試論風(fēng)險防控目標(biāo)下汽車4S店內(nèi)部控制流程的完善

莊東華

摘要：隨著市場經(jīng)濟發(fā)展，汽車行業(yè)日趨火熱，對于汽車行業(yè)來說機遇和挑戰(zhàn)并存。與此同時，汽車4S店的內(nèi)部控制流程時常出現(xiàn)較多的弊端，帶來極大的風(fēng)險。因此，針對此課題的研究就顯得具有重要的意義。本文從風(fēng)險防控目標(biāo)下汽車4S店的內(nèi)部控制流程的現(xiàn)狀出發(fā)，不斷進行流程的完善，并且從風(fēng)險防控目標(biāo)的各個角度進行積極的探討，希望為相關(guān)行業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險防控 汽車4S店 內(nèi)部控制流程

一、汽車4S店內(nèi)部控制流程管理的目的及意義

汽車4S店的內(nèi)部控制流程管理，目的是為實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營利潤最大化，保持可持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢，保證所有系列業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、可靠性、經(jīng)濟性和效率性。汽車4S店的內(nèi)部控制管理，可以有效地建立現(xiàn)代企業(yè)制度，及時防范和化解流程管理方面的風(fēng)險以及人員的舞弊風(fēng)險，是企業(yè)進行內(nèi)部控制建設(shè)的重要支撐。企業(yè)發(fā)展的第一要務(wù)，就是要實現(xiàn)企業(yè)的生存與發(fā)展，其次是盈利。但是如何在變化萬千的復(fù)雜經(jīng)濟形勢下，保持可持續(xù)的發(fā)展，是當(dāng)下汽車行業(yè)進行內(nèi)部控制的難點和要點。如何在風(fēng)險防控的目標(biāo)下進行內(nèi)部控制的設(shè)計和完善，是本文進行積極研究的關(guān)鍵點。

二、汽車4S店內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

汽車4S店作為一種新興的商業(yè)模式，應(yīng)從汽車4S店各重要部門進行管理分析，實行內(nèi)部控制的分析，例如從企業(yè)層面的風(fēng)險防范與控制點出發(fā)，主要有以下幾點：

1.資金方面，主要是資金的流入和流出，包括融資、投資和資本運營活動。主要涉及到財務(wù)部門的內(nèi)控管理，此活動涉及的風(fēng)險點在于進行決策時對籌資管理認(rèn)識不到位，資本結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)異常現(xiàn)象，融資出現(xiàn)失去效果，最終形成高成本和債務(wù)危機。如果長此下去會形成盲目擴張的局面，喪失很多機遇，另一個側(cè)面使得企業(yè)資金鏈的斷裂，資金使用效益低下，調(diào)配的效果不合理，營運效果不好，甚至嚴(yán)重的情況是導(dǎo)致財務(wù)困境或者資金冗余，針對資金方面的制度不夠完善的話，會導(dǎo)致挪用、侵占、抽逃或遭受欺詐的現(xiàn)象。

2.采購業(yè)務(wù)方面，主要流程涉及到汽車的支付款等相關(guān)的活動，包括汽車零部件的采購。采購是企業(yè)生產(chǎn)的關(guān)鍵，以質(zhì)量和價格相關(guān)的采購過程，涉及到供應(yīng)商的選擇，采購合同、物資運輸?shù)纫幌盗械幕顒印２少徎顒油殡S著計劃安排不完善、市場形式掌握不準(zhǔn)確、選擇不合適的供應(yīng)商，進行采購的方式不正確，招標(biāo)、投標(biāo)時相關(guān)的定價不全面，授權(quán)審批程序不夠規(guī)范，從而經(jīng)常導(dǎo)致材料和配件等物資采購價格過高，出現(xiàn)欺騙或欺詐現(xiàn)象，在最后驗收階段達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，支付審核不嚴(yán)，使資本損失和信用受損。

3.銷售業(yè)務(wù)方面，主要涉及到出售商品及收款的環(huán)節(jié)。企業(yè)要想生存和發(fā)展，就必須加大銷售的力度，擴寬銷售的渠道，進行市場開發(fā)。如果不能進行應(yīng)收款的及時回籠，將導(dǎo)致企業(yè)可持續(xù)經(jīng)營受阻，難以長久發(fā)展。主要的風(fēng)險如：銷售渠道管理策略的選擇不科學(xué)，不正當(dāng)?shù)目蛻粜庞霉芾恚Y(jié)算方面選擇錯誤的方式，造成很多的回款難以收回，往往導(dǎo)致壞賬的可能和發(fā)生。在銷售的過程中還會出現(xiàn)銷售人員的舞弊行為，最終導(dǎo)致汽車4S店的利益受損。

4.汽車4S店內(nèi)部控制的組織架構(gòu)設(shè)計與運行中出現(xiàn)的風(fēng)險，如：企業(yè)制度及治理結(jié)構(gòu)等部門形同虛設(shè)，嚴(yán)重缺乏合理的科學(xué)管理，沒有實施科學(xué)的決策，必然不會形成良性運行機制，缺乏執(zhí)行力。大多數(shù)汽車4S店內(nèi)部控制的機構(gòu)設(shè)計不規(guī)范，機構(gòu)部門間權(quán)責(zé)分配不明確且不合理，最終形成機構(gòu)重疊、職能交叉或缺失、推諉扯皮，運行效率低下的局面。同時還會造成人力資源浪費，機構(gòu)設(shè)置架構(gòu)管理不規(guī)范，內(nèi)部組織規(guī)劃控制不健全。

雖然所有的汽車4S店的問題不盡相同，但經(jīng)過調(diào)研，大多數(shù)的情況集中在上述的幾個方面。針對這些情況，汽車4S店內(nèi)部控制流程的完善和加強更顯得尤為重要。

三、風(fēng)險防控目標(biāo)下汽車4S店內(nèi)部控制流程的完善

加強和完善汽車4S店內(nèi)部管控，才能夠彌補汽車行業(yè)快速發(fā)展帶來的問題和不足，這對汽車銷售行業(yè)的發(fā)展具有重要意義。因此，實施內(nèi)部控制，筆者認(rèn)為應(yīng)著重強調(diào)控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和內(nèi)部審計五個因素。

1.加強內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)，包括企業(yè)的紀(jì)律和結(jié)構(gòu)的發(fā)展，營造企業(yè)文化氛圍，建立控制人員的意識。內(nèi)部環(huán)境包括：內(nèi)部控制治理結(jié)構(gòu)、控制機構(gòu)的設(shè)置、部門權(quán)責(zé)的分配、內(nèi)部審計、人力資源相關(guān)政策以及企業(yè)精神文化等。例如：汽車4S店應(yīng)該根據(jù)本企業(yè)的特點和內(nèi)部控制的要求進行機構(gòu)部門的設(shè)置，明確職責(zé)和權(quán)限，將權(quán)利和責(zé)任落實到每個人，編制《崗位內(nèi)部管理手冊》，充分明確管控機構(gòu)設(shè)置和相關(guān)職責(zé)，明確業(yè)務(wù)流程管理，明確職責(zé)權(quán)力的分配及正確使用。

人力資源方面，應(yīng)當(dāng)將員工的職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)勝任能力放在同等重要的位置，切實加強員工的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷的提升汽車4S店的員工素質(zhì)。例如對員工的考核和激勵機制的制定，建立競業(yè)和禁止制度等。形成企業(yè)良好的文化氛圍環(huán)境，樹立積極樂觀的價值觀和責(zé)任感，堅持誠實守信、愛崗敬業(yè)、開拓創(chuàng)新精神，樹立團隊合作的意識以及團隊合作精神，樹立現(xiàn)代企業(yè)的管理理念，強化風(fēng)險意識。

2.定期展開風(fēng)險評估，進行嚴(yán)格的風(fēng)險評估管理。主要的過程是首先進行目標(biāo)的設(shè)定，其次是風(fēng)險的識別，最后進行分析和風(fēng)險的應(yīng)對。汽車4S店的內(nèi)部風(fēng)險，應(yīng)當(dāng)主要關(guān)注主要管理者的職業(yè)操守、相關(guān)人員的專業(yè)勝任能力等方面。然后是組織內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，如企業(yè)的經(jīng)營方式、資產(chǎn)管理、以及財務(wù)方面資金的運營安全。

企業(yè)的外部環(huán)境主要是經(jīng)濟的大環(huán)境、產(chǎn)業(yè)政策、市場的競爭形式、相關(guān)法律規(guī)范條文以及消費者的消費習(xí)慣等一系列因素。對內(nèi)外部環(huán)境進行全方位的分析管理，目前主要采取定性與定量相結(jié)合的方法，最終的目標(biāo)是風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險承受、降低風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展階段進行業(yè)務(wù)的拓展，及時根據(jù)市場變化進行調(diào)節(jié)。

3.進行組織規(guī)劃控制：汽車4S店內(nèi)部控制實施組織規(guī)劃控制主要內(nèi)容是實行手動控制和自動控制相關(guān)結(jié)合、預(yù)防性控制和檢查控制相結(jié)合的方法，目的是預(yù)防管理的風(fēng)險。內(nèi)部應(yīng)該建立的內(nèi)部控制有不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護控制、預(yù)算控制、運營分析控制和績效考評控制等。例如汽車4S店的控制，應(yīng)該在新計劃制定的基礎(chǔ)上，首先銷售總監(jiān)批準(zhǔn)，再由備件計劃員制定備品備件的采購計劃，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，進行數(shù)字的基本分析，核對現(xiàn)有庫存數(shù)、現(xiàn)有可替代的備件庫存數(shù)等，以及本月采購任務(wù)，消耗量，價格方面的訂單管理等，庫管人員入庫數(shù)與采購訂單數(shù)的核準(zhǔn)，采購人員對入庫數(shù)量和價值進行的核準(zhǔn)等，進行一系列的監(jiān)督和控制。

4.把內(nèi)部控制融入到企業(yè)的日常管理中。汽車4S店的日常管理要密切結(jié)合內(nèi)部控制的設(shè)計理念，首先應(yīng)當(dāng)制定內(nèi)部控制體制，確定內(nèi)部控制的目標(biāo)，最后落實授權(quán)和責(zé)任。日常事務(wù)的管理必須加強經(jīng)營許可和審批程序，制定規(guī)范包括：制定汽車4S店部門功能規(guī)范，進行權(quán)利和義務(wù)的劃分，明確責(zé)任，采取不相容職務(wù)分離系統(tǒng)。針對實物資產(chǎn)的控制：包括限制接近控制和定期清查控制兩種，限制接近控制如針對現(xiàn)金、銀行存款或出納之外人員的限制接觸，限制其他人員除倉庫人員的接觸，庫存管理控制等，可以保證倉庫數(shù)和賬上記載相匹配。針對業(yè)務(wù)權(quán)限系統(tǒng)方面需要進行細(xì)化，針對汽車4S店的內(nèi)部控制關(guān)鍵在于業(yè)務(wù)權(quán)限體系的構(gòu)建以及內(nèi)部控制手冊的構(gòu)建。

5.應(yīng)當(dāng)建立汽車4S店內(nèi)部信息和通信系統(tǒng)，針對重要信息的收集、處理和傳遞程序管理；建立信息系統(tǒng)變更管理流程，信息系統(tǒng)變更應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照管理流程進行操作；應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、重要性程度，建立不同等級信息的授權(quán)使用制度；確保信息能夠及時溝通，其內(nèi)容包括信息的質(zhì)量，通信系統(tǒng)操作，信息系統(tǒng)使用，反舞弊機制制度等實行。目的是保證企業(yè)能夠及時、準(zhǔn)確的收集和傳遞內(nèi)部相關(guān)信息，進行及時的溝通，防止人為舞弊，促進內(nèi)部控制的有效運行。

6.健全汽車4S店內(nèi)部審計制度，提高內(nèi)部審計質(zhì)量，通過內(nèi)控的自我評價活動，及時調(diào)整或發(fā)現(xiàn)內(nèi)控管理方面存在的風(fēng)險，及時采取風(fēng)險防控措施，提升風(fēng)險管理水平。正確處理好業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)部審計之間的關(guān)系，吸納具有專業(yè)審計業(yè)務(wù)經(jīng)驗的人才，提高審計質(zhì)量，對審計人員進行嚴(yán)格的管理，加大改革力度，加大處罰力度，內(nèi)部監(jiān)督包括日常監(jiān)督和專項監(jiān)督。建立內(nèi)部審計機制，內(nèi)部審計的報告，應(yīng)該及時反應(yīng)重大不當(dāng)?shù)慕?jīng)營，并及時向汽車管理者及董事會等部門進行報告，審計部門應(yīng)該配備專門的審計人員，同時要保持工作的獨立性，才能心無旁騖的進行審計工作。

四、總結(jié)

當(dāng)前我國汽車4S店的發(fā)展前景一片光明，實施好風(fēng)險防控目標(biāo)下汽車4S店內(nèi)部控制流程的完善，使之能夠在未來的市場上增強競爭力，強化自身控制體系，完善各部門的管理，樹立正確的風(fēng)險管理理念，不斷學(xué)習(xí)國外同行業(yè)的先進管理經(jīng)驗和方法，從而積極推動我國汽車4S店的健康發(fā)展。

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（作者單位：廈門公交集團有限公司、廈門國戎運興汽車銷售服務(wù)有限公司）