論高校設備檔案管理的作用和建設

文/李小飛

論高校設備檔案管理的作用和建設

文/李小飛

設備檔案是高校資產管理工作的重要組成部份，規范化的設備檔案可以促進高校資產管理。結合工作實踐，總結了高校設備檔案建立的重要性，分析了高校設備檔案管理存在的問題，最后探討了高校設備檔案管理的改進措施。

高校；儀器設備；檔案管理

設備檔案建設是高校資產檔案的重要組成部分，也是高校資產管理工作的關鍵環節。強化設備檔案的資產意識，建立和完善設備檔案，提高設備檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，對加強高校資產管理、為資產管理提供有效的服務、提高資產使用效率具有重要的現實意義。

一、設備檔案建設對促進資產管理的重要性

1.資產管理工作的查考憑證。檔案是未摻水的史料，是我們藉以完成工作的基本行政工具。設備檔案詳細記錄了設備從申購到毀損整個生命周期的活動過程，可以為資產管理工作提供證據和咨詢資料，有助于處理好各類資產問題，保證資產管理工作正常、有序地進行，有助于加強學校對資產的管理和監督，防止資產的流失。

2.資產使用效能的重要保證。設備檔案能夠系統地、完整地搜集設備各個環節中直接產生的文件材料，科學地管理和有效地開發這些設備檔案的參考價值和憑證作用，有利于我們正確地總結過去，指導現在，規劃未來，促進資產的優化配置，避免重復購置造成資產的閑置浪費，并確保設備在質保期內充分享受維修質保服務，使設備得到及時地維修和保養，縮短因維修造成的停機時間，保證設備正常、有序地使用，為高校節約不必要的開支[1]。

3.資產管理研究的可靠資料。高校設備檔案是管理人員從事資產管理工作的勞動結晶和智慧積累，是資產管理工作的真實記錄和客觀評價，它可以從兩方面為資產管理研究提供可靠的資料：一方面，設備檔案的有效數據和原始記錄可供現實的研究工作直接借鑒；另一方面，從設備檔案記錄的廣泛事實和經驗中，為管理研究提供了理論概括和闡述的基礎資料。

二、高校設備檔案管理中存在的問題

目前，高校設備檔案管理存在三種管理模式：一是由資產管理部門管理；二是由設備使用單位管理；三是由學校檔案部門管理[3]。這種多部門管理模式使得儀器設備檔案管理工作不明晰，存在諸多問題，主要表現在以下幾個方面：

1.設備檔案意識缺乏。高校設備檔案存在多部門管理，職能分工不明確，硬件設施不齊全，無法有效地建立和使用設備檔案。一種情況，由于缺乏有效的宣傳和培訓，使管理人員對設備檔案建設的重視程度不到位，致使一些有價值的資料無法歸檔。另一種情況，為了迎接某些考核，臨時拼湊一些無價值的材料來填充檔案的缺失，影響了檔案的質量。

2.設備檔案制度不健全。有些高校對于設備的建檔認識不到位，意識不到其重要性，沒有建立一套完整的關于設備檔案的歸檔制度，以至于設備檔案工作無法并入到資產管理的日常工作中去。

3.設備檔案人員的隊伍建設不完善。設備檔案的管理人員沒有經過正規的培訓，管理工作大部分憑借平時工作經驗的積累，缺乏一套科學合理的檔案管理理論。同時，設備檔案的專職人員較少，人員更替頻繁，交接工作不完整。

三、加強高校設備檔案管理的措施

鑒于設備檔案在高校的科研、教學以及其他高?；顒又械闹匾匚?，并且結合目前高校設備檔案存在的問題，提出以下管理措施：

1.確保材料的完整性。設備檔案材料大部分由使用部門提供，這就需要職能部門加強與使用部門的溝通，加大檔案管理的宣傳，使更多的設備管理人員意識到設備檔案管理的重要性。同時，要求相關部門確保存檔材料的完整性。以大型設備為例，將隨機文件[4]材料以及設備開箱、調試驗收、使用記錄等文件材料的積累、收集并整理歸檔。具體內容包括：開箱記錄及裝箱單；設備說明書及全套隨機文件材料；安裝調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單；使用、培訓、檢修、故障事故記錄；重大事故的調查分析及處理意見；技術改造和開發過程中形成的技術文件；設備的盤虧或者報廢材料。

2.制定相關的規章制度。合理的規章制度，能提高高校設備檔案的管理效率，使高校的設備檔案管理有章可循。高校應該按照“一法兩令(一法即《檔案法》;兩令即《國家教委6號令》和《國家檔案局l號令》)精神”[5]，制定一套切實可行的設備檔案的管理制度和辦法。

3.對高校設備檔案進行信息化管理。各高?？梢愿鶕嶋H情況，選擇一套合適的設備管理系統，在保證有價值紙質材料存檔的前提下，擴大并推廣無紙化的操作。學校各部門以及教職工可以方便地登錄設備檔案的數據庫，對設備數據進行分析和研究，實現資源的共享。

4.加強設備檔案管理人員的責任感和業務水平。相關部門應定期對設備檔案管理人員進行培訓，包括設備檔案的重要性、設備檔案的規章制度以及設備檔案的管理系統。既可以增強設備檔案管理人員的責任感，又可以提高其業務水平。只有這樣，才能使得設備的檔案管理工作向規范化，科學化方向邁進。

四、結語

綜上所述，設備檔案的真正價值在于對現實工作的指導意義，評價一項工作是否有成效主要看其利用價值。因此，各高校應該根據自身的實際情況，對癥下藥，制定出一套高效的設備檔案管理體系，使設備檔案能夠切實地服務和指導日常工作，這才是設備檔案建立的真正目的。

[1]陳奕.加強高校資產檔案建設，促進高校資產管理[J].檔案時空，2004(4)：32.

[2]鄒鑫.大型儀器設備檔案管理存在的問題及對策[J].中國高?？萍?，2011(11)：22-23.

[3]劉桂花，駱桂峰.高校儀器設備檔案管理存在的問題及其對策[J].桂林航天工業高等專科學校學報，2009(2)：207-208.

[4]楊妙燈，劉武宇.淺談高校設備儀器檔案的管理[J].機械電子檔案，1995(2)：16-18.

李小飛(1986-)，女，山東濟南人，研究實習員，主要研究方向為高等教育管理。

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2095-9214(2015)03-0217-01

南京工程學院資產管理處)

南京工程學院校級高等教育研究課題“大型儀器設備管理的研究”(項目編號：2014ZD02)