北京大學醫(yī)學出版社ERPR項目實施與運用

◎張其鵬

北京大學醫(yī)學出版社ERPR項目實施與運用

◎張其鵬

歷經(jīng)一年多的努力，北京大學醫(yī)學出版社ERP項目系統(tǒng)成功上線并運用于日常生產(chǎn)活動中。本文就ERP項目的論證、規(guī)劃、實施、應用等方面進行論述，總結(jié)得失，旨在為兄弟出版社進行ERP項目實施提供參考與借鑒。

出版企業(yè)；企業(yè)信息化；企業(yè)資源計劃

一、ER P項目實施的背景

企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ER P），是由美國Gartner Group公司于1990年將其作為制造資源計劃（Manufacture Resource Plan，MR PⅡ）的后續(xù)愿景而提出的概念。①它作為MR PⅡ的下一代，繼承了MR PⅡ的全部優(yōu)勢，它的核心功能是計劃與控制。它能有效地將企業(yè)資源，包括人力、物資、資金，按照產(chǎn)品生產(chǎn)流程的時間軸進行有效配置，標準化生產(chǎn)流程，實時采集生產(chǎn)流程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)并進行匯總與分析，為企業(yè)對生產(chǎn)、成本的計劃與控制提供數(shù)據(jù)支持，從而提高企業(yè)精細化管理，提高企業(yè)生產(chǎn)效率和管理水平。②

從20世紀80年代后期開始，國際出版企業(yè)逐漸認識到優(yōu)化供應鏈和利用信息化手段提高管理效率和水平已成為企業(yè)成功的重要助力。國際出版企業(yè)中，例如威科（Wolters K luwer）、愛思唯爾（Elsevier）、施普林格（Springer）等出版集團都已經(jīng)采納并實施了ERP。他們采用的ERP涵蓋了編務、印務、發(fā)行、出版、庫存、人力資源、財務等出版流程中的主要環(huán)節(jié)，并實現(xiàn)了各個環(huán)節(jié)一體化集成管理的信息系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了圖書出版生產(chǎn)流程中數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的“無紙化”。而在國內(nèi)，大多數(shù)出版社至今只對部分工作流程或環(huán)節(jié)進行了信息化管理，還沒有形成這種涵蓋圖書出版主要流程各環(huán)節(jié)的一體化綜合管理和信息化。③

北京大學醫(yī)學出版社（下簡稱“北醫(yī)社”）在該項目實施前，并未形成一個各生產(chǎn)環(huán)節(jié)一體化集成管理的信息系統(tǒng)。首先，由于編務和印務沒有采用信息管理系統(tǒng)，導致編務與印務工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，大多以紙質(zhì)單據(jù)進行管理，這些數(shù)據(jù)的管理和使用效率十分低下，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的重用和共享。其次，由于信息管理系統(tǒng)沒有覆蓋出版業(yè)務的全流程，造成了信息孤島的出現(xiàn)，導致了業(yè)務環(huán)節(jié)間的數(shù)據(jù)交換十分困難。編務與印務業(yè)務沒有與財務、發(fā)行業(yè)務統(tǒng)一管理，導致相同的數(shù)據(jù)要維護多次，而且每次維護都只能進行人工錄入，數(shù)據(jù)無法隨生產(chǎn)流程進行流轉(zhuǎn)。最后，由于沒有一個涵蓋整個出版流程的一體化管理信息系統(tǒng)，決策層無法有效及時獲取業(yè)務數(shù)據(jù)，導致出版社無法對生產(chǎn)進行高水平的精細化管理，如無法進行單書成本核算；無法對生產(chǎn)資料進行精確的、理性的、非經(jīng)驗性的計劃、配置和管理；無法通過數(shù)據(jù)挖掘?qū)︿N售市場進行預估等。

以上這些問題都成為北醫(yī)社管理經(jīng)營水平提高的障礙，阻礙了出版社的健康發(fā)展。北醫(yī)社于2013年初批準立項開展北醫(yī)社ERP項目的建設工作。經(jīng)過一年多的努力，北醫(yī)社ERP項目順利完成并投入使用，為出版社進一步健康發(fā)展提供了有力保障。

二、ER P系統(tǒng)上線的準備與實施

1. 解決方案的選定

目前國內(nèi)出版社采用的覆蓋全生產(chǎn)流程的ERP系統(tǒng)大部分是購買用友、金蝶、云因等幾家公司的產(chǎn)品，有少數(shù)出版社自主研發(fā)了自己的ERP系統(tǒng)。北醫(yī)社根據(jù)實際情況，成立招標專家組，向社會公開招標，從產(chǎn)品的實用性、與出版社流程的符合度、可擴展性、易維護性、維護成本等方面進行綜合考量，最終選定了用友公司的NC系統(tǒng)（UFIDA NewCentury）作為解決方案。

2.人員配備

ERP項目的實施是一項關乎出版社各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，很多問題根植于生產(chǎn)活動中的具體細節(jié)，如果處理不好，不僅會影響項目實施的進度，而且還會妨礙日常生產(chǎn)的正常進行。因此，需要構建一個分工明確、責任明晰的實施管理團隊，并確立暢通的信息溝通和反饋通道。

為了保證項目開展，北醫(yī)社成立了ERP項目執(zhí)行小組，由社長任組長，總編輯任副組長，項目總監(jiān)由出版社信息技術總監(jiān)出任；然后從總編室、各編輯事業(yè)部、財務部、出版部、發(fā)行部、庫房各選派1-2名業(yè)務骨干作為組員，充當系統(tǒng)實施中的典型用戶。同時，出版社制定了例會制度，每周開一次例會，并根據(jù)實際情況增開會議。

項目總監(jiān)全程配合實施方工作，負責雙方的溝通協(xié)調(diào)，負責組織人員進行數(shù)據(jù)的整理和轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)上線后將出任系統(tǒng)管理員，負責系統(tǒng)的日常維護和問題處理。

典型用戶負責配合實施方進行需求分析，在項目總監(jiān)指導下進行本部門的數(shù)據(jù)整理，系統(tǒng)進入測試階段時負責進行測試工作。

3.流程梳理及系統(tǒng)配置

用友NC系統(tǒng)實施的指導思想是為用戶提供一套標準的模塊化產(chǎn)品，用戶根據(jù)自己的需求進行配置，最后形成一個符合自己生產(chǎn)流程的ERP系統(tǒng)。整合過程類似于“搭積木”，用友NC系統(tǒng)提供“積木”，出版社“指揮”實施團隊進行搭建，“指揮”過程基于標準化的術語和各種表單進行。整個過程就是一個梳理流程、再根據(jù)梳理結(jié)果進行配置的過程。

北醫(yī)社同其他出版社一樣，在日常生產(chǎn)活動中形成了一套有著自身特色的生產(chǎn)業(yè)務流程。“梳理”工作就是要將這個現(xiàn)實中的流程抽象化、標準化后，通過NC系統(tǒng)中提供的表單、工作流、審批流等組件，將其在系統(tǒng)中表示出來。

北醫(yī)社根據(jù)實際情況在圖書編印模塊配置了本版書（配盤）出版流程、外版書（配盤）出版流程、重印書（配盤）流程等業(yè)務流程，配置了選題申報、重印申報、選題信息變更申請等審批流程，配置了選題申報表、重印申報表、項目信息登記表、出版合同審批單、三審單、發(fā)稿單、封面設計單、編校流轉(zhuǎn)單、質(zhì)量檢測單、樣書信息登記單、印數(shù)定價審批單、印訂施工單等流轉(zhuǎn)單據(jù)。

在財務與供應鏈模塊配置了紙張采購流程、圖書銷售流程、稿費支付流程、編錄加工費用支付流程、生產(chǎn)費用付款流程等。

應注意的是，系統(tǒng)配置的時候應該按照先配置基本檔案，再配置單據(jù)，最后配置工作流程和審批流的順序進行。

4.數(shù)據(jù)載入

系統(tǒng)配置完成只相當于蓋好了“房子”，需要配好“家具”和“人員”入住以后才能真正使整個系統(tǒng)運轉(zhuǎn)起來。靜態(tài)數(shù)據(jù)就相當于“家具”，包括：圖書檔案、作者信息、人員檔案、出書門類、存貨分類、開本類型等；“中間態(tài)”的動態(tài)數(shù)據(jù)就好比“人員”，它們會隨著業(yè)務的進行發(fā)生變化，例如未達賬款、未結(jié)算的訂單、未印制完成的圖書以及印制完成未入庫的圖書等信息。這些數(shù)據(jù)在采用NC系統(tǒng)前，分散于各個部門。數(shù)據(jù)載入就是將這些分散的數(shù)據(jù)按照標準的格式整理成一份份數(shù)據(jù)表單，最后利用數(shù)據(jù)傳輸平臺將數(shù)據(jù)載入系統(tǒng)。

北醫(yī)社根據(jù)自身情況制定了客商信息、作者信息表、項目信息登記表、存貨期初表、成本卡明細表、在途訂單表等電子表單，以excel形式下發(fā)各業(yè)務部門，由典型用戶在項目總監(jiān)指導下填報。填報的表單匯總到項目總監(jiān)處，經(jīng)處理后導入測試系統(tǒng)。在測試系統(tǒng)中進行幾筆典型業(yè)務模擬，通過對庫存、財務總賬、存貨核算、成本計算等模塊對數(shù)據(jù)進行驗證。如發(fā)現(xiàn)問題則及時回溯，查找原因予以糾正。經(jīng)過多次反復后，使得測試系統(tǒng)配置的流程、表單、審批流以及數(shù)據(jù)和現(xiàn)實中的業(yè)務契合。

5.試運行與并行階段

數(shù)據(jù)載入完畢后，需要求典型用戶在測試系統(tǒng)中對照現(xiàn)實流程進行模擬操作。試運行階段應該有足夠的時間跨度，業(yè)務流程模擬也必須有代表性。經(jīng)過試運行階段后，在正式啟用系統(tǒng)前，需對出版社人員進行集中培訓，經(jīng)過培訓后，開始使用正式系統(tǒng)。考慮到有可能出現(xiàn)的問題，原來的信息系統(tǒng)需要與正式系統(tǒng)并行一段時間。在并行期間，正式系統(tǒng)要做好定期數(shù)據(jù)備份工作。但是，并行階段新、老兩套系統(tǒng)同時運行，會增加操作員的工作量，所以并行階段不宜選在業(yè)務過于集中發(fā)生的時間段，而且并行時間不宜太長。

6.驗收上線

經(jīng)過試運行與并行階段，出版社人員對系統(tǒng)已經(jīng)較為熟悉，工作習慣已經(jīng)逐步養(yǎng)成，系統(tǒng)逐漸進入正式運行狀態(tài)。通過庫存、財務總賬、存貨核算、成本計算等模塊對數(shù)據(jù)進行驗證，組織專家對系統(tǒng)進行驗收后，系統(tǒng)方可正式上線運行。

三、ER P系統(tǒng)的上線及應用

1.實現(xiàn)了編、印、發(fā)、財完整的信息流管理

北醫(yī)社在正式采用NC系統(tǒng)后，選題申報、選題審批、出版合同、三審、發(fā)稿、C IP及書號申請、封面設計、校對、排版、印制、產(chǎn)品入庫、圖書銷售、銷售回款、庫房管理等環(huán)節(jié)均被按照先后依賴關系整合于生產(chǎn)時間軸上。管理者可以實時監(jiān)控選題的運作情況、物料和人力的調(diào)配情況、產(chǎn)品銷售情況等，從而作出決策，控制生產(chǎn)流程有序、高效地進行。

2. 實現(xiàn)了圖書成本單本核算

選題通過審核立項后，系統(tǒng)會根據(jù)選題申報信息生成對應的存貨信息和成本卡。隨著生產(chǎn)流程的進行，此選題發(fā)生的費用將會及時地歸集到對應的成本卡下。歸集的費用總和除以總?cè)霂鞌?shù)即獲得單位成本，在圖書銷售時，此單位成本即可用于計算銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)，從而實現(xiàn)單本成本利潤核算。考慮到圖書銷售時成本不齊導致單位成本低于現(xiàn)實的情況，系統(tǒng)提供了預估機制。例如在圖書印制時，出版部只用確定紙張類型、數(shù)量，系統(tǒng)便會根據(jù)紙張采購入庫時的單價預估該印制所需的材料費并以預估標志記入成本卡。等出版部正式與印刷廠結(jié)算時，系統(tǒng)會自動抵消預估材料費，并將實際材料費記入成本卡。如在實際成本記入前該圖書發(fā)生了銷售，銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)就是以預估費用計算的單位成本，在實際成本錄入成本卡時，系統(tǒng)會自動計算實際單位成本，并對已經(jīng)發(fā)生的銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)生成調(diào)整單，從而保證圖書成本單本核算的準確性、及時性。

3.定制的報表系統(tǒng)極大提高了生產(chǎn)管理效率

北醫(yī)社充分利用了NC系統(tǒng)提供的二次開發(fā)工具，根據(jù)自身需求定制了大量查詢報表，極大地拓展了ERP系統(tǒng)功能，方便了用戶的使用，并為管理者提供了決策的數(shù)據(jù)支持。例如，定制了選題申報匯總表，編務可以方便地匯總打印某一時間段中的選題申報信息，以便提供給選題審批會各委員參考；定制了書號申報信息匯總表，方便編務批量導出需要申報書號的選題信息，并直接通過申報系統(tǒng)提交，從而減少了編務的工作量和發(fā)生人為錯誤的機會；定制了新書主發(fā)信息匯總表，方便發(fā)行員匯總對應客商未發(fā)新書的情況，并及時對其進行新書主發(fā)；定制了圖書信息匯總表，該表包括了圖書基本信息、圖書成本信息、圖書銷售信息，方便責編能及時了解自己選題的生產(chǎn)、銷售情況，該表還可以應用于數(shù)據(jù)挖掘，從而為把握圖書市場動向提供數(shù)據(jù)支持。

注釋：

① Gartner Group. ERP: A Vision of the Next-Generation MRP II[J]. CIM, 1990: S-300-339.

② 陳啟申. E RP——從內(nèi)部集成起步[M]. 北京:電子工業(yè)出版社, 2005:3-15.

③ 王一嬋. 從高等教育出版社ERP項目看我國出版企業(yè)信息化建設[J]. 科技與出版, 2009, 2:53-56.

[1] 趙樊.E RP系統(tǒng)承上啟下溝通“信息孤島”[J].中國建設信息,2012,22：10-13.

[2] 泛華.用友NC成就新一代ERP[J].計算機與網(wǎng)絡,2013,12：21.

（張其鵬，北京大學醫(yī)學出版社副編審）