H公司專項成本管理過程控制研究

王曉蕓

摘要：本文通過SWOT分析法分析H公司加強專項成本管理過程控制的必要性，進而將專項成本使用按環(huán)節(jié)進行流程細分、層層剖析，分析流程關(guān)鍵點并加以控制，以完成對專項成本使用環(huán)節(jié)的全流程優(yōu)化，消除浪費。

關(guān)鍵詞：專項成本 過程控制

H公司作為關(guān)系國計民生的特大型公用事業(yè)企業(yè)，經(jīng)營形勢錯綜復(fù)雜，面臨著外部環(huán)境壓力加大、內(nèi)部管理提升迫切的雙重挑戰(zhàn)。加強成本管理，有效控制成本，提升成本使用效率，是提高企業(yè)經(jīng)濟效益和保持持續(xù)創(chuàng)新動力的必然選擇。

一、加強專項成本管理的必要性

盡管通過合理配置資源取得一些成績，但是要適應(yīng)H公司發(fā)展戰(zhàn)略的轉(zhuǎn)變，專項成本使用仍存在一些薄弱環(huán)節(jié)。加強專項成本項目進度管控，有利于提高成本使用效率，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，優(yōu)化專項成本使用流程，節(jié)約專項成本在使用過程中的時間成本，提高H公司的核心競爭力。

通過細化專項成本使用環(huán)節(jié)，找出各環(huán)節(jié)中存在的問題，本文利用SWOT分析法進一步明確專項成本精益化管理的必要性和迫切性。

優(yōu)勢（S）：專項成本資金和預(yù)算有保障；項目管理經(jīng)驗豐富；項目實施技術(shù)高；實施時間短效果明顯；成本分類歸集便于統(tǒng)計分析和考核。

劣勢（W）：專項成本項目參與部門多、人員多、環(huán)節(jié)多，流程冗余，責(zé)任界定難；人為拆分項目，責(zé)任意識不強；重項目爭取，輕過程管理，重復(fù)建設(shè)而引發(fā)公司經(jīng)營風(fēng)險不斷累積。

機會（O）：經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整和特高壓建設(shè)促使專項成本投入規(guī)模擴大；電力用戶對供電優(yōu)質(zhì)服務(wù)有了更多的意見與訴求，為提高客戶滿意度無形中拉動了專項成本的投入。

威脅（T）：價格監(jiān)管使專項成本使用的透明度提高；內(nèi)外部審計檢查頻繁，國有資本使用效率引發(fā)輿情和社情風(fēng)險。

二、專項成本使用現(xiàn)狀

（一）專項成本定義

專項成本即專門的項目成本，指為保證正常的生產(chǎn)經(jīng)營，完成某些特定的項目而發(fā)生的資源耗費，即按項目化管理的當期成本。專項成本既遵循成本管理的特性，也按照項目特性進行管理。

自2009年以來，H公司引入專項成本管理方法，專項成本項目計劃和預(yù)算分別作為年度綜合計劃和標準成本預(yù)算的必要補充，地位與作用日益增強。專項成本項目主要涉及檢修運維、營銷專項、信息化、研究開發(fā)、安全專項、管理咨詢六大專項。

（二）專項成本特性

專項成本遵循的管理原則為“歸口管理、分級負責(zé)、協(xié)同配合”，H公司負責(zé)專項成本計劃與預(yù)算的統(tǒng)籌安排以及監(jiān)督管理，營銷部、運維檢修部、科技信通等部門是專項成本的歸口管理部門，基層單位負責(zé)項目儲備及下達項目具體實施的全過程管理，上下級單位之間，部門之間積極協(xié)調(diào)和配合。

一是項目化管理，專項成本是項目化管理的成本性資金，專項成本預(yù)算安排是以項目為基礎(chǔ)，對資金使用應(yīng)遵循項目化管理的基本要求。項目化管理需要經(jīng)過項目計劃、項目立項、招投標、項目施工、項目結(jié)算、項目驗收等必要環(huán)節(jié)。

二是時效性強，專項成本作為成本性管理，發(fā)生支出時效性較強，必須與會計期間一致，按照“據(jù)實列支”的原則在當年使用。

三是涉及部門多，專項成本涉及財務(wù)部門、計劃部門、物資采購部門，以及營銷、運維檢修、科技信通等項目管理部門，財務(wù)部門負責(zé)項目計劃安排的能力測算、資金平衡與配置。計劃管理部門負責(zé)歸口管理專項成本項目計劃，實現(xiàn)計劃的統(tǒng)一上報、統(tǒng)一下達、統(tǒng)一調(diào)整。物資部門負責(zé)項目物資提報、招投標、采購、出入庫管理。各項目管理部門負責(zé)配合計劃管理部門，開展項目儲備、項目計劃安排建議及項目的具體實施與監(jiān)督。

四是規(guī)模不均衡，專項成本資金投入規(guī)模在年度之間并不均衡。由于每年企業(yè)經(jīng)營效益的變化，專項成本資金投入規(guī)模整體呈現(xiàn)一定波動性。

三、專項成本使用存在的問題

通過對H公司專項成本使用過程研究，將專項成本使用過程進行細化，按管理環(huán)節(jié)梳理為4個一級流程，即項目儲備與計劃申請環(huán)節(jié)，項目計劃與預(yù)算下達環(huán)節(jié)，物資需求提報及采購環(huán)節(jié)，項目實施與結(jié)算環(huán)節(jié)，再從4個一級流程中細化為20個二級流程，每個環(huán)節(jié)在使用過程中存在的問題見表1。

四、專項成本使用過程控制分析

根據(jù)細化專項成本使用環(huán)節(jié)，針對每一環(huán)節(jié)存在的問題進行深度分析，并提出改進措施。

（一）項目儲備和項目申請環(huán)節(jié)

建立和完善專業(yè)項目配套管理制度，明確儲備項目的必要性、安全性、合規(guī)性、經(jīng)濟性等項目立項要素編制規(guī)范，細化項目具體實施內(nèi)容、工作量、費用估算。如對運維專項成本項目可以采取定期不定期對屬地資產(chǎn)進行巡查，對可能存在的安全隱患和資產(chǎn)質(zhì)量狀況進行動態(tài)檢測，做好書面記錄、拍攝現(xiàn)場影像資料，以做好項目申報資料準備。

明確各類專項成本所需物資的資金屬性，如果是專項成本資本金必須形成固定資產(chǎn)，而專項成本成本金項目必須在年內(nèi)實施并以損益型成本結(jié)算，因此在項目審核環(huán)節(jié)就必須明確項目資金渠道以提高項目編制質(zhì)量。

完善和統(tǒng)一專項成本項目技經(jīng)取費標準，分專業(yè)按項目的具體類別制訂相應(yīng)的技經(jīng)取費標準模版，統(tǒng)一和細化取費項目，明確取費的依據(jù)和標準。沒有統(tǒng)一技經(jīng)取費標準的專項計劃暫不予立項。

通過加強項目儲備環(huán)節(jié)管理，可以大大縮短項目計劃申報時間和項目資料的準備時間，避免臨時抱佛腳，提高項目申報的及時性和準確性；同時對于年底專項成本有結(jié)余的單位，可以按照儲備項目的優(yōu)先級，進行有針對性的項目安排。

（二）項目計劃與預(yù)算下達環(huán)節(jié)

一是提高年初預(yù)算編制質(zhì)量，發(fā)揮預(yù)算管理的前瞻性作用、盡量減少預(yù)算的大幅度調(diào)整，確保專項成本計劃執(zhí)行剛性，爭取在年中預(yù)算調(diào)整一次到位，避免年底突擊下達專項成本預(yù)算。

二是建立專項成本項目的跨年安排制度，對于實施周期較長的項目，在年初計劃安排時分年度下達。

三是建立項目計劃與預(yù)算調(diào)整制度，給基層單位一定金額的專項成本資金使用自主性。對于受內(nèi)外部客觀因素影響而必須調(diào)整的項目，建立和完善相應(yīng)的項目計劃和預(yù)算聯(lián)動調(diào)整機制，給基層單位一定范圍內(nèi)的專項成本資金使用自主性。

四是明確和規(guī)范專項成本項目節(jié)余資金的使用，對專項成本節(jié)余資金應(yīng)遵循“項目化”管理原則，不能自行調(diào)整為標準成本消費。為強化基層單位項目管理效益意識，節(jié)余項目資金應(yīng)由上級公司統(tǒng)籌安排，優(yōu)先從本單位的項目儲備庫、應(yīng)急備案項目、跨年項目中提取。

（三）物資提報及采購環(huán)節(jié)

一是規(guī)范專項成本物資招標采購程序。專項成本項目物資應(yīng)嚴格按照集團總部、省級兩級招標相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在項目儲備庫管理環(huán)節(jié)，嚴格區(qū)分項目資本性支出與成本性支出，從源頭上杜絕專項成本中的物資人為拆分和線下采購。

二是優(yōu)化采購策略，提高物資采購效率。基層單位要積極轉(zhuǎn)變觀念，主動適應(yīng)按批次集中采購的模式，提報物資需求計劃時要與專項成本項目實施計劃同步，充分考慮物資招標采購、合同簽訂、廠家排產(chǎn)、履約配送等各個環(huán)節(jié)時間周期的客觀因素，合理安排各類物資需求計劃的申報時間。

三是加強ERP物資系統(tǒng)培訓(xùn)。ERP系統(tǒng)是物資采購計劃提報和收發(fā)貨處理的最重要的信息化平臺，由于其模塊多，界面復(fù)雜，而且不斷升級維護，規(guī)則變化較頻繁，基層單位難以適應(yīng)。針對基層物資人員定期開展ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，熟練掌握ERP系統(tǒng)操作界面、操作流程和操作規(guī)則，以提高需求計劃編制的準確性和提報的及時性，進而便減少物資采購中的等待時間。

（四）項目結(jié)算及決算環(huán)節(jié)

一是規(guī)范合同管理。強化合同合規(guī)性、合理性審核，避免出現(xiàn)基本的邏輯性錯誤，如合同時間早于招標時間。減少合同等待時間，同時要加強合同執(zhí)行力管理，嚴格執(zhí)行合同約定，切實防范合同執(zhí)行風(fēng)險。

二是強化項目結(jié)算管理。明確項目結(jié)算取費依據(jù)與取費標準，落實“據(jù)實結(jié)算”的原則，建立項目結(jié)算和考核管理制度，加強項目結(jié)算書的編制與審核，提高項目結(jié)算工作質(zhì)量。必要時財務(wù)人員會同項目管理部門進行實地盤點清查。

三是加強項目監(jiān)理與“三級驗收”管理。嚴格執(zhí)行項目監(jiān)理管理制度，對不需要履行監(jiān)理的項目，應(yīng)明確項目管理單位的建設(shè)管理職責(zé)，不能因為監(jiān)理缺位而忽視項目過程管理。在項目驗收時，要加強“三級驗收”管理，確保施工單位驗收、監(jiān)理單位（項目管理單位）驗收、項目主管部門驗收落到實處。

綜上所述，為加強專項成本管理，首先要從項目立項規(guī)范性入手，嚴格區(qū)分資本性和成本性項目；二是細化項目管理環(huán)節(jié)，強化分環(huán)節(jié)管理；三是加強過程管理，項目申報自下而上，且必須有半年以上的項目儲備期；項目計劃和預(yù)算下達必須保證項目招投標、物資采購周期、施工周期半年以上的時間；四是所有項目必須有結(jié)算和后評估機制。

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（作者單位：國網(wǎng)四川省電力公司）