智能高效的廣播廣告合同管理系統

徐 寧 崔中陽 宋 興

（作者單位：貴州廣播電視臺）

智能高效的廣播廣告合同管理系統

徐 寧 崔中陽 宋 興

（作者單位：貴州廣播電視臺）

摘 要：貴州廣播電視臺文化體制改革后，成立貴州大眾廣播傳媒有限公司對廣播單元進行統一經營、統一管理，隨著廣播事業的日益發展，貴州大眾廣播傳媒有限公司的業務量逐年提升，而隨著改革的進一步深入，過去的信息化系統已略顯疲態，無法滿足當前的工作需求，急需一套適合自身的廣告合同管理系統來提高廣告合同的搜索、分類、匯總統計等工作效率，實現集團化統一管理，為下一步大數據打好基礎。

關鍵詞：廣告合同管理；信息化管理；智能化管理

貴州廣播電視臺廣播單元原來使用廣告合同管理系統（以下簡稱原系統），該系統與廣播廣告上單系統相結合，目前只能在局域網使用，且只能管理上單廣告合同，軟文、專題和活動等其他經營收入合同無法管理，導致貴州大眾廣播傳媒有限公司（以下簡稱傳媒公司）無法及時了解各頻率廣告合同的簽訂、執行及付款情況，也無法對個頻率進行考核。原系統在設計時考慮了全國各電臺廣告管理需求，因此系統功能太過廣泛，而電視臺所需的一些功能特別是智能化功能又無法實現，隨著廣告業務量逐年遞增，以及電視臺的深化改革，原系統已經無法滿足廣告管理模式。為此，貴州臺交通廣播技術部根據現有廣告合同管理模式，自主為傳媒公司定制開發了一套廣告合同管理系統，來改善傳媒公司的廣告合同管理工作現狀。

1 系統設計

系統軟件界面如圖1所示。

圖1　系統軟件界面

1.1 本系統主要功能模塊

1.1.1 廣告合同數據管理模塊

該模塊負責合同基礎數據及相關共用數據的管理。通過用戶權限的配置設定，實現了一個系統多個頻率的廣告合同閉環管理，及集團化數據匯總統計的預期目標。

1.1.2 數據統計模塊

根據目前管理工作需要，該模塊主要針對合同的類別及行業統計播量，和針對行業統計付款情況。

1.1.3 操作痕跡模塊

為了保證錄入數據的嚴肅性，系統將自動記錄各個功能的操作記錄，避免人為因素篡改數據。當發現數據有誤時，通過查詢修改記錄可以進行數據回溯。

1.1.4 用戶權限模塊

本系統的操作用戶有各頻率內勤，集團公司內勤及財務，以及各級領導。該模塊可根據各操作用戶的工作內容來定制菜單及模塊功能。見圖2。

1.2 系統開發環境

本系統開發工具為Microsoft Visual Studio 2013、.NET Framework 3.5；開發語言包含C#、JavaScript；數據庫使用Microsoft SQL Server 2012；系統架構為B/ S結構。

1.3 系統特點

1.3.1 便利性

由于使用了B/S結構，維護和升級都只需要對服務器進行操作，特別是對于同過廣域網辦公的系統避免了對客戶端進行維護的麻煩，而且B/S結構客戶只需要擁有瀏覽器就可訪問登陸進行相應的操作，解決了手機和平板等終端的使用問題。

1.3.2 安全穩定性

本系統采用目前主流成熟的軟件開發技術，軟件穩定性很高。硬件上采用品牌專業服務器，Web服務器與數據庫服務器分離，數據庫服務器采用了Raid 1技術，保證數據的安全性。廣域網網訪問為路由器開放一個端口進行虛擬映射，隱藏服務器真實訪問IP和端口，進一步提升網絡安全性。

1.3.3 擴展性

本系統研發團隊為臺內技術人員和相關業務人員，對廣告合同管理現存和可能存在的問題進行了分析，并在開發過程中不斷調試完善。對以后需要添加的智能化功能隨時可以開發調試。

2 系統應用成效

2.1 規范合同管理

目前錄入系統的合同信息包含合同編號、客戶名稱、廣告類別、所屬行業、發布內容、合同金額、合同刊例價、合同上的時間、合同實際上單時間、合同實際結束時間、合同執行情況、編排方式、業務員、備注以及附件。除了備注和附件，其他都為必填，業務員必須提供詳細合同信息以保證合同的正常錄入，確保沒有信息不全的合同及無合同情況。

2.2 合同和付款備注的使用

任意合同只要有非常規問題，都備注詳細，包括付款操作也有備注，后期詢問時搜索備注，方便解答問題所在。

2.3 附件上傳便利性

附件中最多的是紙質文件掃描件，逐頁掃描并上傳費時費力，利用移動終端登陸系統，手機或者平板電腦的攝像頭可以實時拍照上傳，操作便利。

2.4 數據更新及時

各個用戶對合同信息的增刪改，實時體現在系統中，信息及數據不需要各級傳達而導致滯后。

2.5 合同查詢及合同信息統計效率提高

圖2　廣播廣告合同管理系統功能結構

由于合同信息錄入全面，通過各項條件的組合查詢，可以快速精確找到所需合同，并獲得合同詳情，或者得到相應條件下對應的所有合同，并統計出各項總和。

2.6 主要數據統計一鍵生成

廣告行業播量和廣告類別播量，可以勾選所需月份，直接獲得單月及多月的播量數據。付款統計，可以選擇起止日期，獲得所需時間內的行業付款數據。集團內勤可以直接統計出全頻率數據。告別了每月、每季度花費大量時間統計分析頻率數據和集團數據的煩惱。

2.7 未付款智能提醒

自動判斷一個月未付款的合同，背景顏色顯示為黃色；三個月未付款的合同，背景顏色顯示為紅色，一目了然，方便通知業務員催款。

2.8提供領導決策依據

由于全頻率和各頻率數據能及時準確體現，傳媒公司領導依據各項數據可制定整體戰略方針和考核

3 系統功能展望及智能化發展

該系統計劃在現在的基礎上開發出更多功能，最終把傳媒公司的管理制度智能化、信息化、簡單化。3.1 郵件群發、短信群發模塊增加自動發送郵件及短信功能。3.2 個人空間模塊

業務員擁有自己的賬戶，管理自己的合同，和自己的客戶信息。

3.3 客戶管理模塊

智能維護客戶信息，定時發送短信祝福，廣告上下單提醒和客戶需要定制的提醒業務等。

3.4 業務提醒模塊

自動判斷規定時間內未付款的合同，向業務員發送短信及郵件，提醒催款；合同即將到期，提醒業務員跟進；付款到賬提醒。

3.5 任務目標考核模塊

給頻率和個人設置創收目標，實時顯示完成進度。

3.6 財務模塊

根據目標考核完成情況，計算出獎勵和懲罰等。

3.7 自動統計數據，生成分析報告模塊

周期性生成指定數據分析報告，自動發送指指定郵箱。

4 結語

貴州大眾廣播傳媒有限公司廣告合同管理系統項目，是根據廣播實際管理需求，量身定制的一套管理系統，在實際應用中，降低了行政成本，提高了工作效率。在管理改革中，提高了傳媒公司對各頻率監管力度，減少了信息在各個環節的停留時間。

參考文獻：

[1]俞榕剛.SQL Server 2012實施與管理實戰指南[M].北京:電子工業出版,2013.

[2]夏普.Visual C# 2013從入門到精通[M].北京:清華大學出版,2015.