國家綜合檔案館檔案利用服務中心建設研究

張敏+王順+梁晨

摘要：筆者在調研我國綜合檔案館檔案利用服務中心和文獻研究的基礎上，探討了現代檔案館檔案利用服務中心建設的定位和內涵，分析了我國綜合檔案館檔案利用服務中心建設中存在的主要問題，并提出了解決對策。

關鍵詞：綜合檔案館檔案館建筑檔案利用服務中心

自2000年第十四屆國際檔案大會提出“檔案休閑利用觀”以后，我國檔案界越來越強調綜合檔案館的文化性和公共性，探討綜合檔案館如何轉型成為公共檔案館，成為像博物館和圖書館一樣受公眾歡迎的公共文化機構。

而我國綜合檔案館絕大多數是在“保管”理念下建造的，工作重心聚焦在收集和保管政府部門產生的檔案，主要是文書檔案，對外提供查檔服務僅是其整體工作的一部分，而且主要是滿足政府和社會的剛性查檔需求。在這樣一種功能定位和工作理念下，辦公用房和保管庫房占據了綜合檔案館建筑的絕大部分面積，而查檔或利用服務中心因利用者人數有限，僅占據了整個建筑很少一部分面積，而且主要是提供基本的查檔和閱檔環境。顯然，綜合檔案館現有的服務條件很難達到面向整個社會提供文化服務的目標，為了解決這個基本問題，部分省市率先提出規劃建設新型綜合檔案館，如廣東省檔案館和上海市檔案館。

這些新建的綜合檔案館是如何來構建自己的檔案利用服務中心？其中存在哪些經驗教訓？即將準備建設的綜合檔案館在檔案利用服務中心的建設上，到底應該遵循什么樣的理念，具體包含哪些內容呢？基于這些問題，筆者進行了較為深入的研究。

一、現代檔案館檔案利用服務中心建設的定位和內涵

筆者認為，要解決上述問題，首先要從理論上認識清楚，綜合檔案館作為一個文化服務機構，在現有的社會環境下，其檔案利用服務中心應該如何來設計，才能夠更好的實現該功能。結合文獻研究的結果，筆者認為，作為公共文化機構，綜合檔案館的檔案利用服務中心應該是開放、安全、舒適、多功能和智能化，充分體現了檔案館的文化氣息，徹底改變傳統檔案館在社會公眾心目中嚴肅呆板的形象。具體來說，包括如下三個方面：一是檔案館整體環境建設。包括檔案館館址選擇、與城市規劃相適應的布局、整體環境綠化、內部建筑的布局和藝術造型等。二是檔案館檔案利用服務空間的設計。包括根據社會不同類型用戶（包括潛在和現實用戶）的需要，設置不同用途的功能房間。基于人性化需求和辦公、學習需求，配置必要的輔助設施，充分體現檔案利用服務中心的舒適性、休閑性和便利性。三是不能夠簡單地把綜合檔案館檔案利用服務中心的功能局限在建筑和周圍設施上面，還應該包括綜合檔案館提供的資源和服務，以及提供的一些文化活動和娛樂項目。

二、目前我國綜合檔案館檔案利用服務中心建設中存在問題分析

筆者走訪了幾個老式綜合檔案館，也調研了幾個具有典型意義的新建設的省市和區縣綜合檔案館。老式綜合檔案館距離檔案利用服務中心建設目標相距比較遠，但新建設的綜合檔案館的檔案利用服務中心也有美中不足之處，綜合來看，這些問題主要表現在以下三個方面：

（一）作為公共檔案館，有的建筑本身的公共性凸顯不足。主要體現在兩個方面：一是交通不夠便利；二是建筑本身沒有檔案文化特色，有的新建檔案館就像一個偌大的空蕩蕩的辦公樓，缺乏公共文化機構的美觀大氣和文化內涵。

（二）在檔案利用服務中心的功能設計上，有的新建綜合檔案館只是把查檔窗口和查檔閱覽區區分開，分別設在兩個房間，并增大使用面積，而對于檔案利用服務中心的休閑功能和文化交流功能則基本沒有考慮，在配套設施的提供上，也不夠人性化。

（三）部分綜合檔案館把檔案利用服務中心等同于一座豪華的大廳，沒有提供相匹配的不同類型用戶需求的資源和服務。這就是為什么有些省市和區縣檔案館本身建設的五光十色，但仍然門可羅雀。利用者來到綜合檔案館，不僅僅為了欣賞這座建筑，而是為了來這里查閱信息和享受文化休閑。如果沒有需求的信息和相應的文化服務，利用者很快就會選擇離開。

三、檔案利用服務中心建設解決對策

依據現代檔案館檔案利用服務中心建設的定位和內涵，結合現存的一些問題，筆者提出采用綜合治理的辦法來解決該問題，同時注意建設的實效性，避免人財物的浪費。

（一）利用者在進入檔案利用服務中心之前首先接觸的是檔案館整個建筑，她留給利用者的第一印象如何，也會對利用者的利用需求產生影響。因此，綜合檔案館整體建筑本身是否充分彰顯公共性，就是一個先導條件。

所謂公共性，一是指交通便利，包括停車方便。二是建筑外圍本身就充分折射著一種開放和公共的精神，外圍環境一定是開闊和養眼的，給人一種放松和舒適的感覺，而不是一種要進入某個辦公機構那種緊張和壓迫的感覺。三是建筑進入通道便利（包括對殘障人士），視覺寬敞美觀，環境標引清晰準確。

例如國家圖書館新館，建筑本身就像一本厚厚的書，具有典型的文化象征意義；臨近地鐵、公交車站，交通便利，并設有殘障人士入口。圖書館附近種有大片綠植，門口設有存包處，樓下設有停車場，樓旁設有自行車存放處。建筑對面有超市、吉野家、北京銀行等設施。整個外圍環境非常開闊，步入大廳，映入眼簾的是寬敞明亮的閱覽環境，能夠讓利用者心情立刻放松和安靜下來，對國圖的親近之感也會油然而生。

（二）既然是作為公共文化服務機構，它的檔案利用服務中心就要充分彰顯安全、舒適和便利的理念，包括對利用者的基本生理需求和辦公、學習需求的充分考慮和實現。國際檔案建筑學者米歇爾·迪香在其著作《檔案館建筑與設備》第八節“向公眾開放區”中，指出開放區的建設包括三個方面內容[1]：

一是舒適和安全方面以及照明、取暖、空調、通訊、防噪音等方面的要求；出于保護檔案實體和信息安全考慮，檔案庫房區和檔案利用服務區要分開，利用者一般情況下是不能夠進入到庫房區的。另一方面，這種分區的設置還要便于工作人員調閱檔案。endprint

二是根據不同類型用戶的不同利用需求，設置相應的功能區間，包括接待廳和咨詢室、閱覽區、展覽和文化教育活動區、開會和討論區，以及提供閱讀設備等相關設施。例如上海市檔案館新館，五層是檔案文件資料查閱服務中心，設有利用接待處、檔案閱覽大廳、專題閱覽室和咨詢服務室，六層為電子閱覽廳，七層為多媒體視聽室和學生課堂，八層為檔案工作者之家和多功能廳，九層為會議室，十層為報告廳和觀光平臺。例如上海市檔案館新館的對外開放環境就提供了開展檔案展覽教育、社會課堂、咨詢利用、市場服務、學術交流、文化休閑等工作的基礎。

三是在不同功能區間和整個開放區間，提供滿足人的基本生理需求和工作學習休閑需求的相關設施。包括在每個開放樓層設置洗手間、飲水間，至少要在開放區間內設有安靜溫馨、綠化很好的休閑和休息區、餐飲區、上網沖浪區、書店等，配置公共休息室、咖啡廳、電話間和衣帽間等相關設施。例如國家圖書館新館，提供隨處可用的互聯網，在一層設有咖啡廳、研討室、報告廳、少兒圖書館，在二層設有咨詢臺、辦證處以及多臺自助辦證機、休息大廳、熱水供應處，以及ATM自動取款機。在每個樓層設有衛生間、飲水機（包括紙杯）。每個閱覽室里面設有多排書桌和座椅，桌下有插座；每隔10米，有一組休息沙發；有自動刷卡復印機，有專用檢索計算機和公共計算機。尤其是辦證等待區，設有舒適沙發，配以柔和的燈光，外圍是信息檢索區和數字瀏覽區，包括瀏覽政府公開信息、老照片、公益講座信息、電子化書籍、報紙等。那么，是否每個綜合檔案館都要建成像國家圖書館那么大的新館，這也不現實也沒有必要。一方面，取決于檔案館的經濟實力和館藏、利用人群數量，避免建成一味追求豪華的一座開放空城。另一方面，在具體建設上，要高瞻遠矚，避免短期效益，把綜合性檔案館的檔案利用服務中心建成一個大面積的查檔中心，換湯不換藥。

（三）對于利用者來說，公共文化機構的檔案利用服務中心，不僅僅包括建筑本身和相應輔助設備，還包括其提供的資源和服務。建筑只是一個物理存在，只有與先進理念、豐富資源和周到便捷服務結合在一起，才是一個有生命的存在，才能給利用者帶來真正的效益，才能真正走進利用者的心里，最終獲得利用者的認可和接納。

1.能夠提供豐富多樣化的資源

作為面向社會的公共文化服務機構，擁有的檔案信息資源必須是覆蓋和滿足整個社會的需求。因此，國家檔案局長楊冬權提出，建設覆蓋人民群眾的信息資源體系。要達到這個目標，一方面，擴大開放范圍，合理解密降密。另一方面，通過多種途徑包括借助社交媒體調整和完善館藏結構，使得館藏資源的主體不再僅僅是政府職能機構的文書檔案，還包括反映社會公眾切身利益和提供民族身份感的檔案。例如國家圖書館新館四層的數字共享空間，科研區提供涉及各個學科、領域和專題的數據庫，包括外文數據庫。非科研區提供包括政府已公開信息、老照片、公益講座信息、電子書籍，以及各種主題的視頻音頻休閑，并且設有為盲人、殘疾人提供上網服務的區域。

2.主動提供周到便捷的服務

作為公共文化機構，不僅要提供利用者所需要的檔案信息，還要以合適和便利的方式來提供。為了體現綜合檔案館的休閑性，首先，檔案館開放時間要貼近公眾的休閑時間。從我國的國情來看，可以實行節假日開放制度及“周六服務”日，周末開放閱覽室和展覽廳，逐步改變綜合檔案館呆板的作息制度，還給公眾在節假日利用檔案的權利。其次，提供交互式網絡查詢系統和即時通訊工具等現代社交媒體，使得用戶能夠順利完成自助式查找服務，同時主動幫助用戶解決利用過程中存在問題。

3.傾力打造文化休閑氛圍

賀冰在《英國綜合檔案館：公眾休閑的好去處》文章中提到：英國檔案館在“想方設法”吸引公眾上，可謂“用心良苦”，檔案館舉辦吸引各年齡層次公眾的檔案展覽，檔案館還利用面具、鬼臉和聲、光等技術手段，引起人們的興趣，舉辦各種活動，如：新聞發布會、專題講座等[2]。

總之，綜合檔案館要步入公眾的視野，融入公眾的生活，無論是在硬環境還是軟環境上，都要采取一種開放和服務的姿態，傾力把自己打造成一座文化中心，而不僅僅是一個滿足剛性查檔需求的查檔中心。

*本文系北京市檔案局科研項目：國家綜合檔案館建設研究（項目號：2013-01）和北京市組織部人才資助項目：基于利用主體的檔案信息服務體系研究（項目號：2011D005）成果之一。

參考文獻：

[1]米歇爾·迪香著，張克復、魏宏舉翻譯.檔案館建筑與設備（十）[J].檔案，1994（04）：39-44.

[2]賀冰.英國公共檔案館：公眾休閑的好去處[J].檔案，2001（01）：24-26.

作者單位：北京聯合大學應用文理學院endprint