檔案保管期限劃分問題思考

文|王亮

現(xiàn)行檔案保管期限表,雖然在檔案工作中發(fā)揮了十分重要的作用,但由于其條款較少且語(yǔ)言表達(dá)抽象、模糊、可操作性差,并且在實(shí)際操作中隨意性很大。根據(jù)《檔案法》及國(guó)內(nèi)外對(duì)檔案保管期限的規(guī)定,提出新的劃分方法--劃限與標(biāo)時(shí)相結(jié)合的方法，以及改變檔案的一次鑒定制為二次確定制。近年來對(duì)檔案保管期限劃分問題的爭(zhēng)論不少通過不同的觀點(diǎn)，我們可以看出在檔案保管劃分問題上確實(shí)存在很大的問題等待著我們?nèi)ソ鉀Q，目的是更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值。

檔案保管期限是衡量檔案價(jià)值的尺度,是檔案價(jià)值在檔案管理中的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。我國(guó)檔案保管期限的劃分，從五十年代至今有好幾次變動(dòng),但變動(dòng)并沒有消除檔案界在這方面的爭(zhēng)議現(xiàn)象 。特別是近幾年來，這方面的話題越來越多，由于我國(guó)大部分檔案館 ( 室) 存在館藏檔案數(shù)量急劇增加與結(jié)構(gòu)單一、內(nèi)容重復(fù)的矛盾的存在，在很大程度上與價(jià)值鑒定不科學(xué)有關(guān),因此有必要對(duì)保管期限表進(jìn)行修訂。

重新修訂檔案保管期限表的必要性

檔案保管期限表是檔案館、室鑒定檔案價(jià)值和確定保管期限的依據(jù),是開展檔案鑒定工作和保證其質(zhì)量的有效工具,是國(guó)家管理和控制檔案信息資源的重要手段。自20世紀(jì)50年代至今, 國(guó)家根據(jù)各個(gè)時(shí)期不同情況頒布了一系列檔案保管期限表,來使鑒定工作有法可依,有章可循。所以檔案保管期限表在檔案管理過程中發(fā)揮了十分重要的作用。但在實(shí)際操作運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)候,我們發(fā)現(xiàn)我國(guó)現(xiàn)行檔案保管期限表存在許多不足。條款較少且語(yǔ)言表達(dá)抽象、模糊,可操作性差,彈性大。用這樣的保管期限表,在各立檔單位由非專業(yè)的、不斷更新的兼職檔案員和科室內(nèi)勤人員來劃定檔案保管期限,隨意性自然很大。檔案保管期限的確定是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,也是一項(xiàng)難度最大的工作。按照集中我國(guó)檔案管理統(tǒng)一的基本原則,我國(guó)是由國(guó)家檔案局統(tǒng)一編制保管期限表發(fā)到全國(guó),但大多單位制定的檔案保管期限表都是照搬照套,上下雷同，存在類似的問題。因此許多檔案館( 室) 看似館藏?cái)?shù)量很大,但結(jié)構(gòu)不合理、特色不明顯,實(shí)際上質(zhì)量并不是最優(yōu)的。因?yàn)?檔案價(jià)值具有多元性、時(shí)效性的特點(diǎn),要對(duì)這種立體化價(jià)值結(jié)構(gòu)進(jìn)行準(zhǔn)確判斷是相當(dāng)困難的,況且人們認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)檔案價(jià)值往往帶有很強(qiáng)的主觀性;同時(shí),由于社會(huì)對(duì)檔案的需求是不斷變化、復(fù)雜多樣的且難以把握。因此,隨著檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng),我們要結(jié)合檔案整理方式的不斷變化,針對(duì)檔案管理保密期劃分存在的問題，制定符合社會(huì)需求的檔案管理保密期的劃分方法。

重新修訂檔案保管期限表的可操作措施

重新確定檔案保管期限表的法律依據(jù)。既然我國(guó)的《檔案法》已經(jīng)明確規(guī)定了檔案分期分級(jí)原則,那么我們?cè)诖_定保管期限時(shí)就必須與法律法規(guī)保持一致,使檔案劃分符合法定標(biāo)準(zhǔn)。這在某種程度上來說，為我們修訂檔案保管期限表提供了法律依據(jù)。因此我們十分期待國(guó)家檔案局早日出臺(tái)分級(jí)的具體標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法

建立一個(gè)新的劃分方法——?jiǎng)澫夼c標(biāo)時(shí)相結(jié)合的方法。這種劃分方法的具體操作如下：即先將檔案劃為進(jìn)館和不進(jìn)館兩部分，對(duì)進(jìn)館檔案盡可能全面，具體地列出各機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的名稱及進(jìn)館時(shí)間。檔案進(jìn)館后再根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》分為一級(jí)、二級(jí)和三級(jí)。對(duì)不進(jìn)館檔案按不同價(jià)值分為永久和定期兩種，在定期內(nèi)分5年、10年、20年、30年、50年等五個(gè)檔次。機(jī)關(guān)保存的檔案中凡對(duì)機(jī)關(guān)有50年以上仍有保存價(jià)值的，就可以作為永久保存。大家或許對(duì)標(biāo)時(shí)法有些陌生，以下筆者會(huì)對(duì)這一概念，進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述：標(biāo)時(shí)法，顧名思義就是給檔案文件標(biāo)明具體的保管年份。如標(biāo)明保管 1年、3年、5年、1 0年、1 5年、2 5年、4 0年、5 0年、7 5年。乃至永久。這樣檔案部門根據(jù)年份就可以進(jìn)行具體的鑒定工作了。標(biāo)時(shí)法的做法顯然要優(yōu)越于抽象的“兩分”或“三分”期限，但是要實(shí)行標(biāo)時(shí)法的前期準(zhǔn)備工作量也是巨大的。也就是說，國(guó)家檔案局以后制訂不是三十幾個(gè)款目的檔案保管期限表了,而是制訂有詳細(xì)條款的檔案保管年份表。

改變檔案的一次鑒定制為二次確定制。檔案文件從立檔單位檔案室到進(jìn)入檔案館的過程，是兩個(gè)不同的保管階段，它們?cè)诶脙r(jià)值的取向上發(fā)生了變化。在檔案室階段的檔案利用價(jià)值主要是對(duì)立檔單位的職能價(jià)值又稱文件的原始價(jià)值；在檔案館階段的檔案利用價(jià)值主要是對(duì)于國(guó)家和社會(huì)的歷史價(jià)值又稱為文件的從屬價(jià)值。檔案對(duì)于國(guó)家和社會(huì)的歷史價(jià)值，才是檔案館的永久利用價(jià)值所在。不應(yīng)當(dāng)用檔案室階段的觀點(diǎn)去判斷檔案館階段檔案的利用價(jià)值。在檔案文件的鑒定工作過程中， 必須充分地、妥善地處理好檔案館與檔案室之間的相互配合、相互支持的關(guān)系，檔案館應(yīng)加強(qiáng)指導(dǎo)，在準(zhǔn)確制定檔案館檔案文件保管期限表的情況下，對(duì)各個(gè)立檔單位檔案文件保管期限實(shí)用表提出修改意見，減少單位檔案員劃定檔案保管期限的隨意性，并盡可能縮小檔案室與檔案館之間在劃分上的分歧。

重新修訂檔案保管期限表可能遇到的阻礙

解決人們的思想認(rèn)識(shí)問題，力求達(dá)到各個(gè)部門之間的利益大致平衡。因?yàn)闄n案形成于各個(gè)部門，所以各部門強(qiáng)調(diào)比較多的是方便本部門利用,想要著力維護(hù)自己的利益，一心只為本機(jī)關(guān)服務(wù)也是常理,而對(duì)一些公眾社會(huì)的問題卻想得比較少。因此，各單位在確定保管期限時(shí)必須樹立面向社會(huì)的思想，從服務(wù)社會(huì)，服務(wù)長(zhǎng)遠(yuǎn)的思想出發(fā)，做出更大貢獻(xiàn)。

充分考慮到檔案的地區(qū)性和分布的不平衡性的特征。檔案是一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄,有些檔案對(duì)國(guó)家和社會(huì)不一定具有保存價(jià)值,而在當(dāng)?shù)鼗蛘咴诒締挝粍t很有利用價(jià)值,因此我們必須要有重點(diǎn)地管好這部分檔案。其實(shí)，檔案的價(jià)值不在于地區(qū)的劃分，而是體現(xiàn)在檔案保留的時(shí)間和內(nèi)容。我們要重視地區(qū)性檔案的保存，保障其存在的真實(shí)性。

強(qiáng)化歸檔工作的培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查

新時(shí)期的檔案保管期限劃分問題中，尤其要注重歸檔工作是否對(duì)每一份文件進(jìn)行了歸檔，以及歸檔保管期限如何劃分進(jìn)行鑒定。另外，我們務(wù)必要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的日常培訓(xùn)、新上崗檔案人員的培訓(xùn)等，使檔案人員掌握檔案工作規(guī)章制度和檔案業(yè)務(wù)要求，提高檔案業(yè)務(wù)水平，能夠勝任本崗位工作。在檔案監(jiān)督指導(dǎo)、行政執(zhí)法檢查中加大對(duì)各機(jī)關(guān)歸檔工作的檢查力度，督促正確界定文件材料的歸檔范圍和科學(xué)劃分檔案保管期限。

關(guān)于檔案保管期限劃分問題這個(gè)問題已經(jīng)在社會(huì)上展開了一段時(shí)間的考慮，引起了社會(huì)相關(guān)人士的高度關(guān)注，我們也在不斷針對(duì)這個(gè)問題展開調(diào)研和考察，希望日后能發(fā)現(xiàn)更好的解決策略。