集中報銷信息平臺在海洋公司的應用初探

中國石油集團工程技術研究院 潘兆華 常亮

為實現建設綜合性國際能源公司的戰略目標，集團公司積極探索與之相適應的財務管理體系，并借鑒同行先進管理理念和方法不斷推進財務管理工作。目前，集團公司在財務職能管理上仍較多的受固有體制和傳統習慣的影響和制約，存在著用工總量大、組織層級多、操作流程缺乏統一規范、職能重復等問題，難以滿足集團公司未來長遠發展的要求[1]。為盡快縮短這些差距，提高財務管理工作水平，經過多次調研與交流學習，在集中報銷業務上開展共享服務模式初步嘗試，升級網上報銷系統，形成集團公司集中報銷信息平臺。

按照集團公司統一部署，中國石油集團海洋工程有限公司（以下簡稱海洋公司）積極部署、有條不紊地開展集中報銷信息平臺上線實施工作。作為綜合型的工程技術服務公司，公司業務點多、線長、面廣，重點是做好組織架構、審批權限等信息的維護工作，確保范圍內費用要素通過集中報銷信息平臺核算到位。所屬各單位認真落實相關文件精神，嚴密組織，推廣實施，最終于2013年2月圓滿完成集中報銷信息平臺上線工作。實施集中報銷既是集團公司建立國際化能源公司的總要求，也是海洋公司提升管理水平的內在需要。因此，本文對集中報銷信息平臺在海洋公司的具體應用情況進行初步探討，為以后公司財務共享中心的建設積累經驗。

一、集中報銷概述

(一)集中報銷的含義

集中報銷業務即在共享服務中心利用公司集中報銷信息平臺，為業務招待、辦公、材料、動力等相關費用報銷。集中報銷信息平臺報銷流程：首先由員工發起報銷申請，財務人員對原始憑證進行審核，審核無誤后原始憑證附件資料掃描傳輸、經過報銷審批和地區公司集中報銷人員抽查審核后，生成會計憑證、支付款項，最終生成報銷報告（見圖1）。

圖1 集中報銷流程圖

集中報銷信息平臺進一步規范報銷流程，在實際操作中減少人為操作錯誤概率，達到防范風險的目的。集中報銷信息平臺在網上報銷信息系統升級的基礎上，增加了公司卡管理、影像管理功能，集成ERP與FMIS融合系統、資金管理平臺、預算管理系統、銀企直聯等相關信息系統，其服務范圍涵蓋集團公司總部到基層單位，通過預算的額度控制、流程標準的統一和審批的集中，加強對費用的管控力度。這個集成化的共享服務系統與傳統的網上報銷相比，在報銷業務的發展上達到了新的高度。

(二)集中報銷信息平臺的發展趨勢

集中報銷信息平臺是共享服務中心建設的一項內容，所謂共享服務中心，是將分散在各個地區公司的業務集中在一起統一辦理，提供標準化、專業化、自動化的服務，減少風險控制點、縮短管理流程、，提高工作效率。這項管理模式已在國際大石油公司普遍應用，埃克森于上世紀80年代，挪威國家石油、殼牌、斯倫貝謝、雪佛龍、貝克休斯于上世紀90年代，BP在本世紀初均開始實施了共享服務中心建設，所以說共享服務是大勢所趨，是管理國際化的要求，是財務改革的方向和潮流，也是建設綜合性國際能源公司的要求。集團公司已把共享服務從概念階段進入到實踐階段，這不僅是集團公司提升管理的重要舉措，更為今后集團公司共享服務中心的建設積累經驗，奠定良好的基礎。

二、公司集中報銷信息平臺實施情況及存在問題

按照集團公司的有關要求，海洋公司積極部署、強化組織，有條不紊的做好集中報銷信息平臺上線實施的各項工作。首先，成立領導小組及實施工作小組，負責協調各單位資源、部署工作計劃、落實工作進度和監控工作質量。其次，制定詳細的實施方案，明確實施范圍、規劃實施時間、設定報銷崗位、確定內部培訓宣貫計劃、收集初始化數據、部署上線實施工作。再次，積極組織內部培訓、宣貫工作。2012年12月采用視頻方式在公司層面對全體員工進行了培訓；2013年1月所屬各單位就本單位實際進行針對性的培訓宣貫。最后，妥善推進集中報銷上線實施工作。2012年11月，公司完成大司庫、集中報銷系統的初始化工作；12月完成預算數據分解發布、電子簽名制作、軟證書安裝工作；2013年1月，2家試點單位集中報銷信息平臺正式上線；2013年2月，集中報銷信息平臺全面上線。

自集中報銷信息平臺上線運行以來，通過不斷對報銷系統的完善和改進，現集中報銷信息平臺已基本運行平穩，能夠滿足海洋公司各級單位核算的要求，但在實際應用中仍然存在較多的問題需要改進。

(一)生成付款憑證時不同科目的費用不能進行多條信息合并，增加結算負擔

部分單位反映如下問題，財務人員在“營運資金——集中報銷”模塊生成付款憑證只能同一費用科目信息對應生成一個憑證，不同費用科目信息不能合并生成憑證，增加了財務人員的工作量。另外，在“營運資金——憑證制作”模塊報銷單列表中，因為沒有顯示報銷金額，單據較多，不易查找。

(二)為使單據掃描后可清晰顯示票據內容，粘貼票據造成紙張資源浪費

在掃描環節，各單位普遍反應因為票據金額、紙張大小、票據類型的不同，按照粘貼票據要求，對一定金額以上的票據或特殊票據掃描后要全部顯示票面內容，這樣經常出現整張粘貼單只能粘貼一張票據的情況，造成紙張資源浪費。

(三)系統嚴重依賴信息技術支持，缺少故障應急機制

有些員工反映，一旦影像掃描系統發生技術故障，報銷人員便無法登錄網頁、審批人無法審批、單據不能打印等狀況，一旦因服務器問題導致不能登陸網頁將會影響所有費用報銷的停滯，同時資金支付也將受到影響。若由于系統原因影響費用資金支付的，應迅速匯同技術人員排查問題、及時解決，保證資金支付及時性。

三、優化集中報銷信息平臺幾點建議

(1)建議集中報銷信息平臺同資金平臺一樣，可以幾條代辦業務一起做在同一個憑證里。

(2)建議掃描設備中可以增加照相器材，對于特殊票據需要票據內容全部顯示的，可以使用照相器材把影像傳入報銷系統中，節約紙張。

(3)針對影像掃描系統一旦出現技術故障的特殊情況，建議應當建立手工報銷業務應急方案。若公司網絡發生故障、系統服務器硬件或系統軟件出現問題，技術人員可以立即查明原因進行維修。若故障期間遇緊急支付事項的，或故障若不能及時解決，則即可通過手工報銷流程進行報銷業務的處理。

集中報銷信息平臺的應用極大推動了海洋公司財務管理工作，上線以來成績雖已初見成效，但后期推進工作仍任重而道遠，我們要不斷發現問題，及時解決問題，提出意見及建議，持續改進不斷完善，為實現集中報銷信息平臺達到為集團公司建設具有中國石油特色的財務共享服務中心的目標而努力。

[1]任旭東.中石油“集中報銷平臺”體系研究[D].吉林大學，2013

[2]劉小龍.企業集團構建財務共享服務中心的實踐研究[J].新會計，2013（8）：50～52

[3]周俊麗.中國石油企業財務共享服務的探索與實踐[J].中國石油財會，2013（2）：10～11