2014年第1季度病案回收不及時原因分析及對策

摘要：目的 探討醫院回收不及時原因及管理對策。方法 分析2012年第一季度醫院不同科室病案回收率。結果 2013年一季度共出院15924例，2d內回收病歷12906份（81.05%），3d內病歷回收15565份（97.75%），均明顯低于2012版實施細則要求的2d內病歷回收≥95%、7d內病歷回收100%的要求。結論 醫院病案回收不及時的原因很多，應完善病案回收制度及流程、嚴格執行催繳制度、做好人員上的安排、強化病案人員的責任心。

關鍵詞：病案回收；原因分析；對策病案的按時歸檔是醫院各類報表的上報、病案數字化儲存、臨床醫生的查閱、患者的復印等工作順利進行的基本保障。同時上級行政部門對于醫院數據信息統計生成時間上又有著嚴格和明確的即時生成要求。24h回收在醫院的各種專項檢查中都是硬指標[1]，分析病案回收現狀，查找原因并提出對策與建議，對于提高醫院基礎醫療質量及管理能力有十分積極的間義。

1 一般資料

資料來源于我院病案室2012年第一季度內科、外科、兒科、婦產科、五管科、中醫科等不同科室病歷回收登記本15924份。結合衛生部《二級綜合醫院評審標準（2012年版）實施細則》規定，分別統計2d回收率、7d回收率。

2 結果

2013年一季度共出院15924例，2d內回收病歷12906份（81.05%），3d內病歷回收15565份（97.75%），均明顯低于2012版實施細則要求的2d內病歷回收≥95%、7日內病歷回收100%的要求，而對不同科室病歷歸檔分析，2d回收率排在前三位的分別是：兒科、外科、婦產科病案回收率分別為85.07%、82.73%、82.72%；7d回收率排在前三位的分別是：中醫科、內科、五管科（98.73%、98.62、98.25%），各科室2d內與7d內病歷回收統計分析見表1。

3 原因分析及對策

3.1 影響病案回收的原因病案回收不及時的原因很多，通過對15924份病案回收情況的分析，發現與臨床醫師重視程度不夠、病案資料不完整、三組醫師未完成簽字、住院醫師信息配置不均、以及其它客觀原因等有關：①臨床醫師重視不夠：臨床醫師不重視病案回收工作，只重視醫療，忽略病案的書寫，常造成患者已出院，病案卻未完成[2]；②病案資料不完整：由于各種平均住院日的縮短，個別檢查報告未出患者就已經離院。如特殊檢查、病理結果出報告延遲，影響病案按時回收[3]；③三級醫師未完成簽字： 一份病案的完成主要由住院醫師書寫，科主任、主任（副主任醫師）醫師、主治醫師、住院醫師簽字。如果其中一個環節由于各種原因不在崗，就會影響病案的準時回收[4]；④住院醫師配置不均有的科室住院醫師過少，而工作量過大。過大的工作量造成患者出院后大量病歷積壓，不能按時完成病歷；⑤ 客觀原因隨著醫院的建設，病床數的不斷增加和醫療質量提高帶來的各種檢查的增加，以及不斷降低病床周轉率和縮短平均住院日，使出院患者數迅速增加，造成病案回收率降低[5]。

3.2 對策 ①進一步完善病案回收制度：醫院領導要重視病案在醫療衛生管理中的重要地位，把病案24h回收納入績效考核，并加大考核力度，特別是病案回收室人員的管理與考核，加強其回收與追蹤考核制度；② 建立科學的病案回收流程：每天由辦公護士將前一天出院病歷整理登記完畢送交病案室，雙方簽收，注明簽收日期姓名，強化不同環節人員的管理職責[6]；③病案室嚴格執行催繳制度。病案室運用\"病案編目子系統\"，每天打印前一天出院患者統計表，并檢查出院患者未編目病案數，將催繳頁面通過郵件下發到各個具體科室。遇有重大節日，要提前考慮做月結的時間，將病案管理缺失各環節死角徹底堵死[7]；④明確各環節崗位責任制，責任到人：無論醫師開會、出差、休假，均要提前指定責任人，保證每份病案的正常回收歸檔；⑤ 科主任協調好三級醫師日常工作：科主任要合理安排時間，理順門診、病房、手術各項工作的協調關系，使每項工作都能有條不紊地進行，每份病歷都能及時認真地書寫[8]；⑥ 合理調配住院醫師。隨著平均住院日的降低，住院患者不斷增加，更科學、合理的配備臨床醫師，以保證醫療質量和病案質量；⑦加強病案人員責任心。通過專業繼續教育、職業道德教育和對實際工作的不斷總結，提高管理水平和工作效率。加強病案人員的專業素質和責任心，把好病案回收質量關，確保病案及時完整的回收[9]。

綜上所述，影響病歷回收不及時的原因很多，可能與臨床醫師重視程度不夠、病案資料不完整、三組醫師未完成簽字、住院醫師信息配置不均、以及其它客觀原因有關，應進一步完善病案回收制度、建立科學的病案回收流程、嚴格執行催繳制度、明確各環節崗位責任制、協調好三級醫師日常工作、合理調配住院醫師、加強病案人員責任心等環節入手，切實做好醫院病案回收工作。

參考文獻:

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編輯/許言