高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新的研究

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1672- 0601（2015）08- 0099- 02

Research on the Innovation of University Students' Archives Management

ZHAOWeijia

(Jinzhong Vocational and Technical College，Jinzhong030600，China)

Abstract: At present, there are many problems in college students' file management, such as the simple, the procedure, the management method and so on. The contents of many graduates in colleges and universities are not comprehensive, not substantial,affectingthestudents' employmentanddevelopment,soitisbound tocausethefileworkers' thinkingand innovation consciousness.Itisnecessarytocarryouttimelypublicity,counseling,training,improvementand soon.Under thenewsituation, theinnovationofstudents'archivesmanagementshouldbewellcombinedwiththeideaofpeopleoriented.

Keywords:University;archiveswork;managementinnovation

引言

近幾年，高校檔案工作越來越受到各方面的關(guān)注，其地位逐漸提高，隨著社會的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國的高校教育事業(yè)發(fā)生了很大的變化，作為文獻(xiàn)領(lǐng)域的檔案工作，迎來了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案人應(yīng)該緊跟時代的步伐，抓住大好時機(jī)，努力工作，勇于創(chuàng)新，真抓實干，不斷創(chuàng)新，為高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為鞏固檔案工作在高校的獨(dú)特地位而不懈努力。

1　高校學(xué)生檔案管理工作存在問題

1.1學(xué)生檔案管理不到位。

高校以教學(xué)和科研為主，學(xué)校檔案管理重點(diǎn)放在教學(xué)、人事和科研項目上，學(xué)生檔案因數(shù)量大、流動性強(qiáng)，多認(rèn)為只要保管好，畢業(yè)時將學(xué)習(xí)材料歸檔，按就業(yè)方向移交便完成任務(wù)，因此學(xué)生檔案管理一直處于簡單應(yīng)付的地位。尤其是高校招生制度改革后，各校普遍大量擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)增加，知識教育和技能培養(yǎng)過程產(chǎn)生大量的檔案材料如不規(guī)范入檔，必然造成檔案不完整，至使學(xué)生檔案無法全面反映學(xué)生發(fā)展的軌跡，影響其就業(yè)和將來的職業(yè)發(fā)展。

1.2學(xué)生檔案管理程序不科學(xué)。

目前高校學(xué)生檔案管理方式多采取集中管理或分散管理兩種模式。集中管理可以降低成本，保證檔案安全，但是由于學(xué)生檔案形成涉及部門多，內(nèi)容多，集中學(xué)校檔案室管理，工作量大，部門間協(xié)調(diào)困難，影響材料的收集和歸檔質(zhì)量，易出現(xiàn)檔案收集不齊全，隨意歸檔，有些必備的材料出現(xiàn)流失、缺失現(xiàn)象。分散管理在人力物力上投資加大，管理和督促困難，統(tǒng)一性欠缺，效率低下，易出現(xiàn)各部門相互推委、拖延，或者出現(xiàn)重復(fù)或相互抵觸檔案的現(xiàn)象。

1.3學(xué)生檔案管理信息化存在局限性。

信息化以其大容量、方便、快捷等優(yōu)勢，已深入到各行各業(yè)和人們的生活之中，檔案管理信息化也是適應(yīng)時代發(fā)展的需要。一是由于客觀原因，目前我國沒有統(tǒng)一信息平臺提供學(xué)生檔案管理信息化，各校自行開發(fā)使用，校校不同，即便是同一所學(xué)校，各部門也各自為政，學(xué)生各項檔案沒有融合成完整電子版學(xué)生檔案。二是學(xué)生人數(shù)多，流動性強(qiáng)，學(xué)生檔案信息化工作量大，而檔案管理的人力不足，因此學(xué)生檔案無法實現(xiàn)全面信息化。三是信息化檔案與社會不能鏈接，不但提供檔案服務(wù)就受到局限，并且在校信息化的檔案，學(xué)生畢業(yè)前還是要用紙質(zhì)打印放入檔案移交用人單位，無法顯現(xiàn)信息化真正意義。

1.4學(xué)生檔案開發(fā)利用相對滯后。

檔案開發(fā)利用是檔案生命力體現(xiàn)，目前高校學(xué)生檔案開發(fā)利用甚少，學(xué)生入學(xué)檔案收集完就立即入庫保存管理，這期間幾乎不動，至畢業(yè)前各部門才將相關(guān)材料陸續(xù)歸檔并按就業(yè)方向寄出。如果用人單位畢業(yè)前到校招聘需查閱學(xué)生檔案，能看到的也只是初高中一些檔案材料，這樣不僅不能讓用人單位全面了解學(xué)生，做好選擇人才工作，也不能將學(xué)生各方面素質(zhì)展現(xiàn)在用人單位面前，在人才競爭時代，我們畢業(yè)生可能因此而失去了就業(yè)的好機(jī)會。

2　分析產(chǎn)生問題成因

2.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。

學(xué)生檔案管理的效益具有相對滯后性，且三、四年一批走一批進(jìn)，流動性強(qiáng)，因此，一些部門和領(lǐng)導(dǎo)不太重視學(xué)生檔案工作，導(dǎo)致制度不健全，管理不規(guī)范等現(xiàn)象。檔案管理績效考核不明確，監(jiān)督力度不夠，至使學(xué)生檔案管理處于簡單保管和應(yīng)付局面。

2.2經(jīng)費(fèi)不到位。

由于思想認(rèn)識不到位,學(xué)校在學(xué)生檔案管理方面人力和財力投入較少，硬件建設(shè)薄弱，基礎(chǔ)配套設(shè)施不到位，保管條件落后，人員配置不夠，工作難開展，檔案質(zhì)量無法保證。

2.3檔案人員業(yè)務(wù)水平偏低。

高校學(xué)生檔案管理人員專職及少，即便兼職人員也不足，以至于工作人員沒有充足時間和精力做好學(xué)生檔案管理工作。加之學(xué)校不重視檔案人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核，檔案管理管理人員業(yè)務(wù)水平偏低，造成學(xué)生檔案管理不規(guī)范，更談不上開發(fā)利用。

3　學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1更新檔案管理人員觀念。

高校學(xué)生檔案工作應(yīng)緊緊圍繞著為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生就業(yè)與成長服務(wù)、為社會服務(wù)這一主題來開展。因此高校學(xué)生檔案工作者應(yīng)切實解放思想、更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學(xué)生為本的新觀念，提高服務(wù)質(zhì)量，拓展服務(wù)內(nèi)涵，使檔案管理工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展、為學(xué)生成長、為國家輸送優(yōu)秀人才與就業(yè)服務(wù)。

3.2重新規(guī)范歸檔內(nèi)容。

學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容應(yīng)該兼顧檔案的全面性和個體性。既要收集學(xué)生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績單等，也要兼顧學(xué)生的個性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學(xué)生檔案管理人員必須以對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大收集檔案材料范圍，充實檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長的個人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料；還有反映學(xué)生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風(fēng)、考試有無違紀(jì)行為等方面的社會評價材料；學(xué)生參加各種社團(tuán)活動、班干部、學(xué)生會干部工作情況、學(xué)校大型活動的參與情況、社會實踐活動、畢業(yè)實習(xí)與見習(xí)情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競賽等材料，都可以歸入檔案，盡量全面客觀地記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，擺脫學(xué)生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實、生動的檔案材料，更好地為社會輸送高質(zhì)量的人才。

3.3逐步實現(xiàn)歸檔渠道多樣化。

以前的學(xué)生檔案歸檔，大多在學(xué)生入校以后，由上級招生辦統(tǒng)一轉(zhuǎn)入，零星材料則由各院系主管學(xué)生工作的部門送交，導(dǎo)致學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容一成不變。在新的歸檔內(nèi)容確定之后，學(xué)生檔案的歸檔范圍也應(yīng)該有所變化。同時，學(xué)生檔案管理工作者也應(yīng)該發(fā)揮主動精神，在新生入校后就抓好歸檔工作，努力做到即收即歸，保持材料的齊全和連貫，使學(xué)生檔案成為學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人、錄用人的可靠憑證。