高校檔案管理在信息化建設(shè)下存在的問題以及相應(yīng)措施

坎 卓/西北民族大學(xué)

高校檔案管理在信息化建設(shè)下存在的問題以及相應(yīng)措施

坎 卓/西北民族大學(xué)

高校檔案管理工作在信息化建設(shè)中面臨著實(shí)質(zhì)性的轉(zhuǎn)變，當(dāng)前的高校檔案管理研究及工作實(shí)踐在管理理念、管理模式、人員素質(zhì)、保密體制、信息共享意識等方面都存在著不同問題。高校檔案管理工作只有注重這方面的問題，加大投入，進(jìn)行信息化背景下的制度建設(shè)和高校檔案信息建設(shè)，才能真正適應(yīng)社會發(fā)展的需求。

高校檔案管理；信息化建設(shè)；管理理念；制度建設(shè)

隨著我國高等教育事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展，高校檔案工作也取得了長足的發(fā)展，形成了體現(xiàn)我國高校特色的檔案管理思想、管理體制、管理模式和管理方法。從近些年來看，高校檔案研究主要集中在“收集”“整理”“利用”“信息化”“隊(duì)伍建設(shè)”“電子檔案管理”以及其他選題上。在這里需要強(qiáng)調(diào)的是，隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，尤其是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案管理工作面臨著實(shí)質(zhì)性的轉(zhuǎn)變，所有的研究選題其因?yàn)樾畔⒒兏镆蠖l(fā)生研究重點(diǎn)的改變：面臨著檔案從紙制檔案到電子檔案，從思想意識到管理模式，從服務(wù)觀念到服務(wù)機(jī)制，從檔案管理者的政治素質(zhì)到綜合能力等各方面的轉(zhuǎn)變。在這里，我們針對信息化背景下，談?wù)劯咝n案研究及管理實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)注意的幾個(gè)問題：

1.高校檔案研究存在著把不同類別、不同層次的學(xué)校放在一起進(jìn)行研究的情況，因而解決對策較泛化，與實(shí)際相脫節(jié)。現(xiàn)在的許多高校檔案建設(shè)研究，在比較對象的選擇上，普遍存在把起點(diǎn)、基礎(chǔ)等不同的比較對象相混淆，從而使研究過程和研究結(jié)論缺乏充分的可比性。如許多高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的研究中，就往往把不同層次的學(xué)校放在一起，把重點(diǎn)大學(xué)和一般大中專院校混在一起進(jìn)行比較分析，這實(shí)際上把整個(gè)高校群體進(jìn)行了概括，從而在研究對象和研究問題上使高校檔案網(wǎng)站建設(shè)中的問題泛化，這樣做不能準(zhǔn)確反映當(dāng)前高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的實(shí)際，因此也不會提出具有較強(qiáng)指向性的改進(jìn)措施。在高校檔案研究中，要避免這一類問題的發(fā)生，對研究對象和問題要進(jìn)行充分的界定和具體化。

2.在信息化建設(shè)的新形式下，過去長期實(shí)踐中形成的一套較完整檔案管理理論與方法已不適合當(dāng)下要求。高校檔案管理研究要對高校檔案館的存在形式和工作任務(wù)進(jìn)行重新認(rèn)識和研究。最重要的是，要把檔案館的存在形式從虛擬與實(shí)體并存的狀況進(jìn)行再認(rèn)識和研究。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案館以實(shí)體方式存在，隨著全社會信息化的普遍發(fā)展，現(xiàn)在檔案形式往往以數(shù)字檔案館這種虛擬化的方式存在，它是一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境。由于存在形式發(fā)生了重大變化，檔案館研究的重點(diǎn)就不再僅局限在館藏而更應(yīng)該是研究用戶的類型、特點(diǎn)及需求，從而提高檔案管理水平和服務(wù)。

3.高校檔案的高度信息化對管理人員的素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)。高校檔案管理越來越科學(xué)、高效以及信息化程度較高。它的任務(wù)目標(biāo)要求管理者應(yīng)當(dāng)是信息資源的管理者、組織分析者，信息提供者以及信息利用的導(dǎo)航者，而管理者信息存檔的職能早已不是大問題了。檔案管理技術(shù)的發(fā)展和檔案管理者角色的轉(zhuǎn)變，要求檔案從業(yè)人員更具專業(yè)性。而反觀當(dāng)前高校檔案管理者，人員存在新舊交替，人員信息化素質(zhì)差異較大，而高校人事部門和領(lǐng)導(dǎo)層大多對高校檔案管理也不太重視，其人才儲備和信息化再教育還不能滿足當(dāng)前數(shù)字化對檔案管理者素質(zhì)水平的要求。

4.隨著高校檔案的信息化以及利用的方便性，高校檔案管理中的保密性要求也要相應(yīng)提高。檔案與圖書等其他文獻(xiàn)信息不同，檔案不僅具有版權(quán)問題還具有保密性。高校檔案管理工作的重要職責(zé)之一，就是要把不同密級的檔案確定在特定的范圍內(nèi)加以利用。防止高校建設(shè)的機(jī)密信息和高校相關(guān)者的個(gè)人隱私信息外泄。高校數(shù)字化檔案信息建設(shè)必然對個(gè)人隱私權(quán)的保護(hù)問題提出挑戰(zhàn)，要防止這些信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于病毒的感染、黑客的惡意攻擊等而外泄。這個(gè)問題的解決較有難度，而且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形式發(fā)生變化，解決對策也要相應(yīng)調(diào)整。高校檔案管理當(dāng)前要做的工作：一是要求把檔案信息整理利用和保護(hù)要相結(jié)合，在對信息的采集、數(shù)字化錄入、目錄整理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等過程中建立適宜的保密措施；另一方面，高校要進(jìn)一步進(jìn)行檔案管理的硬件和軟件以及檔案信息管理人才方面的投入，從技術(shù)層面做到開發(fā)利用及保密，采用最新的信息加密技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、防火墻技術(shù)、入侵檢測技術(shù)等，對電子文件的加密、訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制。高校檔案管理工作要建立新的制度體系，如檔案人員權(quán)限管理制度、檔案信息分級管理制度、系統(tǒng)環(huán)境安全管理制度等，總之，高校建設(shè)要把其和教務(wù)管理一樣納入科學(xué)管理體制，制定相應(yīng)的工作分工范圍及管理權(quán)限，從制度上保證信息的安全，實(shí)行前端控制和全過程管理。

5.高校檔案管理要重視其本校的館藏特色，這往往是在以往的高校檔案管理中所忽視的。“高校檔案是高校辦學(xué)過程中形成的,它除具有檔案的一般特色外,還具有高校的特點(diǎn)。”[ ]從高校檔案的指定性功能來看，高校檔案應(yīng)當(dāng)包括黨政檔案、教學(xué)檔案、科學(xué)檔案、教師檔案、學(xué)生檔案等,這里教學(xué)檔案尤其重要，“高校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載。”[ ]除此之外，高校檔案管理不僅要發(fā)揮其指定功能，更應(yīng)發(fā)揮其社會服務(wù)功能和文化功能，高校特色館藏信息和特色服務(wù)才是創(chuàng)造社會效益與文化價(jià)值的關(guān)鍵。高校館藏要把某一地區(qū)的特色文化檔案以及其學(xué)科優(yōu)勢和人員優(yōu)勢相關(guān)的館藏作為其建設(shè)的特色加以利用。如民族高校，可以集中對其民族特色的館藏和地方文化相關(guān)的館藏進(jìn)行開發(fā)，系統(tǒng)地加以整理，從而形成其獨(dú)具特色的館藏信息，這可以滿足本校以及外校對民族研究有興趣的學(xué)者的需求。

6.高校檔案資源信息化建設(shè)中，管理層大多缺乏信息資源共享意識，其已不適應(yīng)社會科學(xué)發(fā)展的需要。高校檔案管理由于受到傳統(tǒng)管理意識的束縛，在信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)以及信息資源共享上缺乏體系化建設(shè)，從而束縛了自身的發(fā)展。檔案文獻(xiàn)信息資源的收集是無限的，另一方面文獻(xiàn)信息資源是可以共享的。這為高校檔案文獻(xiàn)信息資源共享提出了需求。高校檔案信息共享將信息技術(shù)融入到高校檔案管理體制來開發(fā)檔案信息資源，從而為盡可能的潛在用戶提供信息服務(wù)。美國在上世紀(jì)初，擁有原始性信息資源的檔案部門就參與到文獻(xiàn)信息資源共享的探索之中，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異為這種探索提供了可能。美國檔案圖書部門先后開發(fā)出了機(jī)讀目錄系統(tǒng)（MARC）和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、檔案文獻(xiàn)機(jī)讀目錄交換格式——USMARC AMC、EAD編碼標(biāo)準(zhǔn)和檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)（NAIL）等信息共享系統(tǒng)。高校檔案信息資源的聯(lián)系性和分散性以及社會性特征要求建立具有內(nèi)向性的檔案信息資源共享系統(tǒng)。從我國高校檔案共享系統(tǒng)來看，其還處在初級階段，就是從已有的一些網(wǎng)站信息共享內(nèi)容上看，也只有館藏介紹、檔案匯編、組織沿革等編研材料，連全宗目錄、案卷目錄都很少提供。總體來看，“高校檔案網(wǎng)站各自為政，缺乏一個(gè)全國性平臺來整合高校檔案網(wǎng)站的信息資源，建設(shè)工作缺乏統(tǒng)一性。”[ ]高校檔案信息共享系統(tǒng)一定要加快建設(shè)，一方面在技術(shù)上要進(jìn)行這方面的投入，另一方面，要對整個(gè)高校檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的分類，至少要把信息分類為：全社會共享信息、與外聯(lián)職能部門的共享信息、高校部門內(nèi)或部門之間共享信息等。

[1]教育部和國家檔案局.普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z]. 國家教育委員會第27號令，2008.

[2]張園園.高校檔案作淺談[J].晉中師范高等專科學(xué)校學(xué)報(bào),2003,(6).

[3]鐘其炎.我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的問題分析[J].云南檔案，2008,(6).