品管圈活動提高中層干部OA公告閱讀率

摘要：目的提高中層干部OA公告每周閱讀率。方法QC小組活動。結果中層干部OA公告每周閱讀率由活動前的24.33%提高到56.51%，達到了活動目標。結論本次活動有效提高中層干部OA公告每周閱讀率，提升了中層干部執行力，提高了醫院信息化程度。

關鍵詞：品管圈；中層干部；OA；閱讀率；提高

QCC Improve Middle-level Cadres OA Bulletin Read Rate

TANG Shihui，DING ningning，OU Zhi-sheng

(The First People's Hospital of Yulin City，Yulin 537000，Guangxi，China)

Abstract：ObjectiveTo Improve the middle-level cadres OA bulletin weekly reading rate. Methods QC group activeties. ResultsThe middle-level cadres OA bulletin weekly reading rate increased from 24.33% to 56.51% before the event.ConclusionThis activity can effectively improve the middle-level cadres OA bulletin weekly reading rate， improve the executive ability of middle level cadres， improve the hospital informationization.

Key words：QCC ;Middle-level cadres; OA;Read rate; Improve

1選題理由

我院OA系統上線已2年，醫院內部搭建起了高效的信息互聯體系，無紙化辦公正逐漸改變著干部職工的工作方式。但由于沒有相應的管理手段，在OA上發布的公告通知有效閱讀率并不高。有的職能部門甚至擔心臨床科室不按時查閱OA上的通知，而打算印發紙質通知。如何改變這一現狀，創新管理，充分地利用信息化手段讓政令上傳下達更有效、更便捷是我們迫切需要解決的問題[1]。

中層干部是醫院各項管理決策的主要執行者，是醫院發展戰略執行和完成部署工作的中堅力量。要提升醫院執行力，先從中層干部執行力著手，以中層干部OA公告閱讀率這一可量化的指標為著力點，打造高效能團隊[2]。因此，玉林市第一人民醫院于2013年3月成立了QC小組，以\"提高中層干部OA公告閱讀率\"為課題開展了活動[3]。

2小組概況

小組概況，見表1、表2。

3現狀調查

首先定義OA公告每周閱讀率：在OA上發布的每一條全院性公告通知在發布72 h內，全院169名中層干部有效閱讀率的每周平均值。在閱讀公告通知后輸入密碼視為有效閱讀，閱讀人數從OA系統提取；考慮到通知的時效性及醫務人員工作的特殊性，將閱讀時間定為72 h，特殊時限要求的通知及節假日除外。

經統計，2012年10月8日~2013年3月1日，我院在全院范圍內發布的公告通知共有185個，每個通知發布3 d內中層干部有效閱讀人數從31~55人不等，僅占中層干部總人數的20.12%~28.10%。中層干部OA公告平均每周閱讀率僅為24.33%。

4目標設定

為了了解全院中層干部使用OA系統的行為習慣、造成操作偏差的原因及希望改進方向，我們進行了匿名問卷調查。從問卷調查結果，見圖1，可以看出，\"工作忙沒時間\"、\"有電話或短信通知再看\"這2個原因是導致3d以上沒有登錄OA的主要原因。從問卷調查結果Ⅱ，見圖2，可以看出， 醫院中層干部希望醫院從OA系統的操作界面、操作方式及加大力度推進無紙化3方面進行改善。

圖1 問卷調查結果Ⅰ

圖2 問卷調查結果Ⅱ

根據現狀調查結果繪制柏拉圖，根據80/20法則將改善重點定在所占比率為73.25%的4個原因：系統速度慢、通知后再看、系統操作不方便、操作不明顯，見圖3。

圖3 開展品管圈活動前柏拉圖

經小組全體成員討論：圈能力值為22.2%。經計算：現況值（未閱讀率）=（100%-閱讀率24.33%）=75.67%。目標值（未閱讀率） =現況值-改善值=現況值-（現況值×改善重點×圈能力）=75.67%-（75.67%×73.25%×22.2%）=64.37%。

即目標值（閱讀率）=100% -未閱讀率目標值64.37% =35.63%。

即通過日閱圈的活動，要將我院中層干部OA公告每周閱讀率提升到35.63%，改善幅度為46.4%。

5原因分析

中層干部OA公告閱讀率低的原因分析，見圖4。

圖4 中層干部OA公告閱讀率低的原因

6要因確認

要因確認，見表3。

7制定對策

雖然品管圈成員確認了多個要因，但由于我院開展品管圈活動的時間是每年3~9月，所以根據對各對策的可行性、經濟性、重要性及圈能力評分情況，在規定時間內只對綜合得分最高的4個對策進行了實施，其余的對策在活動結束后持續開展。故本文僅列舉了活動期間的對策實施。

這4個對策分別是：①由目前的需要輸入密碼改為按扭確認，②排名并定期公布，③公告分欄顯示：置頂-今天-昨天-更早，④制定OA系統使用制度，見表4。

8對策實施

8.1實施一：減少操作步驟 2013年7月15日將需要輸入密碼進行閱讀確認改為點擊\"確認鍵\"確認。對7月15日~8月2日閱讀率進行統計，中層干部每周閱讀率由未開展活動前的22.43%上升至33.37%，目標達成率=[（33.37%-24.33%）÷（35.63%-24.33%）]×100%=80%。因此確認該對策為有效對策。

8.2實施二：增加收藏夾功能 本著實現日閱圈長遠目標的目的以及從經濟角度考慮，決定抓住OA系統功能上免費修改的機會，將評分排名第5的對策提前實施。因此將第2條實施對策更改為\"增加收藏功能\"。

2013年8月3日給OA系統公告通知欄目增加了收藏夾功能。對8月3日~8月18日閱讀率進行統計，中層干部每周閱讀率上升至34.14%，目標達成率=[（34.14%-24.33%）÷（35.63%-24.33%）]×100%=86.8%。因此確認該對策為有效對策。

由于實施的對策是對OA系統的功能進行修改，不能回復原狀后再進行下一個對策，每一個對策均與上一個的作用產生疊加效應，因此每一個對策的改善后數值是與上一個對策實施的改善后數值進行比較。

8.3實施三：公告列表分欄顯示 2013年8月19日OA系統公告列表分欄顯示。對8月19日~9月6日閱讀率進行統計，中層干部每周閱讀率為31.7%，較上一對策略有下降。目標達成率=[（31.7%-24.33%）÷（35.63%-24.33%）]×100%=65.2%。因此確認該對策為無效對策。

全體圈員對此進行了分析討論，認為單純優化信息系統不能根本解決問題，制度化管理可以發揮規范和引領的作用[4]，應盡快實施通報、擬定制度等措施。

8.4實施四：定期通報中層干部公告閱讀率 2013年9月13日在OA系統通報了2013年7~8月中層干部公告閱讀率，并在此后每周公布上1 w閱讀率。對9月13日~9月27日閱讀率進行統計，中層干部每周閱讀率上升至56.51%，目標達成率=[（56.51%-24.33%）÷（35.63%-24.33%）]×100%=284.7%。因此確認該對策為有效對策[5]。

9效果驗證

小組成員于2013年9月參照活動前問卷內容，再次對全體中層干部進行匿名問卷調查，并根據結果繪制了柏拉圖，改善重點前3位要因在實施對策后比率較前降低，見圖5。由此說明中層干部認為此次品管圈活動是有效的。

圖5開展品管圈活動后柏拉圖

通過實施4個對策，中層干部OA公告每周閱讀率明顯提高，從活動前的24.33%提升為56.51%，見圖6，達到了活動目的。

圖6 活動前后閱讀率比較

本次品管圈活動，就日閱圈圈員而言，提高了解決問題、分析問題的能力，增進了團隊合作與溝通，加強了團隊凝聚力；就醫院而言，以提高OA公告閱讀率為契機，使醫院政令及時地、有效地傳達，提升了中層干部執行力，進一步強化了醫院干部職工的無紙化觀念，提高了醫院信息化程度，提高了工作效 率[6]。

10鞏固措施

10.1將OA系統使用方法制度化 制定我院《OA系統使用制度》。

10.2 以獎促治 用日閱圈活動經費訂制一批印有日閱圈logo及\"你今天OA了嗎\"字樣的鼠標墊，在品管圈成果發布會上獎勵閱讀率高的中層干部。以此鼓舞大家向先進者學習，鼓勵執行力高的中層干部鞏固和提高工作熱情及積極性。

10.3定期公布閱讀率常規化 每周公布中層干部上周OA公告閱讀情況，有下降趨勢則分析原因并持續改進。

11總結與改進

活動總結與改進，見表5。

參考文獻：

[1]徐衛國．試論現代醫院領導力的創新發展[J].中國醫院管理，2012，32（9）:1-3.

[2]崔菲菲．OA辦公系統在醫院信息化辦公中的應用[J].醫療裝備，2013，26（4）:5-6.

[3]郭慧．信息化人力資源管理在三級醫院應用與實踐[J].中國醫院管理，2013，33（1）:62.

[4]趙亮．醫院績效管理的二次轉型[J].中國醫院管理，2013，33（1）:68.

[5]張幸國．醫院品管圈活動實戰與技巧[M].杭州:浙江大學出版社，2010:23-53.

[6]鐘建新．如何加強醫院中層干部的管理[J].醫學信息，2013，26（4）:58.

編輯/張燕