企業(yè)標準化信息系統(tǒng)的研究與設計

王艷青 張鵬

（1 沈陽師范大學，沈陽，110034；2 航天標準化與產品保證研究院，北京，100071）

標準化是一項傳統(tǒng)的技術基礎工作，是作為產品質量保證的重要手段，是企業(yè)取得最佳效益的重要途徑。但隨著標準在貿易中的作用越來越重要，標準化工作的重要性與日俱增，標準已逐步上升到企業(yè)的戰(zhàn)略高度。因此，企業(yè)標準化工作也需要與時俱進，需要突破傳統(tǒng)模式，采取更為高效的模式。而標準的有效制定與實施，需要企業(yè)的管理人員了解標準，從戰(zhàn)略上策劃制定標準；需要工程技術人員熟悉標準并在工作中貫徹實施標準。同時，也需要在工作中不斷總結科學實踐經(jīng)驗，并將其實施應用情況反饋回標準之中，提高標準的先進性和實用性，不斷促進標準水平的提高。也就是說，參與標準化工作的人員越多越廣泛，標準的水平和實施效果就越好[1-2]。

采用信息化技術，通過建立企業(yè)標準化信息系統(tǒng)，一方面可以增進標準實施應用，及時獲得標準的實施應用情況的反饋，促進企業(yè)標準化水平提高；另一方面也可以實現(xiàn)標準資源有效利用，提高效率，節(jié)約企業(yè)資源。本文通過調研分析企業(yè)標準化工作的需求，采用信息化技術，提出標準化信息系統(tǒng)建設方案，初步實現(xiàn)企業(yè)標準化信息化應用實施，為企業(yè)標準化工作提供有力的工具。

1 需求分析

通過對企業(yè)標準化工作的服務對象進行分析，包括企業(yè)的標準化管理部門和標準使用部門的人員，通過調研得到兩類人員的主要需求如下。

a）標準化管理部門的主要需求有：①標準化政策、法規(guī)，集團公司標準化工作動態(tài)等信息發(fā)布；②掌握標準狀態(tài)情況、制定需求情況；③掌握標準應用、實施情況；④企業(yè)標準的制定、管理；⑤型號標準化工作。

b）標準使用部門及人員的主要需求有：①方便地獲取工作所需的企業(yè)標準；②便捷地查找出專業(yè)內所需的標準，包括國內及國外相關標準；③獲取盡可能多的專業(yè)內標準信息；④標準化政策、法規(guī)瀏覽；⑤盡可能便捷地獲得標準全文，標準既需要電子版本，也需要紙質版本獲取渠道，以方便使用；⑥便捷地提出標準使用意見和建議。

2 企業(yè)標準化信息系統(tǒng)的基本功能

根據(jù)以上需求和企業(yè)的戰(zhàn)略目標，我們認為企業(yè)標準化信息系統(tǒng)主要應實現(xiàn)兩方面目標：一是利用先進的信息技術整合標準資源，逐步實現(xiàn)標準資源的網(wǎng)絡化、規(guī)范化；二是利用信息化的便捷性和迅速性，建立標準的技術交流和實施應用情況的信息反饋，完善標準的閉環(huán)控制過程。根據(jù)目標，企業(yè)標準化信息系統(tǒng)應具備以下基本功能。

a）建立標準資源數(shù)據(jù)庫，促進標準資源共享。應能夠提供企業(yè)在研制、設計、生產、測試、管理等過程中的各級標準（包括國家標準、地方標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等）的查詢閱覽，實現(xiàn)企業(yè)范圍內的標準數(shù)字化。標準資源數(shù)據(jù)庫是標準化信息系統(tǒng)的重要建設內容。

b）提供便捷、全面的標準查詢和閱覽。用信息化的手段組織整理標準資源，實現(xiàn)標準的多種方式（關鍵字、類別等）檢索和閱覽。建立標準知識內容與技術指標的揭示檢索系統(tǒng)，提供內容指標的體系查詢與關聯(lián)檢索。

c）建立符合標準化流程的工作系統(tǒng)。利用信息化的便捷和迅速性，建立便捷的標準制修訂與實施應用情況反饋模塊，實現(xiàn)信息化流程管理，規(guī)范標準的制修訂及意見反饋，完善標準的閉環(huán)控制過程，是信息平臺的重要功能。

d）提供及時、有效企業(yè)標準化信息。及時提供給企業(yè)各級人員準確、全面的標準信息，以及企業(yè)標準化政策、工作動態(tài)等全面的標準化信息。

e）與其它信息系統(tǒng)的有效集成。通過符合集團公司信息化要求的數(shù)據(jù)接口，與集團公司其他信息系統(tǒng)有效集成，將標準與實際型號研制、生產有效聯(lián)系，努力實現(xiàn)標準化效益。

3 企業(yè)標準化信息系統(tǒng)功能設計

3.1 系統(tǒng)總體設計

根據(jù)系統(tǒng)的需求與目標，在系統(tǒng)設計時應遵循的原則：①高效性，企業(yè)信息系統(tǒng)主要為了提高企業(yè)的效率，系統(tǒng)設計時要考慮標準資源及信息的查詢、管理的高效，系統(tǒng)信息查詢能力、數(shù)據(jù)訪問能力要足夠；②易用性，考慮到企業(yè)的各層級人員的需求和能力，應能夠便于用戶使用，用戶界面應簡潔明了，便于部署實施；③可靠性和安全性，企業(yè)信息系統(tǒng)應保證使用的可靠性和安全性，確保訪問數(shù)據(jù)的權限分配正確，運行數(shù)據(jù)的安全完整；④可擴展性，企業(yè)信息系統(tǒng)設計時應保證與現(xiàn)有系統(tǒng)的協(xié)調和未來需求的變化，要方便未來的更新與維護。

系統(tǒng)具體實現(xiàn)時，根據(jù)企業(yè)自身情況，在企業(yè)自身業(yè)務平臺上開發(fā)基礎的認證授權、流程引擎和電子表單等使用基礎平臺，并在此基礎上構建標準化信息系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)功能。其系統(tǒng)架構如圖1所示。

圖1 標準化信息系統(tǒng)架構圖

系統(tǒng)采用B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務器）結構，無需安裝客戶端，有利于用戶使用，在部署和維護方面能夠節(jié)省企業(yè)精力，同時也可以方便的進行各種數(shù)據(jù)信息的訪問、查詢與處理。數(shù)據(jù)庫使用SQLServer 兼容數(shù)據(jù)庫，可靠性和擴充性良好。設計開發(fā)平臺是J2EE，提供了應用的運行基礎框架環(huán)境和創(chuàng)建應用的Java環(huán)境。考慮到全部用戶在10 萬左右，并發(fā)訪問數(shù)據(jù)量并不巨大，采用大集中的方式進行部署，即應用、數(shù)據(jù)全集中模式，可有效利用資源并降低開發(fā)難度。在計算中心部署一套服務，企業(yè)所有用戶均登錄到系統(tǒng)中進行訪問。對于內部網(wǎng)絡不連通的部門和子公司，可采用安裝鏡像服務器，定時與中心服務器進行數(shù)據(jù)更新的方式。

3.2 主要功能模塊

根據(jù)標準化需求，將功能模塊劃分為兩個部分：標準資源管理和內容管理。標準資源管理又分為標準資源加工模塊、標準資源維護模塊、標準資源檢索和瀏覽模塊。內容管理模塊主要提供標準化工作動態(tài)、新聞、有關政策、法規(guī)等內容[3-4]。

●標準資源加工：為標準加工人員提供標準的數(shù)字化工具，將標準轉化為電子格式，便于實現(xiàn)檢索。

●標準資源維護：主要功能是支持用戶對標準資源進行管理，包括對標準的基本信息進行修改和取消已發(fā)布的標準資源。

●標準資源使用：主要功能是支持用戶對系統(tǒng)中的標準資源進行多視角、多方位的利用。主要提供如下功能：為用戶提供以標準全部基本屬性為查詢條件的跨標準分類庫、跨字段的組合式綜合查詢功能；可對標準進行全文瀏覽；可按專業(yè)或產品進行多層次的分類導航瀏覽；支持用戶對自己關心的標準進行設定；標準查詢情況統(tǒng)計匯總；支持用戶對標準查詢閱覽情況進行匯總等。

●內容管理：提供對標準法規(guī)、資料、政策、新聞等內容的管理。主要提供如下功能：支持文本及多媒體內容的瀏覽及查詢；支持按類別查詢相應的文章；實現(xiàn)文字、圖片新聞的發(fā)布及瀏覽，并可添加附件，擁有權限的用戶可下載附件；實現(xiàn)跨板塊的全文檢索；支持分權限、分板塊的文章管理。

3.3 系統(tǒng)關鍵點設計

3.3.1 標準信息組織形式

由于標準的管理是企業(yè)標準化信息系統(tǒng)的核心部分，所以對于標準數(shù)據(jù)庫的組織形式尤為重要，它直接影響到系統(tǒng)的質量及可用性。筆者研究發(fā)現(xiàn)，可采用如下的解決方案：將屬于標準信息的標準基本信息（基本屬性）和標準全文，分別存儲在后臺數(shù)據(jù)庫中，并形成一對一的關聯(lián)關系。對于標準中引用的標準，形成一對多的關聯(lián)關系，其組織形式以標準目錄的方式體現(xiàn)。將標準按不同的分類形式進行樹狀組織，其中，可以根據(jù)標準基本信息中的分類、標準的來源、標準的狀態(tài)、關鍵詞等不同的視角對標準進行組織，方便用戶的查閱、瀏覽及按類別的分塊維護等工作。標準全文可采用PDF 或WORD 等格式，保證與紙質文件一致，利于現(xiàn)有文件轉換。也可按照具體條文將標準進行數(shù)字化轉化，采用XML 等格式保存，利于后續(xù)標準化資源的利用。

3.3.2 關鍵數(shù)據(jù)表設計

標準信息數(shù)據(jù)結構見表1。

3.3.3 標準數(shù)據(jù)檢索

全文檢索采用業(yè)務插件層的搜索引擎來實現(xiàn)，搜索引擎分為4 部分：采集模塊、索引模塊、分詞模塊和檢索模塊。采集模塊用來采集業(yè)務數(shù)據(jù)，通過對業(yè)務數(shù)據(jù)進行分析建立索引庫，采集模塊利用采集適配器可以直接通過搜索業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)采集，可以通過指定的目錄進行文檔采集，對于文檔采集支持MSWORD、MS-EXCEL、RTF、PPT、PPS、PDF 以及TXT 等格式文件。用戶進行搜索時針對索引庫進行檢索，索引模塊針對索引庫進行維護，包括索引建立、索引優(yōu)化。用戶可以通過詞典管理功能為索引過程建立同義詞典，具體操作包括新建分詞、刪除分詞和查找分詞。用戶通過全文檢索模塊來搜索自己需要的文檔，支持范圍搜索、前綴搜索、短語搜索、多短語搜索、跨度搜索、通配符搜索。

表1 標準信息數(shù)據(jù)結構

3.3.4 系統(tǒng)用戶權限

對于組織結構復雜的大中型企業(yè)，系統(tǒng)用戶權限也是在設計信息系統(tǒng)要考慮的重要問題。由于標準化信息系統(tǒng)需要對企業(yè)全部員工提供服務，針對多級的中大型集團公司，需要建立各級業(yè)務域，指定各級各部門的系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全員、系統(tǒng)安全審計管理員（簡稱三員）。每級三員維護本級單位的用戶、授權、部署本級流程。每級管理員配置本級的組織機構、數(shù)據(jù)字典、流程等。

系統(tǒng)中用戶權限分為兩大類：操作權限和數(shù)據(jù)權限。其中，“操作權限”指的是系統(tǒng)按照組織機構、人員崗位的不同，對頁面資源進行的控制；“數(shù)據(jù)權限”指的是系統(tǒng)根據(jù)應用的不同，對數(shù)據(jù)庫中所有數(shù)據(jù)的操作進行的控制。根據(jù)標準化業(yè)務上的需要和企業(yè)信息安全的需要，系統(tǒng)應做到按以上兩種權限進行矩陣式控制，并且對于數(shù)據(jù)做到按數(shù)據(jù)類別、所屬部門等進行分類權限控制，也可以做到單條的數(shù)據(jù)權限控制。

4 設計與實施企業(yè)標準化信息系統(tǒng)需要注意的問題

a）標準化數(shù)據(jù)資源是信息系統(tǒng)的重要核心。應在系統(tǒng)設計前考慮好標準資源的整理和加工方法，在設計過程中確保資源和信息系統(tǒng)匹配，減少后續(xù)資源維護的工作量。標準基礎數(shù)據(jù)可以采用不同級別標準建立單獨的數(shù)據(jù)表方式存儲，如國家標準、國家軍用標準、行業(yè)標準都采用相同結構的單獨數(shù)據(jù)表存儲基本信息。但是這種存儲方式一旦需要增加其他級別標準，就需要更改系統(tǒng)代碼，后續(xù)維護工作較大。考慮到目前標準信息數(shù)量不算巨大，現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫性能足以承受，建議采用1 張數(shù)據(jù)表存儲所有標準基本信息，通過增加字段來區(qū)別不同級別標準。這樣的好處是可以簡化程序代碼，增加數(shù)據(jù)檢索和維護的靈活性，后續(xù)增加標準資源也較為容易。

b）信息系統(tǒng)是一個復雜的系統(tǒng)工程，尤其是針對大中型企業(yè)更是如此。標準化信息系統(tǒng)的設計除考慮標準化業(yè)務需求，還需要考慮整個企業(yè)的信息化戰(zhàn)略和要求，在信息系統(tǒng)的設計時應當注意與相關系統(tǒng)的銜接。

c）標準化工作是一個長期的工作，一些程序與方法應不斷改進和完善，信息系統(tǒng)設計時應當考慮后續(xù)升級維護的情況。因此，在大中型企業(yè)部署時，B/S 結構不采用客戶端，更新和維護都是在服務器端，這樣操作相對容易。但當企業(yè)有多級公司、多個內網(wǎng)且不互相聯(lián)通時，就應當考慮服務器的多點部署與數(shù)據(jù)同步。建議采用一臺中心服務器，在各級網(wǎng)絡部署一臺鏡像服務器，各鏡像服務器輪流與中心服務器上的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)同步工作。因此，應根據(jù)實際情況進行相應改變/改進。

[1]辜希 主編.國防科技工業(yè)標準化基礎知識問答.航空工業(yè)出版社，2003.

[2]鄺兵.標準化戰(zhàn)略的理論與實踐研究.武漢大學出版社.2011.

[3]柳麗娜．公司標準化信息系統(tǒng)及其應用．企業(yè)改革與管理，2014-06.

[4]張穎 等．標準化管理信息系統(tǒng)的研究與設計．中國管理信息化，2014（17）.