如何在電力施工企業中做好電子文件的歸檔

張彥

(中國能源建設集團甘肅火電工程公司,甘肅蘭州 730070)

如何在電力施工企業中做好電子文件的歸檔

張彥

(中國能源建設集團甘肅火電工程公司,甘肅蘭州 730070)

隨著科學技術的發展與進步,尤其是輔助設計CAD技術在電力施工企業中的廣泛應用,使得電子文件越來越多,這無形中增加了電子文件歸檔工作的難度,如何科學地收集和管理這些文件是廣大電力施工企業所要考慮的一個問題。所以,本文將對電力施工企業電子文件的特點以及電子歸檔工作中存在的問題和解決措施進行全面論述,以期對電力施工企業的電子文檔歸檔工作起到幫助。

電子文件 歸檔 措施

1 電子文件的定義及其特點

所謂電子文件,簡單來說,就是以數碼的形式存在,且能在通信網絡中進行傳輸的文件。這類文件來自于數字環境和數字設備,通常被存儲在磁盤、光盤、磁帶等載體中。目前,人們在生活和工作中經常接觸到的電子郵件、電子文書、電子圖紙、電子報紙等都屬于電子文件。電子文件無論是在其來源、歸檔、存儲,還是管理方面,都與傳統紙質文件有著明顯的區別,具體表現在:

第一,電子文件具有共享性。人們可借助計算機等數字設備,實現電子文件在通信網絡中的傳輸,供所有網絡用戶查閱;而紙質文件則具有明顯的排他性,因為它是唯一的。

第二,電子文件的查閱有賴于數字設備的支撐。電子文件的閱讀有賴于信息技術和現代化辦公手段的支撐,而傳統紙質文件則可被人直接閱讀和使用。

第三,電子文件對存儲手段和存放要求極高。傳統紙質文件歸檔之后,只要將其存放在檔案室內,并做好檔案室的防潮、防蟲措施即可;為電子文件的保存除了要求系統具有極高的安全性之外,還要求工作人員做好防磁、防潮方面的工作。

2 電子文件歸檔方式和途徑的選擇

電子文件通常會被存儲在某些載體中,如磁帶、光盤、磁盤等,這些載體一旦被損壞,文件內的資料便會徹底丟失,相比之下,紙質文件的載體則穩定的多,所以一定要采用科學的方式對電子文件進行歸檔。無數實踐證實,電子文件內的數據及可能因為采取了不當的存儲介質而丟失,如磁盤質量不佳,文件的可讀性會大打折扣。有時候人們會通過備份的方式來保證文件的安全性,但這會增加文件的歸檔成本以及工作量,目前最可行的辦法就是用光盤、網絡、專員對電子文件進行歸檔。

第一,成立專門的歸檔部門。企業要在內部成立專門的歸檔部門,尤其是電力施工企業,由于文件涉及的內容較為復雜,更是應該將各項工程形成的電子文件存儲在U盤、磁盤等文件中,交由歸檔部門統一管理。

第二,活用計算機信息管理網絡。電力施工企業可利用互聯網技術,在檔案管理部門與各業務部門之間構建一個電子文件傳輸網絡平臺,以提升電子文件的歸檔效率。此外,檔案管理部門也可利用這個平臺下載與項目工程有關的資料。

第三,委派專員負責歸檔。自建設部出臺《建設電子文件與電子檔案管理規范》以來,相關部門就要求各施工企業尤其是電力施工企業將工作中形成的各種數據、資料,以電子文件的方式,通過網絡專線,提交給管理部門,由管理部門委派專員對電子文檔進行歸檔與處理。在管理過程中,管理專員要按照相關部門的要求,定期整理文件編目,鑒定、更新文件內容,以滿足各部門對電子數據的需求。

3 電力施工企業電子文件歸檔工作存在的問題

3.1 電子文件歸檔工作缺乏制度的支撐,整體管理水平偏低

電子文件管理是一項專業性極強的工作,而且該工作本身就與電子信息技術有著千絲萬縷的關系,如果在落實工作時有一個完善的歸檔工作作為支撐的話,其規范性是絕對有所保證的。但在實踐過程中,有不少電力施工企業還沒有意識到這一點,他們依然在用管理紙質文件的理念和方式管理電子文件,就算有個別企業建立了規范的管理制度,但卻未發揮該制度應有的作用。有些企業在管理電子文檔時,僅僅是將其簡單的存放在電腦、磁盤和U盤中,忽略了對文件的更新,甚至沒有對電子文檔進行加密處理,使得文件輕易落入個人手中,以上這些現象都嚴重影響了電子文件歸檔工作的效率和質量。

3.2 組織領導對電子文件歸檔的認識存在偏差

目前,有相當一部分電力施工企業的領導還未意識到開展電子文件歸檔工作的重要性,將紙質文件管理和電子文件管理混為一談,認為將企業內部的文件必須完全保密,歸本企業所有,不能與他人共享。還有一些企業領導存在“能少文就少文,能不文更好”的掛念,認為只要將項目施工中形成的紙質文件收集起來進行統一管理即可,無需再耗費額外的時間和精力將這些紙質文件轉化成電子文檔,而且存儲這些電子文件還需要購置專門的設備和器材,這會增加企業的發展成本。但是,隨著尤其是輔助CAD技術的廣泛應用,施工單位的電子文件越積越多,若企業依然固步自封,堅持用紙質文件的話,就會導致企業與時代脫節。

3.3 電子文件歸檔軟件雖多,卻缺乏足夠的兼容性

現階段,一部分電力施工企業已意識到了電子文件歸檔的重要性,開發了諸如財務管理信息系統、合同管理信息系統、檔案信息管理系統、OA辦公自動化管理系統等電子文檔管理軟件和系統。但仔細分析卻會發現,這些系統都是針對各部門的業務特點開發的,只能應付業務范圍內的工作,更不用說彼此共享信息了。由此不難看出,要充分發揮這些軟件對電子文件歸檔工作的促進作用,首先就要想辦法提升軟件間的兼容性,實現信息的共享。在電力施工建設中,僅用一款軟件收集、整理施工作業中形成的所有電子文件是遠遠不夠的,但如果任由每一個部門隨意使用電子文件管理軟件的話,又會造成管理上的混亂,使其各自為政。就拿財務管理系統來說,該系統負責收集、管理和描述與財務工作相關的信息,對財務部門來說,這個系統是相當實用的。但我們卻很難將該系統中的數據和資料直接調入檔案管理系統中,可見軟件間缺乏兼容性的問題已嚴重影響了歸檔工作的順利進行。除此以外,在電力施工企業中,由于檔案管理部門的軟件更新、升級速度總比其他部門慢半拍,想要直接將其他部門的先進軟件安裝在檔案部的電腦上也是不現實的。首先,檔案管理工作人員不熟悉其他部門軟件的操作方法。其次,在一臺電腦上安裝過多軟件會影響其運作效率和檢索速度。

4 電力施工企業如何做好電子文件歸檔工作

從某種角度來將,電子文件歸檔的工作難度、要求均比紙質文件的歸檔高的多,這主要是因為,很多工作人員還不夠了解電子文件,認為電子文件只是一堆數據,不用像紙質文件那樣開展全面的歸檔工作,尤其是那些老員工,在工作中更是表現出了排斥、抵觸電子文件的態度,堅持認為紙質文件比電子文件更方便,既不愿意轉變思維,又不肯主動學習電子計算機技術,因而無法駕馭電子文件歸檔這份對計算機操作水平要求較高的工作。本文認為,電力施工企業在開展電子文件歸檔工作時,一方面要立足現實,本著與時俱進的精神,結合自身辦公自動化與信息管理的狀況和特點,建立完善的電子文件歸檔制度,定期組織管理工作人員參加專業技能培訓,為電子文件歸檔工作的開展掃清障礙。

4.1 構建科學、完善、規范的電子文件歸檔系統

對電力施工企業而言,為實現工程項目信息的全過程加工與處理,建立一套科學、完善的檔案管理電子文件歸檔系統是相當有必要的,這可以解決電力施工企業電子文件長期得不到管理的問題。通過運行這一系統,檔案部門可以對電子文件的前端進行實時控制,高效地收集、處理與加工電子文件,保證設計與歸檔工作同時進行,滿足各部門對電子文件的需要。在日常工作中,各部門的人員可根據工作需要登陸檔案系統,利用其中的電子文件信息在線查詢功能,下載、瀏覽、拷貝電子檔案。同時還要以電子文件歸檔系統為依托,建立配套的紙質檔案數據庫,規范檔案的管理,這一方面可以實現檔案的經濟價值,另一方面大大減輕了工作人員的壓力。電力施工企業的電子文件涉及項目工程的方方面面,任何一個環節出現閃失都會使電子文件的完整性、系統性大打折扣。所以,企業要通過建立科學的系統來規范電子文件收集歸檔工作,這樣才能明確各個單位的職責,做到有章可循。

4.2 做好電子文件的收集工作

落實電子文件歸檔工作的前提條件是保證收集工作的順利開展,只有從源頭上保證信息內容的真實性、客觀性,才能滿足各方對信息的需求。在日常工作中,工作人員除了要小心保管電子文件的載體之外,還要實行“電子版、紙質版各一套”的保管制度,尤其是要保證不同載體下信息內容的一致性。現階段,大部分企業都實現了辦公現代化,他們利用內部局域網實現了文件的批辦、傳遞、催辦。所以,電力施工企業在收集和管理電子文件時,要跟上時代的潮流,學會活用局域網和互聯網。

4.3 做好電子文件的歸檔、備份和鑒定等工作

在當前的社會環境下,電子文件的歸檔要滿足以下要求:(1)用光盤、磁盤等存儲載體刻錄下電子文件的最終版本,并設置一個保存期限(通常不超過一年)。(2)同一電子文件要拷貝三份,一份交由檔案部門管理,第二份交由業務部管理,最后一份放入企業系統,供全體人員查閱使用。(3)采用統一的格式存儲電子文檔,如無特殊要求,通常將圖像文件保存為JPG格式,文檔文件保存為DOC或TXT格式,數據文件保存為DBF格式,等等。(4)嚴格按照系統操作程序存儲電子文件,以免程序發生錯亂,因工作人員操作不當而導致電子文件丟失、損壞的現象比比皆是。(5)管理好各類歸檔軟件,工作人員的電腦上必須安裝權威的殺毒軟件,設置防火墻,以免計算機遭到黑客攻擊而導致數據外泄。(6)管理好硬件設備。重視計算機設備的養護,及時下載服務器升級補丁包,工作結束后要及時關閉計算機,以免其因超負荷運作而出現死機、系統崩潰的現象。

除此以外,由于電子文件對軟硬件設備的依賴度極高,定期開展電子文件鑒定工作是相當有必要的,各個部門要積極主動的配合檔案部門對電子文件的開放度、真偽、價值進行鑒定,以保證文件信息的實時性、完整性。

4.4 做好電子文檔存儲安全管理工作

對電力施工企業而言,落實電子文件歸檔工作的關鍵就是保證存儲載體的安全,該目標的實現可從軟件管理、硬件管理兩個方面入手。首先,為避免電子文件被他人以非法途徑竊取,每一個管理人員的電腦上都必須安裝殺毒軟件,設置防火墻。其次,要保證計算機在一個濕度、溫度適宜的環境下工作,定期登陸服務器網站下載最新的升級補丁包。這樣才能提升電子文件數據在網絡通訊傳輸中的保密性和安全性。

4.5 全面提升電子文件管理人員的綜合素質

電子文件管理是一份專業性極強的工作,沒有一定的專業知識和計算機信息技術水平是無法勝任的。所以,電力施工企業要舍得在人才培養方面投入人力、物力、財力,這樣才能大量引進一批具有計算機操作技能和專業知識的綜合性人才。當員工的工作步入正軌之后,企業要定期組織他們參加各種技術培訓,并通過宣傳,使之認識到電子文件管理工作的重要性。

4.6 嚴格按照電子文件歸檔原則展開工作

電力施工企業必須嚴格按照以下原則落實電子文件歸檔工作,以保證電子文件的可操作性,真正做到有章可循。

第一,核對、鑒定原則。在電子文件歸檔工作中,為保證電子文件的系統性、實時性、可讀性、有效性以及完整性,工作人員必須定期鑒定、核對電子文件的內容、真偽,并制定一個有效的保管期。鑒定完畢之后,用官方殺毒軟件檢測電子文件,確認未受電腦病毒影響之后,進行備份,然后轉錄到與應用網絡完全隔離的存儲器中。為方便其他部門利用、開發和閱讀電子文件,工作人員要將電子文件轉錄到一次性寫入光盤中作為備份,并編制文件索引。

第二,按時歸檔原則。電力施工企業各部門要通過硬件拷貝和發送郵件的方式,將已經形成的電子文件遞交給電子檔案室。然后由檔案管理對所有電子文件進行統一管理。比如,記錄下各部門使用檔案的時間,根據各部門的工作需要調配、發放檔案等。

5 結語

總而言之,電子文件歸檔工作對于電力施工企業而言,是一項全新、復雜且極其重要的工作,作為項目工程施工中不可或缺的一環,其工作效率、質量直接關系到了企業的成敗。相信隨著科學技術的騰飛,電子文件管理工作將成為檔案工作者的主要內容。筆者了解到,目前還有相當一部分企業沒有意識到開展電子文件管理工作的緊迫性,電子文件歸檔工作自身也存在很多不足之處,這些問題的解決很大程度上依賴于檔案管理人員的意識和觀念以及相關制度的執行,只要在各種軟硬件措施齊全的情況下,對電子文件管理進行規范的管理,才能適應檔案管理的現代化需要,發揮電子文件的經濟價值,從而推動電力施工企業的健康發展。

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