淺析香港地區市政管道工程項目的合同管理

董繼柏 戴昊

(中地(香港)實業有限公司，香港 灣仔 港灣道30 號)

0 引言

本文論述的市政管道工程項目特指香港特區政府發展局渠務署所管轄的渠務工程項目，其合同文本是在國際通用的FIDIC 合同標準條件下，由特區政府工程項目發展的一般條款和渠務署工程合同的特殊條款制定而成的。渠務署的工程項目招投標活動實行企業資格認證管理體系，根據合同金額大小分成不同等級，只有合格的企業才能參與相關投標活動。工程評標、授標過程完全公開化，投標總價和過去兩年公司工程項目實施的績效報告(Performance Report)兩個因素決定公司能否中標。這種項目績效報告采取百分制，每季度進行一次，評分指標包括工程進度、質量、安全、環保、工人工資支付、外界投訴等多項因素，最后形成績效報告。評標過程中每個公司都有過去兩年工程項目實施的平均績效報告評分，每多1 分，可用投標比值就多占估算合同額的1%左右。所以，香港地區的工程承包公司都特別注重項目實施中的績效報告評分。在合同中，業主(渠務署)通常會指定建筑師(外聘顧問公司)或項目工程師(本單位)為授權簽字人，只有該授權簽字人才能發布工程變更指令和修改圖樣，并在每季度的績效報告中給出評分。

工程項目合同就是業主為了完成自己特定工程內容的需要，與工程總承包商或顧問公司簽訂的有彼此明確權利義務關系的協議，它有很強的時間界定性。作為工程總承包商，合同管理的主要工作將有以下幾方面:①掌握和理解工程項目合同中的特殊條款;②建立合同實施保證體系;③履行合同過程中，合同相關主體的管理協調;④合同變更管理，包括:提出變更理由，落實變更措施，完善變更資料，檢查變更結果;⑤項目的合同索賠。合同利益相關者中的承包商與業主、總(分)包商、材料供應商、政府部門等都可能會有索賠或反索賠。

1 掌握和理解工程項目合同中的特殊條款

合同簽訂后，為使項目在效益最大化的動態執行過程中更順利、有效，必須對總包合同的特殊條款逐條研讀、深層理解。除了執行原來投標階段使用的各種不均衡報價策略外，要高度重視合同實施過程中的變更和索賠，這就需要特別關注以下特殊條款:

(1)工程的工期條款、延期條款及違約賠償條款。合同中通常會明確工程的總工期，并規定開工條件和相關確認辦法，規定工期未完成的罰金及罰金的計算方法，同時也規定承包商完成工程延期的權力，這些規定的實際應用就是承包商的變更索賠機會。

(2)工程指令的授權簽字人的確認。合同中，業主通常會指定項目工程師或建筑師為授權簽字人，可能還會規定專業工程的授權簽字人，如機電、太陽能、勘察、電梯等，只有指定的授權簽字人才能發布工程變更指令或設計圖的修改。在合同管理中，只有該授權簽字人發布指令，承包商在施工中增加的費用才能得到補償，也只有由他指定的現場簽證人的工作量簽證才能得到業主估價師的認可。另外，索賠增加的額外費用和工期、工程的中期付款和結算付款、項目的竣工驗收及每季度的績效報告評分都需要得到他的認可和簽字。

(3)工程項目工料估價師(QS)的確認。在投標過程中，工程量單就已成為合同文件的組成部分，工程量單是構成整個工程費用最重要的文件，一般業主會指定專門的項目QS 跟進工程量單文件，超出合同外的項目支出費用均要得到項目QS 的評判和認可。對于合同實施過程中由于變更或索賠所產生的費用變化，項目QS 有不同的計算方式，要盡可能早地與業主委任的項目估價師見面，討論工程量單中相關事項的中期付款比率、估價依據和索賠細節，盡可能地適應該估價師對變更索賠的格式、方法、時間等方面的要求，以便后期溝通工作順暢。

(4)場地交付和開工時間的界定條款。項目寫字樓建設用地、堆存物料的倉庫用地、施工現場的交通改道、封路、地下設施的探測等，都在合同里有相關的程序說明。香港地區土地空間有限，政府地和私人地有嚴格的界定，政府項目必須要在政府用地范圍內進行，私人地屬私人財產，不得有任何侵占，否則要承擔法律責任。合同中規定了相關的開工條件，如:測量坐標點和水準點的確認及移交，交通改道封路的申請及批準，施工圖和技術資料的確認及批準等。只有在具備開工條件的情況下才能確定開工時間，對工程承包商來說，延期開工時間比索賠工期要容易很多。

2 建立合同實施保證體系

渠務署的工程項目在簽訂正式合同之前大概一個星期，會有一封授標信函發出，中標的承建商在收到授標信函后，必須在簽訂合同之前購買工程保險，保險單的承保時間起點必須與簽訂合同日期一致，如果時間滯后，那么業主工作人員在面對內部審計時會有很大麻煩。現階段，由于工程項目招標中的不可預見費用(固定標價)很高，保險公司的競爭也很激烈，保險費用一般為合同價的1% ～2%。為了有計劃有秩序地履行合同，有以下幾方面工作要做實。

2.1 項目核心人員配備

除了項目經理以外，渠務署的工程項目合同明文規定要有以下專業人員:

(1)現場經理(Site Agent)。他需要全日制(Full Time)地工作于項目組，代表承包商履行工程實施的責任。一般要由具有5 年以上工作經驗的專業工程人員擔任，掌握熟練的英文書寫能力和廣東話/英語的口頭溝通能力，如果是英聯邦國家的工程師協會會員認可度會更高。

(2)安全主任。通過政府機構專業資格培訓，考試合格，有兩年以上工程實踐經驗，由業主工程師推薦，并須勞工署專項書面認可的專業人士。在投標的工程清單(BQ)中一般會有專項的安全費用(固定標價)，標書中采取專職專責、專款專用的形式體現對工程安全的重視。

(3)工程項目工料估價師。合同管理的主要責任人，負責工程內部的各項費用支出、控制、統計，并與業主QS 溝通，尋求合適的工程計量方法，特別要對工程的變更索賠計量提出合適可行的方案。

上述三人是項目運行的最核心成員，除此以外還需配備工程項目工程師、工長(Foreman)、勞工主任、環保主任等。在香港地區從事工程項目承包，最核心也很難避免的成本支出就是人工成本，如果工期拖延，又找不到合適的費用索賠理由，那么承包商將面臨很大的困境。

2.2 工程任務包的分解與落實

根據合同文本的要求，把大的工程內容分成若干個可執行的、容易控制的任務包，逐項達到合同目標，形成有計劃有秩序的日常事務性工作內容。每個任務包都對應一項合同責任，構成一項合同責任的資料依據主要有:總包合同、分項任務清單、分包合同、施工安裝圖、詳細的施工技術說明等。總承包商要合理分配項目資源，明確與各供應商、分包商的責權利，為各分包商順利實施工程內容創造好的條件。對于一些非程序化的重大議題和決議，要站在分包商伙伴關系的角度與業主工程師溝通談判，力爭可執行而又有經濟效益的解決方案。另外，要對各項合同責任實行目標化管理，組織項目成員進行合同文件的學習交流，使項目團隊樹立全局觀念，工作協調一致，避免執行中的違約行為。

2.3 會議制度及日常工作程序

渠務署的工程合同中有明確的會議制度安排，主要有:

(1)每月的工程進度會議和安全環保會議，這兩次會議由業主工程師出書面會議紀要，由承包商的現場經理簽字認可。

(2)每月承包商組織的工程分包安全大會，該會由安全主任主持，業主代表參加見證，安全主任出書面會議紀要并報業主工程師存檔。

(3)每周的安全環保巡視(現場會議)，一般要求業主工程師和現場經理共同出席。

(4)每天下班后的夜巡，由雙方委任代表參加。上述都是履行合同的日常會議事項。當然，為了保證工程順利實施，承包商與業主工程師、分包商、材料供應商、第三方顧問公司等也有一些不定期的協商會議。每次會議都需要有彼此認可的會議紀要，以此來界定雙方的行為和責任。合同管理人員應收集整理會議紀要中涉及的工程內容變更、價格調整、工期延誤等事項，并進行合同法律方面的檢查與反饋。在日常工作中，工程項目工料估價師需積極參加工程的檢查驗收工作，做好工程計量，對涉及工程變更施工的人員、設備、材料進行原始的記錄與統計。

2.4 建立行文制度和文檔系統

在工程項目實施過程中，一般由現場經理負責項目組與外界的書信往來，他是整個項目運作的信息節點。承包商在同業主工程師、分包商、供應商及所有合同相關主體的溝通過程中盡量以書面記載的形式進行，這些書面紀錄是解決合同糾紛和各項法律事件的依據。項目日常往來的書信有必要在團隊成員間互相傳閱，只要不涉及項目秘密事項或數據，這些往來書信與合同文件要以信息面的形式讓所有相關成員知曉。項目團隊應設置一名現場文員(Site Clerk)專職負責項目所有文件的收集、整理、存檔。對涉及工程計量、變更和索賠的相關原始資料，在收集整理過程中要落實到人，保證資料的及時性、全面性、準確性。合同管理人員要積極主動地了解施工流程中可能出現的變更、索賠，同工長及時溝通，全面認知實際的工程環境，為工程計量提供依據。

3 履行合同過程中，合同相關主體的管理協調

合同相關主體是指在整個工程實施過程中涉及的所有公司、組織、團體、個人等，他們都是在履行合同過程中應面臨的利益相關者。從總承包商的角度來看，除了協調好與業主(主要是項目工程師和工料估價師)、分包商、材料供應商的關系外，結合市政管道工程項目，介紹幾個特別重要的組織團體需要用心交流溝通、協調管理。

(1)政府運輸署和警務處。香港地區市政管道工程項目如需交通改道或封路，獲得足夠的工作面，必須要拿到運輸署和警務處交通管理科的書面批文。由于項目的污水管道工程和非開挖頂管工程都在交通繁忙的大馬路上，申請交通改道與封路(當地俗稱XP 申請)的工作顯得異常重要。XP 申請有許多煩瑣的工作要做，很多總承包商會選擇專業的顧問公司分包該項工作。承包商可以巧妙地運用XP 申請的失敗來更改設計圖，實現合同變更。另外，工程進行過程中的交通標識和照明等會時刻受到交通警察的監督。

(2)政府勞工處和環境保護署。香港政府對工人工資按時全額發放及工人的勞動安全保護有明文的法律規范，會不定期地檢查各個政府工程項目的落實情況，并給渠務署的項目工程師書面意見。總承包商常常會遇到工程分包商不給工人發工資或工人安全保護不足，而遭勞工署警告甚至出告票的事情。工程廢料的環保處理、工程區域的林木花草保護、移植或砍伐恢復，由環保署負責監督管理，責任主體為總承包商。工程實施過程中樹木的移植往往需很長時間，總承包商要和業主工程師提前溝通、準備。

(3)水務署、路政署、中華電力、中華煤氣、香港地鐵等涉及馬路上的相關管線和設施的各種公司。這些公司是彼此相互獨立的機構，渠務署的工程合同內容往往與上述公司機構的已建管線和設施彼此交叉，相互制約。總承包商要根據工程內容提前與相關公司溝通，如因為場地空間狹小，不得不提前搬遷、改置有些管線和設施，這時需要業主工程師出面，與相關機構確定具體的更改方案，以利于總承包商從業主工程師那里拿到相關的費用補償。

(4)區議員、社會團體和特定的戶主。區議員的核心職責就是反映市民心聲，監督政府各項工作的執行。項目開工前期，總承包商要主動聯系工程項目所轄區域的區議員和社會團體，介紹工程項目的概況和目的。如工程項目會影響到特定的村民或商戶，需提前溝通和安撫。承包商與代表政府的項目工程師在工程實施過程中會有因客觀條件限制產生的施工方案分歧時，承包商可借助區議員或社會團體的力量，監督或說服項目工程師執行有利于承包商的施工方案。利用第三方的投訴和意愿，對工程項目做出適當的變更，向更有利于承包商方面進行，是做好工程項目管理的主要工作。

4 合同變更管理

合同內容的變更是工程承包合同的特點之一，一般有以下幾個原因導致合同變更:①對工程內容的新要求，業主工程師發出變更指令;②設計人員對工程環境的認知不足或自身的疏忽而導致設計圖的修改;③未知的人為隱蔽工程導致預定的工程條件發生變化;④出現新的技術變革，導致業主和承包商認為有必要改變原來的設計和施工方案;⑤政府部門、組織協會或特殊個體對工程提出合同之外的新要求等。

根據筆者多年香港地區市政管道工程項目的工作經驗，合同變更在工程項目管理中的實際應用，有以下幾方面值得注意:

(1)承包商在收到并執行業主工程師的口頭變更指令時，應在7 天之內以書面形式索取其書面的變更確認。而業主工程師如果在7 天內未給予書面否決，則承包商的書面要求信轉化為該分項工程的書面變更指令。而僅口頭指令是不算數的。

(2)合同中如果對于工程材料、施工驗收標準規定的比較含糊，承包商的經濟利益同業主的工程質量滿意度將會形成矛盾體，雙方會彼此爭執、博弈。而業主工程師為滿足對材料或驗收標準的認可權常常會做出超越合同要求的指令，承包商應爭取拿到相關指令的書面確認，以便獲得額外費用和工期的補償。

(3)承包商不能因為工程變更而免除其合同責任。如果該項工程變更超出了合同界定的工程范圍，承包商可以先商定變更價格再實施具體工程，而如果價格懸殊太大，也有權利不執行變更事項。

(4)承包商有時為了項目全局，會在價格沒有完全確定的情況下實施工程變更，這時要積極主動地同業主工程師溝通，盡量得到其認可和支持。另外需注意以下對策:①控制施工進度，等待變更談判結果;②爭取以代工或按承包商的實際費用支出計算變更費用補償;③對變更工程內容，要有完整的人、材、機相關照片和用工紀錄，力爭獲得業主工程人員的簽字認可。

(5)承包商要履行合同精神，在與業主工程師充分溝通、得到允許的情況下才能進行工程變更，千萬不要自作主張。否則，可能不但得不到補償，而且會帶來麻煩。

(6)合同變更所涉及業主工程師、總(分)包商和材料供應商之間的所有書面信件、指令報告，要得到合同管理人員的審查，在合同文件的約束下不要出現法律或技術方面的沖突。

5 項目的合同索賠

合同索賠是指項目合同在履行過程中，合同主體的某一方因另一方不履行或沒有全面適當履行合同所設定的義務而遭受損失時，向對方提出的經濟賠償要求或時間補償要求。索賠在國際工程承包中是經常發生的，在承包合同、分包合同中都有索賠方面的條款，是簽訂合同的雙方各自應有的權利。合同索賠貫穿整個合同履行保證體系，在承攬工程競爭激烈的市場條件下，為了有效地控制項目成本，就必須做好科學的索賠工作。

5.1 合同索賠內容

承包商進行索賠的目的一般是要求延長工期和增加經濟補償。在工程項目中，常見的索賠內容有:

(1)合同文件引起的索賠。由于業主違反合同條款，或合同條款與合同分析資料之間存在矛盾，致使承包商在經濟上受到損失，可提出索賠。

(2)施工中發生的索賠。主要包括以下一些情況:工程地質條件的變化，圖樣上沒說明的人為地下障礙，工程量的增加或刪減，非合同技術規定的額外試驗和檢查費用，業主指定分包商違約和延誤造成的損失，業主拖延提供或審批圖樣，業主不能及時審批材料和檢驗已完工程，對承包商不合理的干預，等等。

(3)材料漲價引起的索賠。在國際工程項目承包中，如果材料價格的漲幅超過一定限值，承包商可向業主提出補償，但合同有特殊規定的除外。

(4)貨幣貶值和嚴重的經濟失調引起的索賠。如貨幣匯率變化時，承包商可及時根據合同規定提出支付補償。嚴重的經濟失調造成物價波動、強制性提高工人工資或降低工作時間等，依據合同條款，承包商可向業主索賠。

(5)延期付款的補償。如業主未能按合同規定的期限支付工程款，承包商可提出利息索賠，若拖欠嚴重，造成承包商內部資金周轉困難、項目資源不能按時到位、延遲履行甚至不能履行合同，則屬業主違約，承包商應提出索賠。

(6)有關工期和延誤的索賠。由于延誤而要求延長工期的索賠有:①業主拖延交付合格的，可直接進行施工的現場;②業主工程師拖延對材料、圖樣和施工工序的質量認可，影響關鍵路徑上的工序施工的;③惡劣的天氣氣候影響;④工程變更次數較多而引起施工工序被打亂;⑤由于戰爭和其他意外風險造成海運停運，港口卸貨積壓，使材料設備不能及時運至施工現場;⑥工程因自然災害引起的損壞;⑦業主工程師因特殊理由要求臨時中止工程;⑧其他不可預見的干擾。實際工作中，上述原因造成工期索賠較容易得到業主工程師的同意。由于以上原因造成工期延長，給承包商帶來了額外的經濟損失，承包商可經工程項目QS 核實，提出費用索賠。

(7)特殊風險和人力不可抗拒而造成的損失索賠。合同中有特殊風險的定義，如:核裝置的污染和沖擊波破壞、政治叛亂事件、軍事政變、戰爭等，承包商不能承擔由此造成的任何責任，并有權獲得上述損失的賠償。

(8)非承包商原因，業主工程師下令工程暫停或合同中止的索賠。對這種情況，承包商可以要求延長工期，并得到因停工而造成損失的補償。但承包商必須在工程師發出命令的28d 內提出索賠要求的書面通知。

(9)財務費用補償的索賠。由于各種索賠發生引起承包商財務開支增大，導致貸款利息、還貸風險等財務費用增加，承包商可提出財務費用索賠。

5.2 合同索賠的注意事項

合同索賠是一項比較煩瑣而又艱巨的工作，對工程項目實施的成敗影響很大。作為承包商，主要應做好以下幾點:

(1)承包商應具有把握、創造索賠機會的能力和意識。這種能力和意識是建立在對合同文本，特別是合同中的特殊條款充分了解和掌握的基礎上的。另外，所有的索賠要求必須符合工程所屬地的法律、法規。根據工程內容的特點，不同的業主工程師、估價師對索賠的要求不同。一種索賠方法在甲工程上成功，不一定能在乙工程上成功。需要承包商去主動了解業主工程師、估價師甚至業主本人的性格特征、工作特點，最好提出不讓對方難堪的索賠要求。

(2)合同索賠是個時間性非常強的工作，必須做到及時。對于建筑師簽發圖樣或指令太遲而造成工程延期，根據FIDIC 條款承包商要在28d內通知業主工程師并出具工期索賠細節。如果工程進行的中后期，業主工程師下達新的工程指令，即使會有該指令的費用補償，但經過核對，該指令會增加工程整體進度關鍵路徑上的時間，造成總的工程延期，這就需要承包商及時反饋信息，提出工期索賠。在工程進行中及時提出工期索賠，業主工程師和估價師比較愿意受理，阻力小，成功率高。

(3)索賠的依據是建立在真實可靠的原始資料之上的。這些為索賠而整理收集的原始資料必須得到業主工程師和估價師兩者都認可才有效，這些文件資料主要包括:①每月的進度會議紀要;②以前的價格會議 (Rate Meeting)紀要;③業主工程師的書面指令;④用工統計記錄資料;⑤授權人簽字的材料統計;⑥額外費用支出的證明資料;⑦變更圖樣資料;⑧材料報價單和訂貨單，等等。項目執行過程中要注意及時收集、整理、保存并提交這些證據和資料。

(4)搞好合同索賠要有較強的公關能力。有時即使有理有據，但由于公共關系不好，或者公關不足，也會導致索賠失敗。

(5)工程施工中如果出現大的工程內容變更而導致雙方價格差距很大時，工程完成以后，雙方對工期索賠容易達成一致，但費用的索賠對承包商來說面臨大的挑戰，要有堅強的毅力和打持久戰的心理準備。

6 結語

香港地區的市政管道工程項目合同管理除了要處理好與工程主體相關的資源配置、施工進度、質量控制、安全環保等因素外，必須了解合同文本的條款及相關條款所成立的法律基礎。承包商可充分利用工程項目所在地的各種外界因素限制，努力提出能滿足合同要求的工程變更，在當地法律框架內做好合適的索賠工作，努力提高工程項目的合同管理水平，為項目、為公司創造更好的效益。

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