網絡資源環境下的企業信息化管理模式探究

陳 娟

(同濟大學 上海 200092)

企業信息化管理(Enterprise Informatization Management，簡稱 EIM)，即指對企業信息實施過程進行的管理。企業信息化管理主要包含信息技術支持下的企業變革過程管理、企業運作管理以及對信息技術、信息資源、信息設備等信息化實施過程的管理，這三方面是不可分割的，它們互相支持、彼此補充，互相融合又相互制約。企業信息化管理屬于企業戰略管理范疇，其對企業發展具有重要意義。

1 企業信息化管理的意義

企業的信息化是將企業的生產過程、物料移動、事務處理、資金管理、客戶管理等業務過程數字化，通過各種軟件系統加工生成新的信息資源，從而提供給各管理部門的工作人員，使他們能夠了解該部門乃至整個企業的管理運營狀況及一些問題的處理進度，以便做出有利于企業發展、生產要素重組等的優化建議和決策，使企業資源合理、人員合理，在市場競爭中處于優勢地位，獲得更大的經濟效益。

1.1 快速處理數據

企業信息化平臺的搭建實現了企業內部所有軟件系統的集合。這些系統軟件的使用使信息數據更易于存儲，對數據的計算、統計、分析的速度更快、更全面，同時數據在企業內部的流動更容易。這些優勢是人工情況下無法實現的。

1.2 提高企業的生產、管理效率

信息化軟件不管對數據的存儲或分享，還是數據的計算或統計，都依照一定的機器語言和規則來完成，就整體來說，即為企業管理機制在信息系統中的再現。如此一來，因人為因素(人情、意識、行為習慣等)導致業務運作受到滯阻的情況有所減少，工作效率得到了提高。通過系統督促、提醒人員按時進行工作處理，能夠強化組織執行力，使企業的管理更加有效。

1.3 整合資源，避免浪費

由于信息化管理系統的建立，必須對已有的信息和設備進行重新審視，即這些信息和設備需要符合企業戰略發展和運行需求。如果不符合，就需要看有沒有進行改造的可能，同時也要看改造是否經濟可行。因此，在信息化建設過程中，需要對原有的信息化數據、設備、資產作出合理的方案并進行處置。信息化系統中的數據，是組織運作的重要載體和資產，通過對數據的分析和整合，能有效利用資源，避免浪費，提高企業內部經費使用效率。

2 目前企業信息化存在的問題

目前，在我國大中型企業，計算機已經在生產、經營、管理的各個環節得到應用，各種計算機管理軟件不斷涌現，如財務系統、生產管理系統、人力資源管理系統等。可以看到，隨著企業自身的發展，其對信息化的要求必然提高，而企業信息管理應用領域的拓寬，使信息化與核心業務關聯度不斷提高。同時，信息化的復雜程度也在增加。在當前一些所謂實現信息化的企業中，人、財、物等各種資源的投入帶來的不是信息化過程的加速，而是系統經常出現各種問題，計算機輔助管理的效果不明顯，從而造成“信息化成本高，效益難以顯現”的尷尬局面。造成這一問題的原因主要有以下幾個方面：

2.1 信息與數據的問題難以發揮信息系統的作用

在企業信息系統中，容易出現信息分散，數據不同等問題，這是由于系統不同、服務的部門不同、崗位不同，使企業內部系統互相割裂，數據格式不統一，無法實現數據共享，還會造成同一數據的反復錄入。這種情況導致相同數據在不同系統中反映出來的結果不同，既浪費了人力和物力，還給管理工作帶來了困難。

2.2 無專業人員維護數據與系統

企業購買一套系統，一般是由廠家進行幾次培訓之后就交付管理人員直接使用。在使用過程中如出現問題，一是管理人員自己摸索解決，二是尋求廠家的幫助。實際上，信息系統的維護與管理工作是分割的，沒有專業人員對系統中的數據進行維護和使用。在工作中，一些管理人員認為，用或不用信息化管理系統，對于管理工作并無大的影響，而學習使用新的系統繁瑣復雜，傳統的人工辦公形式在企業中依然可用可行。這種思想的存在，直接導致了有系統無人用的局面，也使管理系統成為了面子工程。

2.3 將信息系統作為事后記錄的工具

由于企業內部一些員工的學習能力不強，在實際工作中較少使用信息系統，而只是在總結歸納工作整體情況時利用系統匯總數據，出具分析報告。這樣，系統就成為一個事后記錄工具，通過記錄工作中的一些數據，導出管理者需要的報表，實現影響決策的目的。這樣使用信息系統在總結分析工作中確實提高了效率，但在日常工作中并未改變企業原有的傳統人工模式和管理流程，也就喪失了競爭優勢，創造的效益也微乎其微。

2.4 信息系統的更新問題

一些企業購買信息系統時間較早，但并未使用，待實際使用時，系統已不能滿足信息化的要求。一方面，管理工作的需求是與時俱進的，對信息系統的要求也是要緊跟時代發展，這就要求信息系統不斷進行升級和更新；另一方面，企業追求的是成本支出的最小化與效益獲取的最大化，在某些不影響生產經營的環節上，企業不愿意支付大量的資金對信息系統進行升級改造。

此外，領導的重視程度、員工的配合程度等也是信息化系統上線使用的重要因素。

3 企業信息化實施策略

隨著時代的發展與技術的進步，信息化管理已成為企業發展的必由之路，企業要提高管理效率，應在信息化系統規劃設計之前，解決以下問題：

3.1 規劃設計統籌階段全公司核心部門

信息化管理系統的開發不只是技術人員的工作，由于每個核心管理部門都會使用到信息系統，因此在設計之初應讓所有核心管理人員參與系統開發，完善系統的各個工作環節。只有經過員工充分討論才能真正設計出適合實際工作的信息系統，在未來使用過程中規避一些問題。同時，設計討論的過程也是員工熟悉系統、參與學習的過程，從而使一些固守傳統的員工能夠真正體會到系統帶來的便利，提高他們在實際工作中使用系統的熱情。

3.2 制定信息化發展的長遠規劃

企業信息化不是攀比，也不是榮譽，其目的是解決企業管理工作中的問題。因此，這項工作應設定為長遠工作。隨著企業的不斷發展，管理工作日趨龐大，信息化系統則應結合企業的實際情況不斷更新。信息化系統既要能解決當下企業管理工作中存在的問題，也要能預見未來 3～5年內企業發展變化帶來的新需求。

3.3 將信息化理念植入員工思想

信息化在企業中能否成功普及，一方面在于領導的重視程度，資金的投入力度；另一方面，也是尤為關鍵的一方面是企業員工是否真正愿意使用該系統，他們的理念是否“更新”。因此，在企業內部應從上到下深入灌輸信息化的理念，讓全體員工能夠并且愿意隨信息化一同發展進步。

4 企業信息化管理系統列舉

企業的信息化管理系統應以管理、溝通、協作為目標，將信息處理、流程管理和知識管理融合為一體，實現個人辦公、協同辦公、公文流轉、工作流、郵件管理、信息共享、人事管理等功能以及人員相互之間的有效交流和溝通，及時提供各方面的信息和動態。

4.1 電子郵件系統

該系統可包含企業各部門公共E-mail地址以及“領導信箱”，便于公司內部各部門之間的溝通和信息傳遞，如通知、公告及發文等有關文件的傳閱。對傳閱給各管理部門領導的文件，請領導“簽名”反饋。同時，可增設“重點工作反饋”欄目，將一些熱點工作反饋給公司領導或部門領導。還可設“公司 BBS”，員工可在網上就工作問題發表感想，暢所欲言，拉近職工間的距離。

4.2 公文管理系統

該系統包括“行政公文”和“生產管理文件”兩大部分，行政公文主要是將近期企業內規章制度，內部發文、收文的條目進行公示；生產管理文件可公示生產部門的成果與進度，以及銷售部門的業績等。

4.3 檔案系統

該系統可上載企業近兩年來收集的文件目錄，供職工查找自己所需文檔，從而也簡便了檔案部門的工作。可設“檔案信箱”，收集各部門當年準備存檔且可通過網絡傳送的文件。還可設“檔案知識”，宣傳檔案的重要性以及文件存檔的條件，保證全年檔案的系統性與完整性。

5 結 語

企業信息化是一個復雜的過程，在此過程中應進行前期的規劃設計，實施過程應落實到每位員工。只有以適用于本企業為原則，同時兼顧系統性和可拓展性，在硬件的配置、軟件的開發、系統的建設等各方面都注意到企業今后發展的需要，對于企業而言，必將成為最終的最大受益者。■

［1］呂強，鄭龍居，陳海霞.信息化技術推動企業管理創新的應用[J].山東煤炭科技，2013(6)：143-146.

［2］尹文躍.淺談如何在規范的前提下做好信息化建設工作[J].網友世界，2013(增)：23-24.

［3］柯小英.企業信息化管理及實施探討[J].信息與電腦(理論版)，2013(3)：187-188.