綜合性醫院科研檔案管理工作現狀及應對策略

摘要：醫院科研檔案是科學技術研究活動的真實性歷史記錄，對科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定和信息分析決策具有重要的作用，但是目前綜合性醫院科研檔案管理工作往往相對滯后，仍然存在一定的問題。本文從科研檔案兼職管理員的角度分析了醫院科研檔案管理工作的特點，歸納了科研檔案管理工作中存在的主要問題，針對存在的問題探討了應對策略，對進一步規范科研檔案的收集、整理和加工具有積極的促進意義，以進一步發揮科研檔案的鑒定、咨詢與輔助決策等作用。

關鍵詞：檔案管理；科研檔案；現狀分析；策略

醫院科研檔案是指醫院科技人員在醫學科學研究活動過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的科技文件材料，是科學技術研究活動的真實性歷史記錄，是醫院科學技術儲備的重要形式，對科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定具有重要的作用[1]。近年來，多數綜合性醫院已設立了獨立的綜合檔案科，配備了專職檔案管理人員，甚至在全院相關科室設立了兼職檔案管理員進行各專業檔案的收集、整理、鑒定、歸檔及利用工作，總體而言檔案管理工作已逐漸步入規范化管理，但是目前綜合性醫院科研檔案管理工作往往相對滯后[2]，仍然存在一定的問題，基于此，本文探討了綜合性醫院科研檔案管理工作的現狀及應對策略，以進一步推進綜合性醫院科研檔案的規范、高效管理。

1醫院科研檔案管理工作的特點

醫院科研檔案是科學研究的基礎和條件，是進行科學技術交流的有力工具，是科技成果轉化為生產力的依據。因此，在科研檔案管理過程中，應重視科研檔案管理工作的特點，根據其特點精細進行科研檔案材料收集、整理、編排、保存與利用的環節工作。

1.1形成周期較長且連續性較強醫學科研項目一般需要經歷課題申報、立項、鑒定、申報獎勵以及成果推廣等過程，因此科研項目的檔案管理工作也是一個較長的周期性過程，需要涉及的材料與內容較多、時間跨度較大、覆蓋面廣泛。因此，醫學科研檔案的管理必須從立項開始，即讓科研人員從一開始就樹立科學規范的檔案管理意識，不僅可以啟迪科研思路，更能避免少走彎路。另外，由于醫學科研檔案形成的周期較長，為保持其完整性，宜采用分階段歸檔的方法，并使其保持有機聯系，以盡量減少階段性科研活動的影響。

1.2專業性較強且學科突出醫學科學研究課題多依據醫學學科專業設置分類，如內外婦兒等臨床學科，生理、生化、病理、藥理等基礎醫學學科，科研檔案則參照各自的專業自然形成，而在醫學科學研究中不同學科專業的科研工作有著各自不同的特點，因此醫學科研檔案的分類應體現出專業性的特征，依據專業分科管理檔案，并設置相應的編碼以分類存檔。

1.3學科綜合性強且項目協作多醫學科學研究是一項復雜的工程，目前許多重大課題往往需要多個交叉學科和邊緣學科的協作參與，醫學科學研究一般是多學科的綜合研究，聯合攻關。因此，科研課題形成的載體形式多樣，數量較多，綜合性較強，這是由醫學科學研究本身的特點所決定的，因而醫學科研檔案也具有較強的學科綜合性，管理人員需要具備更高的素質，在檔案分類管理時既要保持各個學科的相對獨立性，又要保持研究專題的完整性。

2醫院科研檔案管理工作存在的主要問題

2.1重視程度不夠，管理意識不強目前，多數醫院領導對檔案管理工作不夠重視，在科研管理方面多強調立項率、課題級別與成果產量等[3]，科研管理人員往往也缺乏科研檔案的管理意識，在日常科研管理工作中不注重在研究過程中對數據、文件資料的收集與積累，造成了原始記錄的不完整或丟失，因此容易導致科研檔案的歸檔、整理以及再利用等工作開展困難，科研檔案質量差、科研材料收集不齊全等情況，由此也影響了科研檔案管理工作的正常有效開展。

2.2檔案管理制度不夠完善由于醫院及科研管理部門領導對科研檔案的認識程度不夠，致使醫院科研檔案管理缺乏完善的制度、切實可行的規章制度來保證科研檔案的完整性。在日常科研管理工作中，對于哪些材料應歸檔、何時收集整理等都尚未建立健全有效的科研檔案管理制度，檔案管理人員缺乏積極主動的精神和歸檔的責任感，不能很好地指導和協助科研人員做好科研文件形成、積累、整理和歸檔工作，因而科研檔案管理多處于不完整歸檔和零散保管狀態，導致醫院科研檔案不能系統完整歸檔，影響了科研檔案的再利用工作。

2.3缺乏相應的管理條件和設施由于普遍缺乏科研檔案管理的意識，導致目前多數醫院尚缺乏科研檔案管理的硬件設施及相應的軟環境，在一定程度上導致科研檔案歸檔不完全和科研檔案資料的流失，主要表現在：科研檔案管理人員普遍缺乏系統專業的檔案管理知識，致使科研檔案難以從較高的層次進行管理；另一方面，多數醫院也缺乏專用的統一的檔案保管設施和現代化設備，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發[4]。

2.4檔案管理人員知識水平不高專職檔案管理人員多不具備檔案管理的專業知識，多由其他專業人員轉崗而來[5]，或僅僅經過零散的專業培訓，一般存在專業知識老化、知識面較窄、知識結構不合理學歷普遍偏低、現代科學知識貧乏、外語水平不高的特點，對科研歸檔范圍不熟悉；而兼職的科研檔案管理人員更缺乏檔案科學管理的知識，因而在一定程度上影響了科研檔案的規范科學化管理。

2.5科研檔案歸檔率低，現存材料不完整目前，綜合性醫院科研檔案管理存在的主要問題可能在于資料歸檔不完整，且歸檔率比較低。具體表現為科研過程歸檔意識不強，科研管理部門在制訂科研計劃時，并未真正地把科研檔案工作納入科研管理之中，科研檔案一般也只是涉及申請書、立項文件、成果形式、獲獎材料等[6]。同時部分項目負責人可能因為多種因素的影響，并未提交完整的歸檔資料，因此導致歸檔資料的不完整以及歸檔率低下。其次，由于職稱晉升、獎勵申報工作需要較多的使用科研歸檔資料，且不僅限于項目負責人或項目組成員，現實存在的情況下，借閱出的科研檔案甚至難以歸還或部分丟失、破損，在一定程度上也影響了科研檔案管理工作的效果和效率。

2.6醫院科研檔案開發利用率低下醫學科研檔案包含大量的科研信息，在科研決策、醫療診治、臨床教學等方面具有積極的借鑒和指導作用。由于科研檔案歸檔不規范及質量不高，目前科研檔案管理方面普遍存在著忽視開發利用的現象[7]。檔案室管理職責也多停留在傳統的管理和查閱上，尚未開設方便快捷的檢索渠道，科研檔案的作用也就無法顯現出來。

3綜合性醫院科研檔案管理工作的對策

3.1加強宣傳力度，提高科技人員檔案管理意識為進一步提高科研檔案的完整性、系統性、規范性，單純依靠檔案室專職管理人員、科研處兼職檔案管理員是遠遠不夠的，其主體應該在于廣大的科技工作者。因此需要加大對科研檔案管理工作的宣傳力度，增強各級醫院領導及科技人員檔案規范管理的意識，以取得科技人員的理解、支持、配合，在科研項目的初始管理階段，即注意收集、保存相關的原始研究數據、圖表、視頻等具有科研檔案存檔價值的數據信息，強化科研人員將科研材料歸檔管理的職責和義務。

3.2建立完善的健全制度，實現規范化、標準化管理參照《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》及醫院工作實際，首先建立健全醫院科研檔案管理的規章制度，構建由院長-檔案管理委員會-檔案管理機構-科研處兼職檔案管理員-各學科兼職科研秘書組成的檔案管理網絡系統，形成自上而下的檔案管理機制，運用行政手段和方法對檔案實行集中統一管理，強化集中式的管理體制；明確科研檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀等制度，并對科研檔案實行統一管理，推行檔案工作標準化、規范化管理，明確醫院科研管理部門及檔案管理部門在檔案管理中的責任，增強工作責任心，對應歸檔的材料做到心中有數，完善存檔措施，規范借閱制度，填寫\"科研檔案移交清單\"，做好科研檔案的移交工作，重視重要技術資料的連續性與完整性，把科研檔案工作與科研活動實行同步管理，對于文件材料形成情況要實行全程跟蹤管理。

3.3加強業務培訓，提高檔案人員的素質盡量選用檔案管理專業且熱愛檔案管理工作者擔任專職檔案管理員，兼職科研檔案員也應兼顧專業、責任心等。醫院可通過多形式、多途徑的業務培訓，不定期的組織進修學習，努力提高專職與兼職的科研檔案管理人員的知識體系，掌握科研檔案資料分類、管理等理論知識；檔案管理人員、兼職科研秘書也要加強自身學習，盡量掌握多學科的知識，如計算機應用基礎知識、網絡技術知識、數字化技術知識及相關的醫學知識，不斷提高自身的業務能力和水平。

3.4建立科研檔案管理獎懲機制對于科研課題，建議在管理費中分配一定比例的經費用于科研檔案歸集的獎勵，對于科研檔案收集、整理、上交、歸檔較好的科研項目給予一定的獎勵。若未能按期整理、歸集與報送科研檔案，則可以暫時扣發該部分經費，以此加大科研管理部門對課題組上交歸檔材料的控制力度，增強課題組的歸檔意識和緊迫感。

3.5創新管理理念，提高醫學科研檔案的管理水平創新是科學研究及其管理工作的靈魂，也是各項事業保持競爭優勢的可靠保證[8]。在科研檔案管理工作中，應進一步解放思想，更新觀念，努力培養科研檔案管理現代化的管理理念與意識，樹立科研檔案開發與利用的創新意識，充分發揮檔案作用，努力實現科研檔案的價值與附加值，做好科研檔案信息資源的開發、編研工作，為廣大科技人員開展醫學研究提供所需的科研信息資料，通過對科研檔案的綜合和歸納分析，為醫院的科研工作提供決策依據，在制定科研投入、醫院資源搭配實施必要的傾斜和扶持時做出合理與正確的決斷。

3.6優化檔案管理手段，提高服務效率與效果醫院科研檔案管理工作的目的不僅在于對科研資料的整理歸集，更主要的是滿足科技人員對檔案利用的需要。目前，傳統的手工操作已經難以滿足現代社會對科研檔案管理的需要，計算機及網絡、復印機、數碼相機、多媒體等電子信息技術和設備已經正在運用到科研檔案的收集、整理和加工中。同時，應綜合運用先進的計算機檢索、遠程處理、云存儲等新興技術進一步改進檔案存儲和檢索方式，提供高質量、高效率的科研檔案檢索，進一步發揮科研檔案的作用，提高其服務臨床科研工作的效率和效果。

參考文獻:

[1]徐水珠，姚登福，倪啟超，等.醫院科研檔案管理[J].解放軍醫院管理雜志，2008，15(4):345.

[2]陳珍，袁軍，李曉玲，等.對高校科研檔案管理的體會[J].中華醫學科研管理雜志，2010，23(2):135-136.

[3]陳洋華.醫院科研檔案管理的現狀及對策分析[J].臨床合理用藥雜志，2010，3(15):127-128.

[4]周琰，吳蔚，周康寧，等.醫院科研檔案管理現狀及對策[J].解放軍醫院管理雜志，2008，15(11):1099-1100.

[5]楊郁素.醫學科研檔案案卷質量管理問題的探析[J].中國當代醫藥，2009，16(16):143-144.

[6]韓秀明，劉艷君，張兵.科研檔案在科研管理中的地位和作用[J].預防醫學情報雜志，2008，24(8):642-643.

[7]王淑華，劉燕，董恒，等.運用科學的方法提高醫院科研檔案管理質量[J].醫學信息，2009，22(11):235-236.

[8]虞愛麗.新時期醫學科研檔案的特點及管理創新[J].中華醫學科研管理雜志，2011，24(1):58-60.

編輯/申磊