新時期如何做好檔案管理工作

【摘 要】由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得檔案工作的視野、思維和思路容易受到影響和制約，新時期下，要實現思想觀念上的轉變，力圖運用新思路解決新問題，更好地做好檔案管理工作。

【關鍵詞】新時期；檔案管理

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務。當下，隨著社會迅速發展，科學技術日新月異，檔案管理的發展面臨著空前的機遇和挑戰。因此，要認真總結檔案工作好的經驗，準確把握檔案工作特點和規律，用新觀念新思路解決新情況新問題，努力從以下幾個方面做好檔案管理工作。

1.健全制度，努力做好檔案材料的收集工作

要結合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規律建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門，從而做到從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，做好檔案收集工作的基礎工作。檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎上，還必須針對工作的實際情況，與各部門經常聯系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質量打下良好的基礎。

2.與時俱進，實現檔案管理現代化

檔案數量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。

2.1加強管理意識

在社會勞動分工細化的背景下，檔案管理工作承載著歷史的記錄與傳承，人類文化的沉淀積累依靠有序的管理形成延續發展有章可循的檔案記載。檔案管理是一門專業性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質，真正加強檔案管理意識，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.2提高從業人員綜合素質

從事檔案管理工作的人員素質在實踐工作中體現在多個方面，主要涵蓋思想道德、修養品格、心態心理、業務技能等方面。人的素質提升是做好檔案管理工作的內在因素，是完成好、適應好外在社會環境的決定動力，與工作相互聯系，相互促進。檔案管理工作人員素質的提升可以有利于檔案事業的發展與進步，因此，提升檔案管理人員的自身素質，充分發揮工作人員的主觀能動性，不斷探索提升的角度，可以促使檔案管理工作煥發新的生機和活力。

同時，檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

2.3拓展檔案信息資源

要實現檔案管理的現代化，需進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當前檔案管理工作的一個重點。目前，許多單位的檔案管理是將平時上級下發的收文、部門內部發文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分類以件裝訂保存，內容是簡單地將行政、黨群、人事、經營管理、綜合業務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管階段。有的單位或部門通過檔案專業理論知識學習和考察外地先進檔案館，培養檔案管理工作人員系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，對檔案管理的各項具體工作也有了進一步的了解和把握，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，明確了日后管理檔案工作的發展方向，為今后的學習和工作奠定了扎實的專業知識和理論基礎。同時應該意識到，要將檔案管理工作做細做實，首先要制定一個工作計劃安排收集資料、歸檔工作具體時間，定時向各科室各部門收集相關文件，盡可能齊全完整，并要做到隨收隨歸，方便平時查找，提高工作效率和檔案資料的質量。同時，要著力完善檔案類目的編排和存放工作，從細處做起，保護好檔案和便于今后利用檔案。

2.4 運用現代化手段

利用計算機等現代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

此外，現代化手段上，還可充分發揮利用本單位內局域網等媒介作用，向相關部門提供檔案查詢服務等。通過在單位內部網站上建立科研檔案管理的相關網頁，為員工設置專屬權限，讓員工能夠快速查詢相關工作信息，了解檔案管理部門的工作近況、反映對檔案工作的需要和意見、推動檔案管理工作的順利、有效開展，滿足廣大員工對檔案資源的多方面需求。

3.創新工作思維，提高檔案利用率

一是設備創新加效能。利用計算機技術和相應的設備，將各種傳統介質的檔案信息，通過計算機技術轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字信息，組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，然后通過網絡和信息系統提供快捷方便的檔案信息服務，從而提高檔案的利用效率和管理效率。

二是人員動腦提效率。檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業務，當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現代化管理手段，按照國家的有關規定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。嚴格執行國家的保密政策，嚴防泄密。建立科學的管理制度，為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。

4.總結

總之，檔案管理是各種珍貴歷史資源得以保存的重要途徑，是一項功在當代，利在千秋的大事，建立健全檔案管理的科學思維和創新意識，意義重大。同時，檔案管理工作者要深刻認識到檔案工作的重要性，努力做好本職工作，把檔案管理工作做到實處，不斷提升工作水平。

【參考文獻】

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