如何在中小企業(yè)推進會計電算化

毛文停

（云南泰道建筑工程有限公司，云南 昆明 650001）

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱。它主要是應用電子計算機代替人工記賬、算賬，以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。實施會計電算化能提高工作效率，為決策層提供準確、快捷的會計信息。

但目前中小企業(yè)雖然購買了財務軟件，會計電算化程度仍然不高。為什么高效、快捷的會計電算化在現(xiàn)實中卻不能得到認可呢？下面，結合我多年來的工作經(jīng)驗，分析會計電算化在中小企業(yè)的現(xiàn)狀和問題，解決如何在中小企業(yè)推進會計電算化。

一、會計電算化在中小企業(yè)的現(xiàn)狀及存在問題

（一）中小企業(yè)領導對電算化的安全性存在顧慮

對于部分中小企業(yè)，企業(yè)領導認為實施會計電算化不僅需要增加會計人員及電腦設備，而且電腦賬更容易造成信息的泄漏，若電腦出問題，數(shù)據(jù)丟失對企業(yè)影響更大；手工賬能留下痕跡，不容易造假，認為手工賬更安全、可靠。不過企業(yè)領導的這種擔心并非沒有道理，由于會計電算化的存儲介質都是磁性介質，會計數(shù)據(jù)容易被改動并且不留痕跡，從某種意義上說安全隱患是客觀存在的。

（二）缺乏合格的會計電算化人才

會計電算化人才需要既懂計算機、又懂會計，而且要熟悉公司業(yè)務，在實施會計電算化以前，要做統(tǒng)一的部署、規(guī)劃，想到公司業(yè)務可能涉及的方方面面。但現(xiàn)實中，中小企業(yè)往往喜歡聘用一些工作經(jīng)驗豐富，年齡較大的會計，缺點是這類會計人員雖然會計經(jīng)驗豐富，但計算機知識缺乏，不懂財務軟件功能的開發(fā)與應用；有的會計也學會財務軟件的基本操作及應用，對于前面人設好的系統(tǒng)用起來倒是沒問題，但對于第一次實現(xiàn)會計電算化卻束手無策。有些會計也會一些基本設置及應用，但卻沒有系統(tǒng)概念，像做手工賬一樣在一級科目下加客戶、供應商作為二級科目，大大降低了財務軟件的使用效率與效果。

（三）會計軟件相互不兼容

由于財務軟件的開發(fā)未能實行統(tǒng)一標準，再加之單位使用的財務軟件是各自向軟件開發(fā)商購買，甚至有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出各自的特色，使所用的財務軟件混亂，不同財務軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法等不一樣；有時即使同一種軟件，不同版本也不能很好對接，導致有的企業(yè)認為當前版本不能滿足使用要求，換新軟件或新版本，還要重新進行基礎設置及數(shù)據(jù)錄入。

二、會計電算化在中小型企業(yè)的推進方法

會計電算化在中小型企業(yè)的推進方法，最重要最核心的問題其實是建賬問題，但多數(shù)沒有工作經(jīng)驗的新會計人員和對電算會不了解的老會計人員，初次建賬不知從何處下手的人不在少數(shù)。

會計電算化的實施，初次建賬就好比建高樓大廈，怎么建設怎么規(guī)劃設計，要建成什么樣子，都要考慮周全。對建好賬的財務軟件進行使用，如建好的大樓里放東西，什么房間、什么功能、什么東西應該放在哪，在建大樓設計的時候已經(jīng)定好了，只要不放錯就可以了。下面我以建筑施工企業(yè)為例，通過介紹建賬前需做哪些準備工作以及如何建賬來介紹如何推進會計電算化：

（一）建賬前的準備工作

不論我們使用什么賬務軟件，用友、金蝶、或是NC、浪潮等，在我們建賬前，首先要對公司的業(yè)務現(xiàn)狀進行調查，公司涉及那些業(yè)務，老板對公司業(yè)務核算要求的程度如何，怎么做才么滿足老板對會計信息的需求等進行調查，然后根據(jù)調查情況，結合會計準則進行科目體系構建。下面我以某中小型施工企業(yè)以例來介紹如何調查及如何構建科目體系問題。

首先，在構建科目體系前，我們要對公司往來客戶、供應商等情況進行調查，對公司信息進行收集，列出下列表格：

1.調查公司有多少家甲方（業(yè)主），列出業(yè)主一覽表，見圖1：

XX一覽表（圖1）

2.調查公司有多少家分包單位或勞務協(xié)作，我們可以按地區(qū)、專業(yè)類分類列出，列出分包單位一覽表，格式可參考圖1。

3.調查公司有多少家材料供應商，材料供應商根據(jù)需要可以根據(jù)材料類進行分類，如鋼材供應商、混凝土供應商、水泥供應商、砂石料供應商等，也可以按地區(qū)分類，列出供應商一覽表，格式也可參考圖1。

4.調查公司有多少人員，特別是經(jīng)常向財務借備用金的人員，一定要錄入，錄入人員時可以按部門分類，列出公司人員一覽表。

5.調查公司有多少工程項目，列出工程項目一覽表，格式可參考圖1。

其次，我們要明確成本費用核算的項目、類別，如施工企業(yè)要在工程施工中設人工有哪些類人工（公司管理人員、勞務分包人員等）；材料有多少類主要材料（如鋼筋、混凝土、砂石料等）；機械有多少種主要機械等（如挖機、塔吊等）；公司管理費用有哪些類別，如辦公費、招待費、車輛費、交通費、差旅費、投標服務費等，根據(jù)公司實際發(fā)生業(yè)務進行調查、一一列舉。

最后，對其他項目進行調查，如收入有哪些種，稅金有哪些種，是否有營業(yè)外收支等進行調查，調查完成后進行科目體系的構建。

（二）科目體系的構建

1.明確會計科目編碼與級次的概念。在構建科目體系前，我們先要明確會計科目編碼及級次的概念。會計科目編碼是根據(jù)會計制度的規(guī)定的會計科目，按照一個系統(tǒng)的方案確定出各級科目唯一數(shù)字編碼的方法。一級科目由準則規(guī)定，通常為總賬類科目（可以參照企業(yè)會計準則——應用指南的會計科目），如1001 為現(xiàn)金，1002 為銀行存款，……二、三級科目通常為自己根據(jù)需要設定，通常為明細為科目（如1002.01 為XX 銀行，1002.01.01 為XX 銀行XX 賬號，以此類推）。

2.依據(jù)會計準則及對企業(yè)業(yè)務的調查，建立科目體系。建立科目體系是一項系統(tǒng)的工程，需要統(tǒng)籌考慮企業(yè)運營過程中可能發(fā)生的各種業(yè)務，需建立在前期調查研究的基礎上?？颇矿w系建立時考慮是否周全直接影響到日后運營管理。一個好的科目體系，不僅考慮到目前公司運營業(yè)務，還有考慮到以后變化的科目體系擴充問題。特別是明細科目擴充后仍是一個系統(tǒng)有機體系。如2241 其他應付款，我們可以2241.01 其他應付款—暫收款，2242.02 其他應付款—押金……2241.99 其他應付款—其他，其它應付款—其他可以先設上，業(yè)務需要增加時，先從前面預留處增加，整個科目就是個有機整體。

在依據(jù)準則及前期調查資料基礎上，綜合考慮各種因素，做出公司的會計科目體系。示例如下表：

XX公司科目體系一欄表

（三）建立賬套，依據(jù)前面收集資料進行系統(tǒng)基礎設置

在財務軟件上依據(jù)提示建立賬套后，依據(jù)前期準備資料及建立的科目體系，在財務軟件上進行基礎設置，包括設置會計科目、錄入客戶信息、供應商信息、項目信息、職工個人信息等。初始化設置是一項非常繁瑣的工作，需要我們有耐心與細心，把初始資料錄入準確。

另外，要特別注意，會計電算化科目設置時有一個輔助核算功能，我們也要注意應用。輔助核算這個選項只要勾選，一個供應商或客戶信息可以在幾個科目下共享。許多企業(yè)不會用輔助核算功能，習慣在科目下設明細科目，這樣實際做起來工作量還是比較大的。比如A 供應商供貨100 萬，其中質保金10 萬，如果不設輔助核算，就要在應付供貨款與質保金下同時設明細科目，而用輔助核算，只需“√”選供應商往來，就不用重復設明細科目，就可以在幾個科目下共享供應商信息，而且還可以查看這家供應商的賬務明細情況，使用起來非常方便。

（四）進行系統(tǒng)初始化，啟用系統(tǒng)

系統(tǒng)初始化需始入期初余額，啟用系統(tǒng)，建賬工作大功告成。剩下的就是我們具體應用了。相當于我們建成的大樓里放東西了，賬建好了以后用起來會使工作效率大大提高，提供財務信息的準確性與及時性都有很大提同，為公司管理能力提升及發(fā)展奠定基礎！

總之，電算化的建賬工作雖然看起來繁瑣，只有我們廣大財務人員掌握建賬、基礎設置及軟件的權限管理和計算機數(shù)據(jù)維護，加強電算化安全性，并在中小企業(yè)應用中充分利用軟件的功能，才能高效、準確的進行財務管理，從而更好地為中小企業(yè)財務管理的全面提升服務！