如何做好文書檔案管理的創新工作

賴清霞

摘 要：通過詳細分析文書檔案管理，闡述了文書檔案管理中存在的問題，并提出了相應的文書管理創新措施，以期為相關單位提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：文書檔案管理；計算機檢索；人工檢索；綜合素質

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）24-0041-02

文書檔案管理是檔案工作的重要組成部分之一，它對檔案單位的發展起著重要作用，無論是在問題解決、科學決策上，還是在生產管理等方面，都具有很強的指導作用。因此，應加強對文書檔案管理的創新，這對實現可持續發展具有重要意義。本文就文書檔案管理的創新進行了探討。

1 文書檔案管理工作中存在的問題

近年來，文書檔案管理得到了眾多領導人的關注。為了實現文書檔案管理的制度化和規范化，相關部門制定了一系列措施。但在當前的文書檔案管理工作中仍存在一些問題，這些問題主要體現在以下3個方面。

1.1 管理不規范

文書檔案管理不規范主要表現在案卷標題不規范、案卷目錄不規范、組卷混亂和檔號不規范等方面。這主要是因為缺乏一套科學、完善的管理制度，進而導致管理工作無章可循、雜亂不堪。此外，還缺乏相應的監督管理制度。如果在管理工作中，有專門的監督人員監督工作，則能及時發現問題并采取有效的措施解決問題，從而在很大程度上提高文書檔案管理的規范性。

1.2 檢索效率較低

人工檢索和計算機檢索已經成為了當前文書檔案檢索最主要的手段。但從二者被使用的比例看，人工檢索仍占據了較大的比例，這種檢索方式不僅花費的時間較多，且檢索效率較低。雖然有些部門對該問題已采取了諸多手段，但隨著檢索形式和檢索數量的不斷增加，人工檢索的效率依舊較低。造成這種現象的主要原因是管理人員在開展工作時，過于注重檢索工具與檢索內容的結合，忽略了檢索的整體質量。比如，沒有高度重視某些類型的文書檔案管理，主要包括專題類、題材類和歷史類等。

1.3 管理人員的專業素質較低

文書檔案管理人員的素質較低是當前管理工作中的重要問題之一，管理人員的專業素質直接決定了其文書檔案管理理念和業務技能是否符合標準。如果管理人員的素質達不到要求，則必然會導致文書檔案管理工作處于混亂狀態，進而無法有條理地開展管理。此外，管理人員的專業素質不高還體現在其對計算機的使用上。進入21世紀以來，社會信息化建設發展的腳步不斷加快，掌握計算機技術成為社會對人才的根本要求之一。如果管理人員不會使用計算機，則必然會嚴重影響文書檔案管理的質量。

2 文書檔案管理的創新措施

2.1 加強制度建設，加大執行力度

應建立一套科學、完善的規章制度，加大對文書檔案管理的執行力度。相關單位應從以下2方面著手：①根據實際情況，逐步清理混亂的規章制度，修改和完善一些落后的、不符合時代發展的規章制度，并在此基礎上，吸收先進的管理理念，盡可能地做到揚棄結合，從而加強文書檔案管理系統的標準建設。此外，還應統一規定文書管理的形式、內容和要求等，從而確保文書檔案管理工作有章可循。②加大文書檔案管理的執行力度。應定期評審規章制度，并根據實際情況修訂和補充制度，從而不斷完善制度。同時，還要加大對制度的執行力度，以確保管理機制能得到有效落實。

2.2 創新工作機制，實行開放管理

隨著我國社會的不斷變化，想要使文書檔案管理順利實施，并創新其工作機制，就必須實行開放型的管理。具體可從以下2方面入手：①根據自身的實際情況，建立相應的自我營銷機制。所謂“自我營銷機制”，主要是指通過一些宣傳活動或講座宣傳檔案工作的重要性，并在此基礎上進一步完善管理工作的標準，從而提高相關部門對文書檔案管理工作的重視程度，為今后的管理工作奠定良好的基礎。②建立主動參與機制。簡而言之，要使文書檔案管理工作中的各個環節主動參與到管理單位的各項工作中，從而不斷改善文書檔案管理的不足之處，最終使文書檔案管理逐步趨于完善。

2.3 優化隊伍結構，提高隊伍質量

相關部門要重視對高素質檔案管理人員的培養，從而不斷提高隊伍的整體質量。具體可從以下3方面入手：①對現有的文書檔案管理人員進行系統培訓，使其充分了解和掌握檔案管理的內容和手段；②建立健全評價考核機制和競爭激勵機制，提高檔案人員的積極性和主動性，從而不斷提高檔案管理隊伍的綜合素質；③不斷提高管理人員的計算機應用能力，使其更好地投入自身的崗位中。

2.4 開展技術創新，提高服務質量

隨著社會發展腳步的不斷加快，傳統的管理理念已經無法滿足當前社會對文書檔案管理的需求。因此，應樹立現代化的檔案管理理念，開展技術創新，從而提高服務質量。檔案管理人員要充分利用現代化的網絡管理技術，并以計算機手段為媒介，逐步實現文書檔案管理的自動化和智能化。此外，為了滿足文書檔案管理工作的根本需求，管理單位要將檔案管理的計算機納入信息化建設的總規劃中，使檔案信息的收集、整理、檢索和利用等環節與各部門的信息流、資金流等形成共享資源，從而從根本上提高管理的服務質量。

2.5 完善細節

細節工作對文書檔案管理的有效開展具有重要意義。應從以下3方面把握細節工作：①制訂相關的管理制度，并要求相關工作人員嚴格執行。②將文書檔案按重要程度分為幾種類型，對每一種類型的檔案都要采取不同的管理措施。比如，對一些機密性的重要文件檔案要重點處理；對一些無關緊要的文件檔案可簡單處理，從而確保文檔處理有序進行。③嚴格按照處理程序管理檔案，不能擅自更改程序。只有這樣，才能有效避免因人為因素而導致檔案遺漏，從而確保文書檔案的完整性。

2.6 培養管理人員的創新意識

目前，社會呼喚著具有創新精神和創造力的人才，文書檔案管理工作也不例外。創新意識不僅是開展文書檔案管理創新的重要基礎，還是提高文書檔案管理工作效率的重要手段。因此，培養管理人員的創新意識是十分重要的。應從實際情況入手，鼓勵管理人員從不同的角度開展工作，大力提倡創新管理內容和方式，盡可能地為管理人員提供創新的條件，從而確保其創新思想能在現實中充分體現。

3 結束語

綜上所述，文書檔案是一個單位所有工作的記錄資料，能作為單位工作的主要指導和依據。文書檔案的管理水平直接體現了一個單位的檔案管理水平。因此，做好文書檔案管理的創新工作十分重要，這不僅能提高文書檔案管理的水平，還能最大限度地發揮文書檔案的作用。

參考文獻

[1]武瑛.創新文書檔案管理，樹立電力檔案文化[J].現代經濟信息，2012（24）.

〔編輯：張思楠〕