檔案保管期限劃分問題思考

文|王亮

現行檔案保管期限表,雖然在檔案工作中發揮了十分重要的作用,但由于其條款較少且語言表達抽象、模糊、可操作性差,并且在實際操作中隨意性很大。根據《檔案法》及國內外對檔案保管期限的規定,提出新的劃分方法--劃限與標時相結合的方法，以及改變檔案的一次鑒定制為二次確定制。近年來對檔案保管期限劃分問題的爭論不少通過不同的觀點，我們可以看出在檔案保管劃分問題上確實存在很大的問題等待著我們去解決，目的是更好的發揮檔案的價值。

檔案保管期限是衡量檔案價值的尺度,是檔案價值在檔案管理中的現實表現。我國檔案保管期限的劃分，從五十年代至今有好幾次變動,但變動并沒有消除檔案界在這方面的爭議現象 。特別是近幾年來，這方面的話題越來越多，由于我國大部分檔案館 ( 室) 存在館藏檔案數量急劇增加與結構單一、內容重復的矛盾的存在，在很大程度上與價值鑒定不科學有關,因此有必要對保管期限表進行修訂。

重新修訂檔案保管期限表的必要性

檔案保管期限表是檔案館、室鑒定檔案價值和確定保管期限的依據,是開展檔案鑒定工作和保證其質量的有效工具,是國家管理和控制檔案信息資源的重要手段。自20世紀50年代至今, 國家根據各個時期不同情況頒布了一系列檔案保管期限表,來使鑒定工作有法可依,有章可循。所以檔案保管期限表在檔案管理過程中發揮了十分重要的作用。但在實際操作運轉的時候,我們發現我國現行檔案保管期限表存在許多不足。條款較少且語言表達抽象、模糊,可操作性差,彈性大。用這樣的保管期限表,在各立檔單位由非專業的、不斷更新的兼職檔案員和科室內勤人員來劃定檔案保管期限,隨意性自然很大。檔案保管期限的確定是檔案管理中的一項重要內容,也是一項難度最大的工作。按照集中我國檔案管理統一的基本原則,我國是由國家檔案局統一編制保管期限表發到全國,但大多單位制定的檔案保管期限表都是照搬照套,上下雷同，存在類似的問題。因此許多檔案館( 室) 看似館藏數量很大,但結構不合理、特色不明顯,實際上質量并不是最優的。因為,檔案價值具有多元性、時效性的特點,要對這種立體化價值結構進行準確判斷是相當困難的,況且人們認識和評價檔案價值往往帶有很強的主觀性;同時,由于社會對檔案的需求是不斷變化、復雜多樣的且難以把握。因此,隨著檔案數量的不斷增長,我們要結合檔案整理方式的不斷變化,針對檔案管理保密期劃分存在的問題，制定符合社會需求的檔案管理保密期的劃分方法。

重新修訂檔案保管期限表的可操作措施

重新確定檔案保管期限表的法律依據。既然我國的《檔案法》已經明確規定了檔案分期分級原則,那么我們在確定保管期限時就必須與法律法規保持一致,使檔案劃分符合法定標準。這在某種程度上來說，為我們修訂檔案保管期限表提供了法律依據。因此我們十分期待國家檔案局早日出臺分級的具體標準和管理辦法

建立一個新的劃分方法——劃限與標時相結合的方法。這種劃分方法的具體操作如下：即先將檔案劃為進館和不進館兩部分，對進館檔案盡可能全面，具體地列出各機關在工作活動中形成對國家和社會有保存價值的檔案的名稱及進館時間。檔案進館后再根據《檔案法實施辦法》分為一級、二級和三級。對不進館檔案按不同價值分為永久和定期兩種，在定期內分5年、10年、20年、30年、50年等五個檔次。機關保存的檔案中凡對機關有50年以上仍有保存價值的，就可以作為永久保存。大家或許對標時法有些陌生，以下筆者會對這一概念，進行簡單的闡述：標時法，顧名思義就是給檔案文件標明具體的保管年份。如標明保管 1年、3年、5年、1 0年、1 5年、2 5年、4 0年、5 0年、7 5年。乃至永久。這樣檔案部門根據年份就可以進行具體的鑒定工作了。標時法的做法顯然要優越于抽象的“兩分”或“三分”期限，但是要實行標時法的前期準備工作量也是巨大的。也就是說，國家檔案局以后制訂不是三十幾個款目的檔案保管期限表了,而是制訂有詳細條款的檔案保管年份表。

改變檔案的一次鑒定制為二次確定制。檔案文件從立檔單位檔案室到進入檔案館的過程，是兩個不同的保管階段，它們在利用價值的取向上發生了變化。在檔案室階段的檔案利用價值主要是對立檔單位的職能價值又稱文件的原始價值；在檔案館階段的檔案利用價值主要是對于國家和社會的歷史價值又稱為文件的從屬價值。檔案對于國家和社會的歷史價值，才是檔案館的永久利用價值所在。不應當用檔案室階段的觀點去判斷檔案館階段檔案的利用價值。在檔案文件的鑒定工作過程中， 必須充分地、妥善地處理好檔案館與檔案室之間的相互配合、相互支持的關系，檔案館應加強指導，在準確制定檔案館檔案文件保管期限表的情況下，對各個立檔單位檔案文件保管期限實用表提出修改意見，減少單位檔案員劃定檔案保管期限的隨意性，并盡可能縮小檔案室與檔案館之間在劃分上的分歧。

重新修訂檔案保管期限表可能遇到的阻礙

解決人們的思想認識問題，力求達到各個部門之間的利益大致平衡。因為檔案形成于各個部門，所以各部門強調比較多的是方便本部門利用,想要著力維護自己的利益，一心只為本機關服務也是常理,而對一些公眾社會的問題卻想得比較少。因此，各單位在確定保管期限時必須樹立面向社會的思想，從服務社會，服務長遠的思想出發，做出更大貢獻。

充分考慮到檔案的地區性和分布的不平衡性的特征。檔案是一個地區、一個單位的各項活動真實的歷史記錄,有些檔案對國家和社會不一定具有保存價值,而在當地或者在本單位則很有利用價值,因此我們必須要有重點地管好這部分檔案。其實，檔案的價值不在于地區的劃分，而是體現在檔案保留的時間和內容。我們要重視地區性檔案的保存，保障其存在的真實性。

強化歸檔工作的培訓、指導、檢查

新時期的檔案保管期限劃分問題中，尤其要注重歸檔工作是否對每一份文件進行了歸檔，以及歸檔保管期限如何劃分進行鑒定。另外，我們務必要加強對檔案人員的日常培訓、新上崗檔案人員的培訓等，使檔案人員掌握檔案工作規章制度和檔案業務要求，提高檔案業務水平，能夠勝任本崗位工作。在檔案監督指導、行政執法檢查中加大對各機關歸檔工作的檢查力度，督促正確界定文件材料的歸檔范圍和科學劃分檔案保管期限。

關于檔案保管期限劃分問題這個問題已經在社會上展開了一段時間的考慮，引起了社會相關人士的高度關注，我們也在不斷針對這個問題展開調研和考察，希望日后能發現更好的解決策略。