企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展

王巍

企業(yè)檔案工作要保持與時代同步發(fā)展，就必須與時俱進，開拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維指導企業(yè)檔案工作實踐。當代計算機技術、通信技術、信息數字技術等高新技術的普及和發(fā)展，帶來了檔案服務理念、服務形式和服務手段的全新變革。在這種新環(huán)境、新形勢、新要求下，企業(yè)檔案工作不論從觀念、思維、方式、方法，還是從整個企業(yè)內外環(huán)境形勢，都要求我們創(chuàng)造性地開展工作，跳出傳統的思維束縛，開創(chuàng)企業(yè)檔案工作新局面。

一、創(chuàng)新企業(yè)檔案工作運行機制

近年來，我們制定并實施的檔案資料管理制度主要有：第一，檔案資料催交制度。對各部門應交資料由檔案室發(fā)催交催辦通知書，限期上交，愈期進行考核。第二，機組大修和技術改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質量的考核內容，并規(guī)定設備異動后，工程技術人員必須及時到檔案室對原圖進行修改。第三，設備技術資料歸檔制度。規(guī)定新設備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設備技術資料須由檔案人員現場驗收后立即歸檔。對于外出進行技術收資人員，必須將技術資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責人簽字不能報銷差旅費。第四，工程項目資料管理。規(guī)定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務部門不得進行工程決算付款。

目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。我廠檔案的歸檔率、準確率、查全率、查準率均為100%，資料完整率達99%。

二、創(chuàng)新檔案利用與服務

1.開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經濟效益。我公司從1994年開始探討對4臺125MW和4臺200MW機組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機、發(fā)電機、鍋爐及其輔助設備總圖等大量有參考價值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對8臺機組進行了現代化技術改造，改造后的機組各項經濟技術指標達到了國內同類型機組的先進水平。通過技術改造，不僅延長了機組的壽命，使老機組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機組安全可靠性、可控性、可調性和自動化水平，增強了企業(yè)實力，對于企業(yè)參與市場競爭，迎接新世紀挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現實意義和深遠的歷史意義。在改造中，以汽機通流部分改造為重點，對發(fā)電機部分、鍋爐部分以及相應輔機進行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調速系統改DEH純電調，使機組綜合技術裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經濟效益。

2.發(fā)揮檔案的依據憑證作用，取得經濟和社會效益。如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，決定關停拆除老機組建設2臺1000MW超超臨界機組。2×1000MW機組（上大壓小）建設工程2臺機組已于2012年12月4日高水平通過達標投產和工程質量評價工作。為爭創(chuàng)國家級優(yōu)質工程金獎，我公司邀請中電建協專家組對我公司百萬機組進行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、 電熱、 汽機、綜合指標、檔案六個專業(yè)組分別進行檢查。按中國電力優(yōu)質工程獎評選辦法（2013版）最新標準，對現場實際和檔案資料進行抽查和現場檢查，相關參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協會專家組來我公司進行國家優(yōu)質工程金獎現場復查。國優(yōu)現場復查按“兩會三查”方式對工程實體、重要部位、關鍵工序、主要試驗、檢驗項目文件及工程檔案進行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2×1000MW機組（上大壓小）建設工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績。一致認為我公司2×1000MW機組（上大壓小）建設工程符合國家優(yōu)質工程審定辦法2013年版及現場復查重點部位的要求，通過國家優(yōu)質工程金獎現場復查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國家優(yōu)質工程金獎現場復查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設三公司、天津電力建設公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機的設備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優(yōu)質工程金獎現場復查工作中起到了關鍵的作用。又如為了減少二氧化硫排放量，保護大氣環(huán)境，完成江蘇省政府和省環(huán)境保護廳下達的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標和防治計劃，我公司在#7、#8機組配套安裝煙氣脫硫設備。福建龍凈環(huán)保股份有限公司上海龍凈環(huán)保科技工程有限公司和我公司生運部、鍋爐公司等部門的工程技術人員到綜合檔案科查閱了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有價值的科技檔案，為改造工作的前期初步設計、工程的順利實施提供了基礎條件。#7、#8機組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50%的除塵效率，煙塵排放濃度可進一步降低，改善當地大氣環(huán)境質量，因此項目具有顯著的環(huán)保效益。

3.提供檔案為企業(yè)經營決策、查處經濟案件、慣標認定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。如2002年12月我廠朱廠長借閱徐州發(fā)電廠征地實況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準通知書及協議書等（0300-8030-1、8、9），為領導關于我公司機組擴建提供了參考。再如1997年我公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調閱了綜合檔案科大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等）編寫廠志，共查閱各種檔案案卷202卷次，復印資料近5000張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

4.圍繞企業(yè)生產經營工作做好資料匯編。我公司檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《歷年安全生產典型事故匯編》、《科研成果匯編》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。

公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備，它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖像，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環(huán)境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

三、創(chuàng)新檔案隊伍建設

1.營造良好學習氛圍。實現檔案工作的創(chuàng)新，僅有創(chuàng)新的愿望和勇氣是不夠的，還必須具備善于創(chuàng)新的能力，而這種能力首先要求我們檔案工作者必須具備一定的理論修養(yǎng)、文化功底和專業(yè)水平。如果對黨的方針、政策和當前的形勢認識不清，知之甚少，缺乏文化素質，不懂檔案專業(yè)知識和新技術技能，又何談創(chuàng)新能力的提高。現在已是信息時代，檔案工作者應努力優(yōu)化自己的知識結構，除了學習黨和國家的方針、政策以及檔案工作的新知識、新技能外，還要學習和掌握信息科學、計算機技術、多媒體技術、網絡技術等必備的知識與技能，并努力適應傳統檔案與數字檔案相結合的工作方式，并掌握其特點和規(guī)律。

2.創(chuàng)新繼續(xù)教育方式。企業(yè)檔案人員要加強培訓和再教育工作。再教育的內容重點有兩項，一是檔案學理論和相關學科理論，特別是新理論、新思想和新方法的學習。通過再教育，更新補充知識，提高創(chuàng)新能力，了解國內外檔案學研究的最新進展，開闊自己的視野。

3.現代信息技術教育。因為人類在進入網絡時代，以通訊技術、網絡技術、計算機技術為支撐的信息網絡的高速發(fā)展，正以前所未有的規(guī)模與速度改變著人們的生產與生活，也改變著檔案工作的方式，企業(yè)檔案工作者應盡快掌握現代信息處理相關技術，跟上時代的步伐，并為理論研究提供技術支撐。

4.建立學習激勵機制。建立繼續(xù)教育激勵機制，對檔案工作人員參加專業(yè)知識培訓學習，學習深造的，要加以表彰和鼓勵。企業(yè)領導和檔案部門領導尤其要重視人才培養(yǎng)，要善于調動各方面力量，廣辟途徑，積極培養(yǎng)檔案工作方面的專門人才。

四、創(chuàng)新檔案工作環(huán)境建設

推動企業(yè)檔案工作的發(fā)展，就是要“優(yōu)化環(huán)境，加快推進”，配置現代化的檔案館（室）。沒有符合時代發(fā)展需求的檔案館（室），檔案事業(yè)就談不上全面、協調、可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案工作人員，要力爭從硬環(huán)境和軟環(huán)境兩個方面提高。要按照檔案館（室）建設的要求，建造一個功能齊全、服務高效的現代化檔案館（室），配置比較先進、現代的儀器設備（如掃描儀、數碼相機、復印機等）。我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件、復印機等設備，它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接。軟環(huán)境包括爭取企業(yè)領導的關心和支持，實行定期和不定期匯報制度，密切聯系企業(yè)各部門，經常開展檔案法制宣傳，增強企業(yè)員工的檔案意識，為企業(yè)檔案工作軟環(huán)境創(chuàng)造良好寬容和諧的人際環(huán)境。

（作者單位：神華國華徐州發(fā)電有限公司）