淺談城市軌道交通工程PPP模式檔案管理

摘 要：在檔案管理中工作方式的轉(zhuǎn)變，組卷的優(yōu)化，建立統(tǒng)一的檔案、組卷管理能很好的便于管理、跟蹤，利用計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)調(diào)取、檢索，讓檔案管理成為規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：轉(zhuǎn)變；優(yōu)化； 統(tǒng)一； 計(jì)算機(jī)管理；規(guī)范

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以及國(guó)內(nèi)巨大的人口流動(dòng)量，都給交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求。為緩解交通運(yùn)輸壓力，和提高交通運(yùn)輸效率，作為城市軌道交通有著高效，便捷，準(zhǔn)時(shí)，惠民等特性，自然也就成了交通事業(yè)發(fā)展的重要組成環(huán)節(jié)，為了很好的帶動(dòng)各地的生產(chǎn)力，各地區(qū)政府發(fā)展城市軌道交通的需求也越來(lái)越大。在這種大的社會(huì)環(huán)境下，如何更好的發(fā)展軌道交通就成為了我們必須探索研究的課題。在城市軌道交通的投資模式中，PPP融資模式能夠很好的減輕政府的財(cái)政壓力，使政府不再是直接的經(jīng)營(yíng)者，而是監(jiān)管者，其優(yōu)勢(shì)也非常明顯，那么城市軌道交通工程PPP模式檔案管理就顯得尤為重要。在檔案管理中工作方式的轉(zhuǎn)變，組卷的優(yōu)化，建立統(tǒng)一的檔案、組卷管理能很好的便于管理、跟蹤，利用計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)調(diào)取、檢索，讓檔案管理成為規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理機(jī)制。

一、組卷優(yōu)化的必要性

組卷方式的優(yōu)化，能細(xì)化各部門(mén)的工作，明確其職責(zé)，讓各個(gè)部門(mén)緊密的聯(lián)系在一起，成為一個(gè)有機(jī)的整體，讓不同類文件不被混淆，同類文件統(tǒng)一規(guī)整，這是確保工程檔案管理的主框架，如果不能確保組卷管理成套性，那么組卷管理工作就會(huì)變得混亂，無(wú)法將文檔歸類，對(duì)工程的監(jiān)管及跟蹤影響非常巨大，甚至引發(fā)工程問(wèn)題，拖慢工程進(jìn)度，因此組卷優(yōu)化也是勢(shì)在必行的，但優(yōu)化組卷還必須遵循總體原則，文件材料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套性、系統(tǒng)性，使組成案卷便于保管和提供利用。

二、PPP模式檔案管理要貼合實(shí)際因素

我們的城市城市軌道交通建設(shè)不只是用單一的投資模式，一個(gè)大的工程項(xiàng)目可能有幾家公司參與合作，例如某市規(guī)劃地鐵線網(wǎng)8條，其中1.4號(hào)線采取的是PPP模式，一號(hào)線由A公司獲得特許經(jīng)營(yíng)權(quán)，而4號(hào)線由B公司獲得特許經(jīng)營(yíng)權(quán)，那么A、B公司的檔案范圍、分類、組卷、編目、整理都應(yīng)該與當(dāng)?shù)氐罔F建設(shè)單位統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如果都各自按照自己的標(biāo)準(zhǔn)，那么移交當(dāng)?shù)氐罔F建設(shè)單位時(shí)，分類、排列每條線路都不相同，會(huì)給以后的借閱造成麻煩。

三、提高檔案管理人員的管理意識(shí)，確保檔案的及時(shí)有效的存檔、上傳

任何商業(yè)行為模式，主導(dǎo)體都是人，檔案管理自然也不例外，檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞，都與管理者指導(dǎo)的方向不正確和執(zhí)行者的不專業(yè)所導(dǎo)致，這也是制約檔案管理事業(yè)發(fā)展的因素之一，作為管理者時(shí)刻要有創(chuàng)新的意識(shí)，不斷健全管理機(jī)制，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)并解決問(wèn)題，優(yōu)化管理方案。而執(zhí)行者，要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，確保數(shù)據(jù)整理的真實(shí)性，及時(shí)高效的將數(shù)據(jù)編檔入冊(cè)，確保第一手信息得到妥善保存。只有良性的發(fā)展，才能幫助檔案管理事業(yè)再上新臺(tái)階。

四、在檔案管理時(shí)應(yīng)避免的幾個(gè)問(wèn)題

（一）檔案內(nèi)容缺失

在檔案管理文件里，絕大部分是竣工圖紙和工程文件，如果出現(xiàn)殘缺，將破壞檔案的完整性，在檔案管理時(shí)，會(huì)出現(xiàn)如用于存檔的文件的一部分文件不齊全，一些建筑記錄沒(méi)有存檔，如：隱式檢查記錄，或各種各樣的材質(zhì)報(bào)告等，有的一些工程竣工圖，即使最是基本路線計(jì)劃都沒(méi)有之類問(wèn)題，會(huì)嚴(yán)重影響操作的使用和維護(hù)。所以不能一味的高度重視紙質(zhì)檔案文件的集合，卻忽略了其他類型的載體文件儲(chǔ)存。

（二）在管理檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)應(yīng)有的檔案缺失，再后期添加問(wèn)題

施工單位的材料不注意平時(shí)的匯總存檔，等到項(xiàng)目要完成驗(yàn)收時(shí)才發(fā)現(xiàn)文件不齊全，然后匆忙的補(bǔ)齊缺失的資料，有的資料需要多方簽字的，也是后補(bǔ)的簽字，有的需要材料質(zhì)量證明文件的文件也沒(méi)有，讓工程質(zhì)量得不到保障。

五、前端管理對(duì)于檔案管理的重要性

（一）前端控制可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化全程跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)檔案生成到編檔再到入檔的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)重新組卷，并在文檔初期生成及維護(hù)的時(shí)候進(jìn)行監(jiān)控管理，正真完成從源頭就開(kāi)始規(guī)范文件錄入。全面提高檔案管理工作效率，最大的轉(zhuǎn)變是可以使檔案監(jiān)管部門(mén)實(shí)現(xiàn)提前介入，這樣就能確保文件的真實(shí)性，可靠性，完整性及可安全利用性。

（二）前端控制最大的特點(diǎn)在于它能很好的使用在城市軌道交通PPP模式檔案管理，不僅能最大程度的保證工程檔案的真實(shí)性，還能確保檔案編檔的完整性。因?yàn)槌鞘熊壍澜煌ǖ臋n案管理所涉及的工程體多，結(jié)構(gòu)相對(duì)復(fù)雜，文件材料收集繁瑣，及工程周期性長(zhǎng)等，導(dǎo)致檔案管理工作難管理、難統(tǒng)一、問(wèn)題多，而前端控制能很好的解決這些問(wèn)題。

六、規(guī)范檔案編寫(xiě)

檔案的編寫(xiě)，及檔案信息的真實(shí)全面尤為重要，檔案是整個(gè)工程的真實(shí)寫(xiě)照，更是第一手的原始資料，為以后的工程積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)，畢竟檔案涉及到的面廣，整個(gè)工程的檔案都有各個(gè)部門(mén)的檔案編寫(xiě)人員負(fù)責(zé)，但編寫(xiě)人員的專業(yè)知識(shí)也各不相同，為保證檔案資料的質(zhì)量，應(yīng)不斷提高檔案編寫(xiě)人員的專業(yè)技能，定期做相關(guān)的知識(shí)培訓(xùn)。與此同時(shí)我們也要防止相關(guān)人才的流失，我們也要理解檔案編寫(xiě)是一份比較枯燥且壓力大的工作，我們要相應(yīng)提高工資，進(jìn)行人性化管理。

七、總結(jié)

城市軌道交通PPP模式檔案管理是系統(tǒng)化的工程，為保證其真實(shí)性、完整性我們必須不斷優(yōu)化檔案管理的方式，組卷方案，不斷探索新形勢(shì)下的發(fā)展方向，將前端管理工程落實(shí)到位，規(guī)范健全管理機(jī)制，才能讓檔案管理工作再上一個(gè)臺(tái)階。