醫院人力資源信息管理系統建設的實踐與體會

黃清，何仲廉，鐘俊學，胡獻之，范志琴，文朝陽

(中山大學附屬腫瘤醫院，廣州市510060)

隨著社會不斷發展與進步，人力資源已成為眾多競爭因素的主導地位。醫院作為高技術、高素質人才聚集的知識密集型組織，如何運用現代化信息技術做好人力資源信息的管理，以及如何科學有效地運用人力資源信息數據的分析結果，對保證醫院的整體運作與穩定發展顯得尤為重要。

1 醫院人力資源信息管理現狀

中山大學附屬腫瘤醫院作為全國著名的三甲專科醫院，近年來在醫、教、研方面均取得顯著進步，歷年來在國內專科醫院排行榜上均名列前茅。醫院要保持強有力的競爭力，除了在各學科的實力上要占有優勢外，也離不開科學、先進的管理理念與管理方式。近年來醫院一直使用相對傳統的人事信息管理系統，主要基于手工錄入、手工統計、手工計算、手工分析等手段，并且是單機版，只能在一部計算機中使用，造成工作效率低下、信息更新不及時、信息流通不順暢、信息統計不準確、信息統計分析運用不充分、甚至出現信息錯誤等問題。在國內的大部分醫院，平均每個人力資源管理工作人員要服務100多名員工［1］，中山大學附屬腫瘤醫院的人力資源管理工作人員平均要服務300名員工，如此多的工作大部分都是通過表格填寫與手工錄入的方式完成，工作量非常之大。而這些工作在計算機技術發達的今天，完全可以通過計算機及網絡系統來解決。傳統基于手工錄入與單機版的人力資源信息管理理論與管理系統已不能適應醫院迅速發展的管理要求，利用計算機技術、網絡技術，建立現代的、科學的醫院人力資源信息管理系統成為當務之急。

2 醫院人力資源信息管理系統的構建及運用

通過對醫院各部門充分的需求調研與分析后，腫瘤醫院與廣州市H人力資源信息管理軟件公司合作開發，一起構建了綜合性人力資源信息管理系統(以下統稱e－HR系統)。相對于傳統的人力資源信息管理軟件，e－HR系統除具有傳統系統基本人員信息管理功能外，還綜合集成多個其他亮點功能。

2.1 網絡版

與傳統只能在特定計算機登陸、運行的單機版人力資源信息管理軟件不同，e－HR系統通過在中央服務器上安裝管理軟件，再分配賬號，即可實現在有網絡連接的任何一臺計算機終端登陸與運行該系統。

網絡版可實現醫院人力資源信息共享。系統管理員可以隨時隨地通過網絡登陸系統，進行管理數據、分析數據、導出數據等操作。通過分配賬號與設置權限，醫院領導及醫務處、教務科、科研科、護理部、黨辦、財務處等部門均可自行登陸系統，管理相應模塊人員信息，實現人力資源信息共享的同時，做到權限分配的針對性與安全性［1］。不需像傳統單機版模式，任何人力資源信息都要向特定的人力資源管理專員索取，從而可充分發揮人員信息功能，提高工作效率。

網絡版可實現員工自助操作。每個員工均可分配到以員工編號為用戶名的賬號，用以登陸e－HR系統。登陸系統后，員工可查看其本人的人力資源信息，并可在系統上直接申請更新個人信息(如戶籍信息、住址信息、學歷信息等)，同時上傳相關證明材料的掃描件即可獲批。通過在系統上直接抓取數據，員工還可以直接在e－HR系統申請多種業務，有打印在職證明、收入證明、計劃生育證明等，填報提交新員工信息采集表、出國培訓申請表、年度考核表等。如新員工入職信息采集方面，員工只需要自行登錄填報，人力資源管理部門負責審批即可寫入系統，在保證數據準確的同時，亦可省去大量信息錄入的工作量。相比于傳統單向的人員信息管理模式，員工自助功能可實現員工與醫院雙方對人力資源信息的對稱溝通，以保證人員數據的準確性與及時性，亦可一定程度上增強員工主人翁精神。

2.2 多管理模塊的集成性

e－HR系統是一個動態管理的綜合性系統，系統內集成了多種子系統［2］。

2.2.1 考勤管理模塊。傳統的考勤模式是各部門于每月月底填報紙質考勤數據到人力資源管理部門，再由人力資源管理專員手工匯總，再結合工資、獎金標準核發待遇。如果在人數較少的組織里，這算是一種高效而節省管理費用的模式，但在一個擁有近2400位員工的龐大組織里，傳統落后的考勤方式會給工作人員帶來相當大的工作量。e－HR系統集成的網上填報考勤功能解決了這一問題。通過對考勤角色權限的設置，以及對各部門考勤員分配角色后，考勤員可以通過網絡在各計算機終端直接填報部門內部人員的出勤情況，甚至可通過考勤打卡機直接記錄出勤情況，于月底網上一鍵提交考勤數據后，人力資源管理部門直接在e－HR系統上審批、歸檔，并可自動匯總月度、季度、年度的出勤數據而用于薪酬計發與員工考核等工作。該功能可省略大量的手工匯總紙質考勤數據工作量，提高工作效率;歸檔后的每條考勤記錄，均寫入職工本人基礎信息庫存檔，可用于日后的查詢、統計、分析。

2.2.2 勞動(聘用)合同管理模塊。該模塊詳細記錄每個員工每份勞動(聘用)合同的內容，如合同簽訂次數、合同起始時間、試用期時間、終止時間、合同期限類型、補充協議內容等，通過設置預警信息，系統可在管理員登錄時自動提示即將要處理的合同情況，員工亦可通過自助服務隨時查看本人的合同情況。相對于傳統的使用紙質文檔或者office辦公軟件記錄與管理勞動(聘用)合同數據，e－HR系統的按人員逐條記錄與自動提醒功能有著不可替代的作用。

2.2.3 計劃生育管理模塊。計劃生育是一項基本國策，醫院必須嚴格按照國家相關的計劃生育法律法規做好管理工作。e－HR系統通過員工自助操作功能，翔實記錄著每一位員工的計劃生育信息，以保證相關職能管理部門可完整、及時地掌握全院近2400名員工的計劃生育情況。對于離職人員，該系統可自動打印計劃生育移交函，嚴格按照上級計生管理部門的要求，做好流動人員的計劃生育管理交接工作。系統強大的數據統計功能，可一鍵式統計出省、市、區、街道等各級管理部門的計生報表。

2.2.4 職稱評聘管理模塊。醫院作為高技術、高素質人才聚集的知識密集型組織，職稱評聘無論對于員工個人還是醫院，都顯得尤其重要。腫瘤醫院是一所集教學、科研、醫療于一體的專科醫院，一直秉持嚴格的教學理念，對教師素質亦有非常嚴格的要求。中山大學對校內教職工的職稱評聘條件遠遠高于國家、省、市級別的評聘條件，對每個級別職稱的通過率都有詳細要求，這就客觀上使得醫院的職稱評聘管理工作趨于復雜化、難度化。在傳統的管理模式下，職稱申報者需要手工填報大量的表格，提交大量的佐證材料，職能管理部門通過人工審核、手工計算、手工排序、手工投票、手工計票等方式進行運作。大量的手工操作容易使數據發生錯誤，亦使得工作效率底下。e－HR系統集成的職稱評聘管理模塊，通過在系統上對各級各類職稱評聘條件的設定，申報者可通過員工自助操作功能，直接在系統上填報各類表格。系統根據各個條件指標的相關邏輯性，自動判斷申報者是否符合基本條件，自動審核哪些業績材料符合條件，自動計算科研分數、教學分數、工作量等指標，根據指定的若干個指標自動排序等等，在保證數據的準確性、保障廣大教職工切身利益的同時，極大地提高了管理工作的效率。

2.2.5 統計分析管理模塊。腫瘤醫院作為中山大學的附屬醫院，某些工作歸屬于國家教育部與中山大學管理。同時作為副廳級的衛生行業單位，醫療業務又歸屬于國家衛生計生委和省衛生廳管理。上級部門的各類人員統計報表種類繁多、難度不一，給統計工作帶來一定的工作量與難度。通過e－HR系統管理模塊擴展功能，可在系統內編輯邏輯關系設計各式各樣的人員信息統計報表，如《教育部直屬高校、直屬事業單位年度編制統計報表》《教育部高等教育基層統計報表》等，以及中山大學與醫院內部的月度、季度、年度統計報表，均可實現一鍵統計。

通過e－HR系統管理模塊擴展功能，可對人員信息數據進行深入分析，如人員職稱機構、年齡結構、學歷結構、流失率、床護比等，是醫院建立科學的招聘計劃和人才梯隊建設計劃等的重要支撐保障。

2.2.6 預警提醒功能模塊。系統可根據預先設置的條件，在管理人員登錄系統時，自動發出預警提示事項，如當天生日人員、試用期滿人員、合同到期人員、外出培訓人員、即將離職人員等，并可通過系統自動給生日人員發送祝福短信與郵件。

e－HR系統具有多樣化管理模塊擴展功能，相對于復雜的代碼編程設計，該擴展功能操作比較簡單，可在系統前臺直接編輯子集與字段的加減，由此可自由設置譬如薪酬管理、培訓管理、教務管理、學歷情況管理、工作經歷管理等。

2.3 多應用系統的對接性

e－HR系統除了自身集成的多項管理模塊外，亦與醫院其他的信息管理系統或網絡平臺做了良好的對接。

2.3.1 招聘系統的對接。在e－HR系統開發前，醫院網站主頁已有一套招聘系統，醫院所有的招聘啟事均通過該系統對外發布，所有應聘者亦只能通過該系統填寫簡歷與申請崗位，而實現了無紙化招聘管理工作。相關職能管理部門在招聘系統上篩選簡歷、通知面試、確定人選后，可在招聘系統上直接將入選者的基本信息轉入e－HR系統人員信息管理模塊，既保證了信息的原始性，亦可避免重復手工錄入的麻煩。

2.3.2 自動化辦公(Office Automation，OA)系統的對接。醫院已使用OA系統多年，系統上的各種模塊功能已逐漸趨于完善。該系統上有全院員工的基本人事信息，用于支持醫院的HIS、HBOS人員數據。在與e－HR系統對接前，每次的人員信息變動都需要在OA系統上進行調整，造成工作量的重復，且難以保證數據的及時性與準確性;對接后，只需要維護更新e－HR系統的人員信息，即可自動更新OA系統的人員信息，進而可自動更新醫院大部分需使用員工信息的系統數據信息。

2.3.3 科研系統的對接。為適應高速發展的科研工作，醫院近年來上線了先進的科研管理系統，該系統可詳細記錄每位員工的每篇論文、每項基金、每項課題、每項專利等，并可進行相關的數據統計分析。員工的科研業績對其專業技術職務晉升有重大影響，e－HR系統與該科研系統的對接，可使科研業績數據很好地跟職稱評聘管理模塊有機結合起來，用于員工職稱評聘管理工作。

3 體會

3.1 管理層的重視

任何一項管理制度的改革，務必需要管理層的重視，才能強有力地高效實施。盡量使領導充分認識與肯定人力資源信息管理系統構建與改進的必要性，使該項工作提升到必要的高度，尋得各職能部門的支持與配合，一定程度上提前掃除工作開展的障礙，降低工作開展的難度［3］。

3.2 充分的需求調研

開發構建一個全新的信息管理系統，需要做好充分的前期準備工作，需求調研是必不可少的一步。醫院人力資源信息管理系統不僅要滿足某個部門的需求，亦要滿足多部門的需求，甚至一定程度上要滿足全體員工的需求，又必須有一定的前瞻性與拓展性，以便于將來的二次開發與其他系統的有機對接。廣泛進行需求調研，反復進行需求論證，提早搭建系統框架是構建整個系統成功與否的關鍵。

3.3 開發公司的甄選

市場上從事軟件開發的公司非常之多，魚龍混雜。開發構建一套醫院人力資源信息管理系統是一項不小的工程，工作量大、開發費用高，故需對項目開發公司實力進行嚴格評估與選擇［4］。醫院可海選幾家知名度較高、美譽度較好的軟件開發公司，最好是主營業務方向是從事醫院人力資源信息系統開發的公司進行對比，選擇幾所已經完成終驗項目的客戶醫院進行參觀學習，深入了解公司開發人員的實力與數量，可更直接地考察合作公司的綜合實力。

3.4 嚴格按計劃實施

一旦確定合作開發系統的公司，就必須嚴格按照開發計劃穩步實施，以保證項目開發的進度。安排具有較好計算機能力的員工全程跟進項目，與開發公司保持緊密聯系與溝通，將構建過程中出現的各種問題及時反饋給開發公司。

3.5 做好后續維保

信息系統的構建是一項復雜工程，在運行時常會出現意外的故障，項目完成后應與開發公司簽訂系統的后續維保協議，以保證上線運行后出現的各種問題能夠得以及時解決。

人力資源管理部門負責掌握與運用所有員工的入職、薪酬、福利、調動、晉升、婚姻、生育、離職、退休甚至死亡的信息，醫院人力資源信息的準確性、安全性與更新的及時性，是醫院整體平穩運行與制定發展計劃的有力保障，而系統功能的全面性與操作的簡便性，是提高工作效率的關鍵。構建科學合理的人力資源信息管理系統既要立足于醫院的現狀，更要有一定的前瞻性與拓展性［5］，使整個信息管理系統能夠及時地滿足醫院整體發展的動態需要。

［1］ 陳燕.醫院人力資源信息管理系統的發展和應用探討［J］.中國醫院管理，2010，(6):34 －35.

［2］ 張寶梅，彭雪飛，劉華英.關于提升人力資源管理信息化水平的研究［J］.中國電力教育，2013，(20):142 －143.

［3］ 馬超燕.醫院人力資源信息管理系統的建設分析［J］.現代商業，2013，(29):61.

［4］ 羅琳，徐瓊.某醫院人力資源信息管理系統建設的實踐與體會［J］.現代預防醫學，2008，(9):1660 －1662.

［5］ 李慧博，譚風玲，丁海燕.醫院人力資源信息管理系統建設探討［J］.中國醫學創新，2011，(5):74 －76.