地市級綜合性醫(yī)院科技檔案管理存在問題分析及改進(jìn)建議

李鈺銘

(濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院科研處,山東濟(jì)寧 272029)

地市級綜合性醫(yī)院科技檔案管理存在問題分析及改進(jìn)建議

李鈺銘

(濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院科研處,山東濟(jì)寧 272029)

醫(yī)院科技檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實(shí)性歷史記錄,對科技成果的科學(xué)性、創(chuàng)新性、實(shí)用性價(jià)值的鑒定與數(shù)據(jù)處理決策具有重要的作用,但是目前綜合性醫(yī)院科技檔案管理工作往往相對滯后,仍然存在一定的問題。本文從科技檔案兼職管理員的角度分析了醫(yī)院科技檔案管理工作的特點(diǎn),歸納了科技檔案管理工作中存在的主要問題,針對存在的問題探討了應(yīng)對策略,對進(jìn)一步規(guī)范科技檔案的收集、整理和加工具有積極的促進(jìn)意義,以進(jìn)一步發(fā)揮科技檔案的鑒定、咨詢與輔助決策等作用。

檔案管理 科技檔案 分析 建議

醫(yī)院科技檔案是指醫(yī)院科技人員在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究實(shí)踐過程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等多種形式和載體的科技文件資料，是科學(xué)研究活動中的真實(shí)性記錄，亦是醫(yī)院科學(xué)技術(shù)儲備的重要內(nèi)容，對科技成果的科學(xué)性、創(chuàng)新性、實(shí)用性價(jià)值的鑒定與數(shù)據(jù)處理決策具有重要的作用[1]。近年來，多數(shù)地市級二、三級綜合性醫(yī)院已設(shè)立了獨(dú)立的綜合檔案科，配備了專職檔案管理人員，甚至在全院相關(guān)科室設(shè)立了兼職檔案管理人員從事本專業(yè)或部門檔案的收集、整理、歸檔、查詢與利用等工作，總體而言檔案管理工作已逐漸步入規(guī)范化管理，但是目前綜合性醫(yī)院科技檔案管理工作往往相對滯后[2]，管理效果和(或)效率不盡如意，基于此，本文以兼職科技檔案管理人員的視角淺要分析了地市級綜合性醫(yī)院科技檔案管理工作中存在的問題，并探討了改進(jìn)或應(yīng)對策略，以進(jìn)一步推進(jìn)綜合性醫(yī)院科技檔案的規(guī)范、高效管理。

1 醫(yī)院科技檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院科技檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是進(jìn)行科學(xué)技術(shù)交流的有力工具，是科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的依據(jù)。因此，在科技檔案管理過程中，應(yīng)重視科技檔案管理工作的實(shí)際及其特有性征，依據(jù)其特點(diǎn)開展醫(yī)學(xué)科技檔案材料收集、整理、編排、保存、查詢與利用的各環(huán)節(jié)工作。

1.1 形成周期較長且連續(xù)性較強(qiáng)

醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目一般需要經(jīng)歷課題申報(bào)、立項(xiàng)、鑒定、申報(bào)獎勵以及成果推廣等過程，因此科技項(xiàng)目的檔案管理是一個(gè)比較長時(shí)間的周期性歷程，需要涉及的資料內(nèi)容比較復(fù)雜，時(shí)間跨度較大，專業(yè)覆蓋面比較廣泛。因此，醫(yī)學(xué)科技檔案的管理應(yīng)該起始于科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)工作，即強(qiáng)調(diào)使科技人員從項(xiàng)目申報(bào)開始就樹立科學(xué)、規(guī)范的科研檔案保管意識，不僅能夠啟迪科技人員的科研工作思路，更能避免在研究的過程中進(jìn)行繁重?zé)o效的工作。此外，因?yàn)獒t(yī)學(xué)科技檔案的形成一般需要較長的周期，為保持科技檔案的完整性，若分階段進(jìn)行相關(guān)科技檔案的歸檔，并保持各資料間科學(xué)有序的聯(lián)系，能有效提高后續(xù)科技檔案管理工作的效果和效率。

1.2 專業(yè)性較強(qiáng)且學(xué)科突出

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究課題多依據(jù)醫(yī)學(xué)學(xué)科專業(yè)設(shè)置分類，如內(nèi)外婦兒等臨床學(xué)科，生理、生化、病理、藥理等基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)學(xué)科，一般而言，科技檔案也多依據(jù)學(xué)科門類自然形成，但是由于醫(yī)學(xué)科研工作中不同學(xué)科門類的科研工作又具有獨(dú)自的特征，因此在醫(yī)學(xué)科技檔案的分類中應(yīng)盡量體現(xiàn)其個(gè)體化及專業(yè)性的特點(diǎn)，參照專業(yè)分類進(jìn)行分科檔案管理，并設(shè)置相應(yīng)的編碼以分類存檔。

1.3 學(xué)科綜合性強(qiáng)且項(xiàng)目協(xié)作多

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是一項(xiàng)比較繁雜的系統(tǒng)工程，許多重大的課題往往需要多個(gè)交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的通力協(xié)作，即醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是多個(gè)學(xué)科的綜合性研究，這也導(dǎo)致了科研課題形成的載體的形式多種多樣，不僅數(shù)量較多，而且綜合性較強(qiáng)，這是由醫(yī)學(xué)科學(xué)研究本身的特點(diǎn)所決定的，因而醫(yī)學(xué)科技檔案也具有較強(qiáng)的學(xué)科綜合性，管理人員需要具備更高的素質(zhì)，在檔案分類管理工作中，既要盡量保持各個(gè)學(xué)科的相對獨(dú)立性，又要力爭達(dá)到研究專題的完整性。

2 醫(yī)院科技檔案管理工作凸顯的主要問題

2.1 普遍缺乏重視且管理意識較差

目前，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍對檔案管理工作不夠重視，在科研管理方面多強(qiáng)調(diào)立項(xiàng)率、課題級別與成果產(chǎn)量等[3]，科研管理人員往往也缺乏科技檔案的管理意識，在日?？蒲泄芾砉ぷ髦?，普遍缺乏科學(xué)研究進(jìn)程中對研究原始數(shù)據(jù)、文檔資料的收集、整理與歸檔，從而導(dǎo)致原始記錄不齊全甚至遺失，因此容易引起終末科技檔案的歸檔、整理、查詢及其開發(fā)利用等難以進(jìn)行，影響了科技檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和信度。

2.2 檔案管理制度尚不健全

由于大多數(shù)醫(yī)院及其科研管理部門的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對科技檔案重要性的正確認(rèn)識，導(dǎo)致醫(yī)院科技檔案管理工作普遍缺乏比較健全的管理制度來保障科技檔案的完整性。在日?？蒲泄芾砉ぷ髦校瑢τ谀男┎牧蠎?yīng)歸檔、何時(shí)收集整理等都尚未建立健全切實(shí)可行的科技檔案管理制度，檔案管理人員也缺乏積極主動的主人翁精神和歸檔的責(zé)任感，因此難以很好地指導(dǎo)和協(xié)助科研人員做好科研檔案的產(chǎn)生、集中、整理和歸檔等工作，因而科技檔案管理普遍處于零散歸檔和零散保管的狀態(tài)，從而在一定程度上影響了科技檔案的開發(fā)與利用工作。

2.3 普遍缺乏應(yīng)有的硬件設(shè)施和管理?xiàng)l件

由于各級領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案管理不夠重視，導(dǎo)致目前多數(shù)醫(yī)院尚缺乏科技檔案管理的硬件設(shè)施及相應(yīng)的軟環(huán)境，在一定程度上導(dǎo)致科技檔案歸檔不完全和科技檔案資料的流失，主要表現(xiàn)在：現(xiàn)有科技檔案管理人員多不具備專業(yè)檔案管理知識，導(dǎo)致科技檔案難以從較高的層次進(jìn)行管理；另一方面，多數(shù)醫(yī)院也缺乏專用的統(tǒng)一的檔案保管設(shè)施和現(xiàn)代化設(shè)備，基本尚處于手工收集、檢索的層面，因而檔案室科研數(shù)據(jù)信息量較小，難以開展科技檔案的利用和開發(fā)工作[4]。

2.4 檔案管理人員普遍綜合素質(zhì)低下

目前現(xiàn)狀是，檔案室專職管理人員多不具備檔案管理的專業(yè)化知識，多由其他專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來[5]，或僅僅經(jīng)過零散的專業(yè)培訓(xùn)，且多存在檔案管理知識不夠全面、專業(yè)知識老化、缺乏現(xiàn)代科學(xué)管理意識、綜合文化素養(yǎng)不高等特點(diǎn)，對科研資料歸檔范圍不夠熟悉；兼職科技檔案管理人員盡管熟悉科研業(yè)務(wù)過程，但普遍缺乏檔案管理知識，因而在一定程度上影響了科技檔案的規(guī)范科學(xué)化管理。

2.5 科技檔案歸檔率不高,現(xiàn)存材料欠完整

目前，存在的主要問題可能在于科技檔案資料歸檔不夠完整，這是綜合性醫(yī)院科技檔案管理工作在目前階段普遍存在的主要問題，具體表現(xiàn)為科研過程歸檔意識不強(qiáng)，如科研管理部門在制訂年度或階段科研計(jì)劃時(shí)，可能并未將科技檔案工作納入科研管理工作的范疇，科技檔案一般也只是涉及申請書、立項(xiàng)文件、成果形式、獲獎材料等[6]。同時(shí)部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可能因?yàn)槎喾N因素的影響，并未提交完整的歸檔資料，因此導(dǎo)致歸檔資料的不完整以及歸檔率低下。其次，由于職稱晉升、獎勵申報(bào)工作需要較多的使用科研歸檔資料，且不僅限于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目組成員，現(xiàn)實(shí)存在的情況下，借閱出的科技檔案甚至難以歸還或部分丟失、破損，在一定程度上也影響了科技檔案管理工作的效果和效率。

2.6 醫(yī)院科技檔案開發(fā)利用率低下

醫(yī)學(xué)科技檔案包含大量的科研信息，因此對于后續(xù)的科研決策、醫(yī)療診治、臨床教學(xué)等方面具有一定的借鑒和指導(dǎo)意義。由于科技檔案歸檔不規(guī)范及質(zhì)量不高，目前科技檔案管理方面普遍存在著忽視開發(fā)利用的現(xiàn)象[7]。檔案室管理職責(zé)也多處于傳統(tǒng)層面的管理和查閱的水平，普遍缺乏方便快捷的檢索渠道的建立，因而難以挖掘、發(fā)揮科技檔案的重要作用。

3 優(yōu)化科技檔案管理工作的策略

3.1 努力提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度及科技人員檔案管理意識

為不斷促進(jìn)科技檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展，單純依靠檔案室專職管理人員、科研處兼職檔案管理員的力量仍是十分薄弱的，其主體應(yīng)該在于廣大的科技工作者。因此需要加大對科技檔案管理工作的宣傳力度，提高各級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與科研秘書、科研骨干等人員的檔案規(guī)范管理的意識，以取得科技人員的理解、支持、配合，在科研項(xiàng)目的初始管理階段，即注意收集、保存相關(guān)的原始研究數(shù)據(jù)、圖表、視頻等具有科技檔案存檔價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，強(qiáng)化科研人員將科研材料歸檔管理的職責(zé)和義務(wù)。

3.2 建立完善的健全制度,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

參照《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及醫(yī)院工作實(shí)際，首先應(yīng)建立健全醫(yī)院科技檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，努力構(gòu)建由“院長-醫(yī)院檔案管理委員會-醫(yī)院綜合檔案管理辦公室-科技處兼職檔案管理員-各學(xué)科兼職科研秘書”組成的比較完善的科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成比較完善的科研檔案管理機(jī)制，綜合采用行政手段和措施對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一歸檔體制；明確科技檔案的歸檔范圍、保存時(shí)限、檔案的交接、整理、保存、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀等制度，推進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化；明確醫(yī)院綜合檔案管理部門以及科研管理部門在檔案管理中各自的責(zé)任與分工，增強(qiáng)工作責(zé)任心，對應(yīng)歸檔的材料做到心中有數(shù)，完善存檔措施，規(guī)范借閱制度，填寫“科技檔案移交清單”，做好科技檔案的移交工作，重視重要技術(shù)資料的連續(xù)性與完整性，實(shí)行科研活動與科技檔案管理的同步，并可以實(shí)行全程跟蹤管理。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案人員的素質(zhì)

盡量選用檔案管理專業(yè)且熱愛檔案管理工作者擔(dān)任專職檔案管理員，兼職科技檔案員也應(yīng)兼顧專業(yè)、責(zé)任心等。醫(yī)院可通過多形式、多途徑的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期的組織進(jìn)修學(xué)習(xí)，努力提高專職與兼職的科技檔案管理人員的知識體系，掌握科技檔案資料分類、管理等理論知識；檔案管理人員、兼職科研秘書也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，盡量掌握多學(xué)科的交叉知識，如計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)及相關(guān)的醫(yī)學(xué)背景知識，不斷提升科技檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力和水平。

3.4 實(shí)施科技檔案管理的獎懲機(jī)制

對于科研課題，建議在管理費(fèi)中分配一定比例的經(jīng)費(fèi)用于科技檔案歸集的獎勵，對于科技檔案收集、整理、上交、歸檔較好的科研項(xiàng)目給予一定的獎勵。若未能按期整理、歸集與報(bào)送科技檔案，則可以暫時(shí)扣發(fā)該部分經(jīng)費(fèi)，科研管理部門可以由此加強(qiáng)對課題組科技原始資料管理的控制力度。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)理念,提高科技檔案的附加值

創(chuàng)新是科學(xué)研究及其管理工作的靈魂，也是各項(xiàng)事業(yè)保持競爭優(yōu)勢的可靠保證[8]。在科技檔案管理工作中，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，特別是努力提高現(xiàn)代化的科技檔案管理與服務(wù)理念，在檔案保管的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化科技檔案的高附加值，如創(chuàng)新管理服務(wù)理念，深入開展科技檔案信息資源的開發(fā)、編制、加工、研究工作，通過對科技檔案的綜合處理和歸納分析，為醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)、科研工作、人才培養(yǎng)、資源配置等提供決策支持。

3.6 優(yōu)化檔案管理手段,提高服務(wù)效率與效果

醫(yī)院科技檔案管理工作的目的不僅在于對科研資料的整理歸集，更主要的是滿足科技人員對檔案利用的需要。目前，傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會對科技檔案管理的需要，復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、多媒體以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備和電子信息技術(shù)已經(jīng)普遍運(yùn)用于基層單位科技檔案的收集、整理和加工中。同時(shí)，應(yīng)綜合運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檢索、遠(yuǎn)程處理、云存儲等新興技術(shù)進(jìn)一步完善科技檔案存儲、檢索與加工的手段，進(jìn)一步發(fā)揮現(xiàn)代科技檔案管理的作用，為臨床科研工作提供高質(zhì)量、便捷、高效率的科技檔案服務(wù)。

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