基于知識鏈的數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架

胡鳳華 袁繼軍

（上海交通大學(xué)檔案館，上海，200030）

知識經(jīng)濟(jì)時代，“知識成為財(cái)富之源”。數(shù)字檔案館傳統(tǒng)的信息服務(wù)已不能滿足社會的知識需求，知識服務(wù)將成為數(shù)字檔案館服務(wù)創(chuàng)新趨勢與核心競爭力。目前，檔案知識服務(wù)研究受到了國內(nèi)學(xué)者越來越多的關(guān)注，但研究的重點(diǎn)側(cè)重于檔案知識服務(wù)的內(nèi)涵、特征、必要性、可行性等基本理論層面，缺乏從實(shí)現(xiàn)視角出發(fā)對檔案知識服務(wù)整體性、系統(tǒng)性的應(yīng)用研究。本文借鑒國內(nèi)外企業(yè)界知識鏈理論，圍繞數(shù)字檔案館知識服務(wù)業(yè)務(wù)流程，建立了以數(shù)字檔案館知識鏈模型為核心的服務(wù)體系框架，希望對知識服務(wù)的實(shí)踐活動起到參考作用。

1.數(shù)字檔案館知識鏈模型

知識鏈概念最初由美國哈佛商學(xué)院教授邁克爾·波特（Michael E·Porter）提出，他從供應(yīng)鏈的角度出發(fā)，“認(rèn)為知識鏈?zhǔn)切纬梢粋€知識組織創(chuàng)新周期的一系列互動過程”。這一過程包含四部分,即內(nèi)部意識、內(nèi)部反應(yīng)、外部反應(yīng)、外部意識。美國學(xué)者C.W.Hollsopple和M.Singh從組織內(nèi)的知識核心競爭力的關(guān)系角度出發(fā)，提出了更系統(tǒng)的知識鏈模型。該模型由知識獲取、知識選擇、知識生成、知識內(nèi)化、知識外化等5個主要活動和領(lǐng)導(dǎo)、合作、控制、測量等4個支持性的活動組成。隨著知識經(jīng)濟(jì)逐漸主導(dǎo)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，知識鏈這一概念引起了國內(nèi)外管理學(xué)家密切關(guān)注和跨國公司的廣泛應(yīng)用。

知識鏈理論揭示了企業(yè)的經(jīng)營活動不再是以物流活動為中心，而是以知識流、價值流的活動為中心，圍繞知識的創(chuàng)新而展開［1］。企業(yè)通過對知識鏈活動進(jìn)行管理，可充分發(fā)揮企業(yè)整體優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的最大化，促進(jìn)企業(yè)知識的創(chuàng)新發(fā)展。

圖1 數(shù)字檔案館知識鏈模型

數(shù)字檔案館知識服務(wù)是以滿足用戶（廣義和狹義）多元化、個性化、集成化、知識化的需求為目標(biāo)，圍繞知識獲取、知識選擇、知識整理、知識增值、知識存儲、知識共享、知識創(chuàng)新等無限循環(huán)的過程。其本質(zhì)是以檔案知識流、價值流為核心，實(shí)現(xiàn)檔案知識的增值創(chuàng)新，提高數(shù)字檔案館的核心競爭力。數(shù)字檔案館知識服務(wù)的業(yè)務(wù)流程與理念跟企業(yè)知識鏈管理極具相似性，筆者由此引進(jìn)知識鏈管理理論，嘗試建立了數(shù)字檔案館知識鏈模型，如圖1所示。在這個模型中，人（用戶、檔案人員或服務(wù)團(tuán)隊(duì)）、資源、知識、管理、技術(shù)等以知識鏈為核心有機(jī)集成，形成了一個既相互聯(lián)系、相互影響而又不斷循環(huán)的知識服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

圖1數(shù)字檔案館知識鏈模型的應(yīng)用主要分為七個階段。知識獲取，就是從數(shù)字檔案館館內(nèi)外獲取相關(guān)信息知識資源；知識選擇，就是根據(jù)服務(wù)主題需求，對獲取的信息知識資源價值進(jìn)行評估；知識整理，就是對知識信息資源按照知識的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，運(yùn)用分類組織方式、工具和標(biāo)準(zhǔn)［2］，規(guī)范知識資源管理；知識增值是知識服務(wù)人員在知識整理的基礎(chǔ)上，運(yùn)用自身的知識、智力和創(chuàng)新能力，形成新的知識產(chǎn)品，該產(chǎn)品不僅僅是對歷史事實(shí)的重新客觀描述，還反映了檔案人員在進(jìn)行知識服務(wù)時的思維過程和專業(yè)意見；［3］知識存儲，就是通過適當(dāng)、有效的方式將知識服務(wù)成果存儲起來；知識共享，就是通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、組織協(xié)作與交流環(huán)境，將知識服務(wù)成果提供給用戶；知識創(chuàng)新，就是用戶將知識服務(wù)成果應(yīng)用在其職能活動中，實(shí)現(xiàn)工作上的創(chuàng)新發(fā)展。知識鏈模型中的知識并非必須沿著單一順序流動，各個環(huán)節(jié)之間均可有知識的傳遞與互通。例如知識信息資源庫中一些整理有序的知識或知識產(chǎn)品可直接應(yīng)用到知識服務(wù)中，解決用戶的知識需求。

數(shù)字檔案館知識鏈模型的提出，有助于規(guī)范檔案信息資源向知識轉(zhuǎn)化的過程管理，提高檔案知識服務(wù)的質(zhì)量和水平。由圖1分析可知，一是體現(xiàn)了人在數(shù)字檔案館知識鏈管理中的主體作用。從數(shù)字檔案館知識鏈管理的各個環(huán)節(jié)來看，人的作用不可或缺。知識的增值、創(chuàng)新主要依賴于知識服務(wù)人員的知識結(jié)構(gòu)、智力水平和綜合創(chuàng)新能力。二是體現(xiàn)了“系統(tǒng)優(yōu)化”思想。在知識的傳播過程中，可以對數(shù)字檔案館知識服務(wù)進(jìn)行全流程、動態(tài)的跟蹤與協(xié)調(diào)，運(yùn)用數(shù)字檔案館的信息資源和人才資源等要素，來規(guī)范檔案知識服務(wù)的過程管理，優(yōu)化資源配置，增強(qiáng)檔案知識服務(wù)效能。三是體現(xiàn)了檔案信息資源集成創(chuàng)新的循環(huán)性。數(shù)字檔案館知識鏈模型有助于檔案信息資源的增值，當(dāng)用戶利用檔案知識服務(wù)成果并同自身隱性知識進(jìn)行集成應(yīng)用時，新的知識就被創(chuàng)造了。這些新的知識資源返回到數(shù)字檔案館知識庫，實(shí)現(xiàn)了檔案知識信息資源的增值。

2.數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架

圖2 數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架

根據(jù)系統(tǒng)論的觀點(diǎn)，體系是“由若干事物或某些意識既相互聯(lián)系又相互影響而構(gòu)成的具有特殊功能的一個整體”。構(gòu)建數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架重在從整體上、系統(tǒng)上規(guī)劃數(shù)字檔案館知識服務(wù)過程的實(shí)施，既要包括檔案知識資源的管理及服務(wù)，還要統(tǒng)籌考慮實(shí)施知識服務(wù)過程的眾多影響因素。上文構(gòu)建的數(shù)字檔案館知識鏈模型，通過知識在鏈條上的流動把數(shù)字檔案館知識服務(wù)所涉及的眾多要素集成起來，形成一個有機(jī)的管理體系，優(yōu)勢互補(bǔ)、協(xié)調(diào)發(fā)展。由此，筆者創(chuàng)建了一個以知識鏈模型為核心、知識服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃為導(dǎo)向、知識服務(wù)技術(shù)模塊為支撐、知識服務(wù)組織管理模塊為保障、知識服務(wù)科學(xué)評價模塊為監(jiān)督，具有內(nèi)在聯(lián)系、相互影響、動態(tài)發(fā)展、開放包容的數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架,見圖2。

知識服務(wù)戰(zhàn)略管理模塊：知識服務(wù)戰(zhàn)略決定著數(shù)字檔案館建設(shè)的功能定位與科學(xué)發(fā)展，也影響著檔案館自身的建設(shè)與發(fā)展。戰(zhàn)略規(guī)劃的制定有助于對知識服務(wù)的開展進(jìn)行宏觀上的指導(dǎo)。數(shù)字檔案館要聚焦檔案服務(wù)利用體系建設(shè)這一重要命題的實(shí)踐探索，結(jié)合館藏實(shí)際，從宏觀上把握服務(wù)需求，著力于把檔案庫打造成信息庫、知識庫、思想庫，實(shí)現(xiàn)我國由檔案大國走向檔案強(qiáng)國的根本轉(zhuǎn)變。

知識服務(wù)組織管理模塊：該模塊是數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系有效運(yùn)行的基本保障。數(shù)字檔案館的組織管理機(jī)制應(yīng)圍繞知識鏈這個核心進(jìn)行變革和創(chuàng)新，形成動態(tài)的組織管理模式和行之有效的服務(wù)機(jī)制。通過數(shù)字檔案館組織管理的程序化、規(guī)范化、制度化，將數(shù)字檔案館的知識鏈各要素有機(jī)融入知識服務(wù)實(shí)踐活動之中，最終向用戶（廣義與狹義）提供個性化、專業(yè)化、多元化、系統(tǒng)化的知識服務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館知識服務(wù)的戰(zhàn)略目標(biāo)。數(shù)字檔案館的組織管理模塊包括以知識為基礎(chǔ)的團(tuán)隊(duì)組織結(jié)構(gòu)，營造以知識為導(dǎo)向的組織文化，建立以知識服務(wù)、知識創(chuàng)新為目標(biāo)的科學(xué)管理制度。

知識服務(wù)技術(shù)支撐模塊：該模塊是數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架有效運(yùn)轉(zhuǎn)的有力支撐，也是數(shù)字檔案館知識鏈各個環(huán)節(jié)管理的主要工具。主要由以人的智能為主導(dǎo)，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段的、人機(jī)結(jié)合的各類管理系統(tǒng)組成。通過現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于知識鏈管理各環(huán)節(jié)，能夠迅速提高檔案信息向檔案知識轉(zhuǎn)化的速度，有助于隱性知識更加顯性化，促進(jìn)檔案知識的傳遞與共享，推動檔案知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新。

知識服務(wù)科學(xué)評價模塊：該模塊是數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架有效運(yùn)作的監(jiān)控機(jī)制，其重點(diǎn)是知識鏈各個環(huán)節(jié)運(yùn)行質(zhì)量的評價。它主要由方案評價、過程評價、成果評價、效益評價等組成。方案評價重在對用戶需求、服務(wù)用戶需求與人才資源配置方案的評估論證；過程評價重在對知識鏈的“知識整理”、“知識增值”二個環(huán)節(jié)質(zhì)量的評估；成果評價重在對知識鏈“知識共享”即服務(wù)成果這一環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量和水平的評估；效益評價重在用戶方與服務(wù)方通過實(shí)踐來檢驗(yàn)服務(wù)成果的效益。通過對評價結(jié)果進(jìn)行縱向或橫向地分析，了解數(shù)字檔案館知識服務(wù)效果，總結(jié)檔案知識服務(wù)實(shí)踐過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，適時調(diào)整，制定新的策略，形成新的服務(wù)模式。

通過對圖2的分析表明，知識鏈?zhǔn)菙?shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架的內(nèi)在動力。數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架中“鏈”與“模塊”之間互為支撐，又互為影響。失去知識“鏈”這個核心要素，數(shù)字檔案館的知識服務(wù)將失去系統(tǒng)性和連續(xù)性，成為毫無目標(biāo)與關(guān)聯(lián)的分散活動。數(shù)字檔案館的知識服務(wù)體系框架也將成為毫無根基的“空中樓閣”。只有把握知識鏈這個核心要素，以戰(zhàn)略規(guī)劃為指導(dǎo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好內(nèi)外環(huán)境因素，堅(jiān)持以用戶需求為宗旨，強(qiáng)化全程監(jiān)管工作，著力知識創(chuàng)新，才能不斷開拓適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)社會客觀需求的檔案知識服務(wù)工作新局面。

3.數(shù)字檔案館知識服務(wù)體系框架的初步實(shí)踐

近些年來，在國家信息化戰(zhàn)略的引導(dǎo)下，我國數(shù)字檔案館建設(shè)在全國各地得到了快速發(fā)展，與實(shí)體檔案館并舉已成為我國檔案事業(yè)發(fā)展的主流態(tài)勢。數(shù)字檔案館的建設(shè)，形成了內(nèi)容豐富，存量浩大的檔案信息資源庫。然而“信息超載”，“知識貧瘠”，如何“激活”這些檔案信息資源，增強(qiáng)檔案知識服務(wù)能力，成了數(shù)字檔案館建設(shè)亟待破解的瓶頸。檔案知識編研工作不僅是破解這一瓶頸的現(xiàn)實(shí)選擇，又是檔案知識服務(wù)的基本形式。國內(nèi)一些數(shù)字檔案館、數(shù)字圖書館建設(shè)以檔案知識編研管理工作平臺為抓手，應(yīng)用上文構(gòu)建的體系框架，初步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館從信息服務(wù)向知識服務(wù)模式的轉(zhuǎn)型，取得了積極的成效。

3.1檔案知識編研管理工作平臺流程與知識鏈管理過程的有機(jī)結(jié)合。分為：一、知識獲取，資源獲取的來源主要有五種：（1）館藏?cái)?shù)字化資源；（2）年度增量電子文件歸檔所形成的知識信息資源；（3）具有歸檔價值的網(wǎng)絡(luò)信息資源；（4）基于元數(shù)據(jù)規(guī)范等共建共享標(biāo)準(zhǔn)的館際資源；（5）檔案部門與其他部門的信息資源整合。通過對這幾類信息的加工、整合形成基礎(chǔ)知識資源體系存儲于知識資源庫。二、知識選擇，根據(jù)編研服務(wù)主題的需求，對知識資源庫信息進(jìn)行篩選，分類形成編研素材庫。三、知識整理，采用主題、專題、專項(xiàng)等層次結(jié)構(gòu)概念來組織各知識之間的關(guān)系。主題下可分若干專題，同一專題可從屬于不同的主題；每個專題又由若干專項(xiàng)組成，同一專項(xiàng)又可從屬于不同的專題。可按照編研的實(shí)際要求進(jìn)行動態(tài)的組織與調(diào)整。主題、專項(xiàng)、專題之間的關(guān)系通過該層次結(jié)構(gòu)串聯(lián)起來，可實(shí)現(xiàn)各知識之間的鏈接與導(dǎo)航，構(gòu)成知識網(wǎng)絡(luò)。四是知識增值，“編研的過程是集體智慧進(jìn)行知識創(chuàng)新的過程”。檔案知識編研管理工作平臺采用開放式、全方位的工作模式，吸納檔案知識服務(wù)人員及社會各界力量共同參與檔案編研工作，經(jīng)過知識內(nèi)化、知識外化形成深層次的知識加工精品［4］。五是知識共享。編研成果通過知識導(dǎo)航系統(tǒng)（專題導(dǎo)航、索引導(dǎo)航等）、網(wǎng)站地圖等方式在數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站上發(fā)布共享。六是知識的存儲，知識的積累是檔案知識服務(wù)的源泉活水。編研成果存入特色專題檔案知識庫，可促進(jìn)檔案信息的開發(fā)和再生［4］，以不斷豐富知識信息資源庫的建設(shè)。

圖3 數(shù)字檔案館檔案知識編研管理工作平臺主要實(shí)施技術(shù)

3.2檔案知識服務(wù)體系框架的技術(shù)支撐模塊、組織管理模塊和評價模塊服務(wù)于編研工作平臺知識鏈的各環(huán)節(jié)。技術(shù)支撐模塊著重對知識獲取技術(shù)、知識整理技術(shù)、知識共享、知識存儲等技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)新，見圖3。組織管理模塊主要是結(jié)合檔案館實(shí)際情況，構(gòu)建跨部門、專兼職結(jié)合、動態(tài)管理的檔案知識服務(wù)團(tuán)隊(duì)資源庫。根據(jù)服務(wù)任務(wù)需求將具有不同知識結(jié)構(gòu)和專長的檔案人員配置在一起共同進(jìn)行編研選題、加工等。評價模塊主要舉措是擬定相應(yīng)的評估指標(biāo)體系，按照評價指標(biāo)體系和評價方法通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、隨機(jī)抽樣法和定向發(fā)放法，向用戶發(fā)放數(shù)字檔案館知識服務(wù)評價問卷來獲得對知識服務(wù)成果的反饋意見。

4.結(jié)束語

面對知識經(jīng)濟(jì)時代的新形勢新任務(wù)新要求，升華數(shù)字檔案館管理與服務(wù)的定位，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，增強(qiáng)檔案服務(wù)能力，以滿足用戶的知識需求和知識創(chuàng)新為目標(biāo)的知識服務(wù)，是數(shù)字檔案館順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然選擇，也是知識經(jīng)濟(jì)的客觀要求。然而，數(shù)字檔案館知識服務(wù)的實(shí)施是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，目前，它的發(fā)展仍處于初級階段，一個良好的體系框架能更好的引導(dǎo)我們開展數(shù)字檔案館知識服務(wù)的實(shí)踐活動，而知識鏈先進(jìn)的理念為我們提供了構(gòu)建和完善知識服務(wù)體系框架的有效路線圖。

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