解析房產檔案管理中計算機技術的應用

摘要：檔案管理是房地產業中的重要管理部分，隨著房地產業的發展，檔案管理的技術和水平也逐漸得以提高，計算機技術在檔案管理中被廣泛應用，房產檔案逐漸實現了信息數據化、管理網絡化和服務的現代化。本文主要對計算機技術在房產檔案管理中的應用進行分析探究。

關鍵詞：房產檔案；信息技術；數字化管理

我國的檔案管理一直采用傳統的人工管理的方式，管理水平相對較低，保密性較差，而且隨著房產信息量逐漸增大，使得房產工作在管理過程中困難重重，房產管理者不得不考慮使用其他的方式進行管理，計算機管理取代傳統的人工管理成為房產管理的必然趨勢。

一、使用計算機技術管理房產檔案的優勢

（一）可以共享檔案信息

1、傳統的檔案管理依靠的是紙質的資料和人工作業對一些資料上的數據和信息進行整理的方式，這在作業的過程中不但耗費了大量的人力、物力，還存在工作效率低、透明度低、數據和信息提取靈活性較差等特點，很難實現信息共享，也會導致檔案管理的錯誤率較高。計算機檔案管理可以克服傳統檔案管理低效率、低透明度、高差錯率的困難，它可以利用計算機內部的存儲系統、數據庫技術、掃描技術和多媒體技術等一些高新技術對數據進行統一的整理和統計，將房產檔案轉化為數字化信息，以數字化的形式對檔案信息進行存儲，利用網絡將存儲的信息連接，然后使用計算機系統進行管理，從而形成一個有秩序的房產檔案信息庫，能夠更好的適應現代房產業的發展，實現資源共享。

2、房產檔案信息技術可以將圖形、文檔和數據有機進行結合，使得房產信息實現了開放式的管理，從而使得產權信息能夠公開查詢，確保房產信息的準確性，為國家的房產政策提供了技術支持，為個人和企業提供了準確的房產信息，避免了炒房行為的發生。

（二）可以更方便的管理房產檔案

使用計算機技術可以實現檔案自動存檔和處理，還可以實現相關事務的自動化管理。除此之外，計算機應用于房產管理能夠實現管理過程中的無紙化操作，還能夠滿足檔案信息的日常統計、檢查等工作的要求，能夠將收集的信息隨時存入數據庫，對以后進行深層信息開發和利用有重要作用。計算機技術還可以將產權管理、檔案管理和圖形管理有機結合，實現房產檔案數字信息的錄入及數據庫管理，使房產檔案形成電子化的集中存儲和查詢的系統，能夠讓產籍登記、修改、統計、查詢、打印等程序更加快捷方便，也能更好地提高檔案管理的工作質量，滿足社會發展和人們對房產檔案的使用和需求。

（三）可以使得檔案管理更加規范

計算機房產檔案管理的最顯著的特點就是加快了檔案管理的數字化進程，增加了信息的透明度，使得房產檔案管理更加系統化。利用這種技術管理檔案的主要方法就是建立一個集中掃描系統，對各個時期的房產檔案進行掃描錄入，將紙質檔案轉化為圖像，從而實現房產檔案數據信息的錄入和管理，可以使用索引對房產檔案進行查詢。當需要使用原房屋買賣契約或是其他相關資料時，檔案管理人員只需要在電腦中查找所需要的信息，避免了傳統的提檔消耗大量時間。使用計算機管理也使得歸檔的效率提高了，避免了歸檔中對檔案的損壞現象發生。使用數字化檔案管理可以保障房產檔案的準確性和安全性。相比之下，傳統紙質檔案存在大量安全隱患，紙質檔案在修改時會出現涂抹等現象，由于檔案保存的時間較長導致檔案信息不清楚，檔案在不斷查閱過程中可能會受損嚴重。采用計算機技術管理檔案可以解決檔案管理中存在的一系列難以解決的問題。數字化信息管理使得信息的透明度增強，從而提高了企業和居民對房產的保護意識，讓他們在辦理房產登記的過程中學會維護自己的權益，提高了房產信息的真實性。

二、計算機技術在房產檔案管理中的應用

（一）作為房產檔案管理開發的平臺

數據庫是一種組織和表達信息的工具，它的功能是對數據進行存儲和操作。隨著信息技術的不斷提高，數據庫編程語言也不斷得到發展，許多編程語言逐漸靠近房產檔案管理的要求。不管使用哪一種編程，都必須符合房產單位檔案管理工作的實際需要，要統籌考慮檔案管理中多方面的因素，切實提高資源開發利用效率，發揮檔案管理開發平臺的作用。

（二）房產檔案信息化的體系結構

在房產檔案管理中，檔案原件和檔案數據都是檔案信息化的內容，作為房產檔案原始資料的檔案原件是檔案數據的唯一來源，檔案原件也可以證明房產身份。檔案數據是用來查詢、統計、管理和記錄等目的的數字化檔案，它是房產原始數據信息化后的產物。檔案數據的管理模塊主要包括四個方面。

1、首先是數據庫的監理，數據庫的監理具有復雜性特點，主要是因為房產基本信息和權屬狀態的多樣性導致其監理較困難。房產信息包括房產的基本信息、房產的初始信息、房產的交易信息和房產的限制信息等，其中房產的基本信息就是房屋坐落、建筑結構、建筑面積和樓層及層次等；房產的初始信息包括建筑工程的用地許可證、規劃許可證、竣工合格證等資料；房產的交易信息包括產權人、以往交易方式、房產成交價格和產權證號等信息；房產的限制信息包括房產被政府部門或是司法機關查封解封的信息以及房產抵押等限制房產交易的資料。利用計算機技術合理建立數據庫來保存房產數據，各個數據之間通過關鍵字段建立連接，更能方便管理者對房產信息的查閱，使得系統的使用效率和開發效益得到更好地發揮。

2、其次是數據錄入，對于房產的基本信息一般通過手動錄入完成，而對于房產的初始信息、房產的交易信息和房產的限制信息可以通過計算機掃描儀掃描或是通過數碼相機拍攝原始資料來完成，在數據錄入的過程中要求數據操作員必須小心謹慎，不得錄入有誤差的數據或是盡量減少錄入數據的誤差，對電腦設備的接口做到高效使用，使其能夠有效存儲大量的圖像文件。

3、緊接著是數據查詢，它是數字化系統面向外部的一個服務功能，也是系統最終要達到的目的，在查詢過程中會涉及到一些個人財產保密以及侵犯個人隱私的問題，所以在數據查詢時應該根據獲得的權限對所需要的內容進行查詢，這可以使得查詢更加安全，能更好的對個人信息進行保密，避免信息的泄露。除此之外，數據查詢是面向不同房產用戶，滿足不同語態要求的，所以要保證查詢結果能夠任意組合，為用戶提供清晰的數據。

4、最后是系統維護功能，系統維護是計算機技術在房產檔案管理中的主要功能。隨著城市房地產業發展，人們對房產檔案的查閱需求逐漸增強，因此對房產檔案管理系統要求也隨之提高，要求檔案管理系統必須遵循快捷、準確方便的原則，因此對系統要加強檢查，對出現問題的地方做到及時維護，才能保證整個系統安全、穩定的運行，系統維護主要包括各種權限的分配和數據庫的維護等內容，在維護的過程中也要綜合各方面的因素，才能保證系統的正常運行。

結束語

在信息系統逐漸完善的過程中，計算機技術會被越來越廣泛的應用于房產檔案管理中，使得傳統的管理模式得以改善，也能夠讓房產檔案管理向現代化的管理方式發展和轉變，切實提高檔案信息資源的開發，以更準確的信息和資料服務于人民和社會。

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作者簡介：孟德邦（1974.08——），男，山西省文水縣房地產管理中心現任所長，從事測繪工作。