使用Excel開展計算機審計實例分析

王山江

近年來，留壩縣審計局大力推進計算機輔助審計，雖然大多被審計單位沒有使用計算機電算化，無法使用AO審計軟件來進行審計，但該局仍緊密結合自身工作特點，發掘計算機審計的新思想、新方法，在審計中取得了較好的成效。Excel作為微軟Microsoft Windows和一個組件，其使用面非常廣泛，通用性高，可以處理的數據源多，大多數原始數據不需經過轉換，即可直接導入到Excel中進行處理，而且對其大多數操作的過程都是可逆的，使用者可以很方便地進行數據調試及查錯。在應對一些特定的、零散的數據方面，Excel是一款強大而且通用的數據處理軟件，發揮其長處對審計工作有著重要的促進作用。

一、使用Excel的排序功能

該局在對某單位進行審計過程中，因被審單位賬目不清，審計組需要根據其分別記錄的兩本賬薄，重現其現金日記賬。此時，審計組利用Excel將兩本賬的現金科目記錄全部過到sheet1中，然后利用Excel的排序功能，對其記賬日期進行升序排序，即可得合并后的現金日記賬流水，再根據其現金的期初庫存數，從而可以很容易地將每天的現金余額結算出來。

二、借助VBA實現兩個表單的對比

在一次對醫院庫存藥品的審計過程中，需要對兩個各含相同字段的Excel電子表單進行逐格對比，找出不一致的地方。因為數據量大，審計組借助了宏來進行操作，編寫了相應的VBA代碼，通過運行VBA代碼，兩個Excel電子表單不一致的單元格會被顯示為紅色，這樣審計人員在很短的時間內，就順利完成了兩張電子表格的對比工作，為審計實施節約了大量人力和時間。

三、Excel同SQL協同處理

在對某醫院的庫存藥品進行審計時，需要對其提供的Excel表格中的某些數據按特定條件進行篩選出來，形成一張新表。審計組借助VBA直接在Excel中運行宏來實現SQL操作，采取的方法是先將Excel電子表單導入Access，然后利用Access的SQL查詢功能完成相應的操作，再用Excel導入Access的mdb文件，將其恢復為Excel格式進行后續處理。這樣做雖然沒有直接在Excel中使用VBA來操作那樣直接，但卻減少了編寫VBA代碼的工作量，一定程度也降低了出現錯誤的可能。

四、條件處理函數大有可為

很多時候，我們對數據需要進行條件處理，如有條件的匯總，使用Excel的SUMIF函數即可輕易實現，比如在EXCEL中，A2：8為員工性別，B2：8為對應工資，如果需要匯總男員工的工資，使用公式SUMIF（A2：8，"男"，B2：8）即可。此外，Excel中的條件計數函數也很實用。如需要匯總單元格A1至A100范圍內大于1000的數有幾個可以使用countif（A1：A100，">1000"）來輕易實現。Excel的條件處理函數在數據分析及統計時，使用較為廣泛，通過日常使用情況來看，審計人員有必要掌握Excel的條件查詢函數用法。

五、靈活使用Excel篩選功能

使用Excel篩選功能，可以輕易查找符合一定條件的數據，更為強大的是，Excel的篩選功能多條件使用，結合其自定義篩選功能，可以實現復雜的數據處理過程。如某項目審計中，審計組需要在審計表中查出動工時間在2008年以前，投資在300萬元以上的教育投資項目，這時正好使用數據篩選的功能，對動工時間、投資額、項目類別這三列進行選擇，生成的表中就是符合條件的數據。此外，對于大量的數據，還可以使用“篩選編號”功能，找出前幾位的記錄。Excel篩選功能是審計時使用頻率最高的功能之一，熟悉使用此功能，能顯著提高Excel輔助審計水平。

六、擴展Excel功能

在工作中，審計組時常需要對Excel的原始數據進行處理后再使用。對于海量的單元數據，平時使用最多的莫過于VBA了，使用這種腳本語言，可以自動化實現很多數據處理操作。但VBA因其自身代碼特點，不易編寫，容易出錯，且不易查錯，因此在實際工作中，我們曾嘗試使用Python（一種計算機腳本語言），直接對Excel文件進行操作，處理其中數據。Python的代碼編寫較為容易，程序結構便于把握，出錯機率明顯降低，排查問題也比較容易，操作更加靈活，容易上手，有利于工作效率的提升。（作者單位：留壩縣審計局）