醫院人事檔案管理常遇到的問題及對策

王洪濤

四川省德陽市第二人民醫院人事科，四川德陽618000

醫院人事檔案管理常遇到的問題及對策

王洪濤

四川省德陽市第二人民醫院人事科，四川德陽618000

目的探究當前醫院人事檔案管理方面經常遇到的問題，并針對相應問題提出解決對策。方法將我國當前醫院人事檔案管理作為研究對象，分析檔案在長期人事變動中產生的問題。運用文獻法通過對資料的查詢，探究當前阻礙醫院人事檔案管理的具體措施。結果在研究結果分析過程中得知，檔案管理需要在管理認知、管理方式、管理制度以及管理素質等方面得到提升。結論對醫院人事檔案管理因素進行分析，能夠進一步優化管理水平，值得推廣與運用。

醫院；人事檔案管理；策略分析

人事檔案管理因素作為醫院人力資源管理的重要組成部分，在一定程度上承擔著醫院人事制度以及人事政策方面的各項工作。人事檔案管理是一項專業性、政治性以及保密性較強的工作內容，可在客觀層面上反映人力資源的運用狀況，將各項歷史記錄進行集中選拔與運用。醫院人事檔案管理工作的開展，需要有效維護人事檔案管理制度，并對資源優勢進行分析。實現醫院人事檔案管理方面存在問題的多方面解析，制定改進措施。

1 醫院人事檔案管理的意義及作用

1.1 醫院人事檔案管理的意義

人事檔案。顧名思義是人力資源的全面履歷進行介紹。其中主要包括經歷、政治面貌、品德作風等各項基本材料，并運用文件的方式進行存儲，具備憑證以及依據的作用。一旦醫院進行職稱評定以及辦理養老保險等方面的內容，則需要將其作為具體的憑證手段，進行衡量與判斷。由于人事檔案管理在醫院的整體管理中，所運用的方式方法主要為集中統一與分級管理制度，加強其重視程度，協調各級黨組織以及政府部分的協同管理，并能夠接受同級別行政管理單位的監督。醫院人事檔案管理的根本意義在于能夠為醫院開發與探索優秀人才，確保人力資源更具活力[1]。

1.2 醫院人事檔案管理的作用

人事檔案管理作為醫院管理體系當中的重要組成部分，承擔著對人力資源管理的重要職責與任務。在醫院的檔案當中，其中記載的內容多數為醫院內部工作人員各項基本經驗，人事檔案的有效管理能夠為集中處理與分析提供依據。同時，在醫院的選拔方面，人事檔案的歷史記錄以及涉及到的各項基本信息，能夠為人力資源提供數據信息資料庫，更加有利于為人力資源的精心挑選提供契機，具有參考作用。除人員選拔參考作用之外，還能夠在醫院人事檔案管理、人力資源管理以及構建醫院發展體系方面起到應有的作用，使得醫院能夠更好的為社會提供醫療保障與服務[2]。

2 醫院人事檔案管理問題探析

基于當前醫院發展的角度作為切入點，當前醫院人事檔案管理由于管理內容以及工作特性的影響，對于該方面的要求并不十分明確，導致現代新形勢下醫院人事檔案方面的管理受到嚴重影響，詳細劃分問題可主要表現在以下幾個方面：

2.1 人事檔案管理意識欠缺

醫院，作為社會醫療的服務機構，是高學術以及高技能的工作單位。因此，醫院層面將注意力集中投入到醫療技術以及醫療設備的更新與創新方面。使得人事檔案管理意識相對欠缺，容易導致檔案管理工作的疏忽，造成人事檔案管理內容得不到改善，內部管理相對混亂，人力資源檔案管理的實效性難以發揮。除此之外，由于人力檔案管理人員的認識程度相對低下，在主觀意識層面缺乏對人事檔案管理方面的了解，致使人事檔案認識程度存在一定誤區。并且，基于一般性認知的角度，人事檔案管理人員認為，只要人事檔案得到保存即可，做到不丟失、不發生泄露，則認為能夠為人事調動提供根本性依據。但實踐研究證明，由于醫院人事檔案管理人員的忽視，并未將人事檔案管理因素提到與醫院其他管理同等層面，人事檔案管理在醫院內部的重要性不能夠被展現，造成醫院檔案管理依據受到影響[3]。

2.2 人事檔案管理制度不規范

醫院內部的制度，約束著醫院的各個組成部門，并需要按照制度規范以及標準執行工作。而對于當前醫院人事檔案管理制度層面，大多數醫院卻并未建立相關制度，致使醫院人事檔案管理制度不規范。近年來，由于醫療體制的改革，導致醫療人才的流動性較強，有效的人力資源檔案管理能夠起到留住人員的關鍵性作用。雖然人才的大量流動，但如果醫院內部具備良好的人事檔案管理制度，依舊能夠對各項信息進行有效存儲。然而制度缺乏規范，導致人事檔案管理工作出現問題。例如，員工進入到工作單位，但檔案存在缺乏完善以及缺失狀況。還存在員工調動到其他單位，該單位以限制檔案調動為由避免人才流動的產生。上述的問題都需要進行改進[4]。

2.3 人事檔案管理方式落后

人事檔案管理也能夠基于計算機操作的基礎之上進行，有效提升人事檔案管理效率。但基于當前醫院人事檔案管理角度分析，對于計算機因素的運用僅僅停留在初步的運用階段，管理方式相對落后。現代人力資源的管理雖然在醫院已經取得初步的成效，并也逐漸開始運用管理信息化手段。但是，由于醫院人事檔案管理工作的不受重視，造成好多醫院并未建立人力資源系統數據庫，同時也缺乏將現代的信息化技術運用到人力資源檔案的管理中，管理過程與管理方法落后并且效率較低，容易造成醫院人事檔案管理手段以及效率低下的狀況，阻礙醫院開展人事檔案管理[5]。

2.4 人事檔案管理人員素質偏低

而基于醫院的發展現狀而言，人事檔案管理專業人員并非是檔案管理專業畢業，缺乏專業性的儲備知識。使得醫院人事檔案管理工作當中涉及到的專業素養以及專業知識不能夠很好的得到處理。造成人事檔案管理工作缺乏專業技能進行輔助，不能夠發揮出人事檔案管理工作的借鑒作用。工作人員素質低下，缺乏專業技能以及理論知識的掌握，并未經受過專業的訓練，不能夠掌握現代檔案管理的新技術以及新方法，嚴重影響人事檔案管理執行。

3 醫院人事檔案管理策略制定

3.1 加強醫院對人力檔案管理的認知

站在醫院的角度，需要充分重視人事檔案管理策略的制定，加深認知。一方面，醫院管理層需要親自過問，保證管理規范化，為具體的管理手段以及管理認知提供發展方向。醫院管理層要在管理資金、設施以及管理人員等全方位給予支持與鼓勵，促使人事干部重視人事檔案管理工作，深入理解人事檔案管理對于醫院的重要性。作為基層的管理人員，應該不斷豐富自身的專業知識以及文化素養，全面提升自身專業能力，深入分析專業性知識；提高職工對于檔案的意識，加強對《檔案法》的宣傳[6]。增強醫院內部人員的檔案意識，做好主動收集與上交、整理以及歸檔工作。

3.2 健全醫院人事檔案管理制度

為確保醫院內部人事檔案的管理能夠避免材料的遺漏，醫院人事檔案管理部門可進行內部管理制度層面的改革與創新。可建立檔案聯絡員制度，貫徹落實醫院干部人事檔案管理具體實施細則及辦法，健全相關檔案管理制度。拓展并深入挖掘醫院人事檔案收集渠道，擴大材料來源，明確收集登記工作程序；對所收集的各項人事檔案以及材料進行審核，確保檔案當中涉及到的內容足夠全面，能夠充分顯示出人員的各項基本履歷。這樣，既能夠對醫院工作人員的基本履歷進行初步了解，也能夠考察檔案的全面性。一旦發現不符合要求的檔案材料，應當予以退回；確定人事檔案管理制度，對涉及到人力資源檔案進行處理，確保各項信息的準確分類、按序編排、編目清楚、裝訂整齊，保證人事檔案內容相對健全與完善。

3.3 創新人事檔案管理方式

隨著網絡信息化的快速發展，確保對人事檔案管理方式的創新發展，已經成為當前人事制度發展以及變革的重要目標，是醫院整體全面發展的根本性必然要求。能夠適應并滿足當前醫院人事檔案信息的需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，及時準確的將人事信息傳輸到醫院內的各個部門當中，使得人事信息管理的準確性以及時效性能夠得以凸顯。因此，檔案部門需要采取現代化的管理技術手段，在檔案數字化、網絡化以及智能化方面下足功夫，滿足社會各界對于檔案工作的根本性需求，使得信息化標準成為推動人事檔案管理創新的前進動力，服務于當今的信息時代，滿足醫院現代化的建設。在醫院人事檔案管理方面進行計算機管理推廣與應用，利用計算機、照相機、錄音以及掃描儀等各項現代化的設備，將檔案資料進行有效整理。基于計算機基礎之上進行創新人事檔案管理方式的改革，能夠滿足醫院人事檔案的管理需求，符合現代化的要求標準制定。

3.4 培養檔案管理人員的素質

在新形勢下，培養檔案管理人員的綜合素質以及專業技能，顯然已經成為醫院人事資源管理的根本性發展目標。引入人事檔案管理方面的專業人才，保證人事檔案的完整性，培養出具備“創新性、復合型、協作型”多素質人才。一方面，檔案管理人員應具備良好的敬業精神，努力學習并掌握檔案管理現代化的管理手段以及具體內容，以此來適應醫院建設以及發展過程中的根本需求。另一方面，醫院需要定期進行培訓與提供學習機會，關心人事檔案管理人員的晉升以及工作業績，調動管理人員積極性，使得人事檔案管理工作水平全面提升。

4 結語

綜上所述，醫院人事檔案管理在醫院人才管理當中發揮著至關重要的作用，因此，加強對人事檔案管理工作的重視，也是推進醫院人力資源管理的協調配置以及可持續發展的根本動力。

[1]姜月仙.新形勢下醫院人事檔案管理存在的問題及其對策[J].醫學信息，2010，4（10上旬刊）:341-342.

[2]石曉東.醫院人事檔案管理存在的問題及對策[J].中國誤診學雜志，2011，5（19）:46-51.

[3]王志敏.淺析醫院人事檔案管理工作中存在的問題及對策[J].工企醫刊，2011，10（3）:90-92.

[4]黃建華.分析醫院人事檔案管理存在的問題及對策[J].經營管理者，2013，12（11）:25-29.

[5]嚴金瑜.醫院人事檔案管理存在的問題及其對策[J].辦公室業務，2013，4（23）:15-16.

[6]曾紅華.論醫院人事檔案管理工作的創新提升[J].科技風，2014，6（8）: 181-183.

Always Meet the Problems and Countermeasures of Hospital Personnel File Management

WANG Hong-tao
Personnel Section，Second People's Hospital of Deyang City,Deyang，Sichuan Province，618000 China

Objectiveto explore the frequently encountered problems in the current hospital personnel file management,and proposes the countermeasures for relevant problems.MethodsWill be the current hospital personnel file management as the research object,analysis of archives in the issues of personnel changes in the long run.Through to the information query,by applying the method of literature to explore the current obstacles to hospital personnel file management of specific measures.ResultsIn the analysis process of the research results,archives management needs in cognition,management,management system and improve management quality,etc.ConclusionFactors of hospital personnel file management,to further optimize the management level,is worth popularization and application.

Hospital;Personnel file management;Strategy analysis

R19

A

1672-5654（2015）03（b）-0129-02

2014-12-19）

王洪濤(1978-)，女，安徽固鎮人，本科，館員，研究方向：經濟學。