試論科技資料及科技檔案的管理

李麗

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在人們的生產(chǎn)和科技活動(dòng)中，將會(huì)產(chǎn)生為生產(chǎn)和科技活動(dòng)本身服務(wù)的科技檔案與科技資料，兩者都是為企事業(yè)單位提供科技情報(bào)信息和交流的重要工具。然而，在新形勢(shì)下，對(duì)于如何加強(qiáng)科技資料與科技檔案的管理仍然是一個(gè)國家和企事業(yè)單位所面臨的問題，分析科技資料與科技檔案的管理，使科技資料與科技檔案在生產(chǎn)和科學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。本文對(duì)科技資料及科技檔案的管理進(jìn)行分析探討，希望對(duì)科技資料及科技檔案的管理起到積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：科技資料 科技檔案 管理

中圖分類號(hào)：s882 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）10（a）-0000-01

所謂科技資料，是指前人在生產(chǎn)和科學(xué)活動(dòng)中所記載的理論、實(shí)驗(yàn)方法、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，而科技檔案是指本單位中科技人員所記載的科學(xué)技術(shù)及勞動(dòng)成果等，其是一種特殊的科技資料，該兩者都具有能轉(zhuǎn)化為物質(zhì)生產(chǎn)力的共性，在一定條件下，其是可以相互轉(zhuǎn)化的。本文對(duì)科技資料及科技檔案的管理進(jìn)行分析探討。

1 科技檔案資料管理的作用分析

眾所周知，科技檔案資料是記載人類在改造和征服自然所獲得科學(xué)技術(shù)的勞動(dòng)成果，其具有存儲(chǔ)和歷史鑒證的功能。在現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)中，由于科技檔案資料是提供科技情報(bào)信息交流的重要工具，對(duì)于一個(gè)企事業(yè)單位的檔案資料管理部門來說，其擁有大量的科技資料、文獻(xiàn)、科技檔案及產(chǎn)品樣本等資料，在這些科技檔案資料中，不僅可以反映出同行所用的先進(jìn)的科技成果，也可以成為企事業(yè)單位科技情報(bào)交流的重要源泉。因此，加強(qiáng)科技檔案資料的管理是非常重要的。提高科技檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)水平，在收集、整理和檢查上，應(yīng)提高科技檔案資料的管理手段，從而有針對(duì)性地整理出企事業(yè)單位生產(chǎn)和科技活動(dòng)所需要的情報(bào)信息[1]。

2 科技檔案和科技資料的管理

由于企事業(yè)單位擁有大量的科技資料和文獻(xiàn)等資料，在信息時(shí)代下，加強(qiáng)科技檔案和科技資料的管理具有十分重要的意義。因此，在科技資料及科技檔案管理中，應(yīng)從收集、整理、設(shè)備技術(shù)、規(guī)章制度和服務(wù)措施方面入手，下面對(duì)科技資料及科技檔案的管理措施進(jìn)行分析：

（一）科技資料管理

1、資料收集。在科技資料收集中，可以通過網(wǎng)上訂購、現(xiàn)場收集、交換等方式，根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際情況收集相關(guān)資料，例如某檢驗(yàn)檢疫局通過建立基層單位資料室為本單位檢驗(yàn)檢疫工作服務(wù)，收集的科技資料主要包括科技圖書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及專業(yè)期刊等，其主要通過科技情報(bào)部門、書店及網(wǎng)絡(luò)查詢等途徑收集的。該檢驗(yàn)檢疫局每年通過實(shí)施專項(xiàng)資金進(jìn)行各種期刊雜志、圖書的購買，并采用統(tǒng)一集中訂購的方式，將收集的資料儲(chǔ)存于圖書資料室。

2、科技資料分類。根據(jù)科技資料的來源，可以將科技資料分為科技圖書、專利文獻(xiàn)、科研技術(shù)檔案、電子信息產(chǎn)品、科學(xué)報(bào)告、會(huì)議文獻(xiàn)及期刊等幾類。分析該檢驗(yàn)檢疫局的圖書資料室中各類圖書整理，據(jù)資料統(tǒng)計(jì)，該圖書資料室有各類圖書3萬余冊(cè)，其中，各類科技期刊就有100多種，中外文如英、俄、德等期刊有50多種，標(biāo)準(zhǔn)匯編有1萬多冊(cè)。該檢驗(yàn)檢疫局為了充分發(fā)揮館藏文獻(xiàn)的作用，其將館藏資料分為了科技圖書、期刊、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及網(wǎng)絡(luò)查詢下載資料等幾類，第一，科技圖書，以《中國圖書資料分類法》為依據(jù)，采用微型計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類、編目和排架；第二，期刊，分為專業(yè)期刊、檢索性期刊，將中外文期刊分開，過刊和現(xiàn)刊分開，對(duì)于過刊的處理，按年度裝訂成冊(cè)，并分類存放；第三，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)使用范圍分為國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)；第四，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，圖書資料室配置用于圖書編目、資料檢索和網(wǎng)絡(luò)資料查詢的微型計(jì)算機(jī)。

3、規(guī)章制度和開展咨詢服務(wù)。為了保證圖書資料規(guī)范，建立了圖書室管理制度，同時(shí)也開展了咨詢服務(wù)和館際互借服務(wù)，幫助科技人員及時(shí)查找所需要的資料，通過辦理大型綜合圖書館和部分大專院校圖書館等單位的公用借書證，不僅方便了科技人員圖書資料的借閱，也彌補(bǔ)了本單位圖書資料的不足之處。

（二）科技檔案的管理

科技檔案是按照本單位歸檔制度，記錄真實(shí)歷史信息和勞動(dòng)成果，并集中保管的技術(shù)文件材料，具有真實(shí)性、專業(yè)性、保存性的特點(diǎn)。科技檔案具有現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值、歷史鑒證和長期工作考察的作用，因此，在科技檔案管理中，應(yīng)注重資料收集、整理、保管和鑒定等方面的管理。分析科學(xué)技術(shù)研究文件材料檔案的立卷范圍，主要包括科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果登記和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及推廣應(yīng)用等五個(gè)階段，其中，在研究實(shí)驗(yàn)階段，主要包括原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)編制、專利申請(qǐng)材料等內(nèi)容，在科技檔案管理中，只有確保了科技檔案的內(nèi)容質(zhì)量和案卷質(zhì)量，才能保證科技檔案管理到位。

因此，在科技檔案管理中，應(yīng)做好檔案資料質(zhì)量管理，在科研檔案立卷歸檔制度基礎(chǔ)上，第一，做好歸檔前控制，包括準(zhǔn)備建檔和進(jìn)檔的科技文件，當(dāng)科技人員申報(bào)科研指標(biāo)項(xiàng)目和填寫計(jì)劃任務(wù)書后，有科技管理部門對(duì)申報(bào)的文件進(jìn)行審查，注重重要材料的審查，安排專門人員負(fù)責(zé)科技文件收集、整理、保存等工作，以保證歸檔材料的正確性和完整性；第二，歸檔時(shí)控制，在資料檔案歸檔管理注重，一方面，采用集體審查的方式對(duì)科技文件材料進(jìn)行審查和鑒定；另一方面，做好科技文件材料的歸檔整理，尤其是科技材料的真?zhèn)舞b別、內(nèi)容質(zhì)量的鑒別和檢查書寫是否已符合檔案要求，安排專業(yè)的專家鑒定委員會(huì)對(duì)科技文件材料進(jìn)行審查和鑒別，由于科技檔案的專業(yè)比較廣泛，技術(shù)也較復(fù)雜，為了方便技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)鑒定委員會(huì)審查和評(píng)價(jià)，也可以采用科技成果查新檢索，以保證科技檔案的質(zhì)量；第三，反饋控制，檔案管理部門安排專業(yè)人員對(duì)科技文件檔案進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)，若發(fā)現(xiàn)科技檔案有問題，應(yīng)及時(shí)糾正，使科技檔案更富有成效性。

結(jié)束語

隨著生產(chǎn)技術(shù)和科學(xué)工作的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都實(shí)現(xiàn)了大量的科技成果，為了有效記載本單位科學(xué)技術(shù)的勞動(dòng)成果，做好科技資料和科技檔案的保存和管理是非常重要的，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來加強(qiáng)科技檔案與科技資料的管理，做好科技資料與科技檔案的收集、整理、保存和歸檔管理，使科技資料和科技檔案有效轉(zhuǎn)化為物質(zhì)生產(chǎn)力。

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