新形勢下高校機要文書檔案的管理工作研究探討

文/于洋

新形勢下高校機要文書檔案的管理工作研究探討

文/于洋

機要文檔是學校的機密文書和各項事業發展的重要憑證。而機密文書的管理為高校的文案管理工作帶來了新的挑戰。本文就機要文書在文案管理中存在的問題進行分析，并從科學技術手段完善管理制度方面給出相應的建議和對策。

新形勢；機要文書檔案；管理問題；管理對策

引言：機要文書主要涉及到高校檔案的涉密文書、內部隱私文書以及科研成果、應用研究等重要文書內容。因此，高校機要文書的管理不僅關系到一些學者和專家知識產權的保護，還有可能關系到國家的軍事、經濟乃至政治機密文書的泄露。在社會科學不斷發展的今天，信息、計算機和網絡技術的不斷提高和發展，機要文書的管理面臨的問題也在不斷發生變化，研究如何在新形勢下應對機要文書的管理具有重要意義。

一、機要文書檔案管理的主要特點

機要文書檔案相對普通文案的機密性和價值更高，對高校信息的安全、未來的發展甚至國家的利益有著重要的關聯。在新形勢下的機密文書管理應該主要分為三個方面。首先，在機要文書的利用方式上。高校應在管理機構中設立專職的文書人員和管理制度，在相關人員借閱涉密的有關文案使，工作人員應先對文書檔案進行填表申請、審查、登記，在通過學校相關負責人同意后在同意借閱，并一定要有文件的備份，以免出現遺漏丟失等現象；其次，在機要文件的保管方式上。高校應該設立符合國家規定的文書檔案庫，機要文書庫房除了要有基本的安全設施外，還應加強防備安裝報警器、防盜門、保險柜和防盜窗等安全設備。在工作人員加強防范，以確保機要文書檔案的安全；最后，機要文件的載體形式上。當前我國高校的文書檔案多以紙質為主，而電子文檔備份的形式相對較少，機要文件的管理應順應時代的發展的需求，實行“雙軌制”存檔，但電子文書應設定相應的打開與閱讀程序，或者在高校內部計算機上才能取讀，確保機要文書檔案的安全性與完整性。

二、在新形勢下機要文書檔案管理存在的問題

(一)機要文書檔案管理在傳統保密觀念中存在的問題

新形勢下的機要文書管理受到傳統觀念“重保輕用”的影響，機要文書得不到充分的利用，其價值也不能得到最大限度的體現，查閱者需要進行查閱機要文書時，借閱和審批的程序過于復雜，而且不能輕易的進行復制或摘用，很多高價值的文書檔案的價值被其束縛，導致資源的嚴重浪費，其價值也不能體現出來。

(二)機要文書檔案管理在保密法律修訂下面臨的問題

在我國新《保密法》的頒布和實施過程中，對機密文件的揭秘條件做出了相關規定。保密期滿了機要文件可以自動進行解密；相關部門正式公布可以自動解密；以及通過主動審核的可以及時解密。但《保密法》規定機要文檔的解密和變更、利用和管理都必須按照法律法規來辦理個執行。新《保密法》的建立為機要文檔的解密做出了明文規定，使解密時間和形式的有據可循，提高了高校的管理效率，機要文檔的按時解密使其價值得到充分的發揮。但《保密法》的完善和健全，給文書檔案的工作帶來了新的要求和任務，面臨著更加艱難的挑戰。

(三)機要文書檔案管理要適應信息技術發展需要改進的問題

在新形勢下的計算機網絡信息技術的迅速發展，文檔管理也開始形成信息化和數字化管理，機要文案的效率大大的提高，與此同時，信息科技的發達也為機要文檔的管理帶來了新的問題和挑戰，當前高校實行的網絡開放化，辦公自動化的條件下，機要管理計算機和儲存介質的操作不當，容易造成機密泄露，再加上當前網絡黑客的不斷入侵，給高校機要文件的管理工作帶來巨大壓力。

三、加強新形勢下機要文書檔案管理的對策

(一)提高高校機要文檔的利用效能

機要文案的合理利用是實現自身價值的主要表現。因此，相關工作人員應改變舊觀念，在做要保密工作的前提下，提高機要文檔的利用價值。管理人員要做好機要文檔的歸檔工作，在文書借閱前后都應仔細檢查、審核，確保文書的完整性。加強機要文檔的編研工作，建立完整的檢索體系，為機要文檔利用工作的需求做準備。

(二)建立機要文書檔案管理機制，依法完善管理制度

機要文檔的管理在高校的文檔管理中至關重要，但是機要文檔沒有做好解密工作，不僅加大了管理難度，也造成文件的利用價值下降。這就要就我國《保密法》的保密制度和解密制度盡快完善和實施。工作人員在管理和檢查時對達到解密條件的文書按時解密，在機要文檔歸檔后，應根據文檔解密時間做好登記，從而提高機要文檔的管理效率。

(三)利用科技信息技術加強機要文檔的管理工作

新形勢下，計算機網絡的發展為不法分子盜取機要文檔提供了更多的機會。機要文檔的管理手段也應該轉變和提高，高校應利用高科技對機要文檔加強技術管理，利用高科技軟件和設備防止不法分子的入侵。同時要建立完善的計算機管理制度，提高工作人員的計算機技術水平。工作人員在實施計算機管理時，對計算機進行全面的檢查，確保涉密信息的安全。

總結：隨著科技信息技術的不斷發展，高校的機要文檔管理工作帶來了新的管理模式和保密工作，同時也加大了管理難度。因此，高校在管理方面應根據時代發展的需求，不斷開發和利用新技術來加強保密工作，在合法合規的前提下，使機要文書的利用價值得到最大的發揮和體現。

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于洋，東北大學軟件學院，專業：體育教育訓練學。

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東北大學軟件學院)