管理系統的使用與開發能夠解決當前信息化社會對科研管理工作提出的新需求新目標，能夠有效提高科研管理工作的水平，并為科研管理部門決策提供有益參考與依據。同時也為廣大一線科研工作者提供了一個收集科研信息、參考學習資訊的平臺。對于科研管理系統中各個模塊的設計，必須緊跟科研管理工作的全程，應包括人員管理、項目管理、成果管理、經費管理等方面。同時科研管理系統還應根據高校實際情況不斷更新與升級，以滿足可持續發展的需要。

【摘 要】 科研管理系統 應用與探索

隨著信息化技術的不斷發展，各種數字化系統開始深入到高校，對高校學籍管理、財務管理、人事管理、科研管理等提供了有益的管理平臺，促進了各項管理工作有序高效的開展。目前，大多數高校使用了科研管理系統來參與日常科研管理工作，確實也起到了很好的“管家”和“助手”的作用。越來越的高校也充分意識到只有利用現代信息技術，尤其是網絡技術來提高管理的效率和水平，才能更好地服務于高校的科研工作。[1]

1 使用科研管理系統的必要性

科技處作為高校的科研管理部門，根據學校實情，選擇使用合適的科研管理系統是尤為重要的。科研管理包括對科研項目的申報和實施、成果鑒定、獎勵申報、科技服務等方面工作的管理。在管理過程中，不可避免的會產生大量的數據和資料，如果僅僅停留在手工抄錄或者是簡單的辦公軟件統計處理，雖然能夠體現比較完整的數據信息，但是有很多缺點和不足。一是對數據的處理會占用科研管理人員較多的精力和時間，勢必會導致管理工作的不夠高效；二是在全盤分析學校科研管理狀態以及開展科研統計工作的時候，簡單的數據表格已經無法滿足管理的需要，無法分析、研究和發現科研工作中存在的問題，及時為科研服務。只有進行科研管理的信息化建設，才能對科技活動的各種要素進行合理組織、協調，保證科研管理工作的及時、高效。[2]

2 使用科研管理系統的重要意義

2.1 科研管理系統里的數據能夠體現重要的科研信息

平時在使用科研管理系統時，各科室工作人員會將有關項目立項、論文發表、成果獎勵、科研經費等相關信息錄入到系統中。科研管理人員可以通過系統了解到全校科研實際情況，可以了解到科研人員目前從事的科學研究內容、進展情況、科研團隊建設情況。對這些綜合信息進行總結分析后，可以有效的整合學校科學研究方面的力量，有利于學科之間交叉融合。這些數據和信息對申報重大課題、成果、獎勵有很好的參考價值，是科研管理決策、 制定科研計劃的依據。

2.2 通過科研管理系統向科研人員提供有益資訊

在現在這個訊息發展的時代，把握科技發展的趨勢，使自己的科學研究緊貼社會發展需要和人民需求，顯得尤為重要，這也是國家級、省級重大課題立項必不可少的條件。因此科研管理人員將掌握的一手資料和信息， 例如國內外有關研究的發展水平、科研方向、專業技術、團隊合作等情況以及優秀的申報書等相關材料共享到科研管理系統之中，以便給廣大科研人員參考與學習。通過充分利用信息， 選出有競爭力的科研課題， 提高科研課題的中標率，使有限的科研資源產生最大的效益 。科研人員充分使用好科研管理系統這個平臺，不僅能夠及時掌握項目、獎勵、成果申報的時間和動態信息，同時能夠接收到科技處發布的各類有益資訊和學習資料。一方面可以節約自己查找的時間，另一方面有些優秀的申報書及文章等信息也是只有官方才能夠提供的，也確實有更大的參考價值，為科研人員更及時掌握最前沿、最新的信息提供了較好幫助。

2.3 科研管理系統的使用有利于提高科研管理的工作效率

國內許多高校和科研院所為了加強科研業務信息的管理，使科研成果得到充分的展示，促進科研信息共享，開發了一些符合自身特點的科研信息管理系統。[3]通過利用信息網絡和采用信息技術， 可以簡化工作程序，將原始的紙質化辦公、簡單的表格匯總辦公提升到了更加智能化的水平，大大減少了科研管理工作者的工作量，節省了大量人力物力， 提高了工作效率。同時，學校、學院、個人分級管理，從下至上形成一個相互聯系、相互溝通的信息環境，不僅使各項科研管理工作進一步規范化，而且對于日常管理工作的運行和開展也起到了很大的促進作用。學校科技處管理人員、學院科研秘書、每位科研工作者都有相應的管理權限，科研工作者可以自行錄入自己發表論文、著作等方面的信息，學院科研秘書針對錄入信息進行認真核對后提交通過，最終由科技處管理工作者審核通過。有些項目立項、獎勵及成果方面的信息由科技處相關科室直接錄入，層層把關，分級審核，確保了系統信息的準確性和完整性。同時科研管理系統還提供了各種資料下載， 短信群發等等功能，充分實現了網上信息交流， 大大提高了管理水平和工作效率。

3 科研管理系統的模塊設計

科研管理系統在設計時可以分為很多的模塊，針對科研管理工作的實際需求，主要可以歸納為以下幾種：

人員管理——人員管理模塊主要包括科研人員的基本信息，包括有學歷、職稱、學科研究方向、團隊合作、參與相關技能培訓等方面的基本信息。這方面最原始的數據是從學校人事處的人員數據庫里的相關內容導入完成的。每年都必須要進行更新，主要涉及到學歷和職稱的晉升方面。科研管理人員具有信息的錄入、修改、刪除和查詢的全部權限，校內其他人員只具有查詢權限。通過人員管理模塊中的數據，科技管理工作者可以全面了解到目前學校科研人員在從事哪些方面的科學研究，對于整合團隊，設計大項目大成果有很好的指導意義。

項目管理——項目管理模塊包括校級以上縱向、橫向項目的基本信息，同時根據立項單位的不同可以分為國家級、省部級、廳級及校級項目和橫向項目。在錄入系統時著重對項目來源、項目性質和類別、項目研究起止時間、項目主持人和參與人的基本情況、項目經費等進行登記。項目管理模塊的信息錄入全部由科技處管理人員操作，一般是分科室單獨錄入的，科研人員沒有這些信息的錄入、修改、刪除權限，僅僅可以查詢到有關立項信息。通過對項目信息進行整理，可以及時了解每年新上項目情況，在研項目的實際進展情況，項目結題情況等方面的重要動態信息。也有利于科研管理工作者對項目進行分析和總結，有較好的參考價值。endprint

成果管理——成果管理包括鑒定成果、獲獎成果、專利成果、論文及著作成果、審定新品種、制定新標準等信息。根據成果的種類不同，也有不同的錄入字段的設計，獲獎成果主要包括獲獎類別、獲獎等級等信息，鑒定成果主要包括鑒定單位級別、鑒定結論等信息，專利主要是包括申報、公開、授權等方面的信息等等。科研成果的錄入權限也僅僅對于管理工作者開放，科研人員只可以查詢到相關信息，這樣可以保證數據的真實性和準確性。通過對科研成果信息進行整理，很便捷地為科研統計和工作總結提供數據資料。

經費管理——經費管理中包括對項目資助經費、到位經費、使用經費等數據的管理。經費的使用需要根據項目實施的預算進行開支，并嚴格遵守相關科研經費的使用規則。科研管理系統可以讓管理人員和科研人員及時了解科研經費的實時情況，對于合理的使用經費具有一定的指導作用。科研管理部門及財務部門也能夠更好的宏觀了解全校科研經費的使用及管理情況。

4 科研管理系統建設建議

4.1 應當適時進行更新與升級

科研管理系統在使用過程中，總是可以發現一些有待完善的地方，有的可能僅僅是一些小的字段的增補，有的可能涉及到導出數據的功能，有的還有整個模塊的調整等等。而這些都是在使用過程中逐步發現的，這就需要根據工作的實際需要與系統開發商進行溝通。有些可以通過修改直接完成，有些可能涉及到還需要對系統的功能進行二次開發或者是升級。這些工作都是必須要考慮的，也是實實在在需要不斷摸索改進的，總體原則就是使系統用起來更順更全面更有利于科研管理。

4.2 數字化校園實施與科研管理系統的融合

目前大部分高校都有各種各樣的系統，常見的包括有行政辦公系統、人事管理系統、財務管理系統、教務管理系統、科研管理系統等等。有很多系統中的內容是相同的，有很多系統里更新修改后的內容又得不到共享和更新，所以造成系統眾多又沒有很好融合的問題。事實上如果要真正意義上實現數字化校園建設，就應該要將這各種管理系統進行有效的融合，使科研管理系統與“數字校園”中的其它系統相結合，共同實現無冗余的統一信息管理。[4]只有這樣才能充分發揮數字化平臺的功能和優勢，為管理工作提供更多的方便。

參考文獻：

[1]賈子申，劉鼎成，李霞.高校科研管理信息化、網絡化建設的探索和實踐[J].中國輕工教育，2006，2：38-39.

[2]阮麗君，李啟厚，周煉，周科朝，吳厚平.高校科研管理信息化建設探討[J].中國高校科技與產業化，2006，s1：111-112.

[3]蔣偉，張弦.高校科研管理系統現狀及發展方向[J].科技信息，2013，20：67-68.

[4]陸辛玫，王艷，左敏.高校學院二級科研管理系統設計[J].中國科技信息，2012，1：78-80.endprint