水電站工程檔案管理中《水電企業檔案分類表》的應用價值

摘 要：工程檔案管理工作是水電站工程建設的重要組成部分。在施工項目中只有對工程檔案進行有效的組織和管理才能夠保證工程項目竣工檔案的完整性、系統性和準確性，為水電站未來的管理和運行提供服務。《水電企業檔案分類表》中涵蓋了水電站的運行、基礎建設、科學研究以及設備檔案，是水電站工程檔案管理的重要依據。本文將以某水電站工程建設期檔案管理實踐中以《水電企業檔案分類表》為依據，制定合理的工程檔案分類方案，來說明《水電企業檔案分類表》在水電站工程檔案管理中的應用價值。

關鍵詞：水電站工程管理；水電企業檔案分類表；應用

水電站建設發展過程中，工程檔案也隨之發展。工程檔案是在整個水電站建設過程中產生的，它還是水電站工程后期使用、維護、管理、改建、擴建、審計等工作的重要憑證。工程檔案的收集、整理、分類、歸檔是一個繁瑣且十分重要的管理過程。在工程檔案管理中檔案作為一種內在聯系的文件體系，采用科學的檔案分類大綱是保證檔案文件體系健全的保證。某水電站的工程檔案分類大綱中運用了《水電企業檔案分類表》，并經過實踐應用，取得了較大的完善，并為該水電站的工程檔案管理提供了一套較科學的檔案分類管理體系。

1.工程檔案

水電站工程檔案是指從水電站工程項目的提出、立項、審批、設計、建設準備、施工過程、驗收等工程建設和管理過程中形成的一種用于歸檔保存的文字、圖紙、數據以及各種載體材料等。工程檔案作為水電站基本建設項目管理工作中的重要組成部分，它具有專業性、完整性、系統性、多樣性和實用性等特征。

2.《水電企業分類檔案分類表》在某水電站工程檔案管理中的應用

該水電站針對工程項目和工程檔案的管理，運用《水電企業檔案分類表》建立了該水電站的科技檔案分類大綱，此科技檔案分類大綱的主要特點表現為以下幾個方面：

2.1《水電企業檔案分類表》的總體框架不變，只根據具體工程情況做了局部修改。《水電企業檔案分類表》的總體框架分為目錄號、分類號、案卷號。檔案目錄號一律采用四位阿拉伯數字標示。根據該電站的具體情況，將第一位數表示流域，黃河為1；第二、三位數表示梯級水電站，該水電站序號為11；第四位數表示建設工期序號，新建為1，如果以后改建或擴建項目，則從2開始往后續。

2.2適當擴充分類號。該水電站對工程檔案提出了建設期檔案管理和分類方案類目體系的可包容性的要求，為滿足這種要求，對分類號做了適當的擴充。該水電站的工程有多個合同標段，因此便產生了多個施工子項目，而各個子項目尤其獨立的施工管理體系和施工文件，因此各個子工程的檔案具有獨立性和工程部位的獨立特征。為此，將分類號分為分類號（一）、分類號（二）。分類號（一）表示6-9大類類目組成；分類號（二）前兩位數表示電站工程的單位工程項目，后兩位數表示分部工程項目。

2.3具有區別對待和靈活使用的特征。此工程檔案分類大綱的區別對待和靈活使用特征滿足了該工程檔案管理中分類方案類目體系的嚴整性和相對穩定的要求。針對整個水電站工程來說，工程項目檔案的管理從階段來說包含了項目的提出，工程項目可行性的研究探討，項目的立項，項目的實地考察和設計，項目施工過程中設備的安裝，調試準備，工程完成后的試運行和竣工驗收等階段所形成的工程文件材料。

3.《水電企業檔案分類表》在實際應用中存在的問題

3.1該分類方法應用中原分類體系類目設置存在詳略不平衡現象。在實際的應用中原分類體系項目的類目文件有些偏多，有些偏少。從《水電企業檔案分類表》的總體體系上來看文中提到的設備類目、竣工圖類目等較為詳盡，并且其中的3、4級類目中對工程的部位和設備的臺套均作了分編，在此詳細類目的基礎上只要再對工程施工的標段、案卷號進行劃分即可滿足工程檔案的分類要求。部分類目下的4級類目只根據文件的形成規律作了簡單的歸納，針對不同合同施工文件的分類歸檔，需要對此類文件類目另設分類類目。

另外，針對工程檔案中同一3、4級類目的設置也存在不平衡現象。在實際的應用過程中該工程管理文件有些文件較多，能夠單獨組卷，而有些文件只有簡單的幾頁紙質文件，在工程管理過程中不利于文件的組卷和保管。

3.2工程檔案的類目不統一，實際應用中很容易混淆。針對該水電站工程在對其竣工圖進行第4級類目分類編制時，有些是按照專業對其進行劃分，有些則是根據工程部位進行劃分，這樣的劃分方法比較混亂，在實際的應用中很容易出錯。

4.針對《水電企業檔案分類表》在實際應用中存在的問題提出幾點建議

首先，在應用《水電企業檔案分類表》時應對分類表的分類層次進行重新審定，應用過程中除了要考慮工程文件的形成規律和有機聯系外，還要考慮到文件檔案在分類編制過程中形成的案卷數量。對于一些數量較少的案卷在分類時可以結合工程檔案管理的實際情況對其進行適當的合并處理，或者是減少文件檔案的分類層次。其次，結合電站工程實際，以“類別劃分明確、分類層次清楚、類目設置靈活、適用計算機管理、能夠準確反映工程性質和特征”為核心，對類目進行適當調整，便于實際運用。最后，根據國家相關的文件歸檔范圍和管理期限，在分列表的建設基礎上，增設第3方文件。

5.結束語

工程檔案作為水電站工程開發、建設過程管理中重要的依據，是工程管理中一項重要的管理工作。工程檔案管理工作十分繁瑣，因此采用科學合理的方法能夠保證工程檔案的完整性和準確性。《水電企業檔案分類表》對規范水電站工程檔案管理工作有著重要的意義。使用分類表能夠提高水電站工程檔案管理的水平。在實際的應用中可以根據實際工程檔案管理需求在分類表的基礎上對檔案分類類目進行擴建，但是在對企業檔案分類時應采取統一的分類標準，以做到更科學、更有效地管理工程檔案。

參考文獻：

[1]王曉輝，祝玫年.水電廠企業檔案分類表在拉西瓦水電站工程檔案管理中的應用[J]. 水力發電，2009（11）.

[2]段蓉.淺談水電站建設工程檔案的分類[J].四川檔案，2012（04）.

作者簡介：付敬文（1988.2—）， 女，漢族，浙江東陽人，本科，就職于青海黃河水電公司積石峽發電分公司，助工，從事檔案管理工作。