基于工作流技術的檔案借閱環節的設計

馬亞鋒

（寶雞職業技術學院 陜西 寶雞 721013）

在信息化社會飛速發展的今天，電子文件已經廣泛、深入的滲透和影響著人類社會生活的各個方面，成為現代社會信息資源的主要組成部分。在不久的將來，電子文件將成為政府、企事業信息資源的主要承載體和表現形式。電子文檔管理系統正是在這樣的背景下產生的。利用電子文檔管理系統可以很輕松的實現電子文檔的查看、檢索、借閱、收藏、審批等諸多功能，切實解決了企業在電子文檔管理過程中所出現的很多難題[1]。

但是，在電子文檔管理系統中，電子文檔的借閱環節一直是程序設計的難點。究其原因，主要是因為電子文檔在借閱過程中需要經過多個領導審批環節，而這些環節需要多個復雜的程序跳轉指令來完成，在程序設計中非常繁瑣，同時在系統使用過程中，如果沒有專業人員進行系統的維護和管理，也很難正常使用。

工作流最早是在生產和辦公領域中針對日常生活工作中固定有序的活動提出的一個概念，主要就是為了將一個工作分解成多個任務和角色，依據特定的規則來執行，針對這些任務對其進行監控，從而能夠達到提高工作效率、有效合理的管理業務等目的。而工作流引擎就是在工作流系統中為其提供各種不同信息的傳遞、角色分工等解決方案。它可以根據實際的流程開發出穩定的、模塊化結構化的程序邏輯，并根據實際情況做出相應的變化[2]。

工作流技術的引入，使得原本比較復雜的程序設計轉變為流程管理和控制，盡管工作流模塊需要單獨創建，但是完成后的系統無論在日常的使用還是在系統的管理和維護方面都大大的降低了成本，只需要普通的職員就可以輕松的完成系統的管理，在應用方面也非常的靈活。

1 需求分析

在電子文檔管理系統中，一般存在多個用戶，他們的權限各不相同。例如普通用戶可以實現檔案的檢索、查詢、收藏、借閱等功能；部門級領導可以進行檔案的審核并簽署審核意見，查看已審核、待審核以及歷史檔案和實時檔案，對檔案進行相應的密級選擇；中心領導可以實現所有檔案、審核流程查看等所有的功能，全面了解當前公司檔案管理現狀，統籌規劃。圖1是一個假定的檔案借閱流程，根據圖1我們可以看出各用戶之間的關系，當普通用戶發起檔案借閱時，就需要領導的審批。

在這個例子中可以看出，針對普通的職員，需要能夠隨時隨地的進行檔案的瀏覽、查看、借閱等操作，而領導層則需要實時的掌握檔案借閱的借閱情況以及能夠及時的進行檔案的審批工作。同時，針對不同的企業、不同的流程，需要一個專門的流程管理程序，對流程進行增加、刪除、管理等操作。

圖1 檔案借閱流程圖Fig.1 Flow chart of archives library

2 檔案借閱環節的設計

針對軟件的需求分析可以看出，在整個借閱環節需要兩個部分，即不同用戶實時的瀏覽、借閱、審批等功能部分和流程增減、管理等功能部分。針對用戶功能部分由于用戶需要隨時隨地的進行操作，因此采用B/S模式最為合適，將界面設計為網頁的形式，用戶隨時登陸到網頁中，根據自身的權限進行相關的操作；針對流程管理維護部分，由于可能涉及到企業機密，可以采用C/S模式來完成，由專門人員登錄到企業內部網中，對流程進行相關的管理操作。

2.1 流程應用端的設計

流程應用端完成的是不同用戶實時借閱、瀏覽、審批等功能部分。在這個部分設計中，采用B/S架構非常適合。B/S即瀏覽器/服務器模式，將用戶瀏覽界面設計為網頁形式，用戶可以通過互聯網（Internet）隨時隨地的對本單位的各類檔案進行瀏覽、查詢、審批等操作，大大增強了軟件的靈活性和實用性，滿足了用戶的需求。

在這里可以采用JSP+Servlet+Tomcat+Hibernate+Oracle來實現[3]。

JSP（全稱 JavaServer?Pages）是由 Sun Microsystems公司參與共同創建的一種可響應客戶端請求，動態生成HTML、XML或其他格式文檔的Web網頁的技術標準。JSP技術主要采用的就是Java語言來實現腳本的編輯。采用JSP開發的Web應用既能夠在Linux下運行，也能夠在其他的操作系統中運行，非常靈活。

Servlet（Server Applet），全稱 Java Servlet，是采用 Java 語言編寫的服務器端程序。它主要的功能就在于能夠進行交互式的瀏覽和數據的修改，能夠動態的生成Web頁內容，一般來說，Servlet主要用來擴展基于HTTP協議的Web服務器。

Hibernate是一種基于JDBC的主流持久化框架，是Java語言下的對象關系映射解決方案。它用來把對象映射到基于SQL的關系模型結構中去，為面向對象的領域模型到關系型數據庫的映射提供了一個方便應用的框架，它也是JBOSS所擁有的一個JAVA開發中最為廣泛應用的數據持久層框架。它的出現將大量的從事數據持久層相關編程工作的軟件解放了出來，它不僅負責JAVA類和數據類型到數據庫表和SQL數據類型的映射，還提供了面向對象的數據檢索查詢機制。

流程應用端[4]實際上就是根據客戶的需求制作一個能夠供不同用戶權限登陸的網站，企業應該擁有一臺自己的服務器，將企業的文化、理念等展現出來，同時不同權限的內部員工登陸之后，可以看到企業內部的檔案，同時對其進行相應權限的操作。根據圖1可以看出，這里出現了普通用戶和領導用戶，可以根據不同用戶權限設計響應的頁面，它們的功能可以用圖2表示。

圖2 用戶權限說明Fig.2 User permission explanation

2.2 流程管理端的設計

流程管理端[5]是借閱環節的核心部分，整個過程中所有的功能最終都落腳在這個部分，流程管理端主要實現流程的創建、刪除、修改、數據庫的設置、各項流程的查看統計等功能，在實際設計過程中，為了方便管理可以將所有的這些功能都集成到一個環境下，同時由于這部分內容涉及到企業單位的機密，為了確保企業信息的安全，可以采用C/S架構進行開發。C/S即客戶機/服務器模式，管理員可以通過企業內部網絡進入到企業的服務器，對流程進行相應的管理，避免了Internet上未知的風險。

具體的實現時可以選擇目前比較流行的JBPM開源工作流引擎來完成系統的開發。JBPM模型采用的是UML Activity Diagram語義，開發人員理解起來比較容易，其次，JBPM提供了可擴展的Event-Action機制、條件表達機制和Task分配機制，很好的實現了活動的擴展處理、條件解析腳本計算以及處理復雜的人工活動。還有一個值得一提的就是JBPM借助Hibernate，很容易支持多種數據庫。基于活動圖的建模模型以及FSM和PetriNet思想，使得JBPM的內核和根基都比較扎實。

可以將流程管理端劃分為兩個功能模塊，即流程模板模塊和流程管理模塊。流程模板主要實現流程的編輯和管理功能，而流程管理主要實現各流程的查看統計等功能，還可以包含用戶權限管理和數據庫管理等。

2.2.1 流程模版模塊的設計

流程模版[6]是整個工作流系統的核心部分，主要實現流程模版的編輯、管理以及流程圖的繪制等功能。圖3給出了一種可能的流程模版功能框架。

圖3 流程模版框架Fig.3 Process template framework

在這一部分中，主要是針對流程圖進行相關的管理和修改。在新建流程模版中，應該提供一個比較簡單易用的流程圖繪制界面，讓用戶繪制起來比較輕松，可以通過java設計出一個簡易的流程繪制界面，使用戶可以很直觀的利用給出的流程圖繪制工具進行流程圖的繪制，繪制出的流程圖經過相應的程序設計就可以直接應用到系統中，這樣，用戶在使用過程中也會非常的方便，在后期進行應用過程中，軟件提供商也不會因此而需要額外的增加售后的成本。

我覺得這里還應該增加流程模版的導入導出功能。有了流程的導入功能，軟件提供商可以在自己的官方網站上上傳一些常用的流程模版供用戶下載，這樣即使不會使用該系統的人員也可以輕松地下載已有的模版，然后將其進行簡單的修改即可使用，既方便了客戶也提升了軟件擴展性能；導出功能也為軟件在進行二次安裝或者因意外發生進行數據恢復時提供了方便。

最為重要的就是流程模版的編輯功能。隨著企業的不斷運行，人事編制及各種制度的也在不斷修訂和完善，在這個過程中流程模版不可能是一塵不變的，因此適時的對流程模版進行調整、修改也是一項必不可少的工作，基于此流程模版的編輯功能應該做的更好一點，可以提供客戶對現有流程模版的查看和修改功能，在這個環節中流程模版最好以流程圖的形式展現出來，這樣就可以非常方便的讓用戶自己進行流程的編輯和修改工作。

2.2.2 流程管理模塊的設計

流程管理模塊相對比較簡單，主要實現流程的統計、刷新、查看等功能。

查看功能是流程管理模塊的主要任務，可以查看代辦的和已辦的檔案，包括檔案的申請、審核過程以及對應的流程。再設計過程中，可以按照任務名稱、發起人、處理的意見、密級等進行查看，比較直觀的就是列舉成條目的形式，使用戶一目了然。當然，在這個過程中，應該提供一個篩選的機制，不然查找的過程就會非常繁瑣而且緩慢。

當然，流程的統計以及刷新功能也是一個必不可少的環節。雖然這部分實現起來比較簡單，但是還是應該有的。

3 結束語

隨著計算機技術的普及和Internet網絡的流行，各機關企事業單位已普遍推進辦公自動化管理系統建設，由此涌現出大量的電子文檔，企業電子檔案管理系統是實現電子文件資料的接收、管理和利用，提供基于權限的電子文件檢索/瀏覽、借閱和歸還、信息發布等多種電子文件資源的綜合利用形式。能夠降低辦公費用，增加企業管理透明度，極大的減輕文管人員的作業負擔。相信在不久的將來，電子檔案管理系統會深入各企事業單位，成為企業辦公必備的軟件之一。

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