淺談人事檔案管理在生產(chǎn)企業(yè)中的重要性

楊 鑫

(西部礦業(yè)股份有限公司鉛業(yè)分公司, 青海西寧 810003)

淺談人事檔案管理在生產(chǎn)企業(yè)中的重要性

楊 鑫

(西部礦業(yè)股份有限公司鉛業(yè)分公司, 青海西寧 810003)

隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，企業(yè)制度與管理也在逐步完善。在企業(yè)中，人是企業(yè)中最活躍的因素，從而人力資源成為企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。人事檔案管理是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，也是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)，通過分析生產(chǎn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)過程中人事檔案管理存在的問題，提出解決人事檔案管理工作困境的對(duì)策，以便更好地發(fā)揮出人事檔案管理在企業(yè)中的重要作用。

人事檔案管理；生產(chǎn)企業(yè)；重要性

0 引 言

人事檔案管理工作是企業(yè)人事管理工作中必不可少的一部分,它是做好人事工作的基礎(chǔ),也是選拔、任用人才的重要依據(jù)和必要手段。但在實(shí)際人事管理過程中,仍存在對(duì)人事檔案人事模糊、輕視檔案管理工作的情況。因此,有必要更深入地認(rèn)識(shí)和了解人事檔案管理工作在生產(chǎn)企業(yè)中的意義。

1 人事檔案管理在生產(chǎn)企業(yè)中的價(jià)值

(1)體現(xiàn)個(gè)人價(jià)值:人事檔案記錄了一個(gè)人從學(xué)校開始一直到工作退休期間所有有關(guān)個(gè)人的基本信息、培訓(xùn)教育、職位晉升、工資待遇及人生經(jīng)歷,如實(shí)反映了個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作狀態(tài),在生產(chǎn)企業(yè)中,檔案管理除了體現(xiàn)出這些基本信息外,重要的是將員工技術(shù)技能記錄于此,作為企業(yè)衡量人才的重要依據(jù)。

(2)體現(xiàn)企業(yè)價(jià)值:檔案管理為企業(yè)招聘、選拔任用合格員工奠定了基礎(chǔ),同時(shí)也為員工的考評(píng)、晉升提供了依據(jù),也是企業(yè)改進(jìn)工作設(shè)計(jì),對(duì)各類人才供給和需求預(yù)測(cè)的重要前提。通過檔案管理可以讓企業(yè)人盡其才,物盡其用,人事相宜,把每一位員工的優(yōu)點(diǎn)和特長(zhǎng)都以最大的限度發(fā)揮出來,同時(shí)發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性,挖掘出員工的潛力和能力。

(3)體現(xiàn)社會(huì)價(jià)值:人事檔案管理并不是永遠(yuǎn)停留在一個(gè)地方,它屬于動(dòng)態(tài)管理,是隨著時(shí)間的推移和個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的增加而不斷增長(zhǎng),直到一個(gè)人死亡后才終止檔案的收集、整理。這是檔案管理的社會(huì)屬性,從而決定了它的社會(huì)價(jià)值。

2 人事檔案管理在生產(chǎn)企業(yè)中的作用

(1)人事檔案管理與企業(yè)人力資源管理是相輔相成,相互作用,相互影響,缺一不可。人事檔案管理可以有效地促進(jìn)企業(yè)人員管理,提高管理效率,實(shí)現(xiàn)合理的人力資源管理配置。它可以加強(qiáng)企業(yè)管理者及人力資源管理專員對(duì)人才的了解,包括對(duì)他們的基本信息、特長(zhǎng)愛好、專業(yè)技術(shù)及職業(yè)技能等作詳細(xì)記錄。而人力資源管理又是企業(yè)用人的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)也是使企業(yè)內(nèi)部各類員工調(diào)配的主要根據(jù)。因此人事檔案管理和人力資源管理都有利于提高員工的素質(zhì)。

(2)人事檔案管理有效整合崗位規(guī)范,使企業(yè)內(nèi)部管理人員知識(shí)能力規(guī)范,生產(chǎn)管理人員技術(shù)業(yè)務(wù)能力規(guī)范。在制定有效地人力資源管理計(jì)劃中,人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向,減少人才的流失。

(3)人事檔案管理進(jìn)行人員需求預(yù)測(cè)分析,得到科學(xué)準(zhǔn)確的人力資源分析數(shù)據(jù),保證企業(yè)對(duì)人才的利用合理到位。而實(shí)現(xiàn)人力資源合理配置其實(shí)就是激勵(lì)員工的過程。

3 人事檔案管理在生產(chǎn)企業(yè)中面臨的問題

從人事檔案的社會(huì)價(jià)值來看,人事檔案對(duì)于企業(yè)和個(gè)人都有重要的意義,關(guān)系到企業(yè)如何對(duì)人才進(jìn)行選拔和利用。目前企業(yè)雖然有一套人事檔案管理的方法,但由于收到管理模式和管理理念的限制,人事檔案管理還存在一些問題,主要表現(xiàn)在以下2個(gè)方面。

(1)人事檔案在準(zhǔn)確性、客觀性和完整性方面存在問題。人事檔案反映了個(gè)人的人生經(jīng)歷,記錄了個(gè)人所有信息,在企業(yè)內(nèi)無論晉升、調(diào)動(dòng)等都會(huì)以檔案為依據(jù),所以必須要具備準(zhǔn)確性；人事檔案里記錄了個(gè)人在學(xué)校及工作中的獎(jiǎng)勵(lì)及懲處,也是作為選拔和任用人才的一個(gè)重要途徑,所以必須具備客觀性；檔案在人死亡的那一刻終止,所以必須具備完整性。但是在實(shí)際的人事檔案管理中,還存在信息不準(zhǔn)確,缺乏客觀性、完整性等缺點(diǎn)。

(2)人事檔案管理的軟硬件亟需完善和加強(qiáng)。在現(xiàn)在的人事檔案管理中,想要實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效的管理,必須要完善和加強(qiáng)軟硬件,軟件就是要一個(gè)對(duì)待工作細(xì)致認(rèn)真,不怕繁瑣的專人負(fù)責(zé),要熟悉整個(gè)檔案管理的流程和內(nèi)容,完善檔案管理的整理、收集、歸檔等各類工作；硬件要配備存放電子檔案的硬盤或電腦,方便錄入、查詢,實(shí)現(xiàn)信息管理。從現(xiàn)代信息的角度實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。從目前的現(xiàn)狀來看,都存在一些欠缺,亟需改變。

4 解決當(dāng)前人事檔案管理問題的具體措施

(1)加強(qiáng)文字材料的收集工作。文字收集是檔案管理的第一步驟,也是最重要的一步。收集材料是完成錄入信息達(dá)到準(zhǔn)確性、完整性的重要前提,它涵蓋了人員原始的基本信息,對(duì)今后辦理各種手續(xù)、處理糾紛等都起著非常重要的作用。因此,專職檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)對(duì)待每一個(gè)收集的文字材料,便于分類整理。

(2)得到員工的理解和支持。通過建立健全人事檔案管理制度,將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到每一位員工,使責(zé)權(quán)利更加明確,得到員工的理解和支持,提高檔案管理人員的工作能力,從一定程度上能夠有效地激勵(lì)檔案管理人員工作的積極性。

(3)公司中層以上管理人員應(yīng)重視檔案管理工作。公司通過指定的人事檔案管理制度和對(duì)硬件軟件的配備與支持,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的電子化,規(guī)范化及精細(xì)化,有效實(shí)現(xiàn)了檔案的妥善管理。

5 人事檔案管理工作在企業(yè)中的重要性

通過分析人事檔案管理對(duì)于企業(yè)中的個(gè)人價(jià)值、企業(yè)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值,以及對(duì)目前人事檔案管理存在的一些問題及解決措施的研究發(fā)現(xiàn),人事檔案管理再生產(chǎn)企業(yè)中都具有重要的作用及意義,其重要性主要表現(xiàn)在以下2個(gè)方面。

(1)人事檔案管理為企業(yè)招聘、選拔、錄用優(yōu)秀員工奠定了基礎(chǔ)。人事檔案管理的作用之一就是記錄了員工個(gè)人的基本信息、教育信息、技術(shù)技能信息等,這些信息對(duì)于企業(yè)非常重要,可以讓企業(yè)初步了解員工,了解員工的特長(zhǎng)和愛好,有利于挖掘員工的積極性,做到人事相宜。

(2)人事檔案管理工作對(duì)于企業(yè)和個(gè)人都有重要的價(jià)值和作用,個(gè)人在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)了自我價(jià)值,企業(yè)也在個(gè)人貢獻(xiàn)中創(chuàng)造出效益。

6 結(jié) 語

隨著社會(huì)各項(xiàng)福利體系的建立和不斷完善,企業(yè)間的人才流動(dòng)也越來越頻繁,人事檔案管理的好壞決定了人力資源配置和企業(yè)的發(fā)展,在生產(chǎn)企業(yè)這個(gè)特殊的環(huán)境中,更應(yīng)該做好人事檔案管理工作,不僅是對(duì)員工個(gè)人負(fù)責(zé),也是為了企業(yè)能夠更好的使用優(yōu)秀人才奠定基礎(chǔ),這樣才能更好地促進(jìn)生產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。

[1]藍(lán)雙鳳.企業(yè)人是檔案的管理[J].南方論刊,2011(S1).

[2]孫旭東.淺析人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].人力資源管理,2009(05).

[3]付 麟,聞效儀.人力資源管理概論[M].北京:中國(guó)勞動(dòng)社會(huì)保障出版社,2008.

[4]孫旭東.淺析人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].人力資源管理,2009(05).

[5]呂 輝.高校人事檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案,2011 (6):78-78.

2015-08-04)