談高校檔案分層管理模式的構建*

陳海靜 沈 榮

（1.常熟理工學院檔案館，江蘇常熟，215500；2.常熟市檔案局，江蘇常熟，215500）

分層管理是對管理對象劃分層次，設計相應的層次管理目標、手段、方法，實施與層次相對應的有效管理。分層管理能有效減少管理手段、方法層次與管理對象發展層次的不對稱而導致的管理資源浪費。高校檔案事業發展水平以高校整體建設水平為依托，高校分層決定了高校檔案事業發展的層次性。高校檔案建設頂層設計應納入“分層管理”原則，并構建高校檔案分層管理模式，對不同層次檔案建設對象的建設目標、管理手段、評價指標等進行分層設計，對不同層次檔案建設對象提出不同的建設要求。

1.構建高校檔案分層管理模式的必要性

1.1 適應高校分層的必然趨勢

隨著高等教育的大眾化、規模化與多元化，我國高等教育的分層分類格局初步形成。這在一定程度上是社會需求和高校自身發展的結果，但起主導作用的是政府對高等教育資源宏觀配置的差異性。從微觀單體來看，高校內部教育資源配置也存在諸多缺失,配置不平衡、結構不合理現象普遍存在，檔案等其他專業技術崗是缺失的重災區。高校檔案部門獲取資源的能力取決于高校層次以及高校內部教育資源的分配機制，包括人、財、物力資源，而這些資源要素的配置程度是高校檔案建設水平高低的決定性要素。高校檔案建設必須堅持與資源配置相適應的適度發展規模，才能使有限資源發揮最大效益。以高校層次與資源配置為重要參考指標，對高校檔案建設對象進行分層，并根據各層次的管理需要，設計相應的管理目標、管理手段、管理職能層次，最終構建分層管理模式，成為適應高校分層條件下高校檔案事業發展的必然趨勢。

1.2 檔案內部資源保有量差異的必然結果

如果將高校檔案事業獲取的人力資源、財力資源、物力資源等稱為外部資源，那么高校檔案部門自身的資源儲備就稱為內部資源，高校檔案部門內部資源的保有量也是決定高校檔案事業建設規模的核心要素。檔案實體、檔案信息、檔案編研產品等都是內部資源的組成形式。不同高校其檔案資源的保有量存在較大差異，這些差異以物化方式或數字化方式體現出來，如案卷數量的差異、數字化檔案資源占據存儲空間的差異、檔案編研產品數量與質量的雙重差異等。檔案內部資源保有量與高校層次呈正比例關系，處于金字塔尖的高校，檔案建設不僅能獲得更多的外部資源，同時也具備更豐富的內部資源作為支撐，檔案事業建設的規模、速度和效率都會遠高于金字塔底端的高校。因此，結合內部資源的特點與特色，構建分層管理模式，是高校檔案事業建設的現實選擇。

2.構建高校檔案分層管理模式的意義

2.1 有利于實現資源的優化配置

從宏觀層面來講，分層管理就是從尊重外部與內部資源整體的有限性現實出發，構建與資源相適度的建設模式，避免因對資源的開發和利用陷入盲目或保守狀態而造成的資源浪費，使資源得到合理的開發與利用，實現資源的優化配置；從微觀層面來看，分層管理需要解決管理對象內部人力資源、財力資源以及物力資源等的調配問題，在建設對象分層的基礎上確定管理目標，在管理目標的引導下調配資源，有利于實現資源的整合與盤活。

2.2 有助于克服高校檔案建設同構同質化

高校檔案在建設過程中樹立了很多單體建設標桿，以江蘇省為例，位于省會城市的南京大學檔案館、蘇南地區的江南大學檔案館在行業內是領軍力量，吸引很多省內其他高校檔案部門前來參觀考察。但是無論是南大模式還是江大模式，都是不能被復制或效仿的。在現有管理體制、管理模式與考核體系的催化下，江蘇乃至全國，高校檔案建設同構同質化現象都不可避免。高校之間所承載校園歷史文化的厚重感不同，檔案作為文化附著的重要載體，高校檔案事業需要建設出濃厚的文化特色，才具有更加綿長的生命力。構建分層管理模式，以培育和打造檔案事業的優勢和特色為建設導向，克服建設過程的同構化與同質化難題，是高校檔案事業進一步拓展的有利保障。

2.3 能夠提高高校整體建設水平

圖1 高校檔案分層管理系統模型

檔案效益發揮的滯后性特點，使高校檔案事業發展面臨需讓位于教學、科研、管理等學校中心工作的尷尬境地。充分展示出高校檔案建設對高校發展的重要戰略意義，是高校檔案事業贏得寬松發展條件的前提。釋放檔案建設活力，需向改革與創新求解，打破盲目趨同的檔案建設格局，對建設對象與管理目標分層，消除較低層次檔案建設對象的力不從心之感，目標得當，才能發展出特色與水平。構建高校檔案分層管理模式，引導各層次檔案建設對象找準自身所處層次，發展符合自身層次的檔案事業，提升檔案建設水平，促使檔案建設與高校教學、科研、管理工作平衡發展、相互促進，能夠使檔案在高校教學、科研、管理活動中的應有價值得以充分發揮。致力于使高校檔案事業成為提升高校整體建設水平新的著力點與突破口，才能充分體現高校檔案事業在高校整體發展過程中的重大戰略意義。

3.高校檔案分層管理模式的構建原則

3.1 依法治檔原則

構建高校檔案分層管理模式是推動高校檔案事業科學發展的建設之需，而依法治檔則是促進高校檔案事業科學發展的強基之舉。構建高校檔案分層管理模式，必須以法律制度為保障，要加大依法治檔力度，提高法律制度的執行力。一方面，高校檔案分層管理模式應在《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規的指導下構建；另一方面，推動這一模式向縱深發展，也需要相關檔案法律法規的修訂與完善，盡可能做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究，用檔案法治保障高校檔案事業的科學發展。

3.2 適度規模原則

構建高校檔案分層管理模式需要堅持適度規模原則，以高校建設規模、內部檔案資源保有量與資源的有效配置為依據合理劃分檔案建設規模。分層管理的價值追求在于避免將管理對象單層化來解決管理問題，而是在管理對象分層后，實現管理手段的分層。確定適度的建設規模，就是在解決管理對象的分層問題，這是合理進行建設規劃、決策、組織、控制、指揮等管理手段的前提。堅持適度發展規模，能夠有效避免將單一的管理手段應用到不同的管理對象上，有利于資源的優化配置，從而發揮出適度規模效益。

3.3 分類適用原則

以高校建設規模、內部檔案資源保有量與資源的有效配置為依據劃分檔案建設規模，解決建設對象的分層分類問題。針對不同層次的建設對象，應體現出層次化的管理手段與衡量標準。對不同的建設對象，管理方法的導向性不同，最終管理目標也不同，這是高校檔案分層管理模式的基本指導思想，也是構建原則。管理手段與評價指標的設計與執行需要堅持分類適用原則。

4.高校檔案分層管理系統模型設計

在高校檔案分層管理模式構建原則的指導下，構建高校檔案分層管理模式的基本思路是以高校層次、資源的有效配置、檔案內部資源的保有量為依據合理劃分檔案建設對象的層次；對每一層次建設對象設定差別化的管理目標，運用差別化的管理手段，體現管理的層次；對管理手段的執行情況與目標的實現程度，采用不同的評價標準，堅持評價的層次。總體來說，高校檔案分層管理模式需要從對象層、管理層、評價層三個層面同步構建。下文將從對象層、管理層、評價層三個層面建立高校檔案分層管理系統模型，對高校檔案分層管理模式進行直觀闡述。

4.1 對象層

通過對江蘇省多家不同規模高校檔案建設情況的調查，高校檔案建設對象的層次分明，與高校層次交相呼應，基本呈現高、中、低三個層次。層次差別主要通過案卷數量、人員數量及構成、經費投入、數字化進程、編研能力、科研能力六個要素體現出來。建設對象三個層次在數量上有規律可循，從低層對象到高層對象，數量依次減少。因此，在系統模型中，用金字塔式來表現建設層三個層次的數量與層次狀態，從金字塔頂端到底端依次是高層對象、中層對象、低層對象。

4.2 管理層

管理層依據對象層的劃分確定管理目標與管理策略，管理目標的制定要考慮資源的可承受程度，管理策略的選擇則需在管理目標的引導下進行。高層對象上述六要素的充盈度高，具備充足的資源與技術基礎完善利用服務，服務是管理的側重點；中層對象具備一定的資源基礎，信息化工作相對滯后，技術是管理突破；低層對象各要素狀況都較為疲軟，強化內容，加強檔案資源建設是管理重點。因此制定管理目標與選擇管理策略的基本思路應是：高層對象堅持服務的導向性、中層對象堅持技術的導向性、低層對象堅持內容的導向性。

4.3 評價層

評價層針對管理層的實施效果做出評價，對管理目標的實現程度進行定性或定量評估，以檢驗管理目標的實現狀況與管理策略的適用狀況。針對高層對象的服務型管理，服務質量與服務效率是評價重點，因此應以用戶滿意度評價指標為核心展開全方位綜合評價；針對中層對象的技術型管理，則應側重于信息化評價指標，對軟硬件設施配備、使用以及網絡技術等的運用情況進行重點評價；針對低層對象的資源型管理，則堅持以館藏優化程度為評價重點，對各類別檔案收集、征集的齊全完整程度進行重點評價。

高校檔案分層管理系統模型搭建了高校檔案分層管理模式的戰略框架，闡明了分層管理模式的基本思路，為進一步研究奠定了基礎。針對不同層次管理對象如何制定管理目標；服務型、技術性、資源型三種管理策略的具體規劃；評價層的具體結構及測評要素的設計與論證都將是高校檔案分層管理模式戰略構建的重點，筆者將會進一步展開深層次研究。

*本文為2012年江蘇省檔案局科技項目“高校檔案分層管理模式研究”（項目編號：2012-17）研究成果之一。

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