探索建立兩岸四地公證書使用查證電子化機制

李新輝（湖北省宜昌市公證處）

探索建立兩岸四地公證書使用查證電子化機制

李新輝（湖北省宜昌市公證處）

目前，由于我國兩岸四地即大陸（內地）、臺灣、香港、澳門之間使用的公證書不能直接采信，從而產生公證書的查驗問題。為解決公證書使用中的問題，祖國大陸與臺灣之間建立了兩岸公證書使用查證機制，內地與香港、澳門之間建立了委托公證人制度和公證書確認制度。

在當今信息技術發達的環境下，大陸（內地）與臺港澳之間公證書的使用查證現狀滯后于科技的發展，應當適時加以調整。海牙國際私法會議(HCCH)，已經采用電子附加證明書和電子登記相結合的方法解決了免于認證的跨境公文書的驗證問題，借鑒其近幾年發展起來的e-APP機制，建立適合大陸（內地）與臺港澳之間的公證書使用查證的電子化機制正逢其時。

一、大陸（內地）與臺港澳之間公證書使用查證的歷史與現實

（一）兩岸公證書使用查證協議回顧①②③《涉臺公證實務講說之五—海峽兩岸公證書使用查證協議》，《中國公證》2003年第5期。

海峽兩岸關系協會（以下簡稱“海協會”）與財團法人海峽交流基金會（以下簡稱“海基會”）于1993年4月29日在新加坡正式簽署了《兩岸公證書使用查證協議》（以下簡稱《協議》），該《協議》于1993年5月29日生效實施。

《協議》通過雙方相互寄送14類公證書副本，并對有問題的公證書進行查證，以此建立了兩岸公證書使用查證制度。《協議》就公證書副本寄送和查證事宜規定的聯系主體是中國公證協會或地方省、自治區、直轄市公證協會與海基會。具體操作中，大陸各省、自治區、直轄市公證協會負責本地方發往臺灣的公證書副本的寄送和查證，并對海基會寄來的臺灣公證書副本進行登記并轉寄使用部門；海基會負責臺灣發往大陸使用的公證書副本的寄送和查證，并對發往臺灣的大陸公證書進行驗證。

在公證書的核對程序方面，兩岸采取了不同的處理方式。臺灣方面，實行文書驗證，由海基會法律處專門負責大陸公證書的驗證。具體做法是將申請人遞交的公證書正本與各省、自治區、直轄市公證協會寄送到海基會的同字號公證書副本進行核驗，如果相符即發給申請人驗證證明。大陸方面，根據司法部《海峽兩岸公證書使用查證協議實施辦法》規定，各省、自治區、直轄市公證協會對海基會寄來的在大陸使用的公證書副本進行登記并根據公證書用途轉寄公證書使用部門。《協議》實施之初實行“直接使用，發現問題再進行核查”的原則④同①。。針對實踐中出現的問題，一些地方公證協會陸續建立了對臺灣寄來的在大陸使用的公證書進行核對、比對機制。

所謂查證，就是公證書使用部門對公證書的出具和內容發生疑問后，《協議》執行主體一方要求對方對公證書進行查疑證偽的程序。關于查證的范圍，《協議》規定了7種查證事由：（1）違反公證機構有關受理范圍規定；（2）同一事項在不同公證機構公證；（3）公證書內容與戶籍資料或其他檔案資料記載不符；（4）公證書內容自相矛盾；（5）公證書文字、印鑒模糊不清，或有涂改、擦拭等可疑痕跡；（6）有其他不同證據資料；（7）其他需要查明的事項。在查證的路徑方面，大陸地區，公證書使用部門需要向臺灣出證機關進行查證的，應向地方公證協會提出并說明事由，地方公證協會審查認為符合協議規定情形的，登記后出具查證函轉寄海基會；臺灣地區，海基會或公證書使用部門對大陸公證書有疑義的，通過海基會向中國公證協會或者地方公證協會提出查證申請⑤同③。。

（二）涉港澳委托公證人制度及公證書確認機制簡介⑥⑦同③。

委托公證人制度和證書轉遞制度，肇始于中國委托公證人（香港）制度，是指香港居民回內地處理法律事務所需公證書須由中國司法部任命的委托公證人出具，并經中國法律服務（香港）有限公司加章轉遞才能發往內地使用的制度。該制度已經成為內地與香港共同認可的司法互助制度。

1981年，司法部委托香港8位律師負責為香港同胞辦理回內地處理民事法律事務的公證文書，從而建立了委托公證人制度。1985年司法部進一步擴大委托公證人辦理發往內地使用的證明文書的范圍，規定對發生在香港地區的法律行為、有法律意義的事實和文書均可予以公證。隨著委托律師的增加，為便于文書使用單位準確辨認委托律師出具的證明，防止偽造和欺詐行為發生，1991年11月12日，司法部在《關于再委托二十三位香港律師辦理公證事務并改變出證方式的通知》中，對被委托香港律師辦理證明的程序，在（85）司發公字第251號通知規定的基礎上，又增加一個程序，即委托律師在公證書上簽字蓋章后，再經司法部與貿促會在香港設立的“中國法律服務(香港)有限公司”駐深圳辦事處在公證文書正本上加蓋轉遞章，才能拿到內地使用。

1996年2月17日，最高人民法院、司法部聯合發布《關于涉港公證文書效力問題的通知》，再次明確對于發生在香港地區的有法律意義的事件和文書，均應要求當事人提交委托公證人出具并經司法部中國法律服務(香港)有限公司審核加章轉遞的公證證明，否則不具有公證文書的證明效力和執行效力。

2002年4月1日起施行的《中國委托公證人(香港)管理辦法》明確規定，委托公證人的業務范圍是證明發生在香港地區的法律行為、有法律意義的事實和文書。證明的使用范圍在內地。

1995年6月21日國務院港澳辦復函，同意司法部在澳門設立中國法律服務（澳門）公司。1996年11月，中國法律服務（澳門）公司成立，辦理澳門居民回內地處理民事事務的法律證明文件，而此種文件是以“公證書”的名義出具。根據2003年簽署的《內地與澳門關于建立更緊密經貿關系的安排》，進一步明確委托公證人制度。為此，2004年1月5日司法部以司辦通［2004］第1號《通知》決定，自2004 年1月1日啟用中國法律服務（澳門）公司“澳門發往內地使用公證文書核驗專用章”印章，同時廢止原轉遞專用章。2006年1月24日，司法部任命首批在澳門的委托公證人，此后，澳門居民回內地處理法律所需的公證文書，由司法部任命的委托公證人出具，并經中國法律服務澳門有限公司加章轉遞，才能在內地使用。

中國內地出具的公證書發往香港特區使用前，應由中國外交部領事司辦理確認手續。

中國內地出具的公證書應在內地辦理有關領事認證手續，內地與澳門特區間使用的民事和商業文書，可直接在兩地使用，無需辦理確認手續。

（三）兩岸四地公證書使用查證中遇到的問題

一是查證程序有待完善。主要是大陸（內地）方面對來自臺、港、澳的公證文書，缺乏查證機制，仍是憑肉眼核驗，假公證書和瑕疵公證書還一定程度存在⑧同③。。兩岸公證書寄送查證中，大陸方面沒有建立統一的公證書的核對、比對程序。1993年5月11日司法部《海峽兩岸公證書使用查證協議實施辦法》第5條規定：“各公證員協會收到海基會寄來的在大陸使用的公證書副本，應進行登記并根據公證書用途轉寄公證書使用部門。”但這一規定在實際操作中很難執行，因為從公證書副本上無法看到具體的公證書使用部門，而公證書使用部門也很少主動找公證協會進行核對。這樣一方面造成大量臺灣公證書積壓在地方公證協會，另一方面也很難發現臺灣發往大陸的公證書是否存在問題⑨同①。。同樣，內地方面規定中國委托公證人出具到內地使用的公證文書必須經過中國法律服務(香港)有限公司、中國法律服務（澳門）公司（以下簡稱“兩公司”）“審核、登記和加章轉遞”后才具有法律效力。但目前，在收到香港、澳門發往內地使用的公證文書時，只規定必須是委托公證人出具的并且要“兩公司”加章轉遞，并沒有明文規定使用單位要再次審核以及如何審核，內地公證機構和其他文書使用部門雖然可以向“兩公司”電話查核，但是否主動查核只能靠使用者的自覺了。

其實，沒有比對就沒有驗證，沒有驗證怎知真假？天天和證據打交道的公證機構和公證員，實在不應該僅憑肉眼憑感覺來辨別真偽。對臺港澳公證文書的核對問題，筆者認為目前可以通過一項措施和兩種手段加以解決。即一方面應明確公證書的大陸（內地）接受使用單位，為此兩岸四地相關部門可以議定一項公證書寄送的制度性措施：規定凡是用于大陸（內地）公證機構辦理相關公證使用的公證書，臺港澳的公證人（機構）應當先查明擬使用公證書的大陸（內地）具體公證機構，并辦理此公證書的審核登記或者加章轉遞手續，再交海基會或者“兩公司”經由原先定好的渠道寄往大陸（內地）公證機構，大陸（內地）公證機構可以不再直接接受當事人單方提供的臺港澳公證書。另一方面可以采用兩種技術手段核驗公證文書：其一、印模比對儀比對核驗印章。這在銀行經常使用，公證機構可以利用印模比對儀投影比對最后轉寄公證文書的授權機構印章，即本地方省、自治區、直轄市公證協會證明印章、中國法律服務（香港）有限公司深圳辦事處轉遞專用章、中國法律服務（澳門）公司核驗專用章。其二、轉寄公證文書的授權機構采取信息化手段適度公開轉寄的有關信息。即借鑒快遞公司和有關部委發送批文的經驗，地方省、自治區、直轄市公證協會、中國法律服務（香港）有限公司深圳辦事處、中國法律服務（澳門）公司可以在各自網站上及時公布登記轉遞公證文書的證明字號或者轉遞字號、轉遞日期及所附公證書字號，以便于使用單位查詢、比對。

二是公證書寄送、查證期限較長。大陸出具的公證書，一般寄往臺灣的收到時間在10天左右，長則月余。臺灣發往大陸使用的公證書所用時間相似差不多。對于查證，《協議》規定的答復期限是“接受查證一方，應于收受查證函之日起三十日內答復”。而人工查證公證書的期限，長短不定。

三是郵寄成本較高。單就涉臺公證書來講，每件公證書的普通郵寄費用至少要幾十元人民幣。

四是保密級別較低。目前兩岸四地之間的公證書都是紙質文書、紙質信封、人工郵遞，從安全性保密性來看級別較低。

二、e-APP機制的前世今生

（一）e-APP機制的前世——《關于取消要求外國公文書認證的公約》

《關于取消要求外國公文書認證的公約》（簡稱1961年《海牙取消認證公約》），于1961年10月5日在海牙簽署，1965年1月24日生效。迄今，該公約適用于107個國家和地區，是全世界批準和加入成員最多的海牙公約，也是使用最廣泛的海牙公約。每年全世界簽發幾百萬份附加證明書，證明該公約具有極強的實用性，在簡化驗證手續加速公文書國際及跨境流轉方面成效巨大。目前，中國尚未加入公約，但公約適用于中國的香港特別行政區和澳門特別行政區。

公約以列舉的方式規定了4種公文書，其中就包括公證書。該公約的具體表現形式是附加證明書(APOSTILLE)，或譯作“附加意見證書”。附加證明書是公約在取消認證后，為了確保文書的真實性而創設的一套文書證明制度。附加證明書僅證明所附公文書簽字或印章的真實性，文書簽字人作成該文書所依據的身份，以及在適當的情況下文書印章或戳記的可靠性，并不涉及所附公文書本身的內容。依據該制度，在一締約國領土內作成而需在另一締約國領土內出示的公文書，如其附有作成國主管機關簽發的附加證明書，則出示國應免除對公文書的認證手續。附加證明書包含10項要素：（所附公文書的）（1）國家/地區；（2）公文書簽字人；（3）作成公文書所依據的身份；（4）印章/戳記 （及附加證明的）；（5）地點；（6）公文書名稱/日期 ；（7）簽發人；（8）編號；（9）印章/戳記；（10）簽字。

（二）e-APP機制的今生——電子附加證明書計劃

2006年4月，海牙國際私法會議(HCCH)和美國全國公證協會(NNA)正式發起電子附加證明書計劃The e-APP (electronic Apostille Program)，進一步增強了該公約運行的安全性和有效性，并將該公約帶入了電子化時代。目前，該計劃已在全球多個國家得到實施，還有許多國家正在積極考慮實施⑩《附加證明書手冊——海牙取消認證公約實務操作手冊》，海牙國際私法會議常設局2013年4月1日出版。。

2007年2月15日，美國堪薩斯州發出世界上第一份電子附加證明書，并被對方哥倫比亞確認接受。2010年5月11日，歐盟宣布在財政方面對電子附加證明書計劃歐洲項目給與支持。2014年8月，北京APEC利用海牙公約促進商務工作組會議上，與會代表呼吁更廣泛地采用電子附加證明書和電子登記。

（三）e-APP機制的運作原理和優勢

1.運作原理。該計劃包括兩個部分，其一是出具電子附加證明書(e-Apostilles)，其二是運行附加證明書的電子登記(e-Registers)以便在線驗證附加證明書的出處。核心是以帶有電子簽名的電子形式和使用數字證書來出具附加證明書，電子附加證明書既可以針對紙質公文書出具，也可以附加于電子公文書，倡導出具電子附加證明書的主管機關使用二維碼以便使用者快速登錄電子登記中心進行查驗，并鼓勵主管機關使用增強型SSL證書(Extended Validation SSL Certificates)以保障電子登記中心的在線完整性??同⑩。。

2.優勢。該計劃通過安全技術無紙化認證文件，將有助于在國際及跨境商務合作、司法活動中防止欺詐、降低成本、加快重大交易及司法合作的速度。目前該計劃已被22個國家和地區采納，應用于公證書、商務文書、海關文書、國際刑事引渡文書的跨境查詢、驗證。

三、兩岸四地應當參照e-APP機制建立統一的公證書使用查證的電子化機制

借鑒海牙國際私法會議機構的成功經驗，筆者建議，兩岸四地應當參照e-APP機制，簽訂相關協議，建立統一的公證書使用查證電子化機制。

一是建立電子公證書登記中心(e-Registers)。首先在四地各自建立本區域內統一的電子公證書登記中心，這是公證書使用查證電子化機制的前提。香港律政司已經于2014年9月建立了中英雙語的電子公證書登記中心，具體設在香港高等法院登記處。大陸（內地）可以由司法部負責建立大陸（內地）地區統一的電子公證書登記中心。

二是公證書雙向電子登記。規定凡是跨四地使用的公證書，無論是紙質公證書還是電子公證書，在每一份公證書出具的同時，必須既向本區域電子公證書登記中心備案登記，又同時向本區域公證書查證機構申請查證登記。備案登記是對本區域內所有公證書都適用的，目的是滿足本區域內公證書的電子查證、驗證需要。對區域內使用的不需要簽發電子附加證明書。備案登記的內容，前期可以只登記公證書的編號、當事人的姓名、身份證號、公證事項、紙質或電子公證書的出具時間、公證員姓名、公證機構名稱，重點解決公證書的出處問題，并不登記紙質公證書或者電子公證書本身的內容；后期電子公證書登記中心除了登記前述事項以外，可以同時存儲電子公證書及其證明、保全的電子文書或者同時存儲PDF等版本的紙質公證書證詞及其所證明的紙質文書掃描件。

三是運作e-APP機制—查證機構簽發電子附加證明書(e-Apostilles)并向電子公證書登記中心完成查證登記 (e-Registers)，這是公證書使用查證電子化機制最關鍵的兩個環節。為顧及兩岸四地業已存在的公證書使用查證機制，可以授權四地公證書查證機構繼續承擔公證書電子化加章轉遞的查證驗證職能，出具專門針對公證書的電子附加證明書(e-Apostilles)，并同時向區域內的電子公證書登記中心登記。出具公證書的電子附加證明書的機構，大陸（內地）地區可以指定各省、自治區、直轄市公證協會或者海協會承擔，臺灣地區可以由各地方法院或者海基會承擔，香港地區可以由中國法律服務（香港）有限公司承擔，澳門地區可以由中國法律服務（澳門）公司承擔。四地公證書查證機構在收到紙質公證書或者電子公證書的時候，應當查驗無誤后迅即出具電子附加證明書并用打印方式附加于紙質公證書上，或者用電子方式附加于電子公證書上，并同時向本區域內的電子公證書登記中心完成查證登記，對于紙質公證書則繼續轉遞。

電子化查證登記主要是針對兩岸四地公證書的跨境查證需要，是e-APP機制的國內化運用，必須由查證機構簽發電子附加證明書并完成查證登記。查證登記也需要向電子公證書登記中心登記，該查證登記應當獨立于公證書的備案登記，在電子公證書登記中心單獨設立電子附加證明書登記分中心，由查證系統將簽發的電子附加證明書自動發送至公證書的辦證系統和電子公證書登記中心。

查證登記的內容，可以參照備案登記的內容登記相關要素，將來可以參照海牙國際私法會議的要求登記10項要素，以適應我國一旦加入《海牙取消認證公約》后公證書國際化跨境驗證的電子化需要。

四是登記自動化。即公證機構對公證書的雙向電子登記，以及公證書查證機構簽發電子附加證明書并向電子公證書登記中心完成查證登記，都應當是借助各自的計算機系統和網絡平臺自動完成的。可以指定相應的認證機構為兩岸四地登記注冊的電子公證員發放辦證系統所需的數字證書和出具電子公證書必備的電子簽名、電子印章、電子時間戳，為查證機構發放查證系統所需的數字證書和出具電子附加證明書必備的電子簽名、電子印章、電子時間戳。查證機構簽發電子附加證明書并登記成功后，查證機構查證系統即刻生成加密的二維碼形式或其他形式的登記查詢碼并附加在電子附加證明書上，該電子附加證明書可以與電子公證書無縫結合，也可以打印或者粘貼在紙質公證書之上。

五是驗證網絡化。紙質公證書或者電子公證書的接受者、使用者，可以利用手機等移動通信、移動上網工具，掃描公證書上的登記查詢碼登錄電子公證書登記中心，以查驗該公證書的真偽。

以上流程可以用下圖表示。

四、e-APP機制在公證行業運作的國際進展及兩岸四地公證書使用查證電子化機制的前景展望

國際公證界在電子公證和電子附加證明書的探索和推廣方面，由海牙國際私法會議牽頭先后召開了多次國際性會議。2005年5月，由海牙國際私法會議和國際拉丁公證聯盟組織，由美國全國公證協會承辦的第一屆電子公證和電子附加證明書國際論壇在美國拉斯維加斯舉行。論壇倡導各國發展技術以促進電子公證的實施和其他電子公文書的簽發??005年5月30日美國拉斯維加斯《電子公證和電子附加證明書國際論壇-結論》。。2006年5月，第二屆電子公證和電子附加證明書國際論壇在美國華盛頓舉行。論壇倡導各國主管機關在數字證明書的簽發和管理方面應努力達到更高標準??2006年5月28日美國全國公證協會《第二屆電子公證和電子附加證明書國際論壇-結論》。。2008年5月，第四屆電子公證、電子附加證明書和數字證據國際論壇在美國新奧爾良舉行。論壇指出在電子公證書受理和完成的全過程中需要當事人和公證人同時在場，強調電子公證書的完整性和簽發安全性對電子公證書的接受至關重要，并呼吁建立和采用國際安全標準以指引公證業界頒發值得信賴的電子公證簽名??2008年5月29日美國全國公證協會《第四屆電子公證、電子附加證明書和數字證據國際論壇-結論和建議》。。

近幾年，西班牙司法部已經開發出一套全國性的系統，可以運行一個電子登記中心并能在全國范圍內簽發電子附加證明書。司法和行政方面的主管機關將使用該電子登記中心。西班牙公證總理事會將于晚些時候加入該系統，以便所有的公證協會都能夠與該電子登記中心相連接??2011年2月14日芬蘭赫爾辛基《e-APP歐洲項目第一次地區性論壇 結論和建議》。。

特別值得一提的是，香港特別行政區作為東道主于2014年10月9日和10日成功舉辦了第九屆電子附加證明書國際論壇??2014年10月9日中國香港特別行政區《第九屆e-APP國際論壇-結論和建議》，http://www.hcch.net/index_en.php?act=publications. details&pid=6138&dtid=49。。在公證業界，已有多年來公證書使用查證、委托公證人公證和加章轉遞的成功實踐。近年來大陸地區在電子公證方面已經作出積極的探索并取得相當成效。最近香港地區建成公文書電子登記中心。兩岸四地完全可以引入公證書的電子附加證明書和電子登記——即e-APP機制，以實現兩岸四地公證文書使用查證信息化和電子化。

可以預期，借鑒國際上e-APP機制的成功經驗并加以適當轉化，通過協商合作，在不久的將來，兩岸四地應當能夠建立公證書查詢驗證的電子化機制。這將會大大縮短兩岸四地公證書查詢驗證周期，有效防止欺詐，降低公證書流轉成本，增強公證書的安全性，提高公證書的有效性和利用率，從而在促進人員往來、商務活動和司法合作方面作出積極的貢獻。

（責任編輯 趙海鷗）