試論風險防控目標下汽車4S店內部控制流程的完善

莊東華

摘要：隨著市場經濟發展，汽車行業日趨火熱，對于汽車行業來說機遇和挑戰并存。與此同時，汽車4S店的內部控制流程時常出現較多的弊端，帶來極大的風險。因此，針對此課題的研究就顯得具有重要的意義。本文從風險防控目標下汽車4S店的內部控制流程的現狀出發，不斷進行流程的完善，并且從風險防控目標的各個角度進行積極的探討，希望為相關行業提供借鑒。

關鍵詞：風險防控 汽車4S店 內部控制流程

一、汽車4S店內部控制流程管理的目的及意義

汽車4S店的內部控制流程管理，目的是為實現企業經營利潤最大化，保持可持續發展的態勢，保證所有系列業務信息的準確性、可靠性、經濟性和效率性。汽車4S店的內部控制管理，可以有效地建立現代企業制度，及時防范和化解流程管理方面的風險以及人員的舞弊風險，是企業進行內部控制建設的重要支撐。企業發展的第一要務，就是要實現企業的生存與發展，其次是盈利。但是如何在變化萬千的復雜經濟形勢下，保持可持續的發展，是當下汽車行業進行內部控制的難點和要點。如何在風險防控的目標下進行內部控制的設計和完善，是本文進行積極研究的關鍵點。

二、汽車4S店內部控制的現狀

汽車4S店作為一種新興的商業模式，應從汽車4S店各重要部門進行管理分析，實行內部控制的分析，例如從企業層面的風險防范與控制點出發，主要有以下幾點：

1.資金方面，主要是資金的流入和流出，包括融資、投資和資本運營活動。主要涉及到財務部門的內控管理，此活動涉及的風險點在于進行決策時對籌資管理認識不到位，資本結構呈現異?，F象，融資出現失去效果，最終形成高成本和債務危機。如果長此下去會形成盲目擴張的局面，喪失很多機遇，另一個側面使得企業資金鏈的斷裂，資金使用效益低下，調配的效果不合理，營運效果不好，甚至嚴重的情況是導致財務困境或者資金冗余，針對資金方面的制度不夠完善的話，會導致挪用、侵占、抽逃或遭受欺詐的現象。

2.采購業務方面，主要流程涉及到汽車的支付款等相關的活動，包括汽車零部件的采購。采購是企業生產的關鍵，以質量和價格相關的采購過程，涉及到供應商的選擇，采購合同、物資運輸等一系列的活動。采購活動往往伴隨著計劃安排不完善、市場形式掌握不準確、選擇不合適的供應商，進行采購的方式不正確，招標、投標時相關的定價不全面，授權審批程序不夠規范，從而經常導致材料和配件等物資采購價格過高，出現欺騙或欺詐現象，在最后驗收階段達不到標準，支付審核不嚴，使資本損失和信用受損。

3.銷售業務方面，主要涉及到出售商品及收款的環節。企業要想生存和發展，就必須加大銷售的力度，擴寬銷售的渠道，進行市場開發。如果不能進行應收款的及時回籠，將導致企業可持續經營受阻，難以長久發展。主要的風險如：銷售渠道管理策略的選擇不科學，不正當的客戶信用管理，結算方面選擇錯誤的方式，造成很多的回款難以收回，往往導致壞賬的可能和發生。在銷售的過程中還會出現銷售人員的舞弊行為，最終導致汽車4S店的利益受損。

4.汽車4S店內部控制的組織架構設計與運行中出現的風險，如：企業制度及治理結構等部門形同虛設，嚴重缺乏合理的科學管理，沒有實施科學的決策，必然不會形成良性運行機制，缺乏執行力。大多數汽車4S店內部控制的機構設計不規范，機構部門間權責分配不明確且不合理，最終形成機構重疊、職能交叉或缺失、推諉扯皮，運行效率低下的局面。同時還會造成人力資源浪費，機構設置架構管理不規范，內部組織規劃控制不健全。

雖然所有的汽車4S店的問題不盡相同，但經過調研，大多數的情況集中在上述的幾個方面。針對這些情況，汽車4S店內部控制流程的完善和加強更顯得尤為重要。

三、風險防控目標下汽車4S店內部控制流程的完善

加強和完善汽車4S店內部管控，才能夠彌補汽車行業快速發展帶來的問題和不足，這對汽車銷售行業的發展具有重要意義。因此，實施內部控制，筆者認為應著重強調控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和內部審計五個因素。

1.加強內部控制環境建設，包括企業的紀律和結構的發展，營造企業文化氛圍，建立控制人員的意識。內部環境包括：內部控制治理結構、控制機構的設置、部門權責的分配、內部審計、人力資源相關政策以及企業精神文化等。例如：汽車4S店應該根據本企業的特點和內部控制的要求進行機構部門的設置，明確職責和權限，將權利和責任落實到每個人，編制《崗位內部管理手冊》，充分明確管控機構設置和相關職責，明確業務流程管理，明確職責權力的分配及正確使用。

人力資源方面，應當將員工的職業道德素質和專業勝任能力放在同等重要的位置，切實加強員工的培訓和繼續教育，不斷的提升汽車4S店的員工素質。例如對員工的考核和激勵機制的制定，建立競業和禁止制度等。形成企業良好的文化氛圍環境，樹立積極樂觀的價值觀和責任感，堅持誠實守信、愛崗敬業、開拓創新精神，樹立團隊合作的意識以及團隊合作精神，樹立現代企業的管理理念，強化風險意識。

2.定期展開風險評估，進行嚴格的風險評估管理。主要的過程是首先進行目標的設定，其次是風險的識別，最后進行分析和風險的應對。汽車4S店的內部風險，應當主要關注主要管理者的職業操守、相關人員的專業勝任能力等方面。然后是組織內部業務流程，如企業的經營方式、資產管理、以及財務方面資金的運營安全。

企業的外部環境主要是經濟的大環境、產業政策、市場的競爭形式、相關法律規范條文以及消費者的消費習慣等一系列因素。對內外部環境進行全方位的分析管理，目前主要采取定性與定量相結合的方法，最終的目標是風險規避、風險承受、降低風險。企業應該根據自身的發展階段進行業務的拓展，及時根據市場變化進行調節。

3.進行組織規劃控制：汽車4S店內部控制實施組織規劃控制主要內容是實行手動控制和自動控制相關結合、預防性控制和檢查控制相結合的方法，目的是預防管理的風險。內部應該建立的內部控制有不相容職務分離控制、授權審批控制、會計系統控制、財產保護控制、預算控制、運營分析控制和績效考評控制等。例如汽車4S店的控制，應該在新計劃制定的基礎上，首先銷售總監批準，再由備件計劃員制定備品備件的采購計劃，由總經理批準，進行數字的基本分析，核對現有庫存數、現有可替代的備件庫存數等，以及本月采購任務，消耗量，價格方面的訂單管理等，庫管人員入庫數與采購訂單數的核準，采購人員對入庫數量和價值進行的核準等，進行一系列的監督和控制。

4.把內部控制融入到企業的日常管理中。汽車4S店的日常管理要密切結合內部控制的設計理念，首先應當制定內部控制體制，確定內部控制的目標，最后落實授權和責任。日常事務的管理必須加強經營許可和審批程序，制定規范包括：制定汽車4S店部門功能規范，進行權利和義務的劃分，明確責任，采取不相容職務分離系統。針對實物資產的控制：包括限制接近控制和定期清查控制兩種，限制接近控制如針對現金、銀行存款或出納之外人員的限制接觸，限制其他人員除倉庫人員的接觸，庫存管理控制等，可以保證倉庫數和賬上記載相匹配。針對業務權限系統方面需要進行細化，針對汽車4S店的內部控制關鍵在于業務權限體系的構建以及內部控制手冊的構建。

5.應當建立汽車4S店內部信息和通信系統，針對重要信息的收集、處理和傳遞程序管理；建立信息系統變更管理流程，信息系統變更應當嚴格遵照管理流程進行操作；應當根據業務性質、重要性程度，建立不同等級信息的授權使用制度；確保信息能夠及時溝通，其內容包括信息的質量，通信系統操作，信息系統使用，反舞弊機制制度等實行。目的是保證企業能夠及時、準確的收集和傳遞內部相關信息，進行及時的溝通，防止人為舞弊，促進內部控制的有效運行。

6.健全汽車4S店內部審計制度，提高內部審計質量，通過內控的自我評價活動，及時調整或發現內控管理方面存在的風險，及時采取風險防控措施，提升風險管理水平。正確處理好業務發展和內部審計之間的關系，吸納具有專業審計業務經驗的人才，提高審計質量，對審計人員進行嚴格的管理，加大改革力度，加大處罰力度，內部監督包括日常監督和專項監督。建立內部審計機制，內部審計的報告，應該及時反應重大不當的經營，并及時向汽車管理者及董事會等部門進行報告，審計部門應該配備專門的審計人員，同時要保持工作的獨立性，才能心無旁騖的進行審計工作。

四、總結

當前我國汽車4S店的發展前景一片光明，實施好風險防控目標下汽車4S店內部控制流程的完善，使之能夠在未來的市場上增強競爭力，強化自身控制體系，完善各部門的管理，樹立正確的風險管理理念，不斷學習國外同行業的先進管理經驗和方法，從而積極推動我國汽車4S店的健康發展。

參考文獻：

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[3]王長建.關于汽車4S店崗位設置的調查[J].職業教育研究，2012（3）.

（作者單位：廈門公交集團有限公司、廈門國戎運興汽車銷售服務有限公司）