醫院人事檔案管理的現狀及對策

作者單位：255036 山東省淄博市中心醫院

【摘要】隨著醫院規模的不斷擴大、事業單位管理體制改革的不斷推進和深化，使人事檔案管理工作逐漸成為公眾關注的焦點之一。通過分析醫院人事檔案管理存在的問題，提出解決問題的對策。健全人事檔案管理制度，增強檔案意識，提高人事檔案管理人員的素質，加強人事檔案管理隊伍的建設，將進一步促進醫院的持續發展和提高醫院的競爭力。

doi:10.3969/j.issn.1674-9316.2015.10.005

Present Situation and Countermeasures of Hospital Personnel File Management

YIN Lei　Zibo central hospital，Zibo 255036，China

【Abstract】

Along with the continuous expansion of the hospital，constantly development and deepening of reform in enterprise，the personnel file management has gradually become one of the focus in public.Countermeasures were proposed by analyzing the problems of hospital personnel file management.Improve the system of personnel archives management，strengthen the consciousness of archives，enhance the quality of the personnel file management，reinforce the construction of personnel archives management team.Strengthening of personnel file management is conducive to the further development and improvement of the competitiveness of the hospital.

【Key words 】Personnel file，Management，Countermeasure

醫院人事檔案記載著醫院干部職工一生中各個時期的思想品德、工作作風、業務水平和工作業績等的真實資料，是反映醫院干部職工全部歷史和工作經歷的真實憑證，是各級組織人事部門按照黨的干部政策，全面考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。因此，加強醫院人事檔案管理，提高醫院人事檔案管理水平，對醫院的建設和持續發展具有重要的意義 ［1］。

1　醫院人事檔案管理的現狀及存在問題

1.1　對人事檔案管理工作的重視不足

醫院的重點工作是以患者為中心，為廣大人民群眾提供優質溫馨的醫療衛生服務，因此普遍重視醫療業務發展，而忽視了不引人注目的檔案管理工作，檔案意識比較淡薄，影響了醫院人事檔案管理工作。單位領導往往對人事檔案管理工作的重視程度不足，極少關心檔案管理工作，使檔案管理工作處于放任自流的境地，許多檔案資料在不知不覺中流失，導致人事檔案不能全面客觀地反映醫院各類人員真實的歷史和現狀。

1.2　人事檔案管理人員缺乏專業知識

由于實施事業單位全員聘用制度以來，人員的流動性加大，檔案管理人員變動比較頻繁，部分醫院人事檔案管理工作都是由人事部門的人員兼任，身兼數職，工作繁忙，對人事檔案管理工作不到位。有的檔案管理人員還是從臨床、護理崗位轉崗而來，缺乏系統的檔案專業知識和專業技能，在某種程度上制約了醫院人事檔案管理的發展，檔案質量和管理水平不能得到保證，存在著重管理輕利用的現象，通常沿襲傳統的工作模式，忽略了醫院人事檔案的動態性規律，對檔案材料的收集缺乏及時性和主動性，造成人事檔案材料的缺失。

1.3　人事檔案利用率偏低

部分醫院人事檔案設備長期得不到改善，在設備的配備上，大多采取“能有就好”、“能用就行”的原則，計算機、復印機、空調等硬件設施陳舊老化的現象比較嚴重，將辦公、閱檔、庫房并為一間，根本達不到檔案庫房、辦公室、閱檔室和微機室四室分開，人事檔案管理手段落后，管理模式原始，存在重保密輕利用的觀念，檔案服務開發意識較差，造成了人事檔案的利用率偏低。

1.4　人事檔案管理缺乏科學化和信息化

隨著事業單位管理體制改革的不斷推進和完善，以及醫院的不斷發展，人事檔案的服務范圍擴大，服務職能增加，除了為黨政機關、組織人事部門和各級領導提供政治審查、鑒定材料，還為醫院干部職工提供學歷證明、身份證明、辦理公證的相關證明等。部分醫院人事檔案管理部門沒有實施無紙化、信息化閱檔，尚采用手工編輯和檢索，致使人事檔案在使用中不能簡捷迅速查找相關人的資料。單純靠查閱紙質檔案，費時又費力，且不利于人事檔案的長久性保存。

2　加強醫院人事檔案管理的對策和建議

醫院的競爭就是人才的競爭。人事檔案是人才的重要信息來源，對醫院優化衛生人力資源、全面了解掌握人才情況起著重要作用 ［2］。因此，加強人事檔案管理工作有利于進一步促進醫院的發展和建設。

2.1　加強對檔案管理工作的領導和支持，推動檔案工作的開展

醫院領導要重視人事檔案管理工作，把此項工作列入重要的議事日程，并當作醫院發展的大事來抓，實行主要領導重點抓，分管領導具體抓，選配熱愛檔案管理工作、各方面素質都過硬的專職人員從事此項工作。重視檔案管理人員的業務培訓，定期進行崗位培訓，使檔案管理人員熟練掌握檔案管理專業理念和操作技能，提高檔案管理人員的素質，進一步增強責任感、使命感，努力開創檔案管理工作的新局面。

2.2　提高自身素質，健全各項規章制度是做好檔案管理工作的關鍵

在信息化時代，能否做好醫院人事檔案管理工作關鍵在于兩點：一是檔案管理人員是不是有過硬的業務基礎，敢于奉獻檔案事業的敬業精神。二是管理制度是否健全與得到落實。檔案管理人員應樹立檔案意識、人才意識、服務意識、現代意識、信息意識、法制意識、管理意識、保密意識，扎實工作，努力學習業務知識，全面提高自己的政策水平、管理水平和操作技能。建立完善的規章制度是順利開展人事檔案管理工作，衡量醫院人事檔案管理工作水平的重要標志。因此，完善有效的競爭激勵機制和監督機制，建立健全各項檔案管理制度，包括歸檔制度、借閱制度、收集制度、工作職責等，使檔案管理人員才有章可循，有法可依，依法治檔 ［3］。

2.3　配備先進的設施，切實做好檔案管理的基礎工作

檔案庫房和硬件設施合理配套與否直接影響整個檔案管理工作。為了做好檔案管理工作，要保證檔案用房，舍得在檔案管理建設上加大投入，配備先進的現代化設施，充分利用計算機管理，使檔案管理工作現代化、規范化 ［4］。日常工作中要狠抓檔案管理的基礎性工作，在材料的鑒別上要堅持準確，在技術加工處理上注意細致，確保每份檔案材料整齊劃一、完好無損。運用先進的檔案管理軟件，做到信息查詢快捷方便，統計分析科學準確，保證人事決策的科學性和準確性，增加信息的嚴肅性 ［5］。

2.4　抓好優質服務，充分發揮檔案的利用價值

在遵循安全、保密、方便的原則下，充分發揮醫院人事檔案的利用價值，積極為黨組織和各部門提供可靠的資料，在機構改革、職稱晉升、干部任免、工資改革、職工退休等工作中，運用人事檔案材料和先進的技術手段，為領導的決策提供全面的超前性服務，努力為利用者提供優質的服務，加大提供利用的廣度和深度，提高檔案利用的質量和效率，更好服務于醫院的發展和建設 ［6］。