新時期如何做好檔案管理工作

【摘 要】由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得檔案工作的視野、思維和思路容易受到影響和制約，新時期下，要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的轉(zhuǎn)變，力圖運(yùn)用新思路解決新問題，更好地做好檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】新時期；檔案管理

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不是孤立的，而是各項(xiàng)社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)。當(dāng)下，隨著社會迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，檔案管理的發(fā)展面臨著空前的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，要認(rèn)真總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問題，努力從以下幾個方面做好檔案管理工作。

1.健全制度，努力做好檔案材料的收集工作

要結(jié)合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對平時收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

2.與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

2.1加強(qiáng)管理意識

在社會勞動分工細(xì)化的背景下，檔案管理工作承載著歷史的記錄與傳承，人類文化的沉淀積累依靠有序的管理形成延續(xù)發(fā)展有章可循的檔案記載。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，真正加強(qiáng)檔案管理意識，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.2提高從業(yè)人員綜合素質(zhì)

從事檔案管理工作的人員素質(zhì)在實(shí)踐工作中體現(xiàn)在多個方面，主要涵蓋思想道德、修養(yǎng)品格、心態(tài)心理、業(yè)務(wù)技能等方面。人的素質(zhì)提升是做好檔案管理工作的內(nèi)在因素，是完成好、適應(yīng)好外在社會環(huán)境的決定動力，與工作相互聯(lián)系，相互促進(jìn)。檔案管理工作人員素質(zhì)的提升可以有利于檔案事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，因此，提升檔案管理人員的自身素質(zhì)，充分發(fā)揮工作人員的主觀能動性，不斷探索提升的角度，可以促使檔案管理工作煥發(fā)新的生機(jī)和活力。

同時，檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

2.3拓展檔案信息資源

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，需進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當(dāng)前檔案管理工作的一個重點(diǎn)。目前，許多單位的檔案管理是將平時上級下發(fā)的收文、部門內(nèi)部發(fā)文和簽報分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分類以件裝訂保存，內(nèi)容是簡單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管階段。有的單位或部門通過檔案專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)和考察外地先進(jìn)檔案館，培養(yǎng)檔案管理工作人員系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，對檔案管理的各項(xiàng)具體工作也有了進(jìn)一步的了解和把握，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，明確了日后管理檔案工作的發(fā)展方向，為今后的學(xué)習(xí)和工作奠定了扎實(shí)的專業(yè)知識和理論基礎(chǔ)。同時應(yīng)該意識到，要將檔案管理工作做細(xì)做實(shí)，首先要制定一個工作計(jì)劃安排收集資料、歸檔工作具體時間，定時向各科室各部門收集相關(guān)文件，盡可能齊全完整，并要做到隨收隨歸，方便平時查找，提高工作效率和檔案資料的質(zhì)量。同時，要著力完善檔案類目的編排和存放工作，從細(xì)處做起，保護(hù)好檔案和便于今后利用檔案。

2.4 運(yùn)用現(xiàn)代化手段

利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

此外，現(xiàn)代化手段上，還可充分發(fā)揮利用本單位內(nèi)局域網(wǎng)等媒介作用，向相關(guān)部門提供檔案查詢服務(wù)等。通過在單位內(nèi)部網(wǎng)站上建立科研檔案管理的相關(guān)網(wǎng)頁，為員工設(shè)置專屬權(quán)限，讓員工能夠快速查詢相關(guān)工作信息，了解檔案管理部門的工作近況、反映對檔案工作的需要和意見、推動檔案管理工作的順利、有效開展，滿足廣大員工對檔案資源的多方面需求。

3.創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

一是設(shè)備創(chuàng)新加效能。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行存儲，然后通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，從而提高檔案的利用效率和管理效率。

二是人員動腦提效率。檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密政策，嚴(yán)防泄密。建立科學(xué)的管理制度，為和諧社會建設(shè)提供及時、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

4.總結(jié)

總之，檔案管理是各種珍貴歷史資源得以保存的重要途徑，是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的大事，建立健全檔案管理的科學(xué)思維和創(chuàng)新意識，意義重大。同時，檔案管理工作者要深刻認(rèn)識到檔案工作的重要性，努力做好本職工作，把檔案管理工作做到實(shí)處，不斷提升工作水平。

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