一種面向外包類小型項目管理軟件的介紹

王 丹 ，劉 鑫 ，王洪敏

（1.遼寧理工學院 遼寧 錦州 121013；2.錦州漢拿電機有限公司 遼寧 錦州 121013；3.渤海大學 信息科學與技術學院，遼寧 錦州 121013）

通過對幾家做國際外包業務的公司調查發現，大多數公司都沒有項目管理類軟件做日常工作的記錄，結果是項目信息經常混淆，并導致跟客戶的溝通出錯，更有甚者會導致一些項目失控，服務質量下降，影響公司的形象跟市場競爭力。針對這一情況我們對項目經理，以及各個相關的技術部門經理研發了這款管理軟件。

1 功能分析

主要用于在項目進行過程中，實時記錄項目當前狀態，以規范項目管理過程，并且有主動提醒功能。目前沒有OA軟件能滿足這種需求，多是大而全的一套系統。考慮到系統維護，以及安全性，以Browser/Server形式實現。

涉及的主要頁面：

1)訂單流程：訂單等候，訂單確認，訂單更新，訂單取消，開發票，財務完成（如圖1所示）。

2)項目流程：預報，計劃，執行，收尾，完成，取消，延期（如圖2所示）。

2 流程說明

訂單流程和項目流程是本軟件中核心的兩個部分。兩者有交互，也會在邏輯上互相影響。

圖1 訂單流程Fig.1 Order process

圖2 項目流程Fig.2 Project process

在銷售部門跟客戶簽訂合同后，該訂單的基本信息會由銷售部門輸入系統，主要包括項目編號，項目名稱，客戶聯絡人，現場項目經理姓名，客戶所在國家，客戶名稱，時差。合同金額，項目完成時間[1]。此時狀態是Order Wait，界面如圖3所示。

圖3 Order Wait界面Fig.3 Order Wait interface

在PMO接到該訂單后，會與銷售部門溝通，討論確定該訂單是否確認是否已經跟客戶簽訂合同。一旦簽訂合同，則確定立項，同時分配一位項目經理，此時進入Order Acknowledge階段[2]。項目狀態是Forecast。此時項目經理更新該條記錄，主要增加以下信息：本地項目經理姓名，項目優先級，預估開始時間，服務包提交時間。界面如圖4所示。

圖4 Forecast界面Fig.4 Forecast interface

項目經理根據從銷售部門處獲得的基本項目信息，跟現場項目經理，相關技術部門經理溝通討論具體的開始項目準備工作，包括項目的范圍，合同金額，貨幣單位，組織系統圖，項目組成員列表，項目準確開始時間，主要交付物的交付時間點，重要的里程碑點等項目關鍵信息[3]。在獲得所需的信息后，更新到系統中，并召開Kick off會議。此時Order進入Ready for invoice階段。

此時需要將必添項，主要包括項目任務書，項目范圍書，項目計劃書，項目方案，PO，預算計劃，選填項，主要包括風險評估報告，溝通計劃，會議紀要等文檔歸檔。只有將所有必填項都已經上傳或更新記錄，才允許進入Ongoing階段。

在Ongoing階段，項目經理每周更新項目狀態。隨著項目的進展，根據最初定義的項目時間計劃，要定期發布項目報告給各項目干系人，同時發生的費用也需要按時開發票，獲得回款[4]。并將周報，月報，會議紀要等歸檔。如果出現需求變更，包括項目范圍，時間，質量等，則要將變更申請單，批準郵件，預算更新報告等上傳。如果出現人員變動，也需要更新溝通計劃等，planning界面如圖5所示。

圖5 planning界面Fig.5 Planning interface

在已經完成所有交付物的交付，并獲得客戶的批準。所有相關工時的報告，所有項目文檔的上傳記錄后。這里包括但不限于終驗報告，客戶驗收單，項目管理文檔，技術文檔的最終版本，項目總體信息更新，時間更新，經驗總結報告。則可以更新項目記錄狀態為Delivered，標志著這個項目的結束，如圖6所示。

圖6 Delivered界面Fig.6 Delivered interface

其他項目狀態說明：

如果項目在Planning階段，由于來自客戶的原因，比如客戶希望取消這個合同，銷售部需及時通知PMO該項目取消。此時Order狀態變成Order Cancel，項目狀態變成Cancelled。

如果項目在Ongoing階段，由于客戶的原因，比如客戶希望晚些時候繼續這個合同，這Order狀態變成Order Pending，項目狀態變成Postponed。

3 其他功能

在項目的管理過程中，如需更換項目經理，則需要做項目的交接。該軟件支持在線交接，包括項目最新狀態，文檔權限，當前財務狀況，人員安排等都會以鏈接形式發給接管人。并同時提供備忘錄，以確保交接質量。

如果項目范圍過大，一位項目經理無法獨自管理，可以根據需要，建立一個或多個子項目。子項目的項目經理向主項目的項目經理匯報，不直接跟現場項目經理或客戶溝通。這時子項目會共享父項目的部分基本信息，主要包括項目名稱，客戶所在國家，客戶名稱。多數會有所不同，包括項目準確開始時間，主要交付物的交付時間點，重要的里程碑點，組織系統圖，項目組成員，包括各文檔的內容等都需要從子項目的具體定義來更新。

根據項目的長短，會在3個月左右提醒項目經理，是否要發項目質量調查給客戶，現場客戶經理，技術經理等重要干系人，以能在項目進行過程中及時發現問題，改進項目執行方法，提高項目執行水平。更好的服務客戶，提升公司整體的競爭力。并可基于多個項目反饋結果的基礎上，分別從項目整體質量，項目組成員的責任感，項目管理，財務狀況等幾個部分自動形成分析報表[5]。

所有項目組成員要求以周為單位，在SAP中填報工時，以及時反應項目當前的財務狀況。項目經理可以設置各里程碑點的閾值。一旦總的費用超過了閾值，系統會給出提示，并將對應的部分高亮顯示[6]。以期能及時提醒項目經理，分析原因并做相應調整，使項目的財務健康狀況得到保障。

在每個月初，會根據目前系統中所有項目記錄，為項目經理，項目集經理，項目總監，技術部門經理，技術部門總監定制發布上個月的項目狀態統計報表。

4 結束語

本軟件針對外包型企業研發，方便、實用、操作簡單，目標明確，功能顯著，極大地增強了企業的管理效率。經實踐檢驗運行效果良好。

[1]徐芳.軟件開發外包項目管理案例分析及探索[J].計算機光盤軟件與應用,2011(15):183-184.XU Fang.And exploring software development outsourcing project management case analysis[J].CD-ROM software and application,2011(15):183-184.

[2]郗夢奕.面向軟件外包的客戶關系管理系統的設計與開發[D].天津：天津大學,2010.

[3]楊蕊.面向中小型企業的對日軟件外包項目管理系統[D].天津：天津大學，2010.

[4]聶紅靖.軟件外包經理勝任力模型構建研究[D].北京：北京郵電大學,2010.

[5]李洲.行為面試法和情景面試法在項目經理選拔中的綜合運用[D].上海：上海交通大學,2012.

[6]顏敏.S銀行信息系統開發外包的實務研究[D].上海：復旦大學,2011.