綜合檔案館實際需求面積測算方法研究

侯佳

摘要：筆者分析了綜合檔案館實際需求面積測算方法中存在的問題，給出了基本館藏數量的測算方法，以及30年應進館的檔案和資料數量的測算方法。

關鍵詞：綜合檔案館檔案館建設測算

近兩年，到一些省市出差調研，看到不少地方在建設新的檔案館。新建的檔案館，無論是其建設規模、還是其功能設計以及檔案館的外形構筑都給人耳目一新的感覺，有的甚至讓人震撼。看到一些新檔案館投入使用后，檔案工作者忙碌的身影和檔案利用者滿意的笑容交織在一起時，真是切身體會到新一輪檔案館的建設，充分體現了黨和國家對檔案事業發展的重視，印證了檔案事業發展又進入了一個新的歷史階段。

但是，在令人興奮的同時，我們也看到了另一種現象：有的新檔案館在建成以后，大門口掛了幾個牌子。細問才知，原來是檔案館房子多了，并沒有多少檔案存放，別的單位就先來“借用”一下。有的新檔案館庫房面積很大，因為檔案不多，造成不少庫房一時半會用不上而閑置在那里，但工作用房幾乎到了一桌難求的地步。據說是因為購買社會化服務后，數字化人員、保安、保潔人員都要進駐，按照《檔案館建設標準》設計辦公用房時顯然沒有考慮到這些變化，而庫房因為特殊的設計很難調劑使用。有的新檔案館雖然規模很大，但前來利用檔案的人并不多，而每年用于檔案館的運營維護成本卻居高不下。這些現象的存在，從一個側面提醒了我們：檔案館建設要合理、科學，既不能太大又不能太小，既要能夠滿足需求但又不能貪大求全。應當本著實事求是的原則，嚴格按照《檔案館建設標準》的規定進行科學測算。

我們知道，檔案館建設規模的大小，關鍵的一個指標是庫房面積的大小。而庫房面積的測算依據則是館藏量。從這個角度可以說，館藏量的多少，決定了檔案館的庫房面積和其他用房的面積，從而決定了檔案館的建設規模。那么，檔案館的館藏量如何測算才可以比較合理呢？筆者試圖結合曾經的實踐進行淺析。

一、檔案館實際需求面積測算方法中存在的問題

2009年10月，筆者有幸參加了國家檔案局“中西部地區縣級國家綜合檔案館建設項目”的審查匯總工作。在近3個月的工作中，過手的各類統計數據可用海量形容。匯總中發現，檔案館基本館藏量測算是否準確，直接關系到檔案館建設規模的合理性和科學性。

“中西部地區縣級國家綜合檔案館建設項目”，是為了貫徹落實中央領導同志關于“加快中西部地區檔案館舍建設，增強檔案館庫抗風險能力”的重要指示，國家發展改革委和國家檔案局決定啟動的一項非常重要的工作。國家發展改革委和國家檔案局在有關通知中明確指出，中西部地區縣級國家綜合檔案館建設項目規劃，由中央和中西部地區地方政府共同投入并組織實施。通過采取多級投入的方式，用幾年時間，新建、改、擴建一批不符合《檔案館建筑設計規范》和《檔案館建設標準》的縣級國家綜合檔案館，充分發揮檔案館的檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件利用中心和政府信息公開查閱場所、檔案信息服務中心“五位一體”功能，基本實現中西部地區縣級國家綜合檔案館設施完備、功能完善、館藏豐富、利用便利的目標。

由于中央專項資金主要支持不符合《檔案館建筑設計規范》要求和未達到《檔案館建設標準》面積要求的縣（市、區）檔案館，并且嚴格規定了：“按照《檔案館建設標準》的規定，對現有建筑面積缺口大于20%（含）且具備基本建設條件的檔案館，列入新建范圍；對現有建筑面積缺口小于20%的檔案館，列入改、擴建范圍。”對于那些希望得到并且確實能夠得到新建或擴建檔案館項目的單位來講，準確測算檔案館實際需求面積顯得格外的重要。而決定檔案館實際需求面積的關鍵數據是：現有館藏檔案資料數量、年均接收檔案數量、到期未進館檔案數量。這些可以通過以下公式得到直觀的反映：

縣級檔案館30年內實際需求面積=現有館藏數量+到期未接收進館檔案數量+（年均接收檔案數量x30年）

在“中西部地區縣級國家綜合檔案館情況調查表填報說明”中，特別指出，“藏館檔案資料數量：指檔案館的基本館藏數量，即本地區黨政機關等形成的屬歸檔范圍的檔案數量，具體范圍按照國家檔案局發布的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》（國檔發[1986]2號）界定。以件為保管單位的檔案數量按每10件折合成一卷計算。年均接收檔案數量：指本地區各立檔單位形成的屬檔案館接收范圍的檔案數量（只計算基本館藏量）。到期未進館檔案數量：只計算基本館藏量。”

但從我們匯總的中西部地區縣級國家綜合檔案館情況調查數據來看，恰恰是以上三個關鍵數據存在的問題較多，主要表現在館藏檔案資料數量不準確、年均接收檔案數量懸殊過大、到期未進館檔案數量的測算缺乏詳實可信的數據。而影響這些數據的主要原因很可能是對“基本館藏數量”的理解和測算產生了歧義。

二、基本館藏數量的測算方法

一般來講，要正確測算“基本館藏數量”，首先，一定要厘清“基本館藏數量”的范圍界定。按照國家檔案局的有關通知規定，館藏檔案資料數量、年均接收檔案數量、到期未進館檔案數量都是指檔案館的基本館藏數量。

按照2011年11月1日國家檔案局令第9號《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》第二條的規定，“各級綜合檔案館依法接收本級下列組織機構的檔案：1.中國共產黨委員會及所屬各部門；2.人民代表大會及其常設機構；3.人民政府及其所屬各部門和單位；4.人民政協及其常設機構；5.人民法院、人民檢察院；6.各民主黨派機關；7.工會、共青團、婦聯等人民團體；8.國有企業、事業單位。各級綜合檔案館可全部或部分接收以上機構的下屬單位和臨時機構的檔案。鄉鎮機構形成的檔案列入縣級綜合檔案館接收范圍。”《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》第三條規定“新中國成立前本行政區內各個歷史時期政權機構、社會組織、著名人物的檔案列入綜合檔案館收集范圍。本行政區內重大活動、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業檔案列入綜合檔案館收集范圍。經協商同意，綜合檔案館可以收集或代存本行政區內社會組織、集體和民營企事業單位、基層群眾自治組織、家庭和個人形成的對國家和社會有利用價值的檔案，也可以通過接受捐贈、購買等形式獲取。”endprint

從上述規定中可以清楚地看到，對于一個國家綜合檔案館來講，其基本館藏量并不是僅僅指本地區黨政機關形成的檔案，而是“要貫徹科學發展、以人為本的理念，在檔案行政管理部門的監督指導下，按照統一規劃、分級管理的原則，依法開展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長久保存價值的檔案收集進館。”[1]如果不能正確理解上述規定的具體內容，局限于傳統的做法，則測算的數據可能會大大低于實際的檔案數量。

在編制檔案館建設方案時，世界各地通行的做法是，以應保存的館藏檔案數量、檔案館的業務流程以及為公眾提供服務等因素來確定建設標準。按照《檔案館建設標準》的條文說明，“考慮我國國家檔案館是按照行政區劃分級設置的情況，檔案館建設規模按行政區劃分級，以應保存的館藏檔案數量為基本依據。應保存的館藏檔案數量是指現存檔案、資料的數量和今后30年依照《檔案法》的規定應進館的檔案、資料的數量之和。”

一般來說，現有館藏量是一個定數，只要基本館藏量范圍界定清楚，統計準確不是一個難事。但是今后30年應當進館的檔案是一個變數，需要科學地進行測算。這里的關鍵是如何確定未來30年的年均進館量。科學測算則需要按照統計學的一般要義進行。我們知道，統計學是研究如何對事物隨機現象總體數量（包括人文與社會、自然等廣泛的領域）進行搜集、加工、整理以及推斷、分析、預測和決策的科學。在各類統計數據中，按數字尺度測量的觀測值亦即數值型（metric data）統計數據是進行變量測算中用的最多的一種數據。因為，數值型數據說明的是現象的數量特征，而且數值型數據可以采取計算方法得出。但在館藏量統計方面，由于要預測今后30年的進館量，所以在匯總相關數據的同時，一定還要進行相關的推斷、分析和預測。否則數據差異就會很大。

三、30年應進館的檔案和資料數量的測算方法

那么，今后30年應進館檔案、資料的數量之和該如何測算呢？

從《檔案法》的有關規定和檔案事業發展變化的趨勢看，各級國家檔案館隨著“兩個體系建設”的不斷深入，應進館檔案數量逐年增長已是一個不可回避的事實。所以，在測算今后30年應當進館的檔案數量時，應當綜合考慮以下幾種情況：

（一）穩定增加的數量

應分別選擇幾個列入本檔案館接收范圍的、近年來職能變化不大和職能變化很大的立檔單位近5年的檔案進館實際數量進行統計分析，計算出一個年平均進館量和年平均增量。

（二）特殊增加的數量

應選擇某個年度的已經被撤銷或被合并的立檔單位進行統計分析，計算出當年應接收的特殊檔案數量（因為隨著機構改革的深入推進，還會產生一些不可預測的特殊增量）。

（三）累計檔案的年增量

應對過去因庫房不足、或工作開展不到位等原因應進館而長期未接收進館的立檔單位進行普遍的統計分析，要一并計算出多年遞增檔案的年均累計數量。

（四）新領域檔案的年增量

應選擇一些因國家各項事業發展導致檔案工作領域拓寬而形成的新領域檔案進行統計分析，計算出年增量。

對以上4個方面的數量在各自計算出平均值后應當進行相加，并將求得的和再除以4，就可以測算出今后30年中某一年的進館檔案數量。然后，再將這個平均數乘以 30，就可以測算出今后30年可能要進館的檔案數量值。

用公式表示：

30后年將要進館的檔案數量=（年穩定增加的數量+年特殊增加的數量+累計檔案的年增量+新領域檔案的年增量）÷4 x 30

綜上所述，科學進行檔案館館藏量的測算，離不開統計，更離不開推斷、分析和預測。當一個新的檔案館建設方案是在一個來源可靠、計算準確的數據之上編制的，相信建成以后，既不會過大，又不會過小；既能按照國家規定建設一個獨立的檔案館建筑，又能夠避免多單位“混居”而產生一些安全隱患。有人說，細節決定成敗！如果能夠科學、準確地測算出檔案館的建筑面積，那一定也可以建設一個既能滿足檔案館各項功能發揮要求又能符合國情、民情的檔案館。

參考文獻：

[1]國家檔案局令第9號.《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》第一條. （2011-12-12） [2014-4-9]. http：// www.dangan.ningbo.gov.cn/dadt/yndt/201112/ t20111212_705349.html

作者單位：國家檔案局檔案科學技術研究所endprint