檔案管理平臺的需求與功能開發(fā)

王　萍南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南南陽　473061

檔案管理平臺的需求與功能開發(fā)

王萍
南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南南陽473061

摘要隨著計算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，為提高檔案管理效率，各種類型的檔案管理平臺紛紛上市。但由于開發(fā)者未結(jié)合業(yè)務(wù)流程需求開展，對檔案管理平臺缺乏全面的需求分析，導(dǎo)致多數(shù)系統(tǒng)功能大同小異。因此，為了構(gòu)建功能完善、高效率的檔案管理平臺，必須加強(qiáng)需求分析，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行功能開發(fā)。本文針對檔案管理平臺進(jìn)行了需求分析，并為后文檔案管理平臺的功能開發(fā)提供了依據(jù)。

關(guān)鍵詞檔案管理平臺；需求；功能開發(fā)

檔案管理作為企事業(yè)單位不和或缺的一項(xiàng)重要工作，由于任務(wù)量龐大、管理復(fù)雜，重點(diǎn)不同，因此，對外所提供的服務(wù)也不盡相同。為有效提高檔案管理效率，提高檔案信息資源查找的精確性，推動檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化發(fā)展，必須結(jié)合檔案管理需求展開分析，以此為基礎(chǔ)，進(jìn)行檔案管理平臺功能開發(fā)，以提高檔案管理效率。

1　需求分析

1.1 業(yè)務(wù)需求

檔案資源由相關(guān)部門立卷、組卷、審卷至后，移送收集部，針對存在問題的卷，反饋修改建議，在修改結(jié)束之后，將案卷目錄輸入，進(jìn)行封面填寫，進(jìn)行歸檔手續(xù)辦理。經(jīng)檔案收集部，移交至利用部門，提供查詢與借閱等功能與服務(wù)，由利用部門對檔案進(jìn)行銷毀。

1.2 用戶需求

對用戶使用該平臺可完成任務(wù)情況加以描述，或要求該平臺必須完成的目標(biāo)。就普通用戶而言，要求具有如下功能：檔案的查詢、瀏覽、借閱、下載等；就檔案管理人員而言，應(yīng)提供如下功能：文件的管理、收集，檔案的管理、開發(fā)、利用、日常業(yè)務(wù)等；就系統(tǒng)維護(hù)人員而言，提供便于平臺定制與維護(hù)的一套完善的工具包。具體而言，包括權(quán)限定制、管理架構(gòu)定制、規(guī)則定制、數(shù)據(jù)、用戶設(shè)置等工具。通過對不同用戶的劃分，可將整系統(tǒng)各級用戶層次、權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)劃分，了解哪些人員會用到該平臺及各自的業(yè)務(wù)及任務(wù)需求。

1.3 功能需求

軟件功能需求屬于需求分析工作中，最為關(guān)鍵和復(fù)雜的組成部分，其負(fù)責(zé)對該平臺的各種可能情況加以描述，針對可能錄入數(shù)據(jù)、完成何種功能等進(jìn)行分析。就描述功能需求而言，必須關(guān)注該平臺功能需求的全面性與統(tǒng)一性，包括同功能有關(guān)的信息，且要求具有有內(nèi)在統(tǒng)一性，各描述之間不存在沖突。一方面，應(yīng)給出觸發(fā)各種功能的多項(xiàng)條件，包括運(yùn)行情況及模式等；另一方面，還需要對各可能條件之下的可能輸入進(jìn)行定義，如合法輸入、非法輸入等；此外，還需要給出不同功能之間的關(guān)系，包括控制流、信息流、數(shù)據(jù)流等，還需給出功能級別，包括基本功能、有待實(shí)現(xiàn)功能等。

1.4 維護(hù)需求

平臺維護(hù)內(nèi)容主要包括數(shù)據(jù)的維護(hù)與轉(zhuǎn)換、權(quán)限管理、檔案設(shè)置與移交、參數(shù)設(shè)置、口令的修改等。主要滿足管理與設(shè)置、系統(tǒng)維護(hù)等需求。其中，檔案管理與設(shè)置，面向的是管理人員，就部門組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行定制、構(gòu)建，針對歸檔文件進(jìn)行統(tǒng)一整理和標(biāo)準(zhǔn)定義，就系統(tǒng)常用的數(shù)據(jù)，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)字典，以便使用。檔案管理與設(shè)置通常為位于系統(tǒng)維護(hù)方面，使用不頻繁，設(shè)置好后通常不會輕易進(jìn)行改動，主要包括檔案與參數(shù)的設(shè)置、字典維護(hù)等。就系統(tǒng)維護(hù)而言，主要有權(quán)限的管理、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與維護(hù)、口令的修改、檔案移交等模塊。

2　檔案管理平臺功能的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)

下文結(jié)合需求分析，就主要功能模塊的開發(fā)及實(shí)現(xiàn)進(jìn)行分析。

2.1 檢索查詢模塊的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)

檢索與查詢模塊，負(fù)責(zé)提供檔案資源及信息檢索、查詢、瀏覽、下載、利用等多項(xiàng)功能。主要包括條件、分類、跨類等檢索功能。就條件檢索而言，是依據(jù)用戶所設(shè)定條件，對滿足該條件的檔案文檔信息進(jìn)行查詢。此外，條件檢索還提供模糊檢索功能，在檢索結(jié)果一欄中，可對條目具體信息進(jìn)行查詢，若權(quán)限足夠，還可對檔案原文進(jìn)行瀏覽、下載；就分類檢索而言，是通過對檔案的種類進(jìn)行選擇，結(jié)合分類表進(jìn)行查詢，也可通過輸入關(guān)鍵字，進(jìn)行某一分類下的檢索與查詢，此外，系統(tǒng)結(jié)合用戶所設(shè)定的頁面，對條數(shù)進(jìn)行顯示，便于查看檢索結(jié)果；就跨類檢索而言，是通過關(guān)鍵字的輸入，對

2.2 檔案管理模塊的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)

利用該模塊可遠(yuǎn)程進(jìn)行檔案整理、移交，系統(tǒng)管理人員就各立卷歸檔部門人員分別進(jìn)行賬戶設(shè)立，這樣，歸檔人員可隨時對所收集文件及資料，利用網(wǎng)絡(luò)傳送至文件服務(wù)器上。此外，就歸檔部門而言，可隨時獨(dú)立或同檔案管理部門共同就歸檔文件加以整理，也可在適當(dāng)通過網(wǎng)絡(luò)向檔案館進(jìn)行以整理檔案的移交。組卷過程需要由檔案管理人員進(jìn)行，可依據(jù)單位、部門等情況進(jìn)行組卷。

2.3 Web查詢模塊的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)

隨著Internet互聯(lián)網(wǎng)的普及與廣泛應(yīng)用，多數(shù)用戶均利用上網(wǎng)形式訪問檔案數(shù)據(jù)庫，借助于Web對檔案管理平臺進(jìn)行訪問，并對各檔案資料進(jìn)行查詢與利用，便于用戶依據(jù)自身需要，隨時進(jìn)行文件檢索、查詢、下載、瀏覽。由于檔案具有保密性。因此，要求所設(shè)置權(quán)限不僅能夠使管理人員通過網(wǎng)絡(luò)保證授權(quán)用戶充分利用檔案資源，還必須對非授權(quán)用戶及用戶使用權(quán)限進(jìn)行限制，以便確保檔案資源的安全性、完整性。系統(tǒng)管理員可針對各用戶權(quán)限、及各部門檔案使用權(quán)限，進(jìn)行靈活設(shè)置，這樣，管理人員無需再開展各種繁瑣的檢索、查詢、借閱u歸還工作，只需定時針對檔案資源的開發(fā)利用情況加以分析、統(tǒng)計，就檔案查詢、瀏覽而言，由用戶通過網(wǎng)絡(luò)自主完成。設(shè)計該功能旨在實(shí)現(xiàn)鑒定后檔案在授權(quán)用戶范圍內(nèi)的充分共享。

就Web查詢而言，主要包括普通用戶訪問、注冊會員訪問兩方面。前者可進(jìn)行快速、主題、高級、全面查詢，而注冊會員還可進(jìn)行信息維護(hù)、檔案原文查看，或清單查看等。就普通用戶訪問查詢界面中，其通過在檢索內(nèi)輸入關(guān)鍵詞即可實(shí)現(xiàn)快速查詢，就檔案庫中滿足條件的所有信息加以檢索，結(jié)果依據(jù)列表形式進(jìn)行展示。用戶可通過輸入主題，進(jìn)行檢索和查詢，結(jié)果依據(jù)序號、名稱、檔案號等信息進(jìn)行顯示。普通用戶還可結(jié)合檔案號、名稱、儲存期限、責(zé)任單位、負(fù)責(zé)人、歸檔部門、主題詞等方式進(jìn)行高級檢索和查詢，可輸入任意詞加以全面查詢，結(jié)果中會對關(guān)鍵詞及共檢索檔案記錄及條數(shù)進(jìn)行顯示，并按條數(shù)顯示結(jié)果；就注冊會員而言，除了具有普通用戶的查詢功能以外，還提供了信息維護(hù)、計費(fèi)單顯示、檔案原文查看等多項(xiàng)功能。就會員所顯示的詳細(xì)信息中，包括檔案編號、原文、責(zé)任單位、負(fù)責(zé)人、歸檔部門、名稱、關(guān)鍵詞、檔案形成時間等全面的內(nèi)容。

3　結(jié)論

隨著信息時代的到來，檔案管理如何盡快走出傳統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)開放檔案目錄，便于用戶充分檢索、查詢與利用，已成為檔案管理工作中亟待解決的問題。在檔案管理平臺功能開發(fā)之前，必須先就其展開需求分析，通過需求分析指導(dǎo)檔案管理平臺的功能開發(fā)，明確各功能模塊，更好地解決功能開發(fā)同需求間的沖突。

參考文獻(xiàn)

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中圖分類號G2

文獻(xiàn)標(biāo)識碼A

文章編號1674-6708（2015）139-0155-01