綜述檔案的形成

王英

(湖北職業技術學院,湖北孝感 432000)

綜述檔案的形成

王英

(湖北職業技術學院,湖北孝感 432000)

檔案是社會組織或個人在工作活動中采用書寫,繪制,拍照,錄音,錄像等方式記載,并保存下來供查考的原始信息,檔案的歷史可謂源遠流長。

人事檔案 檔案管理 真實性

根據考古證實，我國現存最古老的甲骨檔案出現在公元前14世紀前后的殷商時期，至今存在了四千余年。千百年來，隨著生產的發展和技術的進步，檔案的載體由早期的龜甲獸骨，青銅器皿，竹簡木牘，石料，兼帛等材料等發展為紙張，現代以后又出現膠卷，磁帶，計算機磁盤，光盤等為載體的新型檔案。與此同時，檔案形成者的范圍不斷擴大，從以官方機構為主要形成者，發展到各類企業、學校、醫院以至于家庭或個人都形成檔案；檔案的內容從主要記載國家事務，逐漸擴展為即在各種社會生產，生活和自然現象，檔案因此成為一種全面記錄和反映國家和社會歷史發展狀況的寶貴的信息資源。

1 何謂檔案

檔案是各類單位或個人在社會活動中直接形成的供保存備查的各種形式的原始記錄。

所謂原始記錄，是指首次生成并以一定方式記錄在某種載體上的信息。它包括行政文件，經濟文件，科研設計材料，手稿，日記，書信，家譜，照片，錄音，錄像，數字化信息等。比如:單位在行政管理工作中形成并保留下來的決定，會議記錄，在生產活動中形成并保留下來的生產計劃，產品設計圖紙，在商務活動中形成的客戶信息記錄，銷售情況記錄，在員工聘任和考核中形成并保存下來的表格，在財務管理中形成的會計憑證，報表，等等。

2 檔案從何而來

2.1 檔案形成者的類型

檔案形成者的類型非常廣泛，就組織的角度而言，檔案來源于依法成立并能以自己的名義行駛權利和承擔義務的各種組織，即“法人”。它包括各級黨政機關、各種工商業、金融保險業、房地產業、信息產業、服務業的公司、各類教育、科研、衛生、文藝、體育、社會福利機構，還有學會、協會、商會、等社會團體，檔案在這些單位內是按照職責分工連續地，有規律地形成的。

2.2 檔案與其形成者的關系

檔案是形成者的自身活動中的形成的，屬于同一個形成者的檔案之間存在著不可分割的密切聯系。比如；一個企業進行管理，開展經營活動形成的工作制度，操作流程和規范，各種會議記錄，各種合同和客戶等級，產品生產或銷售記錄，產權證明，財務賬目等，這些文件既是這個企業開展工作的工具，有記錄了其活動的實際過程，能夠全面、系統的反映這個企業的歷史活動面貌，是一個有機的整體，因此，這些檔案不能分散，應集中管理。

3 檔案如何形成

檔案是單位或個人在現實工作中形成和使用的各種文件的轉化物。由于單位和個人的社會職能、活動方式、溝通渠道不同，因此，其檔案在形成過程上也存在一定的差異。單位檔案的形成過程比個人檔案要復雜一些，它們一般都要經過一系列的工作程序之后才能形成。在這里我們以單位的檔案為主描述和分析其形成過程。

3.1 處理完畢的文件才能成為檔案

檔案是從文件轉化來的，檔案與文件是同一個事物的不同運動階段。文件是單位開展各項工作的辦事工具和溝通媒介，具有時效性。而檔案的主要作用是備考。所以，只有當文件處理完畢以后，不需要在單位的現行工作中運行了，才可以作為檔案保存。

3.2 文件能否轉化為檔案需要人們通過鑒定來決定

文件的查考利用價值主要是指其在事實、證據、知識等方面對人們和社會的有用性。在文件向檔案轉化的過程中，查考利用價值是檔案形成的關鍵因素和條件。只有具有查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存。

3.3 經過立卷歸檔集中保存起來的文件,才最后成為檔案

從檔案形成的過程看，檔案與文件之間有著天然的密切聯系.也有著明顯的區別，具體表現為:文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿:文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。檔案是由各種文件有條件地轉化來的，這就是檔案形成的一般規律。掌握檔案的形成過程和條件，是我們正確地處理文書工作和檔案工作之間的關系，科學地開展檔案管理工作的前提。

4 檔案的外在形式

檔案的外在形式是指其外貌特點。社會活動中原始信息記錄方式的多樣性決定了檔案形式的多樣性。

4.1 檔案實體的構成要素

檔案實體的構成要素包括檔案的載體、檔案信息的表達方式和檔案信息的記錄方式三個方面。

檔案的載體是指承載檔案信息的各種物質。我國從古至今使用過的檔案載體材料有甲骨、青銅、石材、竹簡木牘、縑帛、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等；從發展進程來旨，檔案載體制造工藝中的科技含量越來越高，體積越來越小，越來越輕便.而它們所承載的的信息量則越來越大。檔案信息的記錄方式，包括文字、圖示、圖像、聲音四種類型，例如，行政文化多采用文字表達方式，產品設計文件多采用圖示或圖像的表達方式等。

檔案信息的記錄方式是指檔案信息與檔案載體結合的手段，包括刻鑄、手寫、印刷、曬制、攝影、錄音、錄像、錄入、刻錄等方式。

4.2 文件用途的表示方式

文件有不同的用途，文種名稱則是文件用途的表示方式。時代不同，文件種類以及名稱也各不相同。例如:現代社會，各單位在行政管理中有章程、條例、命令、決定、意見、請示、意見、請示、報告、通知、通報、公告、計劃、總結等。

5 檔案的本質性質

檔案握原始的歷史記錄，這是擋案的本質性質，也是檔案區別于其他信息的主要特征。原始記錄性作為檔案本質屬性的根本原因在于，檔案是其形成者在工作活動中形成和使用的原始記錄的轉化物。首先，檔案是原生的或首次生成的信息而不是時候編寫或制作的再生信息，因而具有原始性的特點:其次，檔案的內容直接記載著其形成者工作活動的“現場”情況，可以客觀地再現當時的情形，因而具有記錄性的特點。在我國，檔案的原始記錄性受到國家法律的保護。《中華人民共和國檔案法》規定，對損毀、涂改、偽造檔案等行為，根據情節輕重，給與行政處分，直至依法追究刑事責任。因此，各單位的工作人員以及每個公民必須依法保護檔案的原始面貌，維護好歷史真實性的源頭。

[1]肖秋惠著.《檔案管理概論》.武漢大學出版社,2009年8月出版.

[2]張虹著.《檔案管理基礎》.中國人民大學出版社,2013年1月出版.

[3]朱玉媛 著.《人事檔案管理原理與方法》.武漢大學出版社,2011年11月出版.